Перевод статьи 25 Common (and Critical) HR Policies To Have in Place in 2024

ПРИГЛАШАЮ ОТСЛЕЖИВАТЬ НАС В ТЕЛЕГРАМ КАНАЛЕ 

25 важных HR-политик, которые необходимы в 2024 году

HR стремится разработать четко определенную кадровую политику, которая обеспечивает сотрудникам структуру и ясность в отношении ожиданий, связанных с поведением на рабочем месте, стандартами и параметрами. Помимо информирования сотрудников и руководителей о том, что от них ожидается, кадровая политика может помочь обеспечить последовательное обращение с персоналом компании и минимизировать юридические риски. Политика зависит от размера компании, отрасли и местоположения.

Наличие четкого набора политик и процедур управления персоналом позволяет менеджерам и отделу кадров принимать решения на основе деловых причин и объективных критериев, а не личных причин, предубеждений или предубеждений. Отсутствие четкой и прозрачной политики может в конечном итоге привести к недопониманию и потенциальным проблемам, поэтому компаниям важно проявлять инициативу и сделать разработку политики приоритетом.

В этой статье объясняются кадровые политики, почему они важны, и приводятся примеры 25 кадровых политик, которые необходимо иметь в организации.

Содержание

• Что такое HR-политика?
• Почему важны HR-политика и процедуры?
• 25 примеров HR-политики
• Как написать HR-политику

Что такое HR-политика?

Кадровая политика представляет собой официальное письменное руководство о том, как следует решать различные вопросы, проблемы и возможности, связанные с трудоустройством, на рабочем месте. Каждая отдельная кадровая политика обычно затрагивает одну тему и включает описание темы, к которой применяется политика (например, все сотрудники, сотрудники, работающие неполный рабочий день, сотрудники, работающие полный рабочий день, освобожденные, не освобожденные и т. д.), общие рекомендации по стандарты и ожидания для менеджеров и сотрудников, а также кто контролирует администрирование политики.

Он также включает процедуры отчетности для сотрудников и последствия нарушений политики. Кадровая политика может также включать дополнительные кадровые процедуры или стандарты, которые предоставляют более конкретную или пошаговую информацию об ожиданиях и администрировании политики. Опять же, кадровая политика различается в зависимости от компании, отрасли, штата и страны и обычно включается в справочник сотрудников компании, стандартные рабочие процедуры и во внутреннюю сеть компании.

Почему важны HR-политика и процедуры? 

Кадровая политика и процедуры важны, поскольку они обеспечивают ясность и конкретные рекомендации сотрудникам компании относительно того, что им необходимо соблюдать и как решать различные вопросы трудоустройства. Важно, чтобы политика охватывала широкий спектр тем и вопросов занятости и чтобы вопросы решались быстро и надлежащим образом.

Например, нарушение политики, произошедшее в июне, не должно откладываться на несколько месяцев. Хотя для изучения и расследования возможного нарушения политики может потребоваться некоторое время, следует приложить все усилия для решения проблемы и принятия всех необходимых мер как можно скорее. Это поддерживает политику компании и уменьшает потенциальные недопонимания между сотрудниками и менеджерами. Своевременное реагирование и разрешение также могут помочь снизить юридические риски для компании.

Кроме того, отдел кадров должен обеспечить, чтобы все сотрудники были осведомлены о своей кадровой политике и даже прошли обучение по ней. Ожидается, что сотрудники будут соблюдать все политики компании, но они должны быть осведомлены о том, в чем заключаются эти политики.

Компании также могут периодически подвергаться аудиту своей кадровой политики со стороны внешних агентств для обеспечения соблюдения требований. Если сотрудник подает иск, связанный с трудоустройством, в котором утверждается о дискриминации или притеснении, то орган, обеспечивающий соблюдение этих законов (например, Комиссия по равным возможностям трудоустройства или «EEOC»), скорее всего, запросит копию применимой политики компании в рамках своего расследования. .

Политика не призвана носить карательный характер. Скорее, они помогают определить и поддержать общее стратегическое видение компании в области управления персоналом. Несколько важных функций кадровой политики и процедур включают в себя:

• Механизм, помогающий документировать, сообщать и администрировать общекорпоративные стандарты.
• Помогите гарантировать, что политические вопросы или вопросы решаются своевременно и деликатно.
• Обеспечить руководство, справедливость, прозрачность и последовательное отношение при принятии решений о приеме на работу.
• Обеспечивать соблюдение федеральных, государственных и других применимых законов и правил, а также обеспечивать защиту от претензий при приеме на работу.
• Рассматривайте жалобы и жалобы сотрудников и определяйте для сотрудников, как они могут сообщать о проблемах.

