Перевод статьи How to Fire an Employee: 10 Dos and Don’ts

См. в тему 29 вопросов экзит-интервью, чтобы улучшить опыт работы сотрудников (Employee Experience)

Как уволить сотрудника: 10 Делай и Не делай

Гораздо легче сказать про уволить, чем сделать. Хотя это то, с чем каждому менеджеру в тот или иной момент придется столкнуться, отпустить кого-то - одиозная задача, которой опасаются как работодатель, так и сотрудник. Это также решение, из-за которого многие менеджеры теряют много сна. Но как бы сложно это ни было, важно соблюдать правильный процесс увольнения сотрудника.

Перед фактическим увольнением сотрудника необходимо привести все в порядок. Если это будет сделано поспешно, без принятия необходимых мер, это может привести к очень неудобной ситуации для всех участников.

На самом деле могут даже возникнуть юридические вопросы, которые могут нанести большой ущерб вашему бизнесу.

Специалисты по кадрам и эксперты из разных отраслей могут предложить разные способы изящного увольнения сотрудника, но есть несколько советов, которые помогут вам справиться с неизбежным, независимо от того, чем вы занимаетесь.

Читайте дальше, чтобы узнать, что можно и чего нельзя делать при увольнении сотрудника.

СОДЕРЖАНИЕ

1. Сделайте: приведите все в порядок заранее.
2. Делайте: выберите подходящее время и место
3. Запрещается увольнять сотрудников без свидетелей.
4. Делайте: говорите кратко и по делу.
5. Запрещается: унижайте сотрудника.
6. Делайте: избегайте неожиданности.
7. Нельзя: давать сотруднику ложную надежду.
8. Сделайте: попросите кого-нибудь вывести сотрудника.
9. Сделайте: рассмотрите возможность предоставления рекомендательного письма.
10. Не делайте этого: заканчивайте встречу на низкой ноте.

1. Сделайте: приведите все в порядок заранее.

Планируя увольнение сотрудника, первое и самое важное, что нужно сделать, - это привести все в порядок, прежде чем вы действительно отпустите его.

Подготовка - ключ к успеху, если вы хотите, чтобы все прошло гладко. Итак, перед тем, как уволить сотрудника, вот несколько вещей, которые вы можете сделать, чтобы предотвратить недоразумения или даже обвинения в незаконности.

Тщательно следуйте политике увольнения и процедурам вашей организации, касающимся увольнения сотрудника, особенно в отношении условий увольнения или уведомления.

Проконсультируйтесь с юристом по трудоустройству, если считаете, что увольнение может повлечь за собой судебный процесс.

Защитите все компьютерные файлы на своем сайте, сделайте резервную копию информации о компании или записей, за которые отвечает сотрудник (на случай, если он тоже ничего не заберет).

Составьте список всего имущества компании, которое сотрудник должен вернуть при увольнении, например ноутбуков, идентификационных бейджей, инструментов продаж и т. Д.

Соберите воедино служебные аттестации и письменные предупреждения сотрудника, а также любую другую относящуюся к делу корреспонденцию. Пройдите его перед встречей.

Наконец, подготовьте документ об увольнении с изложением условий увольнения сотрудника.

Включите такую ​​информацию, как последний день работы, льготы, окончательный заработок и т. Д.

Сотрудник должен подписать этот документ, и вы можете передать ему копию. Оставьте еще один в личном деле.

2. Делайте: выберите подходящее время и место

Увольнять сотрудника - это не просто отправить ему электронное письмо. Во-первых, нужно правильно выбрать дату, время и место, где состоится увольнение.

Всегда лучше делать это в начале недели и, желательно, в конце дня, чтобы минимизировать влияние на бизнес.

Также убедитесь, что вы осведомлены о транспортной ситуации сотрудника. Например, если они зависят от автобуса компании, чтобы вернуться домой после работы, не увольняйте их утром.

Вот еще несколько советов, которые помогут вам выбрать правильное время и место:

Не увольняйте сотрудника перед аудиторией.

Каждый человек имеет право на неприкосновенность частной жизни. Разрешение сотруднику уйти наедине дает ему возможность обработать все до того, как об этом узнают его коллеги, поэтому старайтесь избегать общественных мест.

Конференц-зал - хорошее место для проведения встречи. Это уединенное нейтральное место, где никто не будет беспокоиться.

Не увольняйте сотрудника в пятницу (или перед праздником).

Увольнение может быть чрезвычайно травматичным для большинства людей. Некоторым может потребоваться эмоциональная помощь, консультационные услуги или консультации - ни одна из них не может быть доступна в выходные или праздничные дни.

Кроме того, позволяя им уйти раньше в течение недели, вы позволяете им получить толчок к поиску другой работы.

Не увольняйте сотрудника в отпуск по уходу за ребенком или по болезни.

Существуют правила, защищающие сотрудников в отпуске. Вот почему не следует увольнять сотрудника, который уехал или только что вернулся из отпуска. В таком случае вы должны дождаться подходящего времени для увольнения.

3. Запрещается увольнять сотрудников без свидетелей.

