Перевод статьи Your Actionable Guide For Remote Onboarding in 2023 (Includes Free Checklist)

Статья от команды Erik van Vulpen 

ПРИГЛАШАЮ ОТСЛЕЖИВАТЬ НАС В ТЕЛЕГРАМ 

Практическое руководство по адаптации удаленных сотрудников в 2023 году 

Настройте своих новых сотрудников и свою организацию на успех с помощью хорошо продуманного процесса удаленной адаптации. Этот решающий этап закладывает основу для здоровых и прочных отношений между работником и работодателем.

В этом подробном руководстве представлены практические шаги для HR-специалистов по созданию успешного процесса удаленной адаптации, дополненные удобным чек-листом. Давайте погрузимся!

Содержание

• Что такое удаленная адаптация?
• Проблемы удаленной адаптации
• Бесплатный контрольный список для удаленной адаптации
• Как успешно адаптировать удаленных сотрудников
• Практический пример: процесс удаленной адаптации GitLab

Что такое удаленная адаптация?

Удаленная адаптация — это процесс ознакомления новых сотрудников с организацией, ее людьми и ее культурой. Он отличается от традиционной адаптации сотрудников, поскольку, как следует из этого термина, он происходит полностью удаленно.

Поскольку с начала пандемии в 2020 году количество удаленной работы резко возросло, традиционных методов адаптации уже недостаточно. Исследование McKinsey, проведенное весной 2022 года, показало, что в США 35% сотрудников имели возможность работать из дома полный рабочий день, а 90% могли работать по гибридной модели.

В Европе цифры различаются в зависимости от страны. Данные Евростата и Statist показывают, что в 2022 году 30% работников регулярно работали из дома. Нидерланды, однако, намного опережают другие страны: 65% населения работают удаленно, по крайней мере, часть времени, в то время как, например, в Великобритании этот показатель составляет чуть более 15%.

Когда дело доходит до адаптации новых сотрудников, рост удаленной работы, особенно при полной занятости, требует другого подхода.

Проблемы удаленной адаптации

Удаленная адаптация представляет собой уникальные проблемы для HR-специалистов. Хотя некоторые проблемы частично совпадают с традиционной адаптацией, другие специфичны для удаленных сотрудников. Вот основные проблемы, которые следует учитывать:

• Коммуникация. Удаленное общение требует тщательного рассмотрения каналов и методов для обеспечения взаимодействия, ясности и прочных отношений между работником и работодателем.
• Культура. Передача организационной культуры удаленным сотрудникам и предоставление им точного представления о компании становится более сложной задачей без физического рабочего пространства.
• Связь: Интегрировать новых сотрудников в команду сложнее без случайных встреч. Назначение собеседника становится решающим фактором для облегчения связей.
• Менеджер: Менеджеры с небольшим опытом управления удаленными командами или вообще без него могут испытывать трудности с эффективным привлечением удаленных сотрудников. Очень важно понимать уникальные особенности удаленного управления.

Чек-лист для удаленной адаптации

Как успешно адаптировать удаленных сотрудников

В этом разделе мы опишем шаги, которые могут предпринять HR-специалисты для успешного трудоустройства новых удаленных сотрудников. Каждый шаг решает конкретные задачи:

Шаг 1. Разработайте план адаптации

Следуйте той же структуре, что и при традиционном онбординге, включая пять основных этапов:

1. Предварительный период: Привлекайте новых сотрудников между подписанием письма с предложением и их первым днем на работе.
2. Первый день: Создайте запоминающийся и позитивный опыт для новых сотрудников.
3. Первая неделя: Помогите новым сотрудникам познакомиться с командой, компанией и ролью.
4. Первые 90 дней: Разработайте план на 30-60-90 дней, чтобы обеспечить эффективную интеграцию и добавленную стоимость.
5. Первый год: Оцените эффективность и обсудите будущие перспективы в конце первого года.

Давайте подробнее рассмотрим каждый из этих этапов.

1. Пре-бординг

Предварительная посадка необходима для того, чтобы новый сотрудник был вовлечен в работу в течение периода, в течение которого он подписал контракт, но еще не приступил к работе. Возможно, даже в большей степени, когда речь идет об удаленной роли, поскольку, вероятно, не было личной встречи с менеджером и командой.

