Перевод статьи How we approach remote employee onboarding at Intercom.

Все материалы по теме Адаптация персонала: все материалы по теме в одном месте (справочник), например

1. Подробное руководство по адаптации сотрудников
2. 50 показателей адаптации персонала для улучшения Опыта сотрудника (Employee Experience)

Итак, 

Адаптация удаленных сотрудников в Intercom

Мы хотим дать нашим сотрудникам наилучшее начало их карьеры Intercom. Раньше это означало приветствовать их в компании лично, но, как и всем, за последний год нам пришлось адаптироваться к новому способу адаптации.

Пандемия COVID-19 полностью нарушила наш подход к работе и заставила нас заново изобретать то, как мы принимаем новых коллег. В начале марта прошлого года, когда масштабы угрозы стали более очевидными, мы поняли, что должны перевести наш личный опыт адаптации сотрудников на полностью виртуальную программу - в течение трех дней. Это была моя первая официальная неделя в должности менеджера программы развития персонала, что, безусловно, усложнило задачу!

«Семь новых лиц смотрели на меня с экрана моего компьютера, и все они впервые вместе испытали это виртуальное приветствие»

У нас была группа новых сотрудников, готовых и взволнованных, чтобы присоединиться к Intercom в следующий понедельник, ожидая встретить много людей в офисе, присоединиться к мозговым штурмам в конференц-зале и выпить чашечку хорошего кофе или холодного пива в местном баре. со своими новыми товарищами по команде после работы. Вместо этого они получили в последний момент электронное письмо от нас, в котором спрашивали, можем ли мы оставить их ноутбук на выходных и есть ли у них стабильный доступ в Интернет. Мы уезжали далеко.

В первый день семь новых лиц смотрели на меня с экрана моего компьютера, и все они впервые вместе испытали это виртуальное приветствие. «Итак, я думаю, мы вернемся в офис через две недели, верно?» Мы все засмеялись.

«Действительно приятно начинать в компании, где с самого начала ясно, что они заботятся об опыте сотрудников». - Маша, бренд-продюсер

С тех пор наша программа удаленного подключения прошла долгий путь.

Мы все еще далеки, и знаете что? Адаптация к работе для наших новых сотрудников может оказаться сложной задачей. Мы не можем наладить связи, просто поздоровавшись, когда натыкаемся друг на друга в коридоре. Сложнее рассказать о том, как мы работаем, и о нюансах нашей культуры. Мы не можем обратиться к коллегам, чтобы быстро задать вопрос - на выполнение работы уходит больше времени.

Помня об этих проблемах - и после сбора множества отзывов и анализа оценок вовлеченности от этих первоначальных групп новых сотрудников - нам пришлось взять паузу, чтобы спланировать и повторить наш опыт. Нам нужно было принять участие и предоставить нашим новым сотрудникам больше возможностей и пространства для общения, обучения и взаимодействия друг с другом и с бизнесом.

«По большому счету, это наиболее тщательный и наиболее организованный процесс адаптации среди всех компаний, в которых я работал за всю свою карьеру», - Даннел, инженер по продажам.

При разработке адаптации компании мы опираемся на четыре основных принципа обучения. Эти же принципы лежали в основе разработки нашей программы удаленной адаптации сотрудников. Они есть:

1. Основные бизнес-знания

Это модули и опыт, которые обеспечивают фундаментальное понимание нашего бизнеса, охватывая миссию, видение, стратегию, продукт и организационную структуру. Мы хотим, чтобы наши новые сотрудники понимали, кто мы, чем занимаемся и как устроены.

«Информация предоставлена таким образом, чтобы ее можно было легко усвоить и применить» - Кайджа, специалист службы поддержки.

2. Навыки и культура

Модули и опыт, которые помогают нашим новым коллегам лучше понять нашу культуру, то, как мы работаем, и почему мы работаем именно так. Мы также хотим запечатлеть уникальные методы работы наших новых сотрудников и бороться с синдромом самозванца, поощряя их использовать свои огромные достоинства в Intercom.

3. Вспомогательные элементы

Мы предоставляем нашим новым сотрудникам постоянно обновляемые ресурсы для самообслуживания и знакомим их с нашей системой управления обучением, нашими коммуникационными платформами и другими общекорпоративными инструментами. Мы также хотим убедиться, что они знают, на кого они могут опереться. Например, если у них есть вопрос о ноутбуке, они знают, к кому обратиться и как с ними связаться.

«Мне очень понравилась возможность познакомиться с разными людьми и представиться как можно большему количеству людей, особенно при работе из дома», - Шона, специалист службы поддержки.