25 примеров HR-политики

Ниже приведены некоторые примеры общих и важных кадровых политик, а также краткое описание каждой из них:

1. Заявление о политике трудоустройства по желанию / At-will employment policy statement

Сотрудники нанимаются и принимаются на работу «по своему желанию», что позволяет как работодателю, так и работнику прекратить трудовые отношения в любое время, если причина является законной.

Эта политика широко практикуется в Соединенных Штатах и может иметь различные правила в зависимости от штата. Важно отметить, что, хотя работодатель может прекратить трудовые отношения по любой причине, это не должно основываться на каких-либо дискриминационных мотивах, таких как пол, возраст, раса или религия.

Политика трудоустройства по желанию обеспечивает гибкость как работодателю, так и работнику, и важно ознакомиться с правилами штата, чтобы избежать каких-либо недобросовестных действий.

2. Политика недискриминации

Политика недискриминации является важным аспектом любого рабочего места. Это официальное заявление или набор руководящих принципов, которые четко выражают приверженность организации справедливому и равному обращению со всеми людьми, независимо от конкретных защищаемых характеристик или атрибутов.

Дискриминация по закону означает любое неблагоприятное обращение или действие, предпринятое против отдельного лица или группы людей на основании их принадлежности к защищенному классу. Сюда входят прием на работу, продвижение по службе, оплата, рабочие задания, графики работы и увольнения. Такая практика является незаконной и может привести к серьезным последствиям для работодателя.

Эта политика важна для продвижения разнообразия, справедливости и инклюзивности в вашей организации, а также для обеспечения соблюдения бизнесом соответствующих антидискриминационных законов и правил.

3. Политика борьбы с притеснениями / Anti-harassment policy

Политика борьбы с притеснениями имеет решающее значение для обеспечения безопасной и комфортной рабочей среды для сотрудников. Преследование можно определить как любое нежелательное поведение, которое нарушает достоинство человека или создает запугивающую, враждебную, унижающую достоинство, унизительную или оскорбительную атмосферу. Такое поведение может быть как сексуальным, так и несексуальным.

Политика борьбы с притеснениями должна содержать рекомендации по информированию о преследованиях в отдел кадров. Для отдела кадров также важно обеспечить, чтобы сотрудники чувствовали себя комфортно, сообщая о преследованиях, и чтобы они серьезно и надлежащим образом расследовали любые претензии и обвинения.

4. Возмездие / Retaliation

Репрессивные меры — это термин, который относится к любым неблагоприятным действиям, предпринятым работодателем в отношении сотрудника, который сообщил о нарушении правил или законов на рабочем месте. Формы возмездия могут включать увольнение или увольнение, исключение или изоляцию, враждебную рабочую среду, отказ от продвижения по службе или любое другое дискриминационное обращение.

Законы некоторых стран запрещают работодателям применять ответные меры в отношении своих сотрудников. Сотрудники, которые считают, что против них были преследованы, могут воспользоваться различными вариантами сообщения, такими как подача жалобы в отдел кадров или подача иска в суд.

HR должен иметь политику возмездия, чтобы защитить сотрудников, которые реализуют свои права и обязанности на рабочем месте, и способствовать этичному поведению на рабочем месте. Обеспечение соблюдения такой политики может помочь создать безопасную и справедливую рабочую среду для всех участников.

5. Политика в отношении социальных сетей

В современную цифровую эпоху социальные сети стали неотъемлемой частью бизнеса и нашей личной жизни. Тем не менее, для компаний важно создавать и обеспечивать соблюдение политик в социальных сетях, которые защищают репутацию компании, одновременно предоставляя рекомендации по учетным записям компании.

В исследовании, проведенном Pew Research Center, около половины всех работников, работающих полный или неполный рабочий день (51%), заявили, что на их рабочем месте соблюдаются правила использования социальных сетей во время работы. Кроме того, 32% работников указали, что у их работодателей есть рекомендации о том, как сотрудники должны представлять себя в Интернете в целом, а 63% указали, что их работодатель не обеспечивает соблюдение такой политики.

В конечном счете, политика в отношении социальных сетей может помочь предотвратить любое негативное влияние на репутацию компании и защитить от любых возможных юридических обязательств. Имея четкую и краткую политику в отношении социальных сетей, сотрудники могут лучше понять, как представлять компанию на платформах социальных сетей, обеспечивая позитивное и привлекательное присутствие в Интернете.

