суббота, 12 сентября 2020 г.

Все, что вам нужно знать об увольнении. Офбординг, включая чек-лист

Перевод статьи Everything You Need to Know about Offboarding (including a checklist) нашего проекта переводы статей по hr-аналитике на английском. Автор статьи Neelie Verlinden.
Перевод выполнила Регина Ибниаминова, начальником отдела кадров некоммерческой организации (профиль в контакте). Читайте другие переводы Регины

Итак,

Все, что вам нужно знать об увольнении. Офбординг, включая чек-лист

Хорошо проведенный офбординг подобен спокойному разводу, когда бывшие супруги остаются близкими друзьями. Это процесс, который заслуживает почти такого же внимания, как и адаптация (онбординг). В этой статье мы подробно рассмотрим офбординг. Что это такое, почему он имеет значение, чем отличается от онбординга, и как выглядит сам процесс. Мы также поделимся полезным чек-листом, который можно скачать и использовать для своей организации. Поехали!

Что такое офбординг? Определение

Офбординг – это процесс, в ходе которого сотрудник расстается с людьми и организацией, в которой он работал.

У периода офбординга двоякая цель. С одной стороны – помочь организации стать мудрее в подборе и опыте сотрудников и свести к минимуму влияние увольнения на бизнес. С другой – использовать его для формирования последних критических впечатлений сотрудников о компании и имиджа, который они будут транслировать внешнему миру.

Офбординг и онбординг: в чем разница?

Увольнение сотрудника и его адаптация – два процесса на противоположных сторонах спектра. Если ранее мы назвали онбординг медовым месяцем, офбординг больше походит на развод при хороших условиях, когда бывшие супруги остаются хорошими друзьями.

Цель онбординга – убедиться, что люди познакомились с организацией, ее культурой и сотрудниками компании, в которую они приняты. Речь идет о создании фундамента для прочных длительных отношений.

Офбординг – это структурированный процесс, в ходе которого люди покидают своих коллег и компанию, в которой они работали. В то время как онбординг фокусируется на плавной интеграции новых сотрудников, офбординг – это все о прощании и обеспечении сотрудникам легкого ухода без стресса.

Почему это важно?

Давайте рассмотрим несколько причин, по которым расставание с сотрудниками имеет значение. Некоторые преимущества лежат на поверхности, но другие не так очевидны.

1. Бывший сотрудник может стать будущим.

Если придерживаться аналогии с отношениями, то это немного похоже на воссоединение бывших любовников. Люди покидают компанию по множеству причин. Некоторые уходят из-за отсутствия возможностей для роста, другие – потому что компания им не одобряет удаленную работу, либо просто потому, что они получают лучшее предложение с финансовой точки зрения.

Я хочу сказать, что люди не всегда уходят из компании только потому, что им не нравится сама компания или ее культура. Именно поэтому некоторые из них «бумерангом» возвращаются через некоторое время в организацию. Конечно, при условии, что у них был положительный опыт ухода.

С организационной точки зрения, найм бывших сотрудников имеет свои преимущества. Это экономически выгодно, так как такой «новичок» станет оперативным и продуктивным быстрее, к тому же вы знаете, что он подходит с точки зрения корпоративной культуры.

Поскольку времена в подборе персонала трудные и дефицит талантов все еще растет, большинство компаний сегодня не отказывают «бумерангу».

2. Бывшие сотрудники – это амбассадоры

Первые впечатления важны, поскольку они имеют тенденцию оставаться надолго. С последними впечатлениями то же самое. То, как вы прощаетесь с людьми, как в личной жизни, так и на работе, запоминается навсегда.

Есть несколько важных моментов во время вашего пребывания в компании, вашего профессионального пути. Это события, которые остаются в памяти, и которые вы вряд ли когда-нибудь забудете. Подумайте, например, о вашем первом рабочем дне, веселых коллективных мероприятиях и конечно, о том, как вы уходили.

Итак, если у вас приятные воспоминания о последних днях в компании, вы будете высоко отзываться о своем бывшем работодателе. Да, вы больше в этой компании не работаете, но когда люди спрашивают о времени, проведенном там, то вы, скорее всего, будете позитивны. Это, в свою очередь, окажет положительное влияние на бренд работодателя и, как следствие, на его привлекательность для кандидатов.

3. Бывшие сотрудники являются также клиентами

Так же как и ваши кандидаты, бывшие сотрудники часто оказываются вашими клиентами. Это значит, что так же как важен опыт работы с кандидатом для того, чтобы он оставался довольным клиентом, и процесс увольнения является ключевым для того, чтобы бывшие сотрудники оставались лояльными клиентами.

Задумайтесь на секунду, что может быть лучше для рекламы вашего бренда, чем бывший сотрудник, который остался клиентом, несмотря на то, что покинул компанию? Он буквально является живым свидетельством того, что вы отлично заботитесь о своих клиентах.

