Перевод статьи How To Perform an HR SWOT Analysis

Статья от команды Эрика ван Вулпена. 

ПРИГЛАШАЮ ОТСЛЕЖИВАТЬ НАС В ТЕЛЕГРАМ 

Как провести SWOT-анализ HR

SWOT-анализ HR позволяет HR-команде получить четкое представление о внутренних и внешних факторах, влияющих на вашу деятельность. Тщательный анализ сильных и слабых сторон, возможностей и угроз подготовит вас к созданию эффективных стратегий управления персоналом.

Содержание

• Что такое SWOT-анализ?
• Почему HR должен проводить SWOT-анализ?
• Как HR может провести SWOT-анализ
• Советы по проведению SWOT-анализа
• Пример SWOT-анализа HR

Что такое SWOT-анализ?

SWOT означает:

• Strengths - Сильные стороны,
• Weaknesses - Недостатки, слабости,
• Opportunities - Возможности,
• Threats - Угрозы.

Сильные и слабые стороны — это внутренние факторы внутри организации, которыми можно управлять. Возможности и угрозы – это внешние факторы вне организации, находящиеся вне контроля HR.

Как команда HR, рассмотрите возможность анализа этих факторов, чтобы определить свою роль в поддержке миссии организации.

Почему HR должен проводить SWOT-анализ?

HR отвечает за всю деятельность, связанную с персоналом в организации. Он нанимает людей, которые помогают в достижении его целей.

Чтобы обеспечить согласованность работы HR-отдела с организацией, HR-руководители должны участвовать в обсуждениях на высоком уровне с высшим руководством компании. Это позволит HR понять стратегическое направление компании, чтобы лучше подготовиться и подготовить рабочую силу для удовлетворения ее потребностей.

SWOT-анализ для отдела кадров позволяет выявить внутренние и внешние факторы, влияющие на человеческие ресурсы в вашей организации, поэтому команда может создавать долгосрочные стратегии, ориентированные на планирование и развитие персонала.

Вы можете выполнить SWOT-анализ, чтобы измерить компетенции вашей организации на индивидуальном уровне и уровне отдела. Сотрудники и команды могут определить, например, какими навыками они обладают в настоящее время, а также теми способностями, которыми им не хватает. Собрав всю информацию, вы узнаете существующие сильные и слабые стороны и сформулируете планы по приобретению навыков или сотрудников, которые недоступны, но необходимы в долгосрочной перспективе.

Преимущества SWOT-анализа для HR

SWOT-анализ позволяет вам анализировать внутренние и внешние факторы, которые играют значительную роль в функциях и целях HR.

Знание своих сильных сторон поможет вам в достижении долгосрочных и краткосрочных целей. Изучение своих слабостей позволяет устранить недостатки или улучшить определенные области. Возможности дают представление о следующем направлении вашего отдела. Угрозы могут предупредить вас о потенциальных проблемах и рисках в будущем.

SWOT-анализ может помочь отделу кадров решить, какие области сильны, а какие находятся в упадке, чтобы можно было соответствующим образом распределить ресурсы. Руководителям отдела кадров рекомендуется проводить SWOT-анализ два раза в год, чтобы проверить, как изменились требования к персоналу за определенный период и как реагировать на эти изменения.

Как HR может провести SWOT-анализ

1. Определите свои сильные стороны

Сильные стороны относятся к активам, которые могут поддержать вашу стратегию и функцию HR. Это внутренние факторы внутри отдела кадров, которые могут помочь направить организацию к ее целям.

Несколько вопросов, которые стоит рассмотреть, чтобы определить свои сильные стороны:

• Каких достижений добился HR?
• Чем HR отличается от HR-отделов других организаций?
• Чем хорош HR-отдел? Например, наличие доступа к HR-инструментам или нишевым/специализированным навыкам.

2. Знайте свои слабости

Слабые стороны — это внутренние факторы, которые служат «обязательствами», которые могут негативно повлиять на организацию.

Несколько вопросов, на которые следует обратить внимание, чтобы узнать свои слабые стороны:

• В каких областях HR вы сейчас неэффективны?
• Какие внутренние факторы мешают HR достичь своих целей?
• Каких ресурсов вам не хватает в вашем отделе кадров (людей, технологий, ресурсов)?