6. Политика удаленной работы

Поскольку компании все чаще переходят на гибридные или полностью удаленные схемы работы, крайне важно разработать комплексную политику удаленной работы. Эти политики помогают поддерживать производительность сотрудников и предотвращать потенциальное выгорание. Согласно исследованию, проведенному Buffer, 63% удаленных работников чувствуют себя обязанными проверять электронную почту по выходным, а 34% делают это даже во время отпуска. Еще 48% указали, что они часто работают в нерабочее время, а 44% сообщили, что в этом году работали больше по сравнению с предыдущими годами.

Если ваша компания предлагает варианты удаленной работы, важно иметь четко определенные политики, которые способствуют эффективной работе как менеджеров, так и сотрудников. Например, Microsoft призвала команды запланировать отправку сообщений в нерабочее время в рабочее время. Кроме того, ваша политика удаленной работы должна устанавливать четкие ожидания относительно частоты работы на дому и необходимости присутствия в офисе.

7. Политика насилия на рабочем месте / Workplace violence policy

Политика насилия на рабочем месте является важным компонентом любой хорошо функционирующей организации. Внедрение подхода абсолютной нетерпимости к этой проблеме имеет первостепенное значение, но не менее важно определить, что представляет собой случаи насилия на рабочем месте и какие предметы классифицируются как оружие.

Запрещенное поведение также должно быть четко обозначено, а сотрудники должны быть проинформированы о возможных дисциплинарных мерах, если будет обнаружено, что они нарушают политику. Имея комплексную политику борьбы с насилием на рабочем месте, работодатели могут обеспечить безопасность и благополучие всех своих работников, создавая здоровую и продуктивную рабочую среду для всех участников.

8. Политика в отношении наркотиков и алкоголя

Политика в отношении наркотиков и алкоголя имеет важное значение для любой программы обеспечения безопасности на рабочем месте. Он устанавливает правила и ожидания в отношении употребления психоактивных веществ и злоупотребления ими среди сотрудников. В политике должны быть указаны процедуры тестирования, которые могут включать выборочное тестирование, тестирование после инцидента и тестирование на обоснованные подозрения. Последствия нарушения политики также должны быть четко обозначены.

В зависимости от отрасли могут потребоваться дополнительные политики для драйверов CDL и других работ, выполняемых DOT. В этих обстоятельствах крайне важно учитывать особые соображения, чтобы обеспечить безопасность всех участников.

9. Рекрутинг и политика найма

Политика рекрутинга и найма служит руководящим принципом для организаций при найме наиболее подходящих кандидатов на конкретные должности. Политика найма и отбора должна быть тщательно разработана с четкими инструкциями, гарантирующими, что организация нанимает только кандидатов, чье образование, опыт и навыки соответствуют требованиям должности.

В дополнение к этому, политика хранения документов играет решающую роль в сохранении полной документации о трудоустройстве после завершения процесса найма. Документируя процесс найма и сохраняя соответствующие документы для дальнейшего использования, работодатели могут обеспечить как соблюдение законодательства, так и беспрепятственный процесс адаптации новых сотрудников.

10. Компенсационная политика

Политика вознаграждения описывает различные классификации заработной платы, такие как сотрудники, работающие полный рабочий день, неполный рабочий день, освобожденные и не освобожденные от уплаты налогов, а также способы определения этих классификаций.

Включите в свой полис информацию о внутреннем капитале, оплате за сверхурочную работу, бонусах, параметрах повышения заслуг, суточных, оплате за работу в опасных условиях и любых других компонентах оплаты, связанных с отраслью.

11. Отчетность о травмах на рабочем месте

Определить политику и процедуры компании в области безопасности и чрезвычайных ситуаций. Разъясните важность быстрого информирования о травмах, связанных с работой, а также о любых других применимых процессах и процедурах отчетности в соответствии с законом.

12. Найм и адаптация инвалидов 

Положение Закона об американцах-инвалидах (ADA) о разумном приспособлении имеет жизненно важное значение для обеспечения равных возможностей трудоустройства для соискателей работы и сотрудников с ограниченными возможностями.

Определите процесс подачи запросов на размещение в соответствии с Законом об американцах с ограниченными возможностями (ADA), включая процесс рассмотрения компанией запросов на размещение, одобрений/отказов как при приеме на работу, так и при рассмотрении должностных обязанностей. Также укажите, как разумные приспособления определяются законом.

13. Религиозные помещения / Religious accommodations 

Религиозные помещения являются необходимым аспектом обеспечения равного обращения со всеми сотрудниками на рабочем месте. Если сотруднику требуется приспособление из-за его религиозных убеждений или обычаев, важно, чтобы отдел кадров убедился, что он понимает процесс запроса такого приспособления.

