Перевод статьи Research: The Long-Term Costs of Layoffs

Статья от Гарвард Бизнес Ревью, авторы:

• Дидье Элзинга — генеральный директор и основатель Culture Amp 
• Эми Лавуа — вице-президент по работе с людьми в Culture Amp, где ее команда проводит исследования, используя 1,3 миллиарда точек данных, полученных от более чем 8000 организаций.

ПРИГЛАШАЮ ОТСЛЕЖИВАТЬ НАС В ТЕЛЕГРАМ

Долгосрочная стоимость сокращений персонала (исследование)

Хотя увольнения могут приносить краткосрочные финансовые выгоды, исследования показывают, насколько сильно они могут повлиять на вовлеченность, моральный дух и лояльность сотрудников — и как долго может длиться это негативное влияние. Очеловечивание опыта увольнений может помочь смягчить последствия и настроить ваш бизнес на более быстрое восстановление, но помните, что принимать решение об увольнениях нужно с ясным взглядом: не бывает быстрой деловой победы без человеческих потерь для бизнеса, и ваше восстановление, скорее всего, займет годы, а не месяцы.

Перевод статьи How to Fire an Employee: 10 Dos and Don’ts

См. в тему 29 вопросов экзит-интервью, чтобы улучшить опыт работы сотрудников (Employee Experience)

Как уволить сотрудника: 10 Делай и Не делай

Гораздо легче сказать про уволить, чем сделать. Хотя это то, с чем каждому менеджеру в тот или иной момент придется столкнуться, отпустить кого-то - одиозная задача, которой опасаются как работодатель, так и сотрудник. Это также решение, из-за которого многие менеджеры теряют много сна. Но как бы сложно это ни было, важно соблюдать правильный процесс увольнения сотрудника.

Перед фактическим увольнением сотрудника необходимо привести все в порядок. Если это будет сделано поспешно, без принятия необходимых мер, это может привести к очень неудобной ситуации для всех участников.

На самом деле могут даже возникнуть юридические вопросы, которые могут нанести большой ущерб вашему бизнесу.

Специалисты по кадрам и эксперты из разных отраслей могут предложить разные способы изящного увольнения сотрудника, но есть несколько советов, которые помогут вам справиться с неизбежным, независимо от того, чем вы занимаетесь.

Читайте дальше, чтобы узнать, что можно и чего нельзя делать при увольнении сотрудника.

СОДЕРЖАНИЕ

1. Сделайте: приведите все в порядок заранее.
2. Делайте: выберите подходящее время и место
3. Запрещается увольнять сотрудников без свидетелей.
4. Делайте: говорите кратко и по делу.
5. Запрещается: унижайте сотрудника.
6. Делайте: избегайте неожиданности.
7. Нельзя: давать сотруднику ложную надежду.
8. Сделайте: попросите кого-нибудь вывести сотрудника.
9. Сделайте: рассмотрите возможность предоставления рекомендательного письма.
10. Не делайте этого: заканчивайте встречу на низкой ноте.

1. Сделайте: приведите все в порядок заранее.

Планируя увольнение сотрудника, первое и самое важное, что нужно сделать, - это привести все в порядок, прежде чем вы действительно отпустите его.

Подготовка - ключ к успеху, если вы хотите, чтобы все прошло гладко. Итак, перед тем, как уволить сотрудника, вот несколько вещей, которые вы можете сделать, чтобы предотвратить недоразумения или даже обвинения в незаконности.

Тщательно следуйте политике увольнения и процедурам вашей организации, касающимся увольнения сотрудника, особенно в отношении условий увольнения или уведомления.

Проконсультируйтесь с юристом по трудоустройству, если считаете, что увольнение может повлечь за собой судебный процесс.

Защитите все компьютерные файлы на своем сайте, сделайте резервную копию информации о компании или записей, за которые отвечает сотрудник (на случай, если он тоже ничего не заберет).

Составьте список всего имущества компании, которое сотрудник должен вернуть при увольнении, например ноутбуков, идентификационных бейджей, инструментов продаж и т. Д.