Вот контрольный список, который поможет обеспечить беспроблемную предварительную посадку:

• Отправьте электронное письмо с практической информацией и приветственное видео. Настройте свое электронное письмо с приветствием в команде, чтобы предоставить важную информацию об оборудовании, разрешениях на удаленную работу, входах в системы компании и контактах для вопросов по ИТ и кадрам. Также сообщите им о программе знакомств, если ваша компания предлагает ее.
• Персонализированное приветственное видео: в зависимости от размера вашей организации создайте короткое видео от основателей компании и/или менеджера и команды нового сотрудника, предлагающее теплый прием и представление.
• Представьте собеседника: соедините нового сотрудника с его приятелем, который свяжется с ним, установит связь и укрепит чувство корпоративной культуры.
• Приглашайте на общественные мероприятия: помогите новым сотрудникам познакомиться с командой и культурой компании, приглашая их на виртуальные общественные мероприятия. Вдохновляйтесь примерами таких компаний, как Drift, которые организуют увлекательные онлайн-встречи для всех сотрудников.
• Приглашайте на профессиональные мероприятия: если в период подготовки к посадке происходят соответствующие отраслевые мероприятия, рассмотрите возможность пригласить нового сотрудника принять участие.
• Составьте план на 30-60-90 дней: дайте ясность в отношении обязанностей нового сотрудника и его ожиданий от работы, создав комплексный план.
• Информируйте команду: убедитесь, что команда знает о своем новом коллеге, и предложите им прислать приветственные сообщения или видео. Это особенно важно в удаленной обстановке.
• Составьте программу адаптации: поделитесь подробной программой с новым сотрудником, описав его первый день и неделю. Включите встречи с членами команды, презентации компаний и обсуждения с менеджерами и отделом кадров.
• Оставайтесь на связи: регулярно общайтесь с новым сотрудником и поощряйте его задавать вопросы. Поддержание открытого общения во время предварительной посадки имеет решающее значение для их интеграции и успеха.

2. День первый: ознакомление

Первый день, ориентация на работу, больше связана с опытом, чем с информацией. Как мы уже говорили ранее, этот день должен стать для новых сотрудников запоминающимся и позитивным опытом, о котором они будут вспоминать.

Вот несколько ключевых вещей, на которых следует сосредоточиться в первый день:

• Теплый прием (связь и культура). Поскольку мы привлекаем удаленных сотрудников, важно создать теплый прием в Интернете. Подумайте о том, чтобы начать день с представления команды, где каждый сможет виртуально встретиться друг с другом. Командные традиции, такие как отправка приветственной коробки с персонализированной кружкой, могут сделать этот опыт еще более особенным.
• Встреча с менеджером: новый сотрудник должен провести виртуальную встречу со своим менеджером, чтобы обсудить повестку дня. Это также возможность для нового сотрудника задать любые вопросы, которые могут у него возникнуть.
• Напарник по адаптации (связи и культуры). Назначение напарника по адаптации имеет решающее значение для успешной удаленной адаптации. Этот человек предложит поддержку, поможет сотруднику ориентироваться в виртуальном рабочем пространстве и познакомит его с процессами, культурой и преимуществами компании.
• План на 30-60-90 дней (коммуникация и менеджер): в первый день менеджер должен познакомить нового сотрудника со своим 90-дневным планом. Это гарантирует, что новый сотрудник понимает свои обязанности и ожидает чего. Во время этой встречи менеджер также может поделиться еженедельным и ежемесячным графиком нового сотрудника. Сюда могут входить ежедневные или еженедельные встречи команд, ежемесячные бизнес-обновления и ежеквартальные личные командные дни.
• Обучение (коммуникация и культура): Дистанционное обучение требует дополнительного планирования. Подумайте о том, чтобы-нибудь из ИТ-отделов привлечь новых сотрудников во время их обучения. Кроме того, новые сотрудники должны пройти обучение по программному обеспечению связи и совместной работе, использовать электронную почту и любой метод программного обеспечения, чтобы получить новое отношение к своей должности. Напарник по адаптации также может дать рекомендации в этой области.

3. Первая неделя

В первую неделю новые сотрудники сосредотачиваются на ознакомлении со своей командой, компанией и своей ролью. Вот три ключевые вещи, которые следует учитывать:

• Связь с командой: в течение первой недели новые сотрудники проводят индивидуальные встречи со своими коллегами, чтобы построить отношения и понять, как они будут сотрудничать.
• Проверка менеджеров: менеджеры должны связываться с новыми сотрудниками по крайней мере один раз в день (желательно два раза в удаленной среде), чтобы убедиться, что все идет хорошо, ответить на любые вопросы и определить области для улучшения.
• Дальнейшее обучение. Удаленные сотрудники часто работают со сложными программными инструментами и системами, поэтому в течение первой недели необходимо провести тщательное обучение. Должна быть доступна ИТ-поддержка для решения любых технических проблем.

Приятель нового сотрудника также играет решающую роль на этой неделе. Они предоставляют новым сотрудникам удобное место, где они могут задавать вопросы и выражать любые опасения или мысли.

4. Первые 90 дней

К концу первых 90 дней новые сотрудники должны быть полностью интегрированы в команду, культуру компании и эффективно выполнять свою роль. План на 30-60-90 дней идеально подходит для успешного достижения этой цели.

