Кадровый (HR) аудит: все, что нужно знать для начала работы

Перевод статьи HR Audit: Everything You Should Know to Get Started

Следите за статьями в нашем телеграм канале HR-аналитики

HR-аудит: все, что нужно знать для начала работы

Ваша команда проводит регулярный HR-аудит? Неэффективные HR-процессы, системы и политики могут навредить вашему бизнесу. Если эти факторы не будут постоянно отслеживаться, бизнес может оказаться не на той стороне трудового законодательства. Например, столкнуться с жесткими штрафами за отсутствие программы безопасности сотрудников. Проведение кадрового аудита помогает убедиться, что вы настраиваете своих сотрудников и свой бизнес на долгосрочный успех и соблюдение нормативных требований.

Возможно, вы так давно не участвовали в кадровом аудите, что забыли, насколько это может быть полезно для вашей организации. Тем более, что мы за углом в мире после пандемии, многое может быстро измениться в бизнесе с его людьми. Для этого нужно сделать быстрый шаг назад и оценить, куда движется организация с точки зрения управления человеческим капиталом.

Что такое кадровый аудит?

Кадровый аудит рассматривает процессы и политику управления персоналом, чтобы определить области, которые могут нуждаться в улучшении, и те, которые работают хорошо. Организации могут использовать кадровый аудит для обеспечения соответствия и согласования кадровых программ с бизнес-целями. Они следят за тем, чтобы эти процессы действительно способствовали повышению эффективности организации.

Аудит человеческих ресурсов сродни аудиту внутреннего процесса. Проще говоря, это все равно что дать вашему отделу кадров табель успеваемости, показывающий, насколько он эффективен. Проведение аудита вашего отдела кадров также выявляет области несоответствия, чтобы снизить риски для бизнеса.

По сути, кадровый аудит - это возможность ужесточить процессы, чтобы такие аспекты, как набор, удержание, адаптация, обучение, заработная плата и компенсация, начисление заработной платы и управление производительностью, получили необходимое внимание.

Может показаться, что это много работы. В конце концов, разве у вас уже много дел, пытаясь нанять и удержать сотрудников, а затем убедиться, что они работают? Однако постоянное совершенствование процессов управления персоналом помогает вам не только обеспечивать их соответствие законам и постановлениям, но и помогает вашим сотрудникам и вашей организации добиться большего успеха.

Зачем проводить кадровый аудит?

Цели кадрового аудита разнообразны. Хотя это и не является обязательным, каждая область HR, которая подвергается анализу, выигрывает от этих усилий. По словам Марка С. Флойда, партнера кливлендской юридической фирмы Walter and Haverfield, «аудит исследует эффективность текущих политик, процедур и систем отдела кадров, поскольку они связаны с последними изменениями и разработками в трудовом и трудовом законодательстве». Более того, добавляет он, «высшее руководство в значительной степени полагается на [HR] отдел, чтобы обеспечить соответствие общей бизнес-стратегии компании множеству сложных законов и нормативных актов, регулирующих рабочую среду».

Еще не убедили? Вот несколько причин, по которым кадровый аудит должен быть приоритетом в вашей организации:

• Улучшает процессы и политики, влияющие на сотрудников. Кадровый аудит - это шанс улучшить те области ваших процессов и политик, которые оказывают наибольшее влияние на сотрудников. Это расширяет возможности сотрудников, помогает удерживать их и в конечном итоге делает компанию более сильной.
• Обеспечивает корпоративное соответствие. Никогда не считайте само собой разумеющимся, что ваша политика соответствует всем законам. Постоянно появляются новые законы о занятости и изменения в них. Чтобы обеспечить соблюдение нормативных требований и избежать нежелательных судебных исков, вы должны быть впереди всех, проводя аудиты соблюдения норм управления персоналом, которые выявляют любые области потенциального риска.
• Делает данные HR значимыми и стратегическими. Используйте все эти HR-данные, соединив их с реальностью ваших кадровых политик и процедур.
• Помогает предотвратить неблагоприятное воздействие на практику занятости. Вы можете смягчить проблемы с разрозненным влиянием на кандидатов при наборе персонала и на кандидатов в заработной плате и компенсации, планировании преемственности и в целом на протяжении всего жизненного цикла сотрудника путем проведения аудитов.
• Создает справедливую и справедливую компенсацию. Во время финансового аудита и анализа вознаграждения также может быть хорошей практикой проверить, насколько справедливыми и конкурентоспособными являются ваши зарплаты и компенсационные пакеты. Это может поддержать усилия по набору и удержанию персонала, а также избежать жалоб.
• Выявляет неэффективность систем и практик. По крайней мере, кадровый аудит может помочь обнаружить неэффективные методы или системы. Избыточные задачи или слишком длительные процессы могут привести к ошибкам.

Когда проводить кадровый аудит?

Не ждите, пока возникнут проблемы, прежде чем проводить кадровый аудит. Проактивный подход всегда лучше, чем реактивный. Лорен Браун, aPHR, участник блога Bernard Health, делится: «Лучшее время года для проведения аудита будет зависеть от потребностей и графика организации. Более медленное время года может быть более продуктивным, чем сезон высокой нагрузки в организации. Точно так же конец или начало года может помочь организации оценивать улучшения из года в год».

Выберите время года, наиболее удобное для вашей организации и загруженности.

Виды кадрового аудита

Вы можете проводить несколько типов кадрового аудита, каждый из которых фокусируется на определенной области человеческого капитала организации. Вы можете провести аудит, создав комитет из внутренних специалистов по персоналу (проверяя область, которой они обычно не занимаются), или вы можете решить использовать стороннюю службу HR-аудита.