3. Раскройте свои возможности

Возможности — это внешние факторы, которые могут привести к росту отдела кадров. Это может означать, что компания стремится расширить спектр услуг или выйти на новые места, что означает дополнительную кадровую поддержку. Если компания желает получить преимущество на новом рынке, ей может потребоваться дополнительная рабочая сила или обучение существующих сотрудников, чтобы они приобрели новые навыки для запуска новых услуг.

Некоторые вопросы, которые следует учитывать при раскрытии своих возможностей:

• Какие внешние ресурсы вы можете использовать для достижения своих HR-целей?
• Какие HR-технологии будут востребованы в будущем?
• Какие HR-инструменты или технологии компания может приобрести или использовать, чтобы HR мог выполнять свою работу более эффективно?
• Как заинтересованные стороны относятся к отделу кадров?

4. Определите свои угрозы

Угрозы для отдела кадров – это внешние факторы, которые негативно влияют на организацию.

Некоторые вопросы, о которых следует подумать при выявлении угроз:

• Будет ли автоматизация выполнять задачи, которые раньше выполняла HR-команда?
• Как ваши целевые кандидаты или HR-индустрия относятся к вашей организации?
• Есть ли у HR-команд других компаний определенное преимущество перед вашей?

Проведение SWOT-анализа HR для организации.

Эти соображения помогут вам определить сильные и слабые стороны, возможности и угрозы для человеческих ресурсов вашей организации:

1. Сильные стороны

Сильный бренд работодателя

Сильный бренд работодателя необходим, если вы хотите выделиться на рынке труда и привлечь первоклассных кандидатов. Думайте о Google и Apple как о образцовых организациях, которые ежедневно получают тысячи заявок.

Наличие узнаваемого бренда работодателя не только полезно для вашей репутации, но и помогает снизить затраты на подбор персонала. Вам не придется тратить слишком много денег на рекламу вакансий или найм кадрового агентства, поскольку вы естественным образом привлекаете кандидатов.

Конкурентный компенсационный пакет

Отчет Willis Tower Watson показал, что 73% работодателей заявили, что конкурентный рынок труда является основной причиной повышения зарплат. И 46% этих работодателей увеличат свой бюджет заработной платы, чтобы помочь своим сотрудникам справиться с инфляцией.

Конкурентоспособный пакет оплаты труда оказывает существенное влияние на удовлетворенность сотрудников. Сотрудники, которые чувствуют, что их работа хорошо оплачивается, с большей вероятностью сохранят мотивацию и даже приложат все усилия, выполняя свою работу, чтобы помочь достичь целей компании. Если HR может обеспечить щедрое вознаграждение сотрудникам, это также может повысить их моральный дух и снизить текучесть кадров.

2. Слабые стороны

Ограниченные ресурсы

Основная функция HR — поддержка сотрудников компании. Их работа — от найма и адаптации до выходных собеседований — обеспечить, чтобы о сотрудниках хорошо заботились во время их трудоустройства: хорошие условия труда, справедливая оплата и возможности для профессионального роста и развития.

Недостаточные ресурсы будут ограничивать его работу. Например, ограниченный бюджет на набор персонала может затянуть процесс найма. Существующие члены команды будут чувствовать усталость и демотивацию из-за дополнительной рабочей нагрузки. Или неспособность достичь целевых показателей производительности из-за нехватки кадров. В любом случае, это в конечном итоге ограничивает эффективность бизнеса.

Высокая текучесть кадров

Коэффициент текучести кадров учитывает количество людей, покинувших компанию за определенный период. Высокая текучесть кадров означает, что компания не может удерживать свой персонал в течение длительного времени. Чтобы удовлетворить и удержать сотрудников, требуется работа. Есть множество причин, по которым люди уходят в отставку: низкая заработная плата, бесхозяйственность, плохая корпоративная культура и отсутствие карьерного роста.

Когда у вас высокая текучесть кадров, вы теряете высокопроизводительных сотрудников среди конкурентов, возможно, рискуя своим конкурентным преимуществом. Вовлеченность сотрудников снижается. Деловая деятельность остановлена. Важные деловые решения откладываются из-за необходимости увеличения штата сотрудников.

