Анализ данных выходного интервью — это ключ к максимальному использованию процесса выходного интервью. Данные о том, почему сотрудники уходят, могут помочь вам лучше понять, что влияет на текучесть кадров в вашей организации и что вы можете с этим поделать.
В тему анализа exit-интервью также рекомендую видео
автор перевода Елена Дементьева, директор по персоналу компании Kermi, профиль в Линкедин. И это первый перевод Елены в нашем блоге.
29 вопросов экзит-интервью, чтобы улучшить опыт работы сотрудников (Employee
Experience)
Существуют самые разные вопросы, которые можно задать во время проведения
интервью при увольнении (Exit interview, «выходное интервью) – и они очень
важны, так как с ответами вы получите массу информации. В данной статье мы
перечислили 29 обязательных вопросов, которые помогут Вам сделать Опыт
сотрудника (Employee experience) позитивным.
Как вы, наверное, знаете, есть три ключевых аспекта, которые относятся к Опыту
сотрудника:
Техническое обеспечение
Культура компании
Рабочее окружение
Вопросы, относящиеся к этим аспектам, целесообразным будет включить и в
выходное интервью, дополнив его вопросами по уникальному функционалу
сотрудника.
Содержание:
Интервью при увольнении – что это?
Вопросы о сотруднике
Вопросы о работе
Вопросы о культуре компании
Вопросы о рабочем окружении
Вопросы о техническом обеспечении
Шаблон интервью при увольнении
После интервью
Заключение
Интервью при увольнении – что это?
В идеале интервью при увольнении должно являться частью структурированного
процесса увольнения (offboarding). С практической точки зрения полезно
помнить, что:
Для того, чтобы провести такое интервью, лучше всего прибегнуть к услугам
нейтральной третьей стороны, например, к кому-то из HR-отдела, поскольку
сотрудники не всегда находятся в теплых отношениях с руководителем. Вы же не
хотите, чтобы они промолчали или, наоборот, излили чересчур восторженный
поток слов, когда можно получить действительно ценную обратную связь?
Сотрудники помнят свой первый рабочий день, но также они помнят и последний.
Интервью при увольнении – это важный элемент того, что о вас как о
работодателе сохранится в памяти сотрудников, поэтому отнеситесь к сбору
обратной связи серьезно.
А теперь обратимся к примерам. Ниже Вы найдете 29 вопросов, которые помогут
Вам усовершенствовать Опыт сотрудника. Чтобы список не казался таким уж
большим, мы поделили его на пять категорий: companies are failing at Digital
HR
Вопросы о сотруднике
Вопросы о работе
Вопросы о культуре компании
Вопросы о рабочем окружении
Вопросы о техническом обеспечении
Какие-то вопросы, конечно, могут относиться сразу к нескольким категориям, а
другие будут вообще неприменимы для Вашей компании: например, если Вы
полностью работаете удаленно, ни к чему задавать вопросы о рабочем окружении.
Другими словами, выбирайте только то, что Вам нужно.
Вопросы перечислены не в конкретном порядке, а вот категории – да. Сотрудник
покидает компанию, а Вы хотите узнать из его ответов, как Вам поработать с
Опытом сотрудника. Поэтому правильно начать с самого важного: с самого
сотрудника.
Вопросы о сотруднике
1. Почему Вы начали искать другую работу?
Вы получите самые разнообразные ответы. Причинами поиска новой работы могут
быть желание профессионального роста, долгая дорога к текущей работе, переезд
по семейным обстоятельствам и так далее. По мере сбора данных Вы увидите общие
для всех темы - с ними и нужно работать.
2. Что подтолкнуло Вас к решению покинуть компанию?
Кажется, что вопрос повторяет предыдущий, но это не так - причина, по которой
люди начинают «посматривать на сторону», может не коррелировать с той, по
которой они в итоге увольняются. Пассивные кандидаты, как правило, не начинают
процесс с поиска новой работы, однако, получив интересное предложения от
рекрутера другой компании, они тем не менее могут покинуть Вашу. Причиной
может послужить заманчивый уровень компенсаций и льгот (compensation and
benefits), интересный проект, новые карьерные перспективы и так далее.
3. Каковы были Ваши отношения с менеджером?
Говорят, что сотрудники уходят не из компании, а от руководителя. На самом
деле это не всегда так, но Вы же хотите, чтобы сотрудник был открыт Вам?
Именно поэтому важно, чтобы выходное интервью проводил кто-то, кто не является
руководителем сотрудника. Если Вы обнаружите, что уходят от одних и тех же
руководителей, необходимо решать данную проблему на уровне менеджмента. С
другой стороны, если Вы получаете положительные отзывы об одних и тех же
руководителях, это будет прекрасным примером лидерства для всех остальной
менеджерской команды.
4. Каковы были Ваши впечатления от организации процесса адаптации, когда Вы
только пришли в компанию?
Мы вскользь упомянули о важности первого и последнего впечатления сотрудника о
компании. Период адаптации (onboarding) – это то самое время, когда
закладываются отношения между работником и работодателем. Сделаете все
правильно – и персонал готов к долгосрочному и плодотворному сотрудничеству,
ошибетесь – и поспешных увольнений не избежать. Exit interview - подходящий
момент для того, чтобы спросить все, что Вам нужно, так как люди, как правило,
чувствуют себя более комфортно, говоря правду.