Соберите воедино служебные аттестации и письменные предупреждения сотрудника, а также любую другую относящуюся к делу корреспонденцию. Пройдите его перед встречей.

Наконец, подготовьте документ об увольнении с изложением условий увольнения сотрудника.

Включите такую ​​информацию, как последний день работы, льготы, окончательный заработок и т. Д.

Сотрудник должен подписать этот документ, и вы можете передать ему копию. Оставьте еще один в личном деле.

2. Делайте: выберите подходящее время и место

Увольнять сотрудника - это не просто отправить ему электронное письмо. Во-первых, нужно правильно выбрать дату, время и место, где состоится увольнение.

Всегда лучше делать это в начале недели и, желательно, в конце дня, чтобы минимизировать влияние на бизнес.

Также убедитесь, что вы осведомлены о транспортной ситуации сотрудника. Например, если они зависят от автобуса компании, чтобы вернуться домой после работы, не увольняйте их утром.

Вот еще несколько советов, которые помогут вам выбрать правильное время и место:

Не увольняйте сотрудника перед аудиторией.

Каждый человек имеет право на неприкосновенность частной жизни. Разрешение сотруднику уйти наедине дает ему возможность обработать все до того, как об этом узнают его коллеги, поэтому старайтесь избегать общественных мест.

Конференц-зал - хорошее место для проведения встречи. Это уединенное нейтральное место, где никто не будет беспокоиться.

Не увольняйте сотрудника в пятницу (или перед праздником).

Увольнение может быть чрезвычайно травматичным для большинства людей. Некоторым может потребоваться эмоциональная помощь, консультационные услуги или консультации - ни одна из них не может быть доступна в выходные или праздничные дни.

Кроме того, позволяя им уйти раньше в течение недели, вы позволяете им получить толчок к поиску другой работы.

Не увольняйте сотрудника в отпуск по уходу за ребенком или по болезни.

Существуют правила, защищающие сотрудников в отпуске. Вот почему не следует увольнять сотрудника, который уехал или только что вернулся из отпуска. В таком случае вы должны дождаться подходящего времени для увольнения.

3. Запрещается увольнять сотрудников без свидетелей.

Никогда не начинайте разговор без свидетеля, если хотите избежать юридических проблем в будущем.

Когда вы увольняете кого-то, всегда лучше, чтобы на встрече присутствовал второй сотрудник.

Часто это кто-то из отдела кадров, у которого уже есть опыт увольнения. Перед встречей проинформируйте человека или предоставьте ему письменные отчеты, чтобы убедиться, что он понимает ситуацию.

Помимо того, что есть еще один человек, который слышит все, что говорится в увольнении, это также помогает неопытному менеджеру, поскольку специалист по персоналу может помочь сохранить обсуждение в нужном направлении и приблизить его к завершению.

Кроме того, специалист по персоналу обеспечит справедливое и профессиональное отношение к сотруднику. Это помогает ограничить ответственность вашей организации при увольнении сотрудника.

Если у вас нет отдела кадров, любой другой сотрудник может выступить в качестве свидетеля. Они также смогут помочь, если вы окажетесь в ситуации, когда уволенный сотрудник отказывается подписывать и подтверждать документы.

В таком случае вместо этого свидетель может подписать документы. Помимо присутствия свидетеля на собрании, неплохо также убедиться, что рядом есть охрана. Увольнения могут быть травматичными, а эмоции часто накаляются.

Совет от профессионала: делайте заметки во время встречи или записывайте встречу каким-либо образом. Просто не забудьте заранее сообщить об этом сотруднику.

4. Делайте: говорите кратко и по делу.

Отпуск сотрудника никогда не должен превращаться в долгое, затянувшееся обсуждение, особенно если вы задокументировали его работу, тренировали и давали частую обратную связь с течением времени.

Записи говорят сами за себя.

Кроме того, перефразировать в них свое недовольство жестоко и ничего не дает.

Отчеты о тестировании показывают, что большинство сотрудников спросят вас, почему их увольняют (даже те, кто получил несколько предупреждений).

Подготовьте прямой и однозначный ответ. Будьте честны, опишите ситуацию правильно, но опускайте детали.