Никогда не начинайте разговор без свидетеля, если хотите избежать юридических проблем в будущем.

Когда вы увольняете кого-то, всегда лучше, чтобы на встрече присутствовал второй сотрудник.

Часто это кто-то из отдела кадров, у которого уже есть опыт увольнения. Перед встречей проинформируйте человека или предоставьте ему письменные отчеты, чтобы убедиться, что он понимает ситуацию.

Помимо того, что есть еще один человек, который слышит все, что говорится в увольнении, это также помогает неопытному менеджеру, поскольку специалист по персоналу может помочь сохранить обсуждение в нужном направлении и приблизить его к завершению.

Кроме того, специалист по персоналу обеспечит справедливое и профессиональное отношение к сотруднику. Это помогает ограничить ответственность вашей организации при увольнении сотрудника.

Если у вас нет отдела кадров, любой другой сотрудник может выступить в качестве свидетеля. Они также смогут помочь, если вы окажетесь в ситуации, когда уволенный сотрудник отказывается подписывать и подтверждать документы.

В таком случае вместо этого свидетель может подписать документы. Помимо присутствия свидетеля на собрании, неплохо также убедиться, что рядом есть охрана. Увольнения могут быть травматичными, а эмоции часто накаляются.

Совет от профессионала: делайте заметки во время встречи или записывайте встречу каким-либо образом. Просто не забудьте заранее сообщить об этом сотруднику.

4. Делайте: говорите кратко и по делу.

Отпуск сотрудника никогда не должен превращаться в долгое, затянувшееся обсуждение, особенно если вы задокументировали его работу, тренировали и давали частую обратную связь с течением времени.

Записи говорят сами за себя.

Кроме того, перефразировать в них свое недовольство жестоко и ничего не дает.

Отчеты о тестировании показывают, что большинство сотрудников спросят вас, почему их увольняют (даже те, кто получил несколько предупреждений).

Подготовьте прямой и однозначный ответ. Будьте честны, опишите ситуацию правильно, но опускайте детали.

Убедитесь, что вы не вините сотрудника. Ваша цель - уволить сотрудника, сохранив при этом свое достоинство.

Не занимайте оборонительную позицию и не начинайте обсуждать с сотрудником существо решения об увольнении.

Однако вы можете позволить им реагировать и задавать вопросы.

Типичные вопросы включают:

• Получу ли я оплату за неиспользованное время отбора мощности?
• Когда я смогу получить последнюю зарплату?
• Могу ли я продолжить свою медицинскую страховку?
• Смогу ли я получить страхование от безработицы?

Отвечая на их вопросы, проявляйте сочувствие и понимание. Однако убедитесь, что вы подтвердили, что ваше решение уволить их окончательно.

5. Запрещается унижать сотрудника.

Одна из самых важных вещей, которую нужно сделать при увольнении сотрудника, - не унижать его. Как указывалось ранее, вы хотите, чтобы сотрудник сохранял свое достоинство в процессе увольнения, поэтому вы должны осторожно относиться к фактическому увольнению.

Кроме того, то, как вы обращаетесь с сотрудником, может быть главным определяющим фактором в том, считает ли он себя обиженным и решит ли подать иск (независимо от того, имеет ли это достоинство).

Так что всегда проявляйте уважение к сотруднику. Частично проявление уважения - это проявление любезности личной встречи в нужное время и в нужном месте.

Никогда не увольняйте сотрудников с помощью электронных средств связи, например, по телефону Zoom, по электронной почте, в мгновенных сообщениях, текстовых сообщениях или по телефону.

Даже письменное письмо неуместно при увольнении с работы.

Помните, что у остальных ваших сотрудников долгая память. Чтобы поддержать их моральный дух и доверие к вам, убедитесь, что вы хорошо справляетесь с увольнениями.

Кроме того, в этом возрасте преобладают социальные сети, а это значит, что увольнения, скорее всего, не останутся частным делом. По этой причине вам следует избегать создания сценариев, которые могут навредить тому, как ваш бизнес будет выглядеть для потенциальных клиентов и клиентов.

Так что запомните эти советы, как уволить сотрудника:

Не увольняйте сотрудников из-за электронных средств связи

Будьте честны и откровенны во время встречи

Не переходите на личности и не создавайте сцену

Будьте вежливы и сдержанны

Не сравнивайте сотрудника с кем-то другим

6. Делайте: избегайте неожиданности.

Увольнение никогда не должно быть неожиданностью для сотрудника. Не действуй без предупреждения. Убедитесь, что они знают об увольнении заранее, чтобы они не чувствовали себя ошарашенными, что часто приводит к гневу.

Таким образом, это означает, что вы никогда не должны увольнять сотрудника на месте. Вместо этого, если они не совершили немедленных вопиющих действий, предоставьте сотруднику наставничество, а также обратную связь по эффективности в течение определенного периода времени.

Задокументируйте каждый шаг процесса улучшения (или его отсутствие). Если вы предложили надлежащее обучение, но улучшения по-прежнему нет, то вы, как работодатель, можете принять решение об увольнении человека.