5. Кто заражает всех энтузиазмом в компании/ Кем Вы восхищаетесь?
Если, к примеру, Вы видите, что большинство сотрудников называет своего
руководителя, то для последнего возможен лидерский рост в компании. Ко всему
прочему, Вы можете проверить, получил ли этот менеджер (или другой человек,
кем восхищены респонденты), достаточное признание от компании.
6. Порекомендовали ли бы Вы нашу компанию своим друзьям, ищущим работу, или
нет? Почему?
Это важный элемент бренда работодателя. От бывших сотрудников очень сильно
зависит положительная или отрицательная репутация компании - соискатели видят
в бывших сотрудниках важный источник информации, так как ее можно узнать из
первых уст. Именно поэтому «бывшие» не должны уходить недовольными, и, если Вы
часто получаете ответ «нет» с описанием одной и более конкретных причин,
значит, проблема требует решения.
7. Вы готовы рассмотреть вероятность возвращения к нам на работу в
будущем?
Люди не всегда готовы расстаться именно с компанией. Иногда бывает, что в
текущий момент времени для них не существует, например, возможности карьерного
роста – и вот пока они уходят от Вас. Но почему бы им не вернуться, если
ситуация в будущем изменится? Расширьте этот вопрос и уточните, какие
изменившиеся обстоятельства могли бы заставить Вашего коллегу опять прийти к
Вам, и это поможет удерживать лучших.
Вопросы о работе
8. Работа соответствовала Вашим ожиданиям? Если нет, то почему?
Чрезвычайно важный вопрос, особенно если Вы регистрируете текучесть новичков
(увольнение в течение первого года). Здесь стоит задуматься о правильности
организации процесса найма. Если сотрудники отвечают «нет», то в какой момент
всё пошло не так? С объявления о вакансии, и, значит, с самого начала? Или во
время проведения этапов собеседования, когда менеджер расписывал неблаговидную
реальность в розовых красках? Вы должны быть уверены в том, что полученная
информация передана рекрутерам или другим специалистам, вовлеченным в этот
процесс, чтобы они начали улучшать положение дел.
9. Не показалось ли Вам, что Ваш функционал изменился с момента приёма? Если
да, то как?
Чтобы избежать завышенных ожиданий с самого начала, полезно задавать и этот
вопрос. Если функционал действительно изменился, то должностную инструкцию
необходимо актуализировать, и тогда новичка не постигнет разочарование. Среди
прочего, изменения могут включать в себя новые навыки, компетенции, задачи и
ответственность.
10. Какими качествами должен обладать кандидат, которого мы ищем Вам на
замену?
И снова, данный вопрос поможет Вам оптимизировать объявление о вакансии и
процесс найма в целом. Если сотрудник дал положительный ответ на вопрос 9, то,
похоже, Вам нужно изменить требования к кандидату, которого Вы ищете. И,
наконец, лучше уходящего сотрудника никто не знает, как сейчас выглядит его
работа.
11. Что было лучшим в Вашей работе?
Все мы разные, и каждый ценит в работе что-то свое, но со временем Вы увидите
закономерности, и именно на этих положительных моментах будете делать акцент
впоследствии.
12. Что было хуже всего в Вашей работе?
Итак, чем больше мы собираем данных, тем вероятнее увидеть основные тенденции.
Вы сможете не только минимизировать долю неприятных моментов в данной работе,
но также и нарисовать наиболее правдивую картину кандидату в процессе
найма.
13. Были ли Вам поставлены чёткие цели и задачи?
С помощью этого вопроса Вы поймете, как организован процесс управления. Если
сотрудник действительно получал чёткие цели и задачи – хвала его менеджеру! А
у Вас будет пример лидерства. Если нет, то ситуацию необходимо менять, потому
что, если член коллектива понимает свои цели и задачи, то он понимает и свою
роль в достижении миссии компании.
14. Могли бы мы что-то сделать, чтобы Вы остались? Если да, то что?
Люди могут давать самые разные ответы, но больше этот вопрос относится к
содержанию работы. Остался бы сотрудник, если бы какая-то часть его
деятельности была бы автоматизирована? Или, может быть, он ищет большего
разнообразия в задачах и области ответственности? Если Вы видите, что
последнее – самый частый случай, то стоит подумать, например, о расширении
должностных обязанностей (job enrichment) или об укрупнении задач (job
enlargement)
Вопросы о культуре компании
15. Как бы Вы описали культуру компании?
То, как сотрудники отвечают на этот вопрос, поможет в Вашей деятельности в
отношении бренда работодателя. Повторяющиеся ответы помогут Вам найти то
лучшее, что можно использовать при презентации компании соискателям – а также
поработать с тем, что вызывает негативные эмоции.
16. Что мы не делаем из того, что должны были бы делать?
И здесь ответы могут разниться. Используйте общие тенденции, чтобы сделать из
Вашей компании лучшее место работы не только для текущих работников, но и для
будущих.
17. Вы чувствовали, что Вас ценят, что Вы получаете признание?