Убедитесь, что вы не вините сотрудника. Ваша цель - уволить сотрудника, сохранив при этом свое достоинство.

Не занимайте оборонительную позицию и не начинайте обсуждать с сотрудником существо решения об увольнении.

Однако вы можете позволить им реагировать и задавать вопросы.

Типичные вопросы включают:

• Получу ли я оплату за неиспользованное время отбора мощности?
• Когда я смогу получить последнюю зарплату?
• Могу ли я продолжить свою медицинскую страховку?
• Смогу ли я получить страхование от безработицы?

Отвечая на их вопросы, проявляйте сочувствие и понимание. Однако убедитесь, что вы подтвердили, что ваше решение уволить их окончательно.

5. Запрещается унижать сотрудника.

Одна из самых важных вещей, которую нужно сделать при увольнении сотрудника, - не унижать его. Как указывалось ранее, вы хотите, чтобы сотрудник сохранял свое достоинство в процессе увольнения, поэтому вы должны осторожно относиться к фактическому увольнению.

Кроме того, то, как вы обращаетесь с сотрудником, может быть главным определяющим фактором в том, считает ли он себя обиженным и решит ли подать иск (независимо от того, имеет ли это достоинство).

Так что всегда проявляйте уважение к сотруднику. Частично проявление уважения - это проявление любезности личной встречи в нужное время и в нужном месте.

Никогда не увольняйте сотрудников с помощью электронных средств связи, например, по телефону Zoom, по электронной почте, в мгновенных сообщениях, текстовых сообщениях или по телефону.

Даже письменное письмо неуместно при увольнении с работы.

Помните, что у остальных ваших сотрудников долгая память. Чтобы поддержать их моральный дух и доверие к вам, убедитесь, что вы хорошо справляетесь с увольнениями.

Кроме того, в этом возрасте преобладают социальные сети, а это значит, что увольнения, скорее всего, не останутся частным делом. По этой причине вам следует избегать создания сценариев, которые могут навредить тому, как ваш бизнес будет выглядеть для потенциальных клиентов и клиентов.

Так что запомните эти советы, как уволить сотрудника:

Не увольняйте сотрудников из-за электронных средств связи

Будьте честны и откровенны во время встречи

Не переходите на личности и не создавайте сцену

Будьте вежливы и сдержанны

Не сравнивайте сотрудника с кем-то другим

6. Делайте: избегайте неожиданности.

Увольнение никогда не должно быть неожиданностью для сотрудника. Не действуй без предупреждения. Убедитесь, что они знают об увольнении заранее, чтобы они не чувствовали себя ошарашенными, что часто приводит к гневу.

Таким образом, это означает, что вы никогда не должны увольнять сотрудника на месте. Вместо этого, если они не совершили немедленных вопиющих действий, предоставьте сотруднику наставничество, а также обратную связь по эффективности в течение определенного периода времени.

Задокументируйте каждый шаг процесса улучшения (или его отсутствие). Если вы предложили надлежащее обучение, но улучшения по-прежнему нет, то вы, как работодатель, можете принять решение об увольнении человека.

Кроме того, увольнение на месте может иметь непредвиденные последствия, например, непреднамеренное увольнение того, кто находится в процессе управления проектом.

Избежание элемента неожиданности также помогает работодателям защитить свои интересы, если увольнение сотрудника приведет к судебному процессу.

7. Нельзя давать сотруднику ложную надежду.

Многие сотрудники никогда не верят, что их вообще уволят.

Независимо от того, насколько плохо они выступают, они никогда не верят, что заслуживают увольнения. Вот почему они могут придерживаться мнения, что есть способ повлиять на ваше решение.

Важно не позволять им думать, что ваше решение не окончательное.

Убедитесь, что вы прямолинейны в разговоре, каким бы сложным он ни был. Как только собрание начнется, сообщите им, что целью является увольнение, чтобы сотрудник не понял неверного представления.

Невежество или ненормативная лексика не принесут ничего, кроме горя, если сотрудник думает, что у него есть шанс заставить вас изменить свое мнение.

