Перевод статьи The Exit Interview Data Analysis Process in 7 Steps

Гайд от команды Erik van Vulpen 

Процесс анализа данных exit-интервью за 7 шагов 

Анализ данных выходного интервью — это ключ к максимальному использованию процесса выходного интервью. Данные о том, почему сотрудники уходят, могут помочь вам лучше понять, что влияет на текучесть кадров в вашей организации и что вы можете с этим поделать.

Содержание

1. Что такое exit интервью?
2. Зачем проводить exit интервью?
3. Процесс анализа данных exit интервью

Что такое exit интервью?

Выходное интервью — это беседа один на один с увольняющимся сотрудником с целью получения отзывов об его опыте работы в организации. Собеседование должна проводить нейтральная третья сторона, обычно это представитель отдела кадров. Они задают набор конкретных, единообразных вопросов каждому сотруднику, увольняющемуся с работы.

Этот заключительный этап пути сотрудника обеспечивает завершение и позволяет ему быть услышанным в обстановке, где он может выразить свое мнение откровенно. Их мнения и предложения дают представление об обстоятельствах их ухода и о том, как организация рассматривается глазами сотрудника. Это способ узнать, что могло пойти не так и можно ли что-то сделать, чтобы предотвратить подобные происшествия в будущем.

Эта информация может помочь вам выявить коренные причины текучести кадров и другие проблемные области. Затем вы можете обратиться к ним, чтобы улучшить рабочую среду и удовлетворенность сотрудников.

Зачем проводить exit интервью?

Преимущества выходных собеседований делают их стандартной процедурой для работодателей любого размера. Выходное интервью является ценным инструментом по многим причинам, в том числе:

• Лучше понять, почему люди уходят.
• Предоставление сотрудникам возможности высказать свое мнение.
• Сбор данных, которые могут повысить эффективность организации и повысить удержание сотрудников.
• Возможность привлечь менеджеров к ответственности, когда это необходимо.
• Выяснение того, имеют ли место какие-либо незаконные или неэтичные действия.
• Предоставление бывшим сотрудникам положительного итогового впечатления об организации для продвижения вашего бренда работодателя.

Важность оффборда

Точно так же, как адаптация дает новым сотрудникам соответствующую информацию и проводит их через основные процедуры, оффбординг необходим для надлежащего завершения жизненного цикла сотрудника. Оффбординг охватывает все необходимые задачи, оформление документов и юридические требования, а также прекращение трудовых отношений на хороших условиях.

Последнее впечатление о компании увольняющиеся сотрудники получают во время увольнения. Они могут уйти либо как обиженный противник, либо как защитник, высоко отзывающийся об организации. Независимо от того, что привело к их уходу, оффборд может отправить их в путь с уважением и профессионализмом.

Собеседования при увольнении являются важной частью увольнения и должны проводиться, когда сотрудники увольняются при любых обстоятельствах, например, при увольнении, расторжении трудового договора или контракта, увольнении или выходе на пенсию. Они позволяют сотрудникам быть услышанными и устранять недоразумения. Собеседования при увольнении также предоставляют HR информацию о том, почему сотрудники уходят, которую иначе они не получили бы.

Процесс анализа данных выходного интервью

Чтобы извлечь максимальную пользу из выездных интервью, вам необходимо проанализировать собранные в ходе них данные. Так вы преобразуете обратную связь от сотрудников в полезную информацию. Затем вы сможете использовать его для внесения изменений и улучшений.

Вот обзор 7 шагов, связанных с проведением анализа данных вашего выходного собеседования:

1. Определите проблему

Первый шаг в процессе анализа данных выходного интервью — понять, чего вы пытаетесь достичь. Вам нужно будет сотрудничать с руководством и другими заинтересованными сторонами, чтобы понять, каковы потребности бизнеса. Какую проблему вы хотите, чтобы данные помогли вам решить?

Опишите цель, сформулировав формулировку проблемы, например:

• Лучшие сотрудники не удерживаются.
• Люди постоянно увольняются с определенной должности или отдела.
• Молодые работники уходят, как только достигают определенного уровня трудоустройства.

Затем вы превращаете формулировку проблемы в вопрос, на который вы хотите, чтобы данные ответили. Примером может быть: «Как нам удержать лучших специалистов?» Затем сделайте еще один шаг вперед и сформулируйте как можно более конкретный вопрос: «Как нам удержать самых талантливых специалистов на позициях руководителей групп?»

Далее вы сможете определить желаемый результат, который принесет пользу компании. Это может быть так: «Удержание лучших специалистов на позициях руководителей групп сохранит производительность и обеспечит резерв потенциальных кандидатов для управления более высокого уровня».

2. Определите, какие данные exit интервью будут собраны.