Каждый хочет видеть, что его усилия не напрасны. Если Ваша компания преуспела
в поощрении и признании сотрудников, это положительно влияет на вовлеченность
и производительность труда персонала, а недостаток внимания, с другой стороны,
заставляет людей искать лучшей доли. Достаточно причин, чтобы включить этот
вопрос в общий список!
18. Если мы можем улучшить компанию, как это сделать?
Здесь Вы получите огромное количество рекомендаций – начиная от предложений по
изменению уровней подчиненности до просьб выдавать бесплатные снеки в офисе, а
заодно и того, что между ними.
19. Что было неприятным в Вашей работе здесь?
Это нормально, что ни одна работа не состоит из сплошных удовольствий. Тем не
менее, если большинство увольняющихся считает культуру компании токсичной, Вам
необходимо начать разбираться с проблемой и изменить текущее положение
дел.
Вопросы о рабочем окружении
20. Что Вам больше всего нравится в нашем офисе?
Вопросы, касающиеся физического окружения персонала, несомненно, весьма
практичны. Хорошая новость заключается в том, что проблемы могут быть решены
относительно легко. Полученные ответы Вы сможете использовать в деятельности
по транслированию бренда работодателя и в процессе найма.
21. И что нравится меньше всего?
К примеру, ситуация требует изменения, если окажется, что персоналу из
опен-спейса не нравится, что их менеджер сидит отдельно, или если люди
предпочитают не иметь закреплённое только за ними рабочее место, чтобы было
можно общаться с коллегами. Эти вещи и им подобное можно легко изменить в
лучшую сторону. Несмотря на свою простоту, изменения окажут большое влияние на
ежедневную деятельность сотрудников и, в итоге, на их положительный
опыт.
22. Как Вы думаете, что мы обязательно должны изменить или добавить?
Конечно, все в итоге зависит от Вашего бюджета, тем не менее неплохо собирать
обратную связь, так как ожидания от офиса постоянно меняются, и то, что
нравилось 10 лет назад, сегодня уже может быть не актуальным. К тому же, даже
если рабочее окружение и не является ключевым фактором, оно в итоге может
повлиять на принятие решения кандидатом.
23. Были ли Вы удовлетворены режимом гибкого рабочего времени/ политикой
работы из дома? Если нет, то что бы Вы изменили?
Для многих сотрудников, особенно в условиях пандемии COVID-19, рабочее
окружение стало смешанным – офис/ дом, и возможность работы из дома стала
важной трудовой составляющей для все большего и большего количества
сотрудников и соискателей. Спросите тех, кто уходит, довольны ли они были
режимом гибкого рабочего времени/ политикой работы из дома, и, если увидите
возможности для улучшения – подумайте, что можно сделать.
24. Как Вы добирались до офиса и была ли удобной дорога до работы?
Даже в режиме удалённой работы сотрудникам время от времени нужно приезжать в
офис. Если Вы знаете, как Ваш персонал добирается до офиса (общественный
транспорт, автомобиль, велосипед и так далее), и сколько это занимает времени,
то Вы сможете сделать его жизнь немного проще в этом отношении. Скажем, в
компании много сотрудников, которые ездят на метро. Предложите им пересесть на
велосипеды и разработайте удобный график работы для тех, кто предпочитает
велосипед поездке в переполненном вагоне.
Вопросы о техническом обеспечении
25. Достаточно ли, по Вашему мнению, у Вас было инструментов и ресурсов для
качественного выполнения работы? Если нет, то чего не хватало?
Опыт сотрудника и качество работы напрямую зависят от укомплектованности
ресурсами. Таким образом, ответы на данный вопрос помогут Вам разобраться с
техническими средствами для Ваших сотрудников.
26. Когда Вы только приступили к работе, насколько легко Вам было
управляться с разными системами и приложениями?
С помощью этого вопроса Вы кое-что узнаете об Опыте пользователя, имеющегося у
Ваших сотрудников. Часто бывает так, что UX-дизайн офиса не имеет ничего
общего с UX-дизайном, к которому привыкли Ваши сотрудники дома. UX-дизайн
имеет особо важное значение именно для новичка в компании, так как среди
прочих факторов влияет на работоспособность, поэтому, заметив одни и те же
проблемы, тотчас же устраняйте их!
27. Насколько удобно Вам было работать со средствами коммуникации,
используемыми в компании (видеозвонки, чаты, документы в общем доступе и так
далее)?
Легко выйти из себя, если вот уже целых десять минут из-за технических проблем
Вы тщетно пытаетесь подключиться к видеоконференции с коллегами. Проблема
приобрела особую актуальность после того, как удаленная работа стала для нас
обыденной, и тем более важно обеспечить Ваших сотрудников всем необходимым,
чтобы они могли быть на связи и друг с другом, и с заказчиками.
28. От какого ПО нам лучше отказаться немедленно?
Каждый из нас использует хотя бы одну программу, от работы с которой хотел бы
отказаться (чаще всего это ПО разрабатывается для поддержки административных
функций). Если есть что-то, к чему сотрудники обращаются всего пару раз в год,
Вы можете смело признать, что никто не совершенен. Если же сотрудники
вынуждены работать каждый день с ненавистной программой, то Вы должны серьезно
подумать об альтернативе, в противном случае Опыт сотрудника также будет не в
Вашу пользу.