Если вы хорошо подготовитесь к встрече и будете практиковать то, что собираетесь сказать сотруднику, вы сможете достаточно четко сформулировать свои мысли. Кроме того, у вас будет под рукой сотрудник, который поддержит вас, если у вас не хватит слов.

8. Сделайте: попросите кого-нибудь вывести сотрудника.

Эксперты расходятся во мнениях о том, следует ли выводить сотрудников с территории службы безопасности.

Хотя существует необходимость защитить вашу компанию от проблем, вызванных недовольными сотрудниками, вы также не хотите относиться к своим сотрудникам как к преступникам после их увольнения.

Но важно помнить, что решение об увольнении сотрудника может быть чревато опасностями. Вы должны уметь предвидеть и ориентироваться в различных событиях, которые могут возникнуть.

Например, если сотрудник расстроен, не позволяйте ему возвращаться к своим рабочим столам. Кроме того, после завершения встречи им не должен быть разрешен доступ к информации вашей компании, ИТ-системам или их коллегам.

Вы можете избежать проблем, запретив сотруднику доступ к этим электронным системам, облачным компьютерным системам и т. Д. Во время или незадолго до увольнения. При необходимости измените пароли безопасности и логины для доступа к компьютеру, чтобы защитить свои данные.

Однако важно то, что какой бы метод вы ни выбрали, вы должны уважительно относиться к своему бывшему сотруднику. Сделайте все возможное, чтобы не превратить ситуацию в неловкую сцену.

9. Сделайте: рассмотрите возможность предоставления рекомендательного письма.

Важная часть того, чтобы позволить сотруднику уйти с достоинством, - предоставить ему рекомендательное письмо. Это очень поможет в поисках новой работы.

Если помочь им быстро найти новую работу, это принесет пользу не только работнику, но и вам как бывшему работодателю. Это значительно снижает риск предъявления каких-либо судебных исков к вам.

Поэтому, если вы не уволили сотрудника «по причине», всегда подумайте о том, чтобы предоставить увольняющемуся сотруднику рекомендательное письмо.

10. Не делайте этого: заканчивайте встречу на низкой ноте.

Хотя не существует приятного способа уволить сотрудника, в интересах всех, чтобы этот человек как можно скорее продолжил свою жизнь.

Один из способов помочь им в этом - закончить встречу на позитивной ноте.

Например, если им разрешено получать пособие по безработице, вы можете им сказать об этом. Если сотрудник не проявляет вопиющего поведения, это отличный способ помочь ему перейти к тому, что будет дальше, с точки зрения того, как он будет зарабатывать на жизнь.

Вы также можете закончить встречу советом о том, как начать поиск работы. Вы даже можете предложить несколько вариантов работы, которые идеально подходят для их навыков.

Кроме того, рассмотрите возможность предложения некоторых дополнительных курсов, таких как обучение продажам, сертификация SEO или любое другое соответствующее онлайн-обучение, которое может повысить их шансы на получение отличной позиции.

Не предлагайте таких советов, как инвестиции в недвижимость или платные опросы, которые, хотя и являются прибыльными, не позволят им немедленно возместить свой доход.

Но используйте слова ободрения. Например, скажите сотруднику, что его вклад ценится в вашей компании и что вы уверены, что он найдет работу, которая ему больше подходит.

В зависимости от их навыков они могут даже лучше подходить для работы на фрилансе, но они никогда не рассматривали это как реальный вариант. Например, если человек технически подкован, он может найти работу внештатным веб-дизайнером.

Заключение 

Отпустить сотрудника - трудное, а иногда и травмирующее решение для владельцев и менеджеров бизнеса.

Если вы окажетесь в ситуации, когда вам придется уволить одного из своих сотрудников, теперь вы знаете, что делать, а что не делать.

Следуйте приведенным выше советам о том, как уволить сотрудника, чтобы все прошло гладко и избежать попадания в горячую воду.

Вы можете настроить процесс увольнения по своему усмотрению, решив, что вы хотите включить или исключить. Но помните, что важно чувствовать себя максимально комфортно в том, что вы скажете и сделаете, чтобы вы могли извлечь максимум из очень сложной ситуации.