4. Социальность и принадлежность (belonging)

Модули и опыт, которые будут способствовать развитию чувства общности и принадлежности, чтобы создать безопасное, надежное пространство для наших новых сотрудников, чтобы они могли быть самими собой. Для нас важно, чтобы наши новые сотрудники чувствовали себя желанными гостями, чувствовали себя комфортно, будучи самими собой, и имели возможность устанавливать связи. Теперь, когда мы отдалились, мы уделяем гораздо больше внимания социальной и социальной составляющей.

«Программа адаптации нашей компании - это шестимесячный путь, в который отправляются новые сотрудники»

Мы разработали шестимесячную программу адаптации сотрудников.

Программа адаптации сотрудников нашей компании теперь представляет собой шестимесячный путь, в который отправляются новые сотрудники, а не просто трехдневный опыт работы в офисе. Некоторые новые занятия, которые мы внедрили в процессе, включают:

• Демонстрации продуктов
• Ежемесячные социальные сети
• Вопросы и ответы с лидерами продуктов о нашей продуктовой стратегии
• Обучение союзников
• Презентация навыков
• Построение вашей внутренней сети

И еще многое предстоит сделать, поскольку мы продолжаем совершенствовать и улучшать опыт.

«Мне очень понравилось, как занятия были распределены в течение первой недели, и в следующие недели будет еще больше». - Марк, директор по бухгалтерскому учету

Что мы узнали

Мы собирали отзывы о каждом сеансе и использовали их, чтобы постоянно улучшать удаленную адаптацию для наших новичков. Вот некоторые из основных выводов, которые мы извлекли с марта прошлого года.

Смешанное обучение

Мы воспользовались преимуществами существующих корпоративных видео и ресурсов и превратили их в модуль для смешанного обучения. Все мы учимся по-разному, и трудно постоянно быть в курсе событий - слушать презентацию за презентацией может утомительно. Смешанное обучение обеспечивает правильный баланс, предлагая различные способы взаимодействия с содержанием.

«Сессия «Ценности» была, наверное, одной из лучших!» - Костас, специалист службы поддержки

Например, в рамках одного из наших модулей мы предоставляем нашим новым сотрудникам видеозапись встречи компании All Hands, на которой были представлены обновленные ценности нашей компании. После просмотра видео мы перегруппируемся, подведем итоги, приняв участие в каком-либо мероприятии, и проведем в течение месяца следующий круглый стол с другими интеркомрадами, чтобы обсудить, как наши ценности проявляются изо дня в день и что они значат для каждого человека.

«Я думал, что записи All Hands - эффективный способ заставить команду лидеров передать культуру… Записи также разбивали видеозвонки, чтобы избежать усталости от экрана», - Стив, инженер по продукту

Вы никогда не сможете сыграть слишком много игр

Мы стремимся сделать процесс адаптации сотрудников интересным и увлекательным, и новые сотрудники действительно захотят его принять. Одним из преимуществ адаптации удаленных сотрудников является возможность использовать группы, опросы, онлайн-игры и инструменты, такие как Kahoot и Jeopardy. Нам пришлось проявить творческий подход к нашей деятельности и ледоколам, чтобы предоставить нашим новым сотрудникам больше возможностей для общения друг с другом и получения бизнес-знаний. Кто не любит небольшие соревнования?

«Я оценил эту сессию еще больше благодаря элементу тимбилдинга. Было весело работать в командах в «конкурентной» обстановке! » - Сами, менеджер по полевому маркетингу

Шагай сам

Мы стараемся не загружать контент заранее и не подталкивать наших новых сотрудников к слишком быстрому погружению в глубину. Мы должны действовать намеренно и предоставлять значимую информацию. Мы заметили, что наши оценочные баллы значительно улучшились по мере того, как сеансы распределялись дальше - это поддерживает связи. Вначале мы потратили время на то, чтобы заручиться поддержкой менеджеров, рассказав, как будет выглядеть этот опыт, и о потенциальных последствиях создания времени и пространства для адаптации.

«Мы усвоим все эти знания и продолжим ставить перед собой задачу обеспечить лучший опыт»

Мы готовы снова адаптироваться, когда мир снова откроется

По мере того, как мы приближаемся к еще одному новому, гибридному способу работы, когда наши офисы снова откроются в октябре, мы воспользуемся всеми этими знаниями и продолжим ставить перед собой задачу обеспечить наилучшие условия для адаптации. Новые «счастливые часы» и настольные игры с личным участием - вот и все!
Вы заинтересованы в том, чтобы присоединиться к команде Intercom? Мы будем рады с вами поговорить.