Согласно закону, сотрудники имеют право запросить у своего работодателя религиозное приспособление. Отдел кадров должен рассмотреть запрос и определить, является ли такое приспособление разумным и осуществимым. В вашей политике в отношении религиозных учреждений должен быть описан процесс запроса. Это может включать заполнение официальной формы запроса, встречу с отделом кадров или его руководителем и предоставление документации в поддержку запроса.

14. Дисциплинарная политика

Процесс дисциплинарного взыскания сотрудников должен включать четко определенную систему документации, в которой описываются различные уровни дисциплинарных мер и их соответствующая продолжительность. Целью этого процесса является обеспечение последовательного и справедливого подхода к рассмотрению любых неправомерных действий сотрудников.

Кроме того, должны быть предусмотрены четкие процедуры уведомления сотрудника о принятых против него дисциплинарных мерах. Наконец, должен быть доступен процесс апелляции, чтобы гарантировать сотрудникам возможность обратиться за помощью, если они считают, что дисциплинарные меры были необоснованными.

15. Правила дресс-кода.

Компании должны четко понимать применимые дресс-коды, будь то конкретная униформа или общие правила. Эти дресс-коды могут применяться на территории компании, а также за пределами рабочего места при представлении компании.

16. Правила посещения

В этих политиках обычно описываются действия, которые должен предпринять сотрудник в случае незапланированного или запланированного отсутствия, а также что делать, если он опаздывает на работу.

Чтобы обеспечить бесперебойное функционирование организации, важно ввести в действие надлежащую политику посещаемости с четко определенными последствиями чрезмерного неуважительного прогула. Поступая таким образом, сотрудники понимают важность своего присутствия и подотчетности, а также могут способствовать созданию более здоровой и продуктивной рабочей среды.

17. Опоздание

Опишите ожидания относительно своевременной отчетности о работе и процесса уведомления об опозданиях. Определите последствия в случае чрезмерного опоздания.

18. Оставьте политику / Leave policies

Очень важно, чтобы сотрудники понимали, как запросить продление отпуска для различных типов, таких как личный отпуск, отпуск по болезни, отпуск FMLA и военный отпуск. Это не только помогает гарантировать, что все находятся на одной волне, но также может помочь снизить стресс и неуверенность среди сотрудников, которые могут столкнуться с трудными ситуациями.

Имея четкие и краткие инструкции по подаче заявления на отпуск, сотрудники понимают процесс подачи заявления на правильный тип отпуска.

19. Политика предоставления отпуска по случаю утраты

Политики в случае тяжелой утраты можно включить в раздел «Общие правила отпуска» или сделать отдельную запись об отпуске по состраданию. Определите, сколько дней можно пережить в случае тяжелой утраты и что такое определение «ближайшего члена семьи».

20. Питание и перерывы.

Обеспечьте прозрачность питания и перерывов, чтобы сотрудники были хорошо информированы и могли эффективно планировать свой рабочий день.

В вашей политике должна быть указана продолжительность приема пищи и перерывов, а также количество перерывов, на которые имеет право сотрудник. Наличие официальной политики не только является хорошей практикой, но и является юридическим обязательством для некоторых предприятий. Перечислив свою политику перерывов, вы можете способствовать созданию здоровой рабочей среды, в которой ценится благополучие ваших сотрудников.

21. Политика антикумовства / Nepotism policy

Опишите процесс найма членов семьи в одном отделе, организации или структуре отчетности.

22. Иммиграционная политика

В соответствии с формой I-9 работодатели обязаны проверять личность и разрешение на работу каждого сотрудника, которого они нанимают, независимо от того, являются ли они гражданами США или нет.

Это включает в себя заполнение формы I-9 для каждого нового сотрудника, для чего требуются документы, удостоверяющие личность и право на работу. В вашей политике должен быть описан процесс получения разрешения на работу и удостоверение личности (форма I-9), а также требования, предусмотренные законом.

23. Дополнительная кадровая политика

Определите, что представляет собой дополнительный работник (временный работник, подрядчик и т. д.), а также процессы и разрешения, необходимые для его найма. Это критически важная политика, поскольку компании продолжают использовать дополнительных работников, и эта тенденция растет.

По данным Forbes Advisor, 35% нынешней рабочей силы составляют фрилансеры или подрядчики.