Burkhard Berger

Перевод статьи Everything You Need to Know about Offboarding (including a checklist) нашего проекта переводы статей по hr-аналитике на английском. Автор статьи Neelie Verlinden. 
Перевод выполнила Регина Ибниаминова, начальником отдела кадров некоммерческой организации (профиль в контакте). Читайте другие переводы Регины

1. 20 работающих идей признания сотрудников (recognition) 
2. Ласло Бок: Чем меньше вы учитесь, тем лучше 
3. Tom Haak: 12 HR-трендов на 2020 год
4. 8 Skills HR Business Partners Need for Success 
5. HR 21 века – три больших шага в будущее 
6. Почему сотрудники не делятся знаниями друг с другом
7. Как Microsoft создает чувство общности у 144 тысяч сотрудников 
8. Сравнение уровней вовлеченности персонала по всему миру
9. Упущенные факторы благополучия сотрудников (employee well-being)
10. Несколько идей о персонализации в HR
11. Вовлеченность персонала – факт или фикция? 
12. Совместное обучение (Collaborative Learning) стало важнее, чем когда-либо 
13. Работать совместно, но не вместе (working at google) 
14. Исследование вовлеченности персонала разрушает культуру вашей компании 
15. О чем говорит высокая текучесть кадров? Показатели, виды работ, причины 
16. Здоровье сотрудников и почему оно важно для HR
17. 11 примеров лучших welness-программ
18. Что такое цифровой (digital) HR?
19. Как Google заставляет сотрудников есть овощи
20. Реагируем на коронавирус: сначала люди, потом экономика
21. Josh Bersin: Чему коронавирус научит лидеров? Многому
22. Три решающих фактора успеха на рабочем месте будущего
23. Dave Ulrich: четыре новшества, которые изменят управление талантами навсегда 
24. Как Rabobank прислушивается к своим сотрудникам, чтобы понять их настроения во время COVID-19
25. Гайд для интервью с соискателем: 7 семь ключевых элементов
26. Хотите нанять бывшего сотрудника? Передовая практика и пример политики повторного найма

Итак, 

Все, что вам нужно знать об увольнении. Офбординг, включая чек-лист

Хорошо проведенный офбординг подобен спокойному разводу, когда бывшие супруги остаются близкими друзьями. Это процесс, который заслуживает почти такого же внимания, как и адаптация (онбординг). В этой статье мы подробно рассмотрим офбординг. Что это такое, почему он имеет значение, чем отличается от онбординга, и как выглядит сам процесс. Мы также поделимся полезным чек-листом, который можно скачать и использовать для своей организации. Поехали!

Что такое офбординг? Определение

Офбординг – это процесс, в ходе которого сотрудник расстается с людьми и организацией, в которой он работал.

У периода офбординга двоякая цель. С одной стороны – помочь организации стать мудрее в подборе и опыте сотрудников и свести к минимуму влияние увольнения на бизнес. С другой – использовать его для формирования последних критических впечатлений сотрудников о компании и имиджа, который они будут транслировать внешнему миру.

Офбординг и онбординг: в чем разница?

Увольнение сотрудника и его адаптация – два процесса на противоположных сторонах спектра. Если ранее мы назвали онбординг медовым месяцем, офбординг больше походит на развод при хороших условиях, когда бывшие супруги остаются хорошими друзьями.

Цель онбординга – убедиться, что люди познакомились с организацией, ее культурой и сотрудниками компании, в которую они приняты. Речь идет о создании фундамента для прочных длительных отношений.

Офбординг – это структурированный процесс, в ходе которого люди покидают своих коллег и компанию, в которой они работали. В то время как онбординг фокусируется на плавной интеграции новых сотрудников, офбординг – это все о прощании и обеспечении сотрудникам легкого ухода без стресса.

Почему это важно?

Давайте рассмотрим несколько причин, по которым расставание с сотрудниками имеет значение. Некоторые преимущества лежат на поверхности, но другие не так очевидны.

1. Бывший сотрудник может стать будущим. 