3. Возможности

Инвестиции в HR-технологии

Инвестиции в HR-технологии могут ускорить HR-операции за счет автоматизации и оптимизации повторяющихся задач, таких как проверка кандидатов, адаптация, расчет заработной платы, хронометраж, а также создание и ведение учета сотрудников. Автоматизация управления персоналом может сэкономить время, позволяя вашему персоналу сосредоточиться на более важных или сложных функциях управления персоналом. Это также может сделать HR-процессы более прозрачными, эффективными и последовательными.

HR-технологии также используют искусственный интеллект, поэтому вы также можете использовать его для более сложных функций, таких как VR/AR. Например, вы можете использовать VR для обучения сотрудников использованию нового оборудования. Или во время подбора персонала вы можете использовать виртуальную реальность, чтобы провести людей по вашему офису и дать им представление о вашем рабочем пространстве или культуре компании.

Изменение кадровой политики

Изменение методов работы привело к появлению новой кадровой политики, которая позволяет сотрудникам хорошо выполнять свою работу. Постоянно развивающиеся технологии и «новая норма» открыли новые способы максимизировать производительность труда работников и одновременно повысить их удовлетворенность.

Например, многие технологические компании предлагают удаленную/гибридную работу. Prodoscore, лидер в области программного обеспечения для наблюдения за сотрудниками, сообщил о повышении производительности труда своих удаленных сотрудников на 47%. Для многих людей удаленная работа привлекательна, поскольку она дает им баланс между работой и личной жизнью. У них есть больше времени, чтобы провести его с семьей, позаботиться о себе или заняться хобби. Более того, сотрудники, работающие на дому, экономят в среднем 40 минут в день на поездках на работу и деньги, потраченные на обед во время офисных перерывов.

4. Угрозы

Плотный рынок труда

Если конкуренты нанимают сотрудников на определенные должности, разгорается война за таланты. Особенно на рынке труда, где вакансий много, а талантливых специалистов мало. В отчете Korn Ferry говорится, что к 2030 году более 85 миллионов рабочих мест могут остаться незаполненными, поскольку для их заполнения может не хватить квалифицированных специалистов. Если не остановить нехватку талантов, к 2030 году к 2030 году нереализованная годовая выручка может составить около 8,5 триллионов долларов.

HR должен разработать стратегии по привлечению и удержанию лучших специалистов. Предложение привлекательных компенсационных пакетов или гибкий график работы популярно среди ИТ-специалистов в отрасли, в которой постоянно наблюдается жесткая конкуренция. В противном случае вы рискуете потерять своих сотрудников в других организациях, которые предлагают лучшую оплату или условия труда.

Конфиденциальность данных

В связи с растущим числом компаний, использующих облачные вычисления для хранения бизнес-данных, безопасность кадровых данных сейчас важна как никогда.

HR-команда должна быть в состоянии убедить своих сотрудников в том, что их личные данные — номер социального страхования, банковская информация — в безопасности. В противном случае работодатель столкнется с последствиями неспособности защитить данные о сотрудниках: штрафами, судебными исками и испорченной репутацией.

Проведение SWOT-анализа HR-проектов

Как уже упоминалось, SWOT-анализ также применим к HR-проектам. Он также предназначен для оценки практически всего, будь то долгосрочные или краткосрочные инициативы.

HR-проекты могут варьироваться от разработки процессов набора стажеров и учеников, реализации мероприятий по сплочению команды до реализации программы направления сотрудников.

Вот как провести SWOT-анализ для HR-проектов:

Сильные стороны

• Каковы преимущества запуска этого HR-проекта?
• Какие преимущества мы имеем в отделе/организации, чтобы сделать этот проект успешным?
• Что делает этот проект уникальным по сравнению с другими существующими проектами внутри компании или HR-проектами других организаций?

Недостатки

• Каковы выявленные недостатки при планировании и реализации этого проекта?
• Какие ресурсы необходимы для реализации этого проекта, которых нет у HR-департамента?
• Каковы потенциальные внутренние препятствия (со стороны других отделов) при реализации этого проекта?