29. Были ли Вы удовлетворены оборудованием, которое Вам предоставила
компания (ноутбук, телефон и так далее)?
Одни работодатели закупают для своих новых сотрудников «Макбуки», другие
предпочитают «Деллы». И снова повторим – если члены Вашего коллектива
вынуждены работать на компьютере, который им не нравится, это не
поспособствует получению ими положительного Опыта сотрудника. Предоставьте
людям возможность самим выбрать между «Макбуком» и «Деллом», если обратиться к
нашему примеру выше.
Совет от профессионала: Помните, что нужно поощрять любую обратную связь.
Поэтому каждый раз по окончании Exit interview спрашивайте у людей, если ли
еще что-то, что не было затронуто во время встречи, и чем они дополнительно
хотели бы поделиться.
Шаблон интервью при увольнении (PDF)
Из всех вопросов, которые затрагивались в этой статье, мы составили шаблон в
формате .PDF.
Шаблон на русском языке находится здесь. Используйте шаблон весь целиком или создайте на его основе свой собственный
список вопросов.
После интервью
Сбор информации на выходном интервью имеет смысл, только если Вы потом
собираетесь ее использовать. Закономерности, которые Вы выявите среди
полученных данных, подскажут Вам, какие процессы нужно улучшать – подбор или
адаптацию, программы обучения и развития, или, скажем, политику компенсаций и
льгот. Очень важно, чтобы информация дошла до нужных адресатов, принимающих
решения. Одним из способов может быть ежеквартальная презентация
HR-департаментом результатов обратной связи менеджерам подразделений. Итоговой
целью является внедрение позитивных изменений в отношении сотрудников и, в
конечном итоге, в компании.
Заключение
Ну вот, теперь у Вас есть 29 вопросов для интервью при увольнении, которые
помогут Вам сделать Опыт сотрудника более позитивным. Список далеко не
исчерпывающий, и Вы можете компоновать и смешивать вопросы между собой, как
хотите. Если Вы увидите, что мы упустили какие-то вопросы, не стесняйтесь
указать их в комментариях!
Перевод статьи
Everything You Need to Know about Offboarding (including a checklist) нашего проекта переводы статей по hr-аналитике на английском. Автор
статьи Neelie Verlinden.
Перевод выполнила Регина Ибниаминова, начальником отдела кадров некоммерческой
организации (профиль в
контакте). Читайте другие переводы Регины
Все, что вам нужно знать об увольнении. Офбординг, включая
чек-лист
Хорошо проведенный офбординг подобен спокойному разводу, когда бывшие
супруги остаются близкими друзьями. Это процесс, который заслуживает
почти такого же внимания, как и адаптация (онбординг). В этой статье мы
подробно рассмотрим офбординг. Что это такое, почему он имеет значение,
чем отличается от онбординга, и как выглядит сам процесс. Мы также
поделимся полезным чек-листом, который можно скачать и использовать для
своей организации. Поехали!
Что такое офбординг? Определение
Офбординг – это процесс, в ходе которого сотрудник расстается с людьми и
организацией, в которой он работал.
У периода офбординга двоякая цель. С одной стороны – помочь организации
стать мудрее в подборе и опыте сотрудников и свести к минимуму влияние
увольнения на бизнес. С другой – использовать его для формирования
последних критических впечатлений сотрудников о компании и имиджа, который
они будут транслировать внешнему миру.
Офбординг и онбординг: в чем разница?
Увольнение сотрудника и его
адаптация
– два процесса на противоположных сторонах спектра. Если ранее мы назвали
онбординг медовым месяцем, офбординг больше походит на развод при хороших
условиях, когда бывшие супруги остаются хорошими друзьями.
Цель онбординга – убедиться, что люди познакомились с организацией, ее
культурой и сотрудниками компании, в которую они приняты. Речь идет о
создании фундамента для прочных длительных отношений.
Офбординг – это структурированный процесс, в ходе которого люди покидают
своих коллег и компанию, в которой они работали. В то время как онбординг
фокусируется на плавной интеграции новых сотрудников, офбординг – это все
о прощании и обеспечении сотрудникам легкого ухода без стресса.
Почему это важно?
Давайте рассмотрим несколько причин, по которым расставание с сотрудниками
имеет значение. Некоторые преимущества лежат на поверхности, но другие не
так очевидны.
1.Бывший сотрудник может стать
будущим.
Если придерживаться аналогии с отношениями, то это немного похоже на
воссоединение бывших любовников. Люди покидают компанию по множеству
причин. Некоторые уходят из-за отсутствия возможностей для роста, другие –
потому что компания им не одобряет удаленную работу, либо просто потому,
что они получают лучшее предложение с финансовой точки зрения.
Я хочу сказать, что люди не всегда уходят из компании только потому, что
им не нравится сама компания или ее культура. Именно поэтому некоторые из
них «бумерангом» возвращаются через некоторое время в организацию.
Конечно, при условии, что у них был положительный опыт ухода.
С организационной точки зрения, найм бывших сотрудников имеет свои
преимущества. Это экономически выгодно, так как такой «новичок» станет
оперативным и продуктивным быстрее, к тому же вы знаете, что он подходит с
точки зрения корпоративной культуры.