4. Безопасность

С более практической точки зрения, правильный процесс офбординга имеет решающее значение по соображениям безопасности (данных). Потому что, даже если вам не хочется думать об этом, если уход сотрудника не является добровольным, он может действовать под влиянием обиды или отчаяния, пытаясь навредить организации. Например, путем удаления файлов или опубликования клиентской базы компании.

Фактически, около 20% организаций заявляют, что они потерпели утечку данных по вине своих бывших сотрудников. Когда известно, что, по крайней мере, одна треть бывших работников может получить доступ к данным компании, это неудивительно. Но этого относительно легко можно избежать, используя ваш процесс офбординга, чтобы убедиться, что люди не имеют доступа к системам и сетям компании после ухода.

5. Нормативное регулирование

Этот пункт на одном уровне с предыдущим. В зависимости от отрасли, в которой вы работаете, вам может потребоваться соблюдение определенных рекомендаций и правил, например, в отношении доступа и увольнения. Обеспечить соблюдение этих правил обычно намного проще, если у вас есть налаженный повторяющийся процесс, в данном случае, офбординга.

Процесс офбординга в 9 шагах

Как выглядит идеальное расставание с сотрудником? Конкретные детали будут зависеть от типа организации и должности, но для большинства работников умственного труда будет представлять что-то вроде этого.

1. Поблагодарите уходящего сотрудника

И поздравьте его! Конечно, если он переходит на новую должность в другой компании. В любом случае, прощаясь с сотрудником, начните с благодарности за проделанную работу, потраченное время и энергию.

Все, что вам нужно знать об увольнении. Офбординг, включая чек-лист

2. Сообщайте об увольнении

Хотя может возникнуть соблазн отложить сообщение об уходе сотрудника до тех пор, пока не будут ясны детали, разумнее поделиться этой информацией сразу. Чем дольше вы ждете, тем больше вероятность того, что люди самостоятельно заполнят пробелы, тем самым превратив добровольный уход в принудительное увольнение.

Чтобы избежать подобного рода сплетен в компании, менеджерам следует как можно скорее проинформировать свою команду, подразделение и отдел персонала об уходе сотрудника. Как и всегда, лучше быть честным. Сообщите людям, что сотрудник уходит и почему, и что вы поделитесь деталями, как только они у вас появятся.

3. Обеспечьте передачу знаний.

Независимо от того, нанимаете ли вы преемника или нет, вам хотелось бы, чтобы знания уходящего сотрудника остались в вашей компании. В зависимости от позиции специфика будет варьироваться, но вот несколько моментов, которые следует иметь в виду.

• Четкий обзор ежедневной работы сотрудника.

• Приоритетные задачи.

• Доступ ко всем системам и файлам, которыми он пользуется.

• Люди, с которыми сотрудник работает, как внутри организации, так и за ее пределами.

• Есть ли что-то (например, работа с системой), чему люди должны обучиться, чтобы пользоваться?

Помимо этой информации, не будет лишним попросить людей создать документ или видео с полезными советами для тех, кто собирается занять их место. Кроме того, если есть задачи, которые могут быть автоматизированы или вписаны в стандартные операционные процедуры, лучше всего в этом поможет уходящий сотрудник. Это сэкономит вам время и деньги.

Дополнительный бонус пребывания в хороших отношениях с бывшими сотрудниками заключается в том, что если вы обнаружите, что вам не хватает определенных знаний после их ухода, вы сможете попросить их помочь вам, и они будут рады это сделать.

4. Верните имущество компании

Теперь перейдем к более практической стороне вопроса. Не забудьте попросить уходящего сотрудника сдать фирменное оборудование: фирменные значки, кредитные карты, униформу, телефоны, ноутбуки, служебную машину – все что угодно. Это может показаться очевидным, но практика показывает, что организации часто забывают о своих же активах!

5. Закройте доступ к системам

То же самое касается доступа сотрудника ко всем системам, не забывайте его отменять. Сюда, как правило, относится электронная почта и внутренние платформы, но в зависимости от должности, может потребоваться закрыть множество других доступов. Подумайте также о CRM-системах, аккаунтах компании в социальных сетях, базах данных контента и доступе к информационным панелям продаж.

6. Проведите выходное интервью

Когда все сделано правильно, интервью на выходе может предоставить вам богатый объем информации. Оно может дать вам представление о сильных и слабых сторонах вашей организации, и о том, как улучшить последние.

Мы могли бы написать целую статью о том, что делать и чего не делать во время выходного интервью, но сейчас мы остановимся на основных моментах:

• поскольку сотрудники иногда уходят не с работы, а от своих руководителей, вам может понадобиться «нейтральный» человек, например, кто-то из отдела кадров, чтобы провести интервью;

• отнеситесь к обратной связи серьезно и помните, что собеседование на выходе – это один из тех моментов, которые имеют значение, поэтому то, как вы это сделаете, будет в основном решать, как уходящий сотрудник запомнит своего бывшего работодателя.