Возможности

• Есть ли у этого проекта возможность помочь другим HR-процессам?
• Можно ли повторить этот конкретный проект в другом HR-проекте?
• Можно ли повторить этот проект в других ведомствах?

Угрозы

• Какие внешние факторы могут помешать этому HR-проекту?
• Что делают ваши конкуренты, что может помешать вашему HR-проекту?
• Существует ли законодательство или нормативные акты, которые могут повлиять на ваш HR-проект?

Важно отметить, что к SWOT-анализу HR-проектов следует также привлекать другие заинтересованные стороны, чтобы HR-команда могла получить честное представление о своей работе и о восприятии, которое она создает внутри компании, по сравнению с тем, что они видят снаружи.

Советы по проведению SWOT-анализа

Эффективный SWOT-анализ требует сбора правильных данных и их использования для принятия правильных кадровых решений. Вот советы по проведению SWOT-анализа в сфере HR:

1. Определите ключевых заинтересованных сторон: сотрудники, руководство, отрасль и сообщество способствуют выявлению и анализу факторов в каждой категории (сильные и слабые стороны, возможности и угрозы), поэтому важно получить информацию от каждого сектора.
2. Запланируйте сеанс мозгового штурма с каждой заинтересованной стороной, чтобы выявить сильные и слабые стороны, которые влияют друг на друга и на организацию в целом. Мозговой штурм приносит новые перспективы и идеи, которые, возможно, не произойдут, если встреча будет проводиться только внутри HR-команды. Проведите исследование для сбора данных о возможностях и угрозах. Избегайте догадок, подкрепляя свои исследования цифрами, графиками или изображениями, где это возможно.
3. Поскольку SWOT-анализ станет основой вашей стратегии управления персоналом, необходимо установить и измерить важные ключевые показатели эффективности, чтобы подтвердить ваши выводы. Примерами ключевых показателей эффективности являются текучесть кадров, время найма и т. д.
4. Создайте свой SWOT-анализ. Перечислите все факторы, полученные от заинтересованных сторон, и расположите их в порядке важности: от самого важного к наименее важному. Приоритетные факторы, которые принесут наибольшую прибыль бизнесу, что, следовательно, позволяет поддерживать другие факторы.
5. Создайте планы действий, чтобы определить, что и если:
• Вы можете извлечь выгоду из своих сильных сторон, чтобы создать возможности на рынке.
• Вы можете использовать свои сильные стороны и возможности для устранения слабостей и угроз.
• Вы можете уменьшить угрозы по отношению к слабым местам
6. Храните список в месте, доступном для всех заинтересованных сторон. Время от времени пересматривайте его, чтобы в первую очередь учитывать приоритеты. Оцените, чтобы проверить, изменились ли вещи и ситуации, связанные с фактором, и соответствующим образом скорректируйте планы действий.

Пример SWOT-анализа HR

Вот пример вопросов, которые следует учитывать при проведении SWOT-анализа пробелов в навыках сотрудников:

Сильные стороны

• Какими нынешними навыками обладает компания, что помогает в достижении бизнес-целей?
• Каковы преимущества приобретения этих навыков?

Недостатки

• Каких навыков не хватает, что может помешать компании достичь поставленных целей?
• Какие направления бизнеса сейчас неэффективны?

Возможности

•  Какие инструменты и технологии доступны для повышения квалификации сотрудников?
• Есть ли в компании квалифицированные специалисты, готовые наставлять менее квалифицированных сотрудников? 
• Помогут ли другие методы обучения повысить квалификацию сотрудников, например,  обучение на рабочем месте?

Угрозы

• Приводит ли отсутствие навыков к потере компанией доли рынка или клиентов?
• Сможет ли автоматизация заменить существующие навыки сотрудников?

Ключевые выводы

SWOT-анализ HR позволяет HR-команде получить четкое представление о внутренних и внешних факторах.

Сильные и слабые стороны — это внутренние факторы внутри организации, которыми можно управлять.

Возможности и угрозы – это внешние факторы вне организации, находящиеся вне контроля HR.

Тщательный анализ сильных и слабых сторон, возможностей и угроз подготовит HR-команду к созданию эффективных стратегий.