Поскольку времена в подборе персонала трудные и дефицит талантов все еще
растет, большинство компаний сегодня не отказывают «бумерангу».
2.Бывшие сотрудники – это
амбассадоры
Первые впечатления важны, поскольку они имеют тенденцию оставаться
надолго. С последними впечатлениями то же самое. То, как вы прощаетесь с
людьми, как в личной жизни, так и на работе, запоминается навсегда.
Есть несколько важных моментов во время вашего пребывания в компании,
вашего профессионального пути. Это события, которые остаются в памяти, и
которые вы вряд ли когда-нибудь забудете. Подумайте, например, о вашем
первом рабочем дне, веселых коллективных мероприятиях и конечно, о том,
как вы уходили.
Итак, если у вас приятные воспоминания о последних днях в компании,
вы будете высоко отзываться о своем бывшем работодателе. Да, вы больше в
этой компании не работаете, но когда люди спрашивают о времени,
проведенном там, то вы, скорее всего, будете позитивны. Это, в свою
очередь, окажет положительное влияние на бренд работодателя и, как
следствие, на его привлекательность для кандидатов.
3.Бывшие сотрудники являются также
клиентами
Так же как и ваши кандидаты, бывшие сотрудники часто оказываются вашими
клиентами. Это значит, что так же как важен опыт работы с кандидатом для
того, чтобы он оставался довольным клиентом, и процесс увольнения является
ключевым для того, чтобы бывшие сотрудники оставались лояльными клиентами.
Задумайтесь на секунду, что может быть лучше для рекламы вашего бренда,
чем бывший сотрудник, который остался клиентом, несмотря на то, что
покинул компанию? Он буквально является живым свидетельством того, что вы
отлично заботитесь о своих клиентах.
4.Безопасность
С более практической точки зрения, правильный процесс офбординга имеет
решающее значение по соображениям безопасности (данных). Потому что, даже
если вам не хочется думать об этом, если уход сотрудника не является
добровольным, он может действовать под влиянием обиды или отчаяния,
пытаясь навредить организации. Например, путем удаления файлов или
опубликования клиентской базы компании.
Фактически, около 20% организаций заявляют, что они потерпели утечку
данных по вине своих бывших сотрудников. Когда известно, что, по крайней
мере, одна треть бывших работников может получить доступ к данным
компании, это неудивительно. Но этого относительно легко можно избежать,
используя ваш процесс офбординга, чтобы убедиться, что люди не имеют
доступа к системам и сетям компании после ухода.
5.Нормативное регулирование
Этот пункт на одном уровне с предыдущим. В зависимости от отрасли, в
которой вы работаете, вам может потребоваться соблюдение определенных
рекомендаций и правил, например, в отношении доступа и увольнения.
Обеспечить соблюдение этих правил обычно намного проще, если у вас есть
налаженный повторяющийся процесс, в данном случае, офбординга.
Процесс офбординга в 9 шагах
Как выглядит идеальное расставание с сотрудником? Конкретные детали будут
зависеть от типа организации и должности, но для большинства работников
умственного труда будет представлять что-то вроде этого.
1.Поблагодарите уходящего
сотрудника
И поздравьте его! Конечно, если он переходит на новую должность в другой
компании. В любом случае, прощаясь с сотрудником, начните с благодарности
за проделанную работу, потраченное время и энергию.
2.Сообщайте об увольнении
Хотя может возникнуть соблазн отложить сообщение об уходе сотрудника до
тех пор, пока не будут ясны детали, разумнее поделиться этой информацией
сразу. Чем дольше вы ждете, тем больше вероятность того, что люди
самостоятельно заполнят пробелы, тем самым превратив добровольный уход в
принудительное увольнение.
Чтобы избежать подобного рода сплетен в компании, менеджерам следует как
можно скорее проинформировать свою команду, подразделение и отдел
персонала об уходе сотрудника. Как и всегда, лучше быть честным. Сообщите
людям, что сотрудник уходит и почему, и что вы поделитесь деталями, как
только они у вас появятся.
3.Обеспечьте передачу знаний.
Независимо от того, нанимаете ли вы преемника или нет, вам хотелось бы,
чтобы знания уходящего сотрудника остались в вашей компании. В зависимости
от позиции специфика будет варьироваться, но вот несколько моментов,
которые следует иметь в виду.
•Четкий обзор ежедневной работы
сотрудника.
•Приоритетные задачи.
•Доступ ко всем системам и файлам,
которыми он пользуется.
•Люди, с которыми сотрудник
работает, как внутри организации, так и за ее пределами.
•Есть ли что-то (например, работа
с системой), чему люди должны обучиться, чтобы пользоваться?
Помимо этой информации, не будет лишним попросить людей создать документ
или видео с полезными советами для тех, кто собирается занять их место.
Кроме того, если есть задачи, которые могут быть автоматизированы или
вписаны в стандартные операционные процедуры, лучше всего в этом поможет
уходящий сотрудник. Это сэкономит вам время и деньги.
Дополнительный бонус пребывания в хороших отношениях с бывшими
сотрудниками заключается в том, что если вы обнаружите, что вам не хватает
определенных знаний после их ухода, вы сможете попросить их помочь вам, и
они будут рады это сделать.