Что касается вопросов во время выходного интервью, подумайте о следующих:

• Если бы могли совершенствоваться в любых направлениях, как бы мы это сделали? Почему работать у нас не очень хорошо?

• Кто действительно работает, не покладая рук, в компании / кем вы восхищаетесь?

• Что мы не делаем из того, что должны делать?

• Что мы могли сделать, чтобы вы остались?

• Оправдала ли эта работа ваши ожидания?

• Порекомендовали бы вы нашу компанию друзьям, ищущим работу?

• Как складывались ваши отношения с руководителем?

• Как вы чувствовали себя в команде, когда только присоединились к ней?

7. Обновите свои организационные схемы

Очень практичная вещь, которая может предотвратить внутреннюю путаницу. Как только сотрудник покинул компанию, обязательно обновите свои организационные схемы и справочники.

Если есть преемник, включите туда информацию о нем, если нет – информацию о том, кто пока выполняет эти задачи. То же самое относится к таким вещам, как брошюры и сайт компании. Если там упоминаются данные бывшего сотрудника, их тоже нужно обновить.

8. Не забывайте про окончательный расчет!

Честно говоря, я с трудом мог в это поверить, но точно так же, как некоторые компании забывают закрыть доступ бывших сотрудников к системам, они иногда забывают сделать окончательный расчет. Поэтому, несмотря на то, что в систему заработной платы эта функция встроена, необходимо убедиться, что окончательный процесс оплаты фактически выполняется платежной системой. Чтобы облегчить процесс, предоставьте все необходимые детали: окончательную дату, сроки уведомления, возможные праздники, которые нужно оплатить и т.д.

9. Оставайтесь на связи

Воспринимайте это как поддержание связи со старым другом. Время от времени вы спрашиваете друг друга, как у вас дела и чем занимаетесь. Можно встретиться за чашечкой кофе.

Когда речь идет о бывших сотрудниках, есть разные способы оставаться на связи. Например, через кадровый резерв или группу «выпускников». Оба варианта позволяют отправлять бывшим сотрудникам последние новости компании (и вакансии), чтобы они оставались в курсе событий, если захотят.

Есть и другие преимущества. Как мы кратко упоминали ранее, поддерживать связь может быть полезно в том случае, если вам требуются некоторые знания, которые имеются только у уходящего сотрудника. Или если его преемник нуждается в помощи с конкретной задачей.

С точки зрения бывшего сотрудника также есть плюсы. Например, когда ему потребуются рекомендации или рекомендательное письмо. Или если однажды появится интересная для него вакансия, и он захочет вернуться…

Инструменты

Специальные инструменты и программное обеспечение могут помочь вам разработать структурированный процесс офбординга. Большинство инструментов онбординга имеют необходимые функции. Существует множество типов инструментов, от чек-листов и бесплатных программ до специализированных решений и чат-ботов. Приведем несколько примеров.

Trello

Не является специальным инструментом для офбординга. Однако, если у вас небольшой бюджет, это хороший пример бесплатного способа структурировать процесс увольнения. Эта платформа в первую очередь известна как приложение для совместного управления проектами, но вы также можете использовать ее для создания шаблона, который поможет вам при увольнении сотрудника.

HR Cloud

HR Cloud позволяет компаниям создавать максимальные возможности для увольняющихся сотрудников с помощью специального портала под брендом компании. Это решение автоматизирует конкретные процедуры увольнения и автоматически отправляет необходимые документы, такие как расчетные листки, обеспечивая при этом хорошие впечатления для сотрудника.

HROnboard

Да, HROnboard это поставщик программного обеспечения для адаптации работников, но оно также имеет решения для увольнений. Поможет вам структурировать процесс офбординга, проставив галочки во всех полях: необходимые документы, окончательная информация о зарплате, выходное интервью и даже прощание с командой.

Click Boarding

Click Boarding gредоставляет уникальные решения для адаптации, кроссбординга и увольнения. Можно воспринимать их как экспертов в руководстве перемещениями сотрудников независимо от того, куда ведет их карьера. Их подход фокусируется на плавном, позитивном перемещении с постоянной коммуникацией.

Чек-лист

Чтобы дать вам немного информации для использования в качестве шпаргалки, мы создали чек-лист для увольнения, который вы можете использовать в своей организации и который, конечно, же, можно скачать бесплатно. Он не включает в себя исчерпывающий список, например, всех вещей компании, которые должен вернуть сотрудник, или всех системных аккаунтов, которые нужно отключить, но он дает вам хорошую основу для работы над созданием собственного офбординг-процесса.

В заключение

Расставание почти никогда не дается легко. Но когда дело доходит до увольнения сотрудников, хорошо структурированный процесс офбординга поможет сделать все без стресса и хлопот. Правильно проведенное увольнение позволяет вам выполнить все официальные требования, в то же время предоставляя сотрудникам положительный опыт увольнения.

Все, что вам нужно знать об увольнении. Офбординг, включая чек-лист

Блог про HR-аналитику

.

Сделать репост в соц сети!

суббота, 12 сентября 2020 г.