Если придерживаться аналогии с отношениями, то это немного похоже на воссоединение бывших любовников. Люди покидают компанию по множеству причин. Некоторые уходят из-за отсутствия возможностей для роста, другие – потому что компания им не одобряет удаленную работу, либо просто потому, что они получают лучшее предложение с финансовой точки зрения.

Я хочу сказать, что люди не всегда уходят из компании только потому, что им не нравится сама компания или ее культура. Именно поэтому некоторые из них «бумерангом» возвращаются через некоторое время в организацию. Конечно, при условии, что у них был положительный опыт ухода.

С организационной точки зрения, найм бывших сотрудников имеет свои преимущества. Это экономически выгодно, так как такой «новичок» станет оперативным и продуктивным быстрее, к тому же вы знаете, что он подходит с точки зрения корпоративной культуры.

Поскольку времена в подборе персонала трудные и дефицит талантов все еще растет, большинство компаний сегодня не отказывают «бумерангу».

2. Бывшие сотрудники – это амбассадоры

Первые впечатления важны, поскольку они имеют тенденцию оставаться надолго. С последними впечатлениями то же самое. То, как вы прощаетесь с людьми, как в личной жизни, так и на работе, запоминается навсегда.

Есть несколько важных моментов во время вашего пребывания в компании, вашего профессионального пути. Это события, которые остаются в памяти, и которые вы вряд ли когда-нибудь забудете. Подумайте, например, о вашем первом рабочем дне, веселых коллективных мероприятиях и конечно, о том, как вы уходили.

Итак, если  у вас приятные воспоминания о последних днях в компании, вы будете высоко отзываться о своем бывшем работодателе. Да, вы больше в этой компании не работаете, но когда люди спрашивают о времени, проведенном там, то вы, скорее всего, будете позитивны. Это, в свою очередь, окажет положительное влияние на бренд работодателя и, как следствие, на его привлекательность для кандидатов.

3. Бывшие сотрудники являются также клиентами

Так же как и ваши кандидаты, бывшие сотрудники часто оказываются вашими клиентами. Это значит, что так же как важен опыт работы с кандидатом для того, чтобы он оставался довольным клиентом, и процесс увольнения является ключевым для того, чтобы бывшие сотрудники оставались лояльными клиентами.

Задумайтесь на секунду, что может быть лучше для рекламы вашего бренда, чем бывший сотрудник, который остался клиентом, несмотря на то, что покинул компанию? Он буквально является живым свидетельством того, что вы отлично заботитесь о своих клиентах.

4. Безопасность

С более практической точки зрения, правильный процесс офбординга имеет решающее значение по соображениям безопасности (данных). Потому что, даже если вам не хочется думать об этом, если уход сотрудника не является добровольным, он может действовать под влиянием обиды или отчаяния, пытаясь навредить организации. Например, путем удаления файлов или опубликования клиентской базы компании.

Фактически, около 20% организаций заявляют, что они потерпели утечку данных по вине своих бывших сотрудников. Когда известно, что, по крайней мере, одна треть бывших работников может получить доступ к данным компании, это неудивительно. Но этого относительно легко можно избежать, используя ваш процесс офбординга, чтобы убедиться, что люди не имеют доступа к системам и сетям компании после ухода.

5. Нормативное регулирование

Этот пункт на одном уровне с предыдущим. В зависимости от отрасли, в которой вы работаете, вам может потребоваться соблюдение определенных рекомендаций и правил, например, в отношении доступа и увольнения. Обеспечить соблюдение этих правил обычно намного проще, если у вас есть налаженный повторяющийся процесс, в данном случае, офбординга.

Процесс офбординга в 9 шагах

Как выглядит идеальное расставание с сотрудником? Конкретные детали будут зависеть от типа организации и должности, но для большинства работников умственного труда будет представлять что-то вроде этого.

1. Поблагодарите уходящего сотрудника

И поздравьте его! Конечно, если он переходит на новую должность в другой компании. В любом случае, прощаясь с сотрудником, начните с благодарности за проделанную работу, потраченное время и энергию.