4.Верните имущество компании
Теперь перейдем к более практической стороне вопроса. Не забудьте
попросить уходящего сотрудника сдать фирменное оборудование: фирменные
значки, кредитные карты, униформу, телефоны, ноутбуки, служебную машину –
все что угодно. Это может показаться очевидным, но практика показывает,
что организации часто забывают о своих же активах!
5.Закройте доступ к системам
То же самое касается доступа сотрудника ко всем системам, не забывайте его
отменять. Сюда, как правило, относится электронная почта и внутренние
платформы, но в зависимости от должности, может потребоваться закрыть
множество других доступов. Подумайте также о CRM-системах, аккаунтах
компании в социальных сетях, базах данных контента и доступе к
информационным панелям продаж.
6.Проведите выходное интервью
Когда все сделано правильно, интервью на выходе может предоставить вам
богатый объем информации. Оно может дать вам представление о сильных и
слабых сторонах вашей организации, и о том, как улучшить последние.
Мы могли бы написать целую статью о том, что делать и чего не делать во
время выходного интервью, но сейчас мы остановимся на основных моментах:
•поскольку сотрудники иногда
уходят не с работы, а от своих руководителей, вам может понадобиться
«нейтральный» человек, например, кто-то из отдела кадров, чтобы провести
интервью;
•отнеситесь к обратной связи
серьезно и помните, что собеседование на выходе – это один из тех
моментов, которые имеют значение, поэтому то, как вы это сделаете, будет в
основном решать, как уходящий сотрудник запомнит своего бывшего
работодателя.
Что касается вопросов во время выходного интервью, подумайте о следующих:
•Если бы могли совершенствоваться
в любых направлениях, как бы мы это сделали? Почему работать у нас не
очень хорошо?
•Кто действительно работает, не
покладая рук, в компании / кем вы восхищаетесь?
•Что мы не делаем из того, что
должны делать?
•Что мы могли сделать, чтобы вы
остались?
•Оправдала ли эта работа ваши
ожидания?
•Порекомендовали бы вы нашу
компанию друзьям, ищущим работу?
•Как складывались ваши отношения с
руководителем?
•Как вы чувствовали себя в
команде, когда только присоединились к ней?
7.Обновите свои организационные
схемы
Очень практичная вещь, которая может предотвратить внутреннюю путаницу.
Как только сотрудник покинул компанию, обязательно обновите свои
организационные схемы и справочники.
Если есть преемник, включите туда информацию о нем, если нет – информацию
о том, кто пока выполняет эти задачи. То же самое относится к таким вещам,
как брошюры и сайт компании. Если там упоминаются данные бывшего
сотрудника, их тоже нужно обновить.
8.Не забывайте про окончательный
расчет!
Честно говоря, я с трудом мог в это поверить, но точно так же, как
некоторые компании забывают закрыть доступ бывших сотрудников к системам,
они иногда забывают сделать окончательный расчет. Поэтому, несмотря на то,
что в систему заработной платы эта функция встроена, необходимо убедиться,
что окончательный процесс оплаты фактически выполняется платежной
системой. Чтобы облегчить процесс, предоставьте все необходимые детали:
окончательную дату, сроки уведомления, возможные праздники, которые нужно
оплатить и т.д.
9.Оставайтесь на связи
Воспринимайте это как поддержание связи со старым другом. Время от времени
вы спрашиваете друг друга, как у вас дела и чем занимаетесь. Можно
встретиться за чашечкой кофе.
Когда речь идет о бывших сотрудниках, есть разные способы оставаться на
связи. Например, через кадровый резерв или группу «выпускников». Оба
варианта позволяют отправлять бывшим сотрудникам последние новости
компании (и вакансии), чтобы они оставались в курсе событий, если захотят.
Есть и другие преимущества. Как мы кратко упоминали ранее, поддерживать
связь может быть полезно в том случае, если вам требуются некоторые
знания, которые имеются только у уходящего сотрудника. Или если его
преемник нуждается в помощи с конкретной задачей.
С точки зрения бывшего сотрудника также есть плюсы. Например, когда ему
потребуются рекомендации или рекомендательное письмо. Или если однажды
появится интересная для него вакансия, и он захочет вернуться…
Инструменты
Специальные инструменты и программное обеспечение могут помочь вам
разработать структурированный процесс офбординга. Большинство инструментов
онбординга имеют необходимые функции. Существует множество типов
инструментов, от чек-листов и бесплатных программ до специализированных
решений и чат-ботов. Приведем несколько примеров.
Trello
Не является специальным
инструментом
для офбординга. Однако, если у вас небольшой бюджет, это хороший пример
бесплатного способа структурировать процесс увольнения. Эта платформа в
первую очередь известна как приложение для совместного управления
проектами, но вы также можете использовать ее для создания шаблона,
который поможет вам при увольнении сотрудника.
HR Cloud
HR Cloud
позволяет компаниям создавать максимальные возможности для увольняющихся
сотрудников с помощью специального портала под брендом компании. Это
решение автоматизирует конкретные процедуры увольнения и автоматически
отправляет необходимые документы, такие как расчетные листки, обеспечивая
при этом хорошие впечатления для сотрудника.