Вот различные типы кадрового аудита, которые вы захотите провести: 

Аудит документации
I-9 аудит	Аудит, направленный на обеспечение постоянного соблюдения положений о санкциях в отношении работодателей Закона об иммиграции и гражданстве (INA).
Файлы сотрудников	Хранятся ли файлы ваших сотрудников в запертом и безопасном месте, а цифровые файлы сотрудников зашифрованы и защищены?
Записи о заработной плате	Ведете ли вы подробные ведомости заработной платы и кто имеет к ним доступ?
Хранение записей	Как долго вы храните записи о сотрудниках и соблюдаете ли вы правила хранения записей?

Аудит кадровых функций
Подбор персонала	Ведете ли вы записи о приеме на работу, от рекламы до собеседований и практики найма? Отвечаете ли вы требованиям программы позитивных действий?
Практика адаптации персонала	Имеет значение, как принимаются новые сотрудники. Какая структура у вашей программы адаптации? Получаете ли вы отзывы от новых сотрудников?
Компенсации и заработная плата	Убедитесь, что ваши компенсации и зарплата конкурентоспособны, и убедитесь, что разным группам сотрудников выплачивается одинаковая заработная плата за эквивалентную работу. Также определите, правильно ли вы классифицируете сотрудников как наемных / почасовых, штатных сотрудников, неполный рабочий день или независимых подрядчиков.
Производительность и обучение	Как вы проводите аттестацию и какое обучение предлагается?

Аудит соблюдения правовых норм
EEOC	Соблюдаете ли вы правила EEOC? Есть ли потенциальные нарушения?
Закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA)	Соблюдаете ли вы закон о минимальной заработной плате (FLSA)?
Закон о семейных и медицинских отпусках (FMLA)	Каков ваш процесс рассмотрения, утверждения и мониторинга отпусков, запрашиваемых FMLA?
Закон об американцах с ограниченными возможностями (ADA)	Предлагаете ли вы возможности работникам с ограниченными возможностями в соответствии с ADA?
Льготы	Предлагаете ли вы доступ к доступным пакетам медицинских льгот, если это необходимо? Как вы управляете COBRA?

Аудит политик
Прогрессивная дисциплина	Является ли ваш дисциплинарный процесс ясным, последовательным и изложенным в письменной форме?
Политика увольнения	Соответствует ли ваша политика увольнения законам штата о добровольном трудоустройстве?
PTO политики	Предлагаете ли вы оплачиваемый отпуск всем имеющим на это право работникам?

Аудит безопасности
Риски OSHA	Вы ведете журнал OSHA? Принимаете ли вы меры для обеспечения безопасности на рабочем месте, включая обучение?
MSDS	Оборудовано ли ваше рабочее место книжкой MSDS и знают ли сотрудники, где ее найти?
PPE	Предоставляете ли вы адекватные средства индивидуальной защиты, в том числе, при необходимости, форму?

7 шагов для эффективного процесса кадрового аудита

Хотите знать, как провести кадровый аудит? Вот удобный контрольный список кадрового аудита, с которого можно начать:

Шаг 1. Определите, что вы хотите проверить.

Как мы уже упоминали выше, существует множество различных типов кадрового аудита, на которых вы можете сосредоточиться. Однако для этой цели вам нужно четко указать цели аудита для вашей организации. Не пытайтесь делать все сразу. Установите график завершения.

Шаг 2. Получите поддержку от руководства.

Единственный способ внести устойчивые изменения, которые положительно повлияют на вашу организацию, - это вовлечь в нее свою команду высшего руководства. Вам понадобится их поддержка, особенно если вы попросите нанять третье лицо для проведения аудита.

Шаг 3: Определите, кто будет проводить аудит.

Будете ли вы пытаться провести аудит самостоятельно или нанимаете сотрудников вне организации? Решите, кто за какие задачи отвечает, если это совместные усилия. С самого начала устанавливайте ожидания для своей оценки.

Шаг 4: Соберите данные.

Первоначально вам нужно будет собрать все соответствующие данные, которые имеют отношение к тому, что вы проверяете. Например, вы можете использовать данные из вашего ATS, если вы проводите аудит процессов найма. Убедитесь, что у вас есть разрешение на использование данных.

Шаг 5. Просмотрите свои выводы.

Найдите время, чтобы систематизировать и проанализировать информацию, которую вы обнаружили. Постарайтесь определить любые потенциальные проблемы и возможности для улучшения. Например, вы можете предотвратить будущие травмы, увеличив частоту заказов СИЗ для рабочих.

Шаг 6: Спланируйте и внедрите свои улучшения.

Во-первых, расставьте приоритеты в наиболее проблемных областях, например, в тех, которые могут вызвать у вашей организации больше всего юридических проблем. Затем пройдите вниз по списку приоритетов, чтобы улучшить слабые и нуждающиеся в улучшении процессы и политики.

Шаг 7. Будьте прозрачны в отношении изменений.

Сотрудникам будет интересно узнать об изменениях и улучшениях, которые вы вносите в процессы управления персоналом. Найдите способы сообщить им об этих изменениях и попросите руководителей сообщить сотрудникам.

Подводя итоги

Конечно, любой кадровый аудит может быть сложным процессом, который также может потребовать много времени и ресурсов. Однако преимущества намного перевешивают усилия. Вы можете изменить процессы и системы своей компании, чтобы они соответствовали бизнес-целям и задачам.