2. Сообщайте об увольнении

Хотя может возникнуть соблазн отложить сообщение об уходе сотрудника до тех пор, пока не будут ясны детали, разумнее поделиться этой информацией сразу. Чем дольше вы ждете, тем больше вероятность того, что люди самостоятельно заполнят пробелы, тем самым превратив добровольный уход в принудительное увольнение. 

Чтобы избежать подобного рода сплетен в компании, менеджерам следует как можно скорее проинформировать свою команду, подразделение и отдел персонала об уходе сотрудника. Как и всегда, лучше быть честным. Сообщите людям, что сотрудник уходит и почему, и что вы поделитесь деталями, как только они у вас появятся.

3. Обеспечьте передачу знаний.

Независимо от того, нанимаете ли вы преемника или нет, вам хотелось бы, чтобы знания уходящего сотрудника остались в вашей компании. В зависимости от позиции специфика будет варьироваться, но вот несколько моментов, которые следует иметь в виду.

• Четкий обзор ежедневной работы сотрудника.

• Приоритетные задачи.

• Доступ ко всем системам и файлам, которыми он пользуется.

• Люди, с которыми сотрудник работает, как внутри организации, так и за ее пределами.

• Есть ли что-то (например, работа с системой), чему люди должны обучиться, чтобы пользоваться?

Помимо этой информации, не будет лишним попросить людей создать документ или видео с полезными советами для тех, кто собирается занять их место. Кроме того, если есть задачи, которые могут быть автоматизированы или вписаны в стандартные операционные процедуры, лучше всего в этом поможет уходящий сотрудник. Это сэкономит вам время и деньги.

Дополнительный бонус пребывания в хороших отношениях с бывшими сотрудниками заключается в том, что если вы обнаружите, что вам не хватает определенных знаний после их ухода, вы сможете попросить их помочь вам, и они будут рады это сделать.

4. Верните имущество компании

Теперь перейдем к более практической стороне вопроса. Не забудьте попросить уходящего сотрудника сдать фирменное оборудование: фирменные значки, кредитные карты, униформу, телефоны, ноутбуки, служебную машину – все что угодно. Это может показаться очевидным, но практика показывает, что организации часто забывают о своих же активах!

5. Закройте доступ к системам

То же самое касается доступа сотрудника ко всем системам, не забывайте его отменять. Сюда, как правило, относится электронная почта и внутренние платформы, но в зависимости от должности, может потребоваться закрыть множество других доступов. Подумайте также о CRM-системах, аккаунтах компании в социальных сетях, базах данных контента и доступе к информационным панелям продаж. 

6. Проведите выходное интервью

Когда все сделано правильно, интервью на выходе может предоставить вам богатый объем информации. Оно может дать вам представление о сильных и слабых сторонах вашей организации, и о том, как улучшить последние.

Мы могли бы написать целую статью о том, что делать и чего не делать во время выходного интервью, но сейчас мы остановимся на основных моментах:

• поскольку сотрудники иногда уходят не с работы, а от своих руководителей, вам может понадобиться «нейтральный» человек, например, кто-то из отдела кадров, чтобы провести интервью;

• отнеситесь к обратной связи серьезно и помните, что собеседование на выходе – это один из тех моментов, которые имеют значение, поэтому то, как вы это сделаете, будет в основном решать, как уходящий сотрудник запомнит своего бывшего работодателя.

Что касается вопросов во время выходного интервью, подумайте о следующих:

• Если бы могли совершенствоваться в любых направлениях, как бы мы это сделали? Почему работать у нас не очень хорошо?

• Кто действительно работает, не покладая рук, в компании / кем вы восхищаетесь?

• Что мы не делаем из того, что должны делать?

• Что мы могли сделать, чтобы вы остались?

• Оправдала ли эта работа ваши ожидания?

• Порекомендовали бы вы нашу компанию друзьям, ищущим работу?

• Как складывались ваши отношения с руководителем?

• Как вы чувствовали себя в команде, когда только присоединились к ней?

7. Обновите свои организационные схемы

Очень практичная вещь, которая может предотвратить внутреннюю путаницу. Как только сотрудник покинул компанию, обязательно обновите свои организационные схемы и справочники.