HROnboard
Да,
HROnboard
это поставщик программного обеспечения для адаптации работников, но оно
также имеет решения для увольнений. Поможет вам структурировать процесс
офбординга, проставив галочки во всех полях: необходимые документы,
окончательная информация о зарплате, выходное интервью и даже прощание с
командой.
Click Boarding
Click Boarding
gредоставляет уникальные решения для адаптации, кроссбординга и
увольнения. Можно воспринимать их как экспертов в руководстве
перемещениями сотрудников независимо от того, куда ведет их карьера. Их
подход фокусируется на плавном, позитивном перемещении с постоянной
коммуникацией.
Чек-лист
Чтобы дать вам немного информации для использования в качестве шпаргалки,
мы создали
чек-лист для увольнения, который вы можете использовать в своей организации и который, конечно,
же, можно скачать бесплатно. Он не включает в себя исчерпывающий список,
например, всех вещей компании, которые должен вернуть сотрудник, или всех
системных аккаунтов, которые нужно отключить, но он дает вам хорошую
основу для работы над созданием собственного офбординг-процесса.
В заключение
Расставание почти никогда не дается легко. Но когда дело доходит до
увольнения сотрудников, хорошо структурированный процесс офбординга
поможет сделать все без стресса и хлопот. Правильно проведенное увольнение
позволяет вам выполнить все официальные требования, в то же время
предоставляя сотрудникам положительный опыт увольнения.
Все, что вам нужно знать об увольнении. Офбординг, включая чек-лист
Какой самый популярный вопрос exit интервью? Каковы причины Вашего увольнения.
Какую аналитику по этим данным чаще всего извлекают? "Популярность" причин увольнения, т.е. какие причины чаще всего указываются увольняющимися сотрудниками. Несет ли эта информация ценность? Может быть, да. Но точно, что это не единственный вариант анализа причин увольнения.
Если в вашем Exit интервью есть вопрос о причинах увольнения, вам стоит посмотреть это видео.
В этом видео я считаю стаж уволившихся на основе дат приема и увольнения, в самом видео не погружаюсь глубоко, как считать стаж, но сделал для этого отдельное видео.
Продолжаю тему анализа текстов. Сегодня покажу набросок на тему анализа открытых вопросов exit интервью.
Выражаю благодарность Людмиле Роговой и Ивану Безуглову за помощь в работе над постом. К сожалению, становится все сложнее делать посты одному: сложность возрастает.
Проблема у нас в прежнем: мы можем собирать кучу информации при увольнении, в т.ч. задавать открытые вопросы в exit интервью, но
кто эти все анкеты будет читать?
как из этого извлечь пользу? Как понять, что конкретная анкета говорит о тенденции, а не о личной проблеме конкретного работника?
Для это применяется математика. Единственное требование - все эти ответы должны быть в электронном виде, а не на бумаге или в ушах кадровика.
У меня на сегодня нет данных exit интервью конкретной компании, не снабдил меня никто этим. Поэтому я пользуюсь результатами своего исследования факторов текучести персонала (ссылка дана с тем, чтобы вы поучаствовали в опросе). Последний вопрос исследования - открытый, дословно звучит так
Напишите (по желанию) в нескольких предложениях отзыв о работодателе (конфиденциальность гарантируем): особенности работодателя, особенности корпоративной культуры, менеджмента и коллектива, причины, по которым вы уволились или работаете в компании и т.п.
Я этот вопрос, уж простите, решил принять как открытый вопрос exit интервью.
Цель
А цель очень проста: выяснить, какого типа отзывы о компании связаны с высоким риском ухода из компании. Если совсем тупо, то какая причина увольнения заставляет работников покидать компанию быстрей.
Результат
Ну давайте посмотрим, что получилось. Чтобы получить ответ на заданный вопрос, нам нужно сгруппировать все ответы вокруг нескольких тем. Эту задачу выполняют несколько методов, в идеале стоило бы попробовать Латентное размещение Дирихле, см. пост Обратная связь сотрудников как инструмент диагностики корпоративной культуры. Я использовал Kmeans. Отличие в том, что Kmeans относит каждый отзыв о компании или каждую анкету exit интервью к одной теме / топику, а Латентное размещение Дирихле может каждую анкету exit интервью отнести к нескольким темам. Это, наверное, будет более корректным, поскольку респондент может писать о нескольких причинах увольнения, о нескольких особенностях компании. Но я сегодня делаю первый заход, мне хотелось просто потрогать инструмент, попытаться выделить ключевые темы.
Итак, я взял инструмент кластеризации Kmeans и выделил четыре кластера (я оставлю за скобками, почему именно четыре, но просто скажу, что игрался достаточно долго с разными параметрами, эта лучшая комбинация).
Невооруженным глазом заметно, что машинка разделяет не очень хорошо, не считая черный кластер - но там всего три точки, которые не оказывают влияния на общую картинку текучести. Но открою страшную тайну, у нас в этом исследовании всего 103 респондента, которые оставили отзыв о компании, я нетерпеливый, не смог дождаться, стал делать, со временем мы сможем получить более устойчивые кластеры.
Но и тем не менее, нас интересует не сами по себе кластеры. Нас интересует текучесть персонала, и как эти кластеры связаны с текучестью.
Используем полюбившийся вам анализ дожития. Я убираю из анализа "черный" кластер, как малочисленный, и смотрю на уровень текучести по каждому кластеру: в каком кластере работники убегают быстрее из компании.