В удаленной обстановке обучение становится особенно важным в течение первых 90 дней работы нового сотрудника. Тип обучения может варьироваться в зависимости от должности, но примеры включают обучение под руководством инструктора, электронное обучение, обучение на рабочем месте и наставничество.

5. Первый год

Завершите первый год заключительной встречей, чтобы завершить процесс адаптации и провести первую оценку эффективности. На этой встрече осветите 4 ключевые области.

• Практические аспекты: убедитесь, что все практические вопросы были решены с момента начала процесса адаптации.
• Производительность: Оцените работу новых сотрудников и оцените их прогресс в достижении своих целей.
• Будущее: обсудите возможности обучения и развития, узнайте об их карьерных устремлениях и изучите их будущее внутри организации.
• Обратная связь. Соберите отзывы о процессе удаленной адаптации. Определите, что было успешным, и определите области для улучшения.

Шаг 2. Оценка успешности удаленной адаптации

Плохая адаптация может привести к нежелательной текучести кадров. Внедряя метрики онбординга, вы можете:

• Выявите любые проблемы в процессе удаленной адаптации.
• Повысьте эффективность вашей программы адаптации
• Предотвратите нежелательную текучесть кадров

Вот некоторые показатели, которые вы можете отслеживать:

• Время достижения продуктивности: измерьте, сколько времени потребуется новому сотруднику, чтобы начать работать и продуктивно работать.
• Текучесть новых сотрудников: отслеживайте количество сотрудников, которые уходят в течение первого года или определенного периода времени.
• Порог удержания: определите момент, когда новые сотрудники покидают организацию.
• Удовлетворенность при адаптации: оцените настроение новых сотрудников через определенный период времени.
• Новый коэффициент удержания сотрудников на одного менеджера: выявите любые потенциальные проблемы в конкретных командах.
• Уровень завершения обучения. Отслеживайте, сколько новых сотрудников завершили обучение.
• Обратная связь на 360 градусов: собирайте мнения тех, кто взаимодействует с новыми сотрудниками, чтобы оценить эффективность вашей программы удаленной адаптации.
• Неформальная обратная связь: задавайте новым участникам открытые вопросы, чтобы оценить уровень их удовлетворенности.

Для более глубокого изучения этих и других показателей прочтите нашу статью о показателях адаптации.

Шаг 3. Подготовьтесь к удаленной адаптации

Прежде чем приступить к удаленной адаптации, важно быть полностью подготовленным. Хотя этот шаг может произойти позже, крайне важно иметь все необходимое для плавного перехода. Вот несколько ключевых факторов, которые следует учитывать:

• Технические требования. Сотрудничайте со своим ИТ-отделом, чтобы оценить технологические потребности для удаленного внедрения. Они будут знать, что доступно в настоящее время и что, возможно, потребуется реализовать.
• ИТ-поддержка: ИТ-поддержка необходима в удаленной среде. Во время встречи с ИТ-отделом обсудите поддержку, необходимую новым сотрудникам. Определите, когда ИТ-специалисты должны быть доступны для оказания помощи, и убедитесь, что все знают, кто и когда начинает работу.
• Привлечение друзей. Успешный процесс удаленной адаптации часто включает в себя программу адаптации друзей. Настройте эту программу перед адаптацией, чтобы новые сотрудники могли с самого начала объединиться со своими приятелями.
• Метрики: важно установить метрики, которые будут использоваться для оценки успеха вашего процесса удаленной адаптации. Это поможет HR и организации отслеживать прогресс и вносить необходимые коррективы.

Выполнив эти шаги для подготовки, вы будете хорошо подготовлены и готовы уверенно приступить к удаленной адаптации.

Практический пример: процесс удаленной адаптации GitLab

GitLab создал главную страницу, на которой представлен четкий и информативный обзор процесса адаптации в компании. Он включает ссылки на дополнительные страницы адаптации и шаблоны для новых сотрудников.

Новички могут найти информацию о звонке TaNewKi в GitLab, предварительном звонке, где они могут встретиться с будущими коллегами, пообщаться и задать вопросы.

На странице также представлен обзор соответствующих каналов Slack, к которым будут добавлены новые члены команды. Кроме того, существует список соответствующих ссылок для адаптации команды продаж, адаптации разработчиков и т. д.

Что отличает эту страницу, так это ее гибкость. Новые сотрудники могут проходить через это в своем темпе и в любое удобное для них время.

Подводя итоги

Поскольку число людей, работающих удаленно, продолжает расти, становится все более важным иметь надежный процесс удаленной адаптации. Это требует от HR-специалистов переосмыслить свой подход к адаптации. Шаги, обсуждаемые в этой статье, служат ценной отправной точкой для создания успешного опыта удаленной адаптации.

ПРИГЛАШАЮ ОТСЛЕЖИВАТЬ НАС В ТЕЛЕГРАМ