Если есть преемник, включите туда информацию о нем, если нет – информацию о том, кто пока выполняет эти задачи. То же самое относится к таким вещам, как брошюры и сайт компании. Если там упоминаются данные бывшего сотрудника, их тоже нужно обновить.

8. Не забывайте про окончательный расчет!

Честно говоря, я с трудом мог в это поверить, но точно так же, как некоторые компании забывают закрыть доступ бывших сотрудников к системам, они иногда забывают сделать окончательный расчет. Поэтому, несмотря на то, что в систему заработной платы эта функция встроена, необходимо убедиться, что окончательный процесс оплаты фактически выполняется платежной системой. Чтобы облегчить процесс, предоставьте все необходимые детали: окончательную дату, сроки уведомления, возможные праздники, которые нужно оплатить и т.д.

9. Оставайтесь на связи

Воспринимайте это как поддержание связи со старым другом. Время от времени вы спрашиваете друг друга, как у вас дела и чем занимаетесь. Можно встретиться за чашечкой кофе.

Когда речь идет о бывших сотрудниках, есть разные способы оставаться на связи. Например, через кадровый резерв или группу «выпускников». Оба варианта позволяют отправлять бывшим сотрудникам последние новости компании (и вакансии), чтобы они оставались в курсе событий, если захотят.

Есть и другие преимущества. Как мы кратко упоминали ранее, поддерживать связь может быть полезно в том случае, если вам требуются некоторые знания, которые имеются только у уходящего сотрудника. Или если его преемник нуждается в помощи с конкретной задачей.

С точки зрения бывшего сотрудника также есть плюсы. Например, когда ему потребуются рекомендации или рекомендательное письмо. Или если однажды появится интересная для него вакансия, и он захочет вернуться…

Инструменты

Специальные инструменты и программное обеспечение могут помочь вам разработать структурированный процесс офбординга. Большинство инструментов онбординга имеют необходимые функции. Существует множество типов инструментов, от чек-листов и бесплатных программ до специализированных решений и чат-ботов. Приведем несколько примеров.

Trello

Не является специальным инструментом для офбординга. Однако, если у вас небольшой бюджет, это хороший пример бесплатного способа структурировать процесс увольнения. Эта платформа в первую очередь известна как приложение для совместного управления проектами, но вы также можете использовать ее для создания шаблона, который поможет вам при увольнении сотрудника.

HR Cloud

HR Cloud позволяет компаниям создавать максимальные возможности для увольняющихся сотрудников с помощью специального портала под брендом компании. Это решение автоматизирует конкретные процедуры увольнения и автоматически отправляет необходимые документы, такие как расчетные листки, обеспечивая при этом хорошие впечатления для сотрудника.

HROnboard

Да, HROnboard это поставщик программного обеспечения для адаптации работников, но оно также имеет решения для увольнений. Поможет вам структурировать процесс офбординга, проставив галочки во всех полях: необходимые документы, окончательная информация о зарплате, выходное интервью и даже прощание с командой.

Click Boarding

Click Boarding gредоставляет уникальные решения для адаптации, кроссбординга и увольнения. Можно воспринимать их как экспертов в руководстве перемещениями сотрудников независимо от того, куда ведет их карьера. Их подход фокусируется на плавном, позитивном перемещении с постоянной коммуникацией.

Чек-лист 

Чтобы дать вам немного информации для использования в качестве шпаргалки, мы создали чек-лист для увольнения, который вы можете использовать в своей организации и который, конечно, же, можно скачать бесплатно. Он не включает в себя исчерпывающий список, например, всех вещей компании, которые должен вернуть сотрудник, или всех системных аккаунтов, которые нужно отключить, но он дает вам хорошую основу для работы над созданием собственного офбординг-процесса. 

В заключение

Расставание почти никогда не дается легко. Но когда дело доходит до увольнения сотрудников, хорошо структурированный процесс офбординга поможет сделать все без стресса и хлопот. Правильно проведенное увольнение позволяет вам выполнить все официальные требования, в то же время предоставляя сотрудникам положительный опыт увольнения. 

Все, что вам нужно знать об увольнении. Офбординг, включая чек-лист