Как только вы поймете, что ищете, вам нужно решить, какие данные вам понадобятся и как их собрать. Следует учитывать два типа данных: качественные и количественные. Давайте посмотрим на это.

Качественные данные:

Качественные данные выражают субъективные и интерпретационные качества, которые нельзя измерить численно, но можно наблюдать, записывать и классифицировать. Этот тип данных что-то аппроксимирует и характеризует.

Этот тип данных собирается из таких форматов, как опросы, анкеты и интервью с открытыми вопросами. Он определяет черту и выражает ее без цифр.

Примерами качественных данных выходных интервью могут быть:

• Рабочая среда инклюзивная, но требовательная.
• Организационная культура способствует сотрудничеству и инновациям.

Количественные данные:

Количественные данные выражаются в цифрах и могут быть проверены и подтверждены, что позволяет вам определить, сколько, сколько и как часто. Этот тип данных можно собрать во время выходных интервью, предлагая числовой рейтинг ответов.

Например, количественные данные выходного интервью могут быть следующими:

• 65% увольняющихся сотрудников оценивают компанию как работодателя на 3 балла из 5.
• 25% увольняющихся сотрудников оценивают своих руководителей за беспристрастность ниже 4 из 5.

3. Соберите данные выходного интервью

Теперь, когда у вас есть стратегия сбора данных, вам нужно разработать процесс выездного интервью для сбора необходимой информации. Вот обзор того, что это влечет за собой:

Установить функции:

Помимо решения конкретной бизнес-задачи, выездные интервью служат и другим целям, к которым относятся следующие:

• Официальное оформление трудовых отношений.
• Увидеть снимок опыта сотрудников и общее восприятие корпоративной культуры.
• Выявление того, что работает, и где находятся проблемные области.
• Узнать, будет ли бывший сотрудник продвигать организацию в будущем.

Разработайте эффективный опрос/вопросы для выходного интервью:

Задавая правильные вопросы, вы получите лучшие результаты. Использование шаблона выходного собеседования может помочь вам сохранить единообразие. Убедитесь, что вопросы:

• Сформулировано непредвзято, чтобы поощрять честные ответы.
• Стандартизировано для получения согласованных данных.
• Представлено с достаточным временем для ответа.
• Возможность предложить несколько открытых ответов для получения более подробной информации.

Полезно сосредоточить вопросы на оценке определенных компонентов работы. Мы создали подробный список типов вопросов, которые следует задавать.

Вот краткое описание пяти категорий и пример вопроса для каждой из них:

1. Сотрудник: «Объясните обстоятельства, побудившие вас искать другую работу».
2. Работа: «Соответствует ли работа вашим ожиданиям с момента, когда вас впервые наняли?
3. Культура компании: «Как бы вы определили культуру нашей компании?»
4. Рабочая обстановка: «Что вам больше всего понравилось в приходе на работу?»
5. Ресурсы/технологии: «Были ли у вас инструменты, необходимые для того, чтобы максимально эффективно выполнять свою роль?»

Проведите выездное интервью:

Помимо правильных вопросов, для проведения успешного выездного собеседования существует некоторая административная логистика. Вот несколько советов:

• Запланируйте собеседование как можно ближе к отъезду человека. Если они будут стоять одной ногой за дверью, они будут чувствовать себя более комфортно, будучи открытыми и искренними.
• Используйте автоматизированные системы для оптимизации сбора и анализа данных.
• Помните, что некоторые вопросы могут вызвать эмоциональную реакцию, особенно когда сотрудника увольняют.
• Обеспечьте конфиденциальность того, чем они делятся, и проявите признательность за их вклад.

4. Очистите данные выходного интервью

Прежде чем приступить к анализу данных выходного интервью, вы должны убедиться в их достоверности. Когда данные собираются из нескольких источников, может произойти дублирование и неправильная маркировка. «Чистые» данные будут полными, последовательными и точными. «Грязные» данные отражают ошибки и несоответствия. Если вы приложите усилия к ошибочным данным, вы потеряете время и помешаете получению результатов.

Очистка данных — это распознавание и исправление ошибок в необработанных данных. Чтобы сохранить качество данных, вы можете выполнить следующие задачи по очистке данных:

• Извлеките ненужные точки данных, которые не способствуют анализу.
• Выявляйте дубликаты и удаляйте выбросы и существенные ошибки.
• Унифицируйте данные, упорядочив макет и исправив опечатки.
• Найдите пропущенные значения и заполните пробелы.

Мы разработали подробное руководство о том, какие инструменты и функции Excel могут помочь вам в очистке данных в Excel.

Некоторые из них включают в себя:

• Как удалить дубликаты
• Сортировка данных
• Преобразование данных (с помощью функций ЗНАЧЕНИЕ и ТЕКСТ).