24. Политика EEO (равных возможностей кандидатов) 

Политика равных возможностей для работодателей подтверждает приверженность компании соблюдению федеральных законов, применяемых EEOC, которые запрещают дискриминацию кандидатов на работу или сотрудников на основе защищенных характеристик, таких как:

• Раса
• Пол 
• Возраст
• Религия
• Инвалидность
• национальное происхождение
• Цвет
• Генетика.

25. Политика электронных коммуникаций

Определите ожидания в отношении надлежащего использования электронных ресурсов компании, таких как электронная почта, инструменты обмена мгновенными сообщениями, конфиденциальные электронные записи и т. д. Уточните, что компания имеет право контролировать использование любой собственности компании, включая компьютеры, использование Интернета и т. д.

Как написать HR-политику

1. Установите понятный язык: при разработке политик и процедур управления персоналом крайне важно, чтобы используемый язык был ясным и легко понятным. Четкие формулировки помогают уменьшить путаницу и двусмысленность, обеспечивая более последовательную интерпретацию политики. Это также помогает избежать недоразумений и потенциальных юридических проблем. При написании политик используйте простой язык, понятный всем сотрудникам.
2. Приведите примеры: Предоставление примеров того, как следует интерпретировать политику, может помочь обеспечить последовательность в ее реализации. Например, если политика гласит, что сотрудники должны брать отпуск в течение определенного периода времени, приведите пример того, как это может выглядеть на практике (например, «Сотрудники должны взять отпуск в течение 12 месяцев с момента его заработка»). .
3. Используйте ресурсы. Компании могут использовать множество ресурсов при разработке политики. Такие организации, как Общество человеческих ресурсов («SHRM»), Indeed и LinkedIn, содержат полезную информацию, а также примеры и шаблоны кадровой политики. Эти ресурсы можно использовать в качестве отправной точки при разработке политики управления персоналом.
4. Обеспечьте гибкость: политики обычно пишутся в более общих терминах, поэтому они не могут охватить все возможные сценарии, которые потенциально могут подпадать под политику. Это обеспечивает некоторую гибкость в интерпретации политики. Вопросы по интерпретации политики или выявлению прецедентов политики следует направлять в отдел кадров.

Основные элементы HR-политики

К основным компонентам кадровой политики следует отнести:

• Цель
• Заявление о политике
• Объем
• Действия и обязанности
• Определения
• Владелец политики
• Сопутствующие процедуры
• Дата вступления в силу
• Дата последней проверки
• Одобрение
• Доступность (обеспечение сотрудникам доступа ко всем политикам через интранет-справочник или обучение и признание сотрудников).

Ключевые выводы

Таким образом, HR-политика является неотъемлемой частью общей деятельности компании и кадровой стратегии. Они предоставляют сотрудникам компании «дорожную карту» того, как решать различные вопросы, возможности и проблемы, связанные с трудоустройством, и часто включают дополнительные и более подробные процедуры.

Компании должны активно разрабатывать политику и обновлять ее по мере необходимости с учетом любых изменений в законодательстве, инициативах компании и окружающей среде. Разработка политики часто является результатом совместных усилий специалистов по кадрам и юристов, а также любых других ключевых игроков конкретной политики.

Политика эффективна только в том случае, если сотрудники знают о ней. В обязанности компании входит информирование и даже обучение сотрудников своей политике. Это не только помогает сотрудникам понять, чего от них ожидают, и различные варианты отчетности, но и помогает защитить компанию в случае возникновения каких-либо проблем.

Часто задаваемые вопросы

Какова функция HR-политики?

Основная функция кадровой политики — предоставить определения, ожидания и параметры того, как будут решаться различные вопросы, проблемы и возможности, связанные с трудоустройством, а также минимизировать юридические риски для компании.

Какая HR-политика требуется по закону?

Существует множество федеральных законов, которые должны учитываться в политике, например, о дискриминации, преследовании, враждебной рабочей среде, ADA, FMLA, и это лишь некоторые из них. Законы штата различаются в зависимости от штата, поэтому компании должны определить, законы какого штата требуют определенной политики. Также очень важно, чтобы компании обновляли свою политику по мере необходимости. Количество сотрудников в компании также может определять необходимость каких-либо политик.

Какова основная HR-политика?

Большинство основных кадровых политик включают в себя любые политики, требуемые законом, а также политику отпусков, таких как больничный, отпуск, отпуск, дисциплинарную политику и политику компенсации. Помните, что кадровая политика зависит от размера компании, отрасли и местоположения. Политики необходимо пересматривать и обновлять по мере необходимости, а кадровая политика должна быть легко доступна для сотрудников компании.