Кроме того, увольнение на месте может иметь непредвиденные последствия, например, непреднамеренное увольнение того, кто находится в процессе управления проектом.

Избежание элемента неожиданности также помогает работодателям защитить свои интересы, если увольнение сотрудника приведет к судебному процессу.

7. Нельзя давать сотруднику ложную надежду.

Многие сотрудники никогда не верят, что их вообще уволят.

Независимо от того, насколько плохо они выступают, они никогда не верят, что заслуживают увольнения. Вот почему они могут придерживаться мнения, что есть способ повлиять на ваше решение.

Важно не позволять им думать, что ваше решение не окончательное.

Убедитесь, что вы прямолинейны в разговоре, каким бы сложным он ни был. Как только собрание начнется, сообщите им, что целью является увольнение, чтобы сотрудник не понял неверного представления.

Невежество или ненормативная лексика не принесут ничего, кроме горя, если сотрудник думает, что у него есть шанс заставить вас изменить свое мнение.

Если вы хорошо подготовитесь к встрече и будете практиковать то, что собираетесь сказать сотруднику, вы сможете достаточно четко сформулировать свои мысли. Кроме того, у вас будет под рукой сотрудник, который поддержит вас, если у вас не хватит слов.

8. Сделайте: попросите кого-нибудь вывести сотрудника.

Эксперты расходятся во мнениях о том, следует ли выводить сотрудников с территории службы безопасности.

Хотя существует необходимость защитить вашу компанию от проблем, вызванных недовольными сотрудниками, вы также не хотите относиться к своим сотрудникам как к преступникам после их увольнения.

Но важно помнить, что решение об увольнении сотрудника может быть чревато опасностями. Вы должны уметь предвидеть и ориентироваться в различных событиях, которые могут возникнуть.

Например, если сотрудник расстроен, не позволяйте ему возвращаться к своим рабочим столам. Кроме того, после завершения встречи им не должен быть разрешен доступ к информации вашей компании, ИТ-системам или их коллегам.

Вы можете избежать проблем, запретив сотруднику доступ к этим электронным системам, облачным компьютерным системам и т. Д. Во время или незадолго до увольнения. При необходимости измените пароли безопасности и логины для доступа к компьютеру, чтобы защитить свои данные.

Однако важно то, что какой бы метод вы ни выбрали, вы должны уважительно относиться к своему бывшему сотруднику. Сделайте все возможное, чтобы не превратить ситуацию в неловкую сцену.

9. Сделайте: рассмотрите возможность предоставления рекомендательного письма.

Важная часть того, чтобы позволить сотруднику уйти с достоинством, - предоставить ему рекомендательное письмо. Это очень поможет в поисках новой работы.

Если помочь им быстро найти новую работу, это принесет пользу не только работнику, но и вам как бывшему работодателю. Это значительно снижает риск предъявления каких-либо судебных исков к вам.

Поэтому, если вы не уволили сотрудника «по причине», всегда подумайте о том, чтобы предоставить увольняющемуся сотруднику рекомендательное письмо.

10. Не делайте этого: заканчивайте встречу на низкой ноте.

Хотя не существует приятного способа уволить сотрудника, в интересах всех, чтобы этот человек как можно скорее продолжил свою жизнь.

Один из способов помочь им в этом - закончить встречу на позитивной ноте.

Например, если им разрешено получать пособие по безработице, вы можете им сказать об этом. Если сотрудник не проявляет вопиющего поведения, это отличный способ помочь ему перейти к тому, что будет дальше, с точки зрения того, как он будет зарабатывать на жизнь.

Вы также можете закончить встречу советом о том, как начать поиск работы. Вы даже можете предложить несколько вариантов работы, которые идеально подходят для их навыков.

Кроме того, рассмотрите возможность предложения некоторых дополнительных курсов, таких как обучение продажам, сертификация SEO или любое другое соответствующее онлайн-обучение, которое может повысить их шансы на получение отличной позиции.

Не предлагайте таких советов, как инвестиции в недвижимость или платные опросы, которые, хотя и являются прибыльными, не позволят им немедленно возместить свой доход.

Но используйте слова ободрения. Например, скажите сотруднику, что его вклад ценится в вашей компании и что вы уверены, что он найдет работу, которая ему больше подходит.

В зависимости от их навыков они могут даже лучше подходить для работы на фрилансе, но они никогда не рассматривали это как реальный вариант. Например, если человек технически подкован, он может найти работу внештатным веб-дизайнером.

Заключение 

Отпустить сотрудника - трудное, а иногда и травмирующее решение для владельцев и менеджеров бизнеса.

Если вы окажетесь в ситуации, когда вам придется уволить одного из своих сотрудников, теперь вы знаете, что делать, а что не делать.

Следуйте приведенным выше советам о том, как уволить сотрудника, чтобы все прошло гладко и избежать попадания в горячую воду.

Вы можете настроить процесс увольнения по своему усмотрению, решив, что вы хотите включить или исключить. Но помните, что важно чувствовать себя максимально комфортно в том, что вы скажете и сделаете, чтобы вы могли извлечь максимум из очень сложной ситуации.

Burkhard Berger