5. Анализ данных

Теперь пришло время проанализировать данные выходного интервью и получить некоторую информацию. Индивидуальные выездные интервью, возможно, не являются богатым источником данных, но в совокупности они выявляют определенные тенденции и закономерности.

Вам нужно будет определить, какие инструменты использовать для анализа данных. Ваше программное обеспечение для управления талантами или HR, вероятно, имеет какой-то компонент отключения, но он может быть недостаточно подробным. Существуют различные технологические решения, специально предназначенные для данных выходных интервью, но Excel также является мощным и легкодоступным инструментом.

В нашем подробном руководстве по инструментам и функциям Excel также представлены несколько инструментов, которые вы можете использовать для анализа данных. К ним относятся:

• Использование срезов и фильтров
• Сводные таблицы

Ваш подход к анализу данных будет зависеть от того, что вам нужны данные. Наша статья о типах HR-аналитики может дать вам более полную информацию, но анализ данных обычно подпадает под одну из следующих четырех категорий:

1. Описательный анализ: обобщает данные и описывает то, что произошло. (Пример: количество сотрудников, покинувших организацию за год.)
2. Диагностическая аналитика: определяет, почему что-то произошло. (Пример: определение наиболее часто раскрываемой причины увольнения людей.)
3. Прогнозный анализ: формулирует будущие тенденции, создавая модели на основе исторических данных. (Пример: Прогноз текучести кадров на следующий год.)
4. Предписывающий анализ: применяет прошлые и настоящие данные для выработки рекомендаций для будущих решений. (Пример: определение областей взаимодействия сотрудников, требующих принятия мер для предотвращения текучести кадров.)

Вы можете отслеживать несколько показателей, которые покажут тенденции в данных вашего выходного собеседования, в том числе следующие:

• Коэффициент текучести кадров: количество уволившихся сотрудников по сравнению со средней численностью сотрудников. Возможно, вы захотите разбить это на добровольную и непроизвольную текучесть кадров.
• Коэффициент удержания: количество сотрудников, принятых на работу после вычета тех, кто уволился в течение установленного периода.
• Коэффициент удержания на менеджера: количество увольнений на отдел/менеджера в процентах от всех увольнений.
• Коэффициент удержания лучших/низких сотрудников: количество лучших или худших сотрудников, которые остаются в компании в течение определенного периода, по сравнению с общим количеством сотрудников на начало этого периода.
• Процент завершения выходных собеседований – количество завершенных выходных собеседований по сравнению с предложенным количеством.

6. Поделитесь своими мыслями с заинтересованными сторонами

Интерпретация полученных результатов и составление выводов — это кульминация анализа данных. Вам нужно будет подготовить отчет и представить его заинтересованным сторонам. В нем должен быть описан процесс выездного собеседования, какие данные вы собрали, а также некоторые идеи о том, что необходимо решить. Вы также должны быть готовы дать предложения о том, как действовать.

Для оптимального воздействия отчет должен содержать методы визуализации данных. Представление данных в иллюстративной форме дает заинтересованным сторонам более наглядный способ понять информацию. Диаграммы, графики, круговые диаграммы, цвета, формы и т. д. — все это объединяет числа в картину, которую люди, не обладающие техническими знаниями, могут лучше видеть и понимать.

Также важно адаптировать информацию, которую вы представляете, в соответствии с потребностями вашей аудитории. Сосредоточение внимания на том, что больше всего интересует определенных заинтересованных сторон, придаст вашим выводам и идеям больше доверия.

7. Определите действия, которые необходимо предпринять

После того, как вы собрали и проанализировали полезные данные выходного интервью, пришло время преобразовать полученные знания в решения. Вы должны быть в состоянии определить вопросы, требующие внимания, и принять основанные на данных решения для определения своих следующих шагов.

Вы можете использовать данные исследования увольнений для изменения политики и практики, которые улучшат текучесть кадров и уровень удержания сотрудников. Зная основные причины ухода сотрудников, вы можете изучить, как этому способствуют различные аспекты опыта сотрудников.

Вот несколько методов ведения бизнеса, которые вы, возможно, захотите изучить на предмет потенциальных недостатков:

• Стратегии рекрутинга/найма
• Профессиональное обучение/развитие персонала
• Регистрация
• Целевой коучинг/обучение менеджеров
• Реализация менторской программы
• Проблемы баланса между работой и личной жизнью
• Компенсационный и социальный пакет

Заключение

Собеседования при выходе дают сотрудникам надлежащие проводы и предоставляют полезную информацию. Данные этих простых оценок культуры и рабочей среды компании могут выявить основные проблемы, которые могут способствовать низкой удовлетворенности сотрудников. Вооружившись этими данными, HR-специалисты могут предложить стратегические решения, которые позволят сократить нежелательную текучесть кадров и удержать лучших специалистов.