По оси Y - вероятность, что работник доработает до этого момента стажа в компании.
По оси X - число месяцев стажа
И вот у нас "синий" (или четвертый) кластер выбивается в лидеры текучести персонала. Смотрим регрессию Кокса
Call:
coxph(formula = Surv(months, as.numeric(event)) ~ cl, data = q1)
n= 100, number of events= 63
coef exp(coef) se(coef) z Pr(>|z|)
cl3 0.1766 1.1932 0.4566 0.387 0.6988
cl4 0.5573 1.7459 0.2675 2.083 0.0373 *
И приз наш: мы зафиксировали значимые различия между вторым и четвертым кластером! Правда, значимость всего 0, 037, но не забывайте, что наша выборка будет увеличиваться.
Самое вкусное
Я в конце скажу о главном: что кластеры обозначают. У нас четвертый кластер оказался значимо "текучей", чем второй, давайте посмотрим на них.
Четвертый кластер включает наиболее "тяжелые" слова: "директор" "директора" "компания" "причина" "руководитель" "руководство" "стороны" "увольнения"
Вы заметили, что кластеры очень неточно делят топики? И это главная проблема на сегодня. Тем не менее, четвертый кластер у нас имеет достаточно четко очерченный смысл. И этот смысл повышает риски увольнения в компании. Сейчас найдется куча офигенно продвинутых "аналитиков", которые скажут: ну это же очевидно, что фактор отношений с руководителем играет первостепенную роль. А мне вот лично это не очевидно, поэтому я кручу проблему с разных сторон.
Ждите постов дальше на эту тему. и принимаем участие в исследовании факторов текучести
Понравился пост?
если Вы захотите выразить мне благодарность за интересный пост, вы можете перевести небольшую сумму мне на Яндекс кошелек (кликните по кнопке Перевести)
или сделать перевод на карту Сбербанка,
Номер карты 676 280 38 921 538 46 57
Или просто покликайте на директ рекламу ниже на странице - у вас это отнимет несколько секунд, а мне принесет немного денег.
это первый отклик на мое деловое предложение Какие вопросы включать в exit интервью.И значит рынок разворачивается в сторону оцифровки и анализа данных, и мышление даже в области рекрутинга начинает формироваться в цифрах и взаимосвязях. Спасибо Светлане Кумалаговой - выражаю искреннюю благодарность!
Гипотезы можно посмотреть в посте Какие вопросы включать в exit интервью (а также то, что означают цифры). Вопрос к вам: какие взаимосвязи между данными можно обнаружить? О чем в целом говорят цифры?
Кейс может быть покажется простым, если вы владете прекрасно матстатистикой. Если нет - порешайте.
В помощь можно почитать пост Пример дизайна в корпоративном исследовании
И посмотрите еще раз, как должны быть оформлены данные в exit интервью - это может быть самым важным уроком для начинающих! И прогнозирую, что exit интервью будет все более востребованным инструментом управления HR-процессами. Навскидку скажу, что exit интервью можно использовать в следующих процессах / технологиях:
управление текучестью / удержанием персонала - это самое очевидное
Пост в продолжение поста Как корпоративная культура влияет на бизнес-показатели.
Мы говорили о влиянии уровня неформального / внерабочего общения на бизнес – показатели. Алексей Поляков дал несколько комментариев, а я решил детализировать дизайн исследования, показать, что обо что мерять.
Пост по сути про то, что брать в качестве управляемой переменной, и как меняется дизайн исследования из-за постановки задачи. Я не ставлю себя в роль учителя, а высказываю лишь свой взгляд, буду рад комментариям и дополнениям.
Суть комментариев Алексея сводилась к тому, что нельзя делать выводы о влиянии уровня неформального / внерабочего общения (см пост Как корпоративная культура влияет на бизнес-показатели) на бизнес – показатели только по результатам exit интервью, нужна полная выборка, а именно и работающие тоже, поэтому вопросы надо вставлять не в exit интервью, а в анкету удовлетворенности.
Я соглашусь с замечаниями отчасти. Причем не по тому, что выборка не полна, а скорее выборка может быть нерепрезентативна. Плюс у меня есть замечания по самим бизнес показателям.
Предлагаю сотрудничество всем HR-ам, читающим данный пост. И в первую очередь, участникам семинара Аналитика для HR.
Предложение возникло вследствие данного поста Ключевые факторы удержания и текучести персонала. В нем приведены данные мировых исследований в идеологии BigData HR. Я хочу проверить некоторые выводы, сделанные в этом исследовании, но для этого мне нужна ваша помощь – уважаемые HR-ы! И гарантирую, что вы получите собственную added value, а не только поработаете на проверку чьих-то гипотез.
Я предлагаю вам провести опрос в компании либо, что было бы интересней, включить вопросы в анкету exit interview (выходное интервью), а часть информации можно сразу заносить в архив данных о работнике (источник трафика / подбора). Кстати говоря, в данном посте мы рассматриваем частные гипотезы, но если вы схватите основной принцип, то готов под вашу компанию обсуждать более широкие опросники и исследования.
Цель опроса / исследования:
Проверить влияние на текучесть персонала некоторых факторов. А именно:
