Подробное руководство по адаптации сотрудников

Перевод статьи A Comprehensive Guide to Employee Onboarding (including checklist templates!) в рамках нашего проекта переводы статей по hr-аналитике на английском. 
Перевод Наталии Сарансковой (Киев) (ссылка на ее профиль Линкедин - добавляйтесь в контакты). Это новый перевод Наталии, см. также

1. 5 HR-трендов, на которые стоит обратить внимание в 2020
2. Как ваш процесс найма может предсказать неэтичное поведение
3. Редизайн должностных функций: практическое руководство по реорганизации рабочих должностей и ролей
4. Оптимальное соотношение hr к количеству сотрудников
5. Дети работающих матерей вырастают в счастливых взрослых

Итак, 

Подробное руководство по адаптации сотрудников (включая шаблоны чек-листов!)

Адаптация сотрудника это как медовый месяц на работе. Это время, когда вы, как организация, начинаете ваши любящие и продолжительные отношения со своей любимой половинкой, вашим новым сотрудником. 

Таким образом, период адаптации сотрудника это время, когда закладывается фундамент отношений работодатель-сотрудник.

В этой статье мы поближе взглянем на процесс адаптации сотрудника. Мы поделимся всеми хитростями, которые вам стоит знать. Кроме того, мы поделимся руководством по адаптации, который мы используем в AIHR. Это познакомит вас с секретными ингредиентами для создания потрясающего процесса адаптации сотрудника, чтоб вы могли заложить основу для счастливых и длительных отношений с новыми сотрудниками.

Введение

1. Что такое адаптация сотрудника?
2. 5 этапов адаптации сотрудника
3. Предварительная адаптация
4. Создавая отличный первый день
5. Первая неделя
6. Первые 90 дней
7. В конце первого года
8. 5 лучших практик по адаптации сотрудников
9. Корпоративная адаптация и технологии
10. В заключение
11. FAQ

Введение

Отсутствие хорошо структурированного процесса адаптации персонала влечет за собой серьезные (финансовые) последствия. Вот несколько интересных, если не тревожных, фактов:

• 90% нанятых сотрудников решают остаться или покинуть компанию в первые 6 месяцев работы.
• новые сотрудники, которые прошли успешную адаптацию, с вероятностью выше на 69% останутся в компании в течение 3-х лет.
• организации с отличной программой адаптации получают до 54% более высокого уровня продуктивности новичков.

Адаптация персонала также ускоряет среднее время достижения новичками их оптимального уровня продуктивности (OPL).

Например, если мы посмотрим на рисунок ниже, мы увидим, что в бухгалтерском учете средняя стоимость доведения сотрудника до его OPL составляет 32 600 фунтов стерлингов. А это в 5 раз больше, чем “логистические” затраты на замену сотрудника в этом секторе. 

Адаптация персонала это еще и о сокращении затрат времени сотрудниками на достижение их OPL.

Во времена, когда компании ведут войну за лучшие из возможных таланты (используя огромное разнообразие инструментов), хороший процесс адаптации сотрудника не просто желателен, он обязателен.

Давайте взглянем правде в глаза, вы не хотите  испытывать множество проблем с привлечением новых сотрудников (каламбур), только чтобы пару месяцев спустя снова их потерять, потому что ваш процесс адаптации был “не по делу”, или еще хуже, не существовал.

Что такое адаптация сотрудника? Перспективы процесса 

Адаптация сотрудника это процесс, во время которого он знакомится с организацией, людьми и культурой компании, к которой  только что присоединился.

Период адаптации персонала преследует 2 цели: с одной стороны (и это традиционная цель адаптации) сделать так, чтоб сотрудник начал работать как можно скорее. С другой стороны (и это более недавняя роль адаптации) она используется для формирования первого впечатления новых сотрудников о компании. 

Успешная адаптация сотрудника имеет ряд очевидных последствий. После успешной адаптации сотрудник...

• познакомился со своими коллегами
• сформировал взаимоотношения со своим прямым руководителем
• чувствует себя в организации “как дома” 
• сформировал несколько значимых связей
• будет понимать свою роль и обязанности
• ясно понимает критерии их оценки 
• имеет все доступы к ресурсам, чтобы выполнять свою работу хорошо

Самый простой способ проверить, хорошо ли сотрудник адаптирован, это спросить, понимает ли он свою роль, как выглядит его успех в этой роли, и чувствуют ли он себя в организации “как дома”. Если это не так, то адаптация провалена.

Плохой опыт адаптации - это худшее, что вы можете дать сотруднику. Каждый хочет выполнять свою работу хорошо, особенно, если он только пришел в компанию. Если сотрудник не понимает, что делает его работу хорошей, скорее всего он не задержится в компании надолго. Плохая адаптация, вместе с плохим отбором кандидатов, главная причина, почему сотрудники быстро уходят. 

5 этапов адаптации сотрудников

Период адаптации персонала начинается ровно с того момента, когда кандидат подписал официальное предложение по работе. А заканчивается, когда сотрудник способен автономно выполнять работу, на которую его наняли. 

Период между моментом подписания предложения и первым рабочим днем в офисе также известен, как предадаптационный период. Иногда предварительная адаптация рассматривается, как отдельный процесс, но мы в этой статье будем его понимать, как часть более широкого понятия адаптации персонала. 

Существуют разные мнения относительно различных этапов адаптации сотрудника.  Мы выделим примерно 5 из них:

1. До первого рабочего дня (предварительная адаптация)
2. В первый рабочий день (ориентировка)
3. В первую неделю
4. В первые 90 дней
5. В конце первого года

Для каждого этапа мы предоставим вам контрольный лист, который мы используем в AIHR. Вы можете его просто скопировать его и использовать для вашей организации. 

1. Предварительная адаптация

Ваш кандидат только что подписал предложение. Фантастика! Теперь вы хотите убедиться, что он действительно дойдет до своего первого рабочего дня в офисе. Вот здесь и начинается этап предварительной адаптации.

Перевод 

AIHR АДАПТАЦИЯ

Контрольный лист

 ЭТАП 1

7 дней до выхода новичка

 Подготовка

❏     Вышлите практическую информацию по почте + приветственное видео

❏     Пригласите на предстоящий ВоВu и другие социальные мероприятия

❏     Составьте план на 90 дней

❏     Проинформируйте команду о новом коллеге, его роли и обязанностях (за день до выхода)

❏     Составьте повестку 1-го рабочего дня и 1-ой рабочей недели

❏     Создайте e-mail адрес + предоставьте доступ ко всем необходимым инструментам и системам

❏     Создайте видео-гид по офису

 Рабочая среда и оборудование

❏     Присвойте (и приберите) рабочее место

❏     Ноутбук + чехол, клавиатура, мышь, монитор, соединитель и т.д.

❏     Соглашение пользователя оборудованием

❏     Карта доступа в офис

❏     Визитная карточка

❏     Приветственные наборы:

●       Бутылка для воды

●       Блокнот

●       Дополнительный сюрприз?

Подготовка

1. Вышлите практическую информацию и приветственное видео в электронном письме. В этом письме мы коротко информируем кандидатов об их первом  рабочем дне и отвечаем на вопросы по типу “ в какое время я должен начать”, “где меня ожидают”, “следует ли мне взять обед с собой в офис”, “кому я могу звонить, если у меня возникнут вопросы”. Конечно же, более точное содержание письма может варьироваться. Возможно, вы захотите переслать информацию о том, как подключиться к офисной сети. Это поможет предотвратить ситуацию, когда новичку необходимо идти в IT-департамент в первый же рабочий день, чтоб ему активировали учетную запись. Также мы вставляем видео, в котором оба основателя компании приветствуют новичка. Это делает опыт сотрудника более персональным. 
2. Приглашение на социальные мероприятия. Мы пересылаем приглашение на первое мероприятие с командой. Это ключ к формированию связей с коллегами, поэтому мы просим сотрудников подтвердить дату, как только получим ее.
3. Подготовьте план на 90 дней. 90-дневный план это основа для нашего процесса адаптации. Это документ, который мы даем сотруднику и который включает в себя его обязанности и наши ожидания в отношение производительности. Он включает в себя текущие обязанности, которые являются частью его роли, а также новые проекты, которые он будет вести уже самостоятельно.  Замечательно то, что такой 90-дневный план дает не только ясность понимания новенькому, чего от него ожидают, но и заставляет его прямого руководителя очень четко определять, чего он ожидает от нового сотрудника. Мы находим это очень полезным и внедрение этого элемента в значительной степени улучшило наш процесс адаптации. Мы позже еще поговорим об этом 90-дневном плане более подробно.
4. Проинформируйте команду о новом коллеге, его роли и обязанностях. Адаптация это двусторонний процесс. За день до выхода нового сотрудника, мы сообщаем команде о нем, его роли и обязанностях. Это создает ясность ролей и дает понимание, в какой проект новенький будет вовлечен. И также это дает ощущение принятия со стороны коллег, т.к. все заранее осведомлены о роли нового сотрудник. 
5. Составьте повестку первого рабочего дня и первой недели. Позже вы увидите, первый день достаточно загружен. В первый день сотрудник встречается с командой, получает презентацию компании от менеджерской команды, а также получает инструктаж от его прямого менеджера. Это все требует активного вовлечения нескольких людей, поэтому предварительное планирование - ключ к тому, чтобы первый рабочий день прошел гладко. Кроме того, это создает четкое понимание повестки дня у нового сотрудника.
6. Настройте адрес электронной почты + предоставьте доступ к системам. В разных компаниях этот момент может отличаться. Если в компании есть независимый IT-департамент, то это может быть отдельным рабочим процессом. Тем не менее, это ключ к тому, чтобы организовать все это и протестировать до того, как выйдет новый сотрудник. Опять же, нет ничего хуже, чем необходимость идти в IT-департамент самостоятельно в первый же рабочий день…
7. AIHR видео-гид и знакомства. Во время карантина мы начали снимать видео наших рабочих мест. Это было отличным способом вовлечь людей. Новенькие любят смотреть их, чтобы получше узнать своих коллег и мы просим их также записать свое небольшое видео прежде, чем они присоединятся к команде. Мы размещаем их на канале компании. Таким способом все уже увидят их лица и что-то узнают о них, а это отличная тема для общения в первый рабочий день. 

Рабочая среда и оборудование

1. Присвойте (и приберите) рабочее место. Когда люди работают в офисе, мы закрепляем за ними рабочее место, по крайней мере в первые несколько дней или недель. Наличие фиксированного места, близкого к команде и менеджеру, это ключ к вовлечению с первого же дня. Еще одна очень практичная деталь - прибрать рабочее место. На это потребуется совсем мало усилий, но создание свободного пространства, которое предназначено только для тебя, значительно улучшает первый опыт сотрудника.
2. Оборудование. Мы всегда подготавливаем оборудование до выхода нового сотрудника. В нашем случае, это компьютер, мышь, клавиатура и т.д. Совет: пусть система установится за день до выхода новичка. Таким образом, ему не придется ждать несколько часов, пока система установится и обновится. 
3. Пользовательское соглашение на оборудование. Мы готовим компьютер вместе с пользовательским соглашением. Это обязательный юридический документ, поэтому мы готовим его к первому рабочему дню. 
4. Карта доступа в офис. С этой картой сотрудник может прийти в офис на следующий день настолько рано, насколько ему потребуется. Кстати, в первый день удостоверьтесь в том, что кандидата впустят в офис. Намного лучше когда на рецепции его ожидают и встречают, чем когда он ждет 10 минут, потому что его имени еще нет в системе…
5. Визитная карточка. Это зависит от сотрудника, но в случае, если он приедет на авто, убедитесь, что у него есть доступ к офисному паркингу в его первый рабочий день. Впрочем, как и свободные парко-места. Нет ничего хуже, чем необходимость полчаса наматывать круги в поисках места в уже переполненном паркинге.
6. Приветственный набор. Это может отличаться в различных компаниях, но в AIHR мы дарим блокнот, бутылку для воды Dropper, чтобы уменьшить использование пластика, и дополнительный сюрприз, о котором мы не расскажем, потому как наш кандидат, возможно, читает эту статью…
7. Все это для первого этапа процесса адаптации. Как только все готово, можно начинать первый рабочий день!  Однако, в первый день менеджеру следует встать пораньше, потому что еще много, чего нужно успеть сделать. 

2. Создание отличного первого рабочего дня

Вероятно, первый день это больше про опыт, чем про информацию. Да, вы расскажете кандидату очень многое, но скорее всего он забудет 85% всего, что вы сказали. Но он запомнит ощущения, которые испытал в свой первый рабочий день до конца своей карьеры. Вот о чем этот день. Ниже вы найдете шаблон адаптации в первый день.

DOWNLOAD SYLLABUS

Перевод

AIHR ONBOARDING

CHECKLIST

 ЭТАП 2

Первый день

 Приветствие

❏     Возьмите торт, пончики или шампанское

❏     Обсудите повестку дня

❏     Проведите экскурсию по офису

❏     Представьте коллегам и команде

❏     Обговорите 90-дневный план

❏     Презентация компании

❏     Недельная и месячная структура

❏     Пригласите в календарь событий команды и календарь праздников

❏     Предоставьте доступ к Ресурсам Сотрудника (руководство сотрудника, форма расходов и т.д.)

 Практичные нюансы

❏     WiFi-пароль

❏     Форма удержания налога с заработной платы

❏     Отправить информацию для системы расчета заработной платы при помощи формы

❏     Отсканируйте паспорт + форму удержания налога + разрешение на работу (если необходимо) -> загрузите сюда

❏     Сделайте фото для профиля

 Тренинг

❏     Программное обеспечение для коммуникаций

❏     Настройка электронной почты (подпись и т.д.)

❏     Программное обеспечение для конкретной роли

Приветствие

1. Возьмите торт, пончики или шампанское. Чтобы сделать этот день максимально праздничным, мы начинаем его с торта, пончиков или нескольких бутылок шампанского! Мы лакомимся этим со всеми обычно после обеда. Это дает прекрасную возможность встретиться со всей компанией, познакомиться с культурой компании и официально поприветствовать новичка в составе всей команды. 
2. Обсудите повестку дня. Это происходит в самом начале дня. Здесь менеджер и сотрудник проходятся по плану на день. Это дает сотруднику структуру. 
3. Экскурсия по офису. Это тоже происходит в первый час. Мы проводим экскурсию по офису: показываем кухню, как работает кофе-машина (это, наверное, самая важная часть тура), где уборные, показываем кабинеты, принтер, как закрывается офис, когда ты уходишь последним.
4. Представление коллегам + команда. Здесь мы представляем новичка всем в компании, обычно это происходит во время тура по офису. Встреча с его командой это еще более важный момент. Обычно мы планируем встречи 1-на-1 с каждым членом команды в первую неделю, об этом дальше в статье.
5. 90-дневный план. Позднее, в первый день, новичку представляют 90-дневный план. Он получает его и подробное пояснение к каждому его пункту. Это ключевой элемент в адаптации сотрудника и мы детально проработаем его позже.
6. Презентация компании. Это презентация, которая проводится собственниками и в основном фокусируется на том, как компания работает с точки зрения команд и ролей, а также ее культуры. На этом этапе кандидат также получается представление о целях, миссии и видении компании, которые делятся со всеми сотрудниками.
7. Недельная + месячная структура. Здесь менеджер представляет новичку недельную и месячную структуру. Сюда входят наши ежемесячные напитки, бизнес-новости, еженедельный сюрприз на ланч, а также еженедельные и ежедневные встречи и много другое. 
8. Пригласить в командный календарь событий + календарь праздников. Кандидат добавляется в этот календарь активностей и получает доступ к календарю праздников. 
9. Предоставить доступ к папке Ресурсов Сотрудника (руководство сотрудника, форма расходов и т.д.). Это более скучные активности, но не менее важные. 

Практичные моменты

1. WiFi-пароль. Объяснения излишни. Если у вас есть централизованная IT-система, это должно быть выполнено там в первый день.
2. Юридические вопросы. Включает в себя форму удержания налогов, скан паспорта и разрешение на работу. Эти активности могут отличаться в зависимости от вашего региона, но, тем не менее, очень важно позаботиться о них заранее.
3. Отправить информацию для системы расчета заработной платы. Это можно легко сделать онлайн. Как это работает полностью зависит от системы вашей компании.
4. Сделайте фото для профиля. Фото будет использоваться в нашем офисном программном обеспечении и на нашем сайте.

Тренинг

1. Программное обеспечение для коммуникаций и взаимодействия. Мы проводим обучение новых сотрудников использованию программ, которые мы используем. Это может быть MS Teams, Yammer,  Slack или другие программы, которые используются в вашей организации.
2. Электронная почта. Этот пункт включает в себя базовое обучение в электронной почте, в том числе настройку подписи и политике автоответов об отсутствии сотрудника. 
3. Прочее программное обеспечение, которое используется в этой роли.

На этом первый рабочий день завершается. Все эти активности занимают 4-6 часов. Остаток рабочего дня сотрудник может познакомиться с системами или поработать со своим первым проектом. Обычно люди довольно перегружены впечатлениями, поэтому не стоит от них ожидать многого в остаток дня, просто дайте им немного времени передохнуть и отправьте домой пораньше. Это особенный день и новичку стоит его отпраздновать. 

3. Первая неделя

В первую неделю нужно сделать еще много вещей. Все это вы увидете в шаблоне ниже.

Перевод

AIHR АДАПТАЦИЯ

ЧЕК-ЛИСТ

 ЭТАП 3

Первая неделя

 Команда

❏     Выберите ресторан (с доставкой)

❏     Индивидуальные встречи с прямыми коллегами:

-         

-         

-         

-         

❏     Встреча один-на-один с нанимающим менеджером  (резюме за первую неделю)

Нужно сделать

❏     Подготовить рассказ об AIHR

❏     Добавить на страницу компании “о нас”

❏     Представить на LinkedIn

❏     Спланировать контрольные встречи 90-дневного плана (30,60,90 дней)

Команда

1. Выберите ресторан. Каждую пятницу мы заказываем доставку на всю компанию и новенький может выбрать ресторан. Выбор ресторана, вероятно, самая сложная задача в первую неделю. Всегда есть несколько нетерпеливых коллег-гурманов, которые будут (очень) рады помочь.
2. Индивидуальные встречи с прямыми коллегами. Обычно это делается в первый день, но в случае, если кого-то не было в этот день, такие встречи планируются и происходят в первую неделю.
3. Один-на-один с нанимающим менеджером. На протяжении первой недели нанимающий менеджер будет встречаться с новеньким каждый день. Тем не менее, эта встреча призвана подвести итоги первой недели, оценить, что прошло хорошо и что стоит улучшить, и есть ли что-то, что еще стоит выполнить. 

Нужно сделать

1. Подготовить рассказ об AIHR. Каждый новый сотрудник должен рассказать о том, что такое AIHR всем остальным в компании. Это помогает им хорошо и коротко сформулировать, что такое AIHR и чем мы все занимаемся.
2. Добавить на страницу компании. Мы добавляем сотрудника на страницу команды “о нас”.
3. Представить на LinkedIn. Мы всегда делимся информацией о нашем новом коллеге на LinkedIn. Это помогает наладить более тесную взаимосвязь с нашими клиентами. Обычно это превращается в немедленное взаимодействие заказчиков с новенькими, что нам очень нравится. 
4. Планирование контрольных встреч в течение 90-дневного плана. Каждый месяц мы оцениваем прогресс по 90-дневному плану. Эти встречи планируются в первую неделю, чтобы структурировать процесс. 

4. Первые 90 дней

Здесь нам нужно поговорить о 90-дневном контрольном списке, который  является основным продуктом всего процесса адаптации. Многие моменты до сих пор были сфокусированы на создании отличного опыта адаптации. Это очень важно. Однако, не менее важно иметь хорошее представление о своих обязанностях. 

Как мы объясняли уже ранее, мы делаем это благодаря 90-дневному плану. Такой план адаптации включает в себя ключевые обязанности и проекты, над которыми человек будет работать. 

Перевод

[ФИ сотрудника] 90-ДНЕВНЫЙ ПЛАН

Привет, (имя)! Добро пожаловать в AIHR!

Это твой 90-дневный план. 90-дневный план это обзор всех твоих задач на ближайшие 3 месяца. Мы считаем, что очень важно определить ожидания. Это позволяет нам не лениться, просто не думая об этом.  Этот план поможет нам предоставить тебе все необходимые ресурсы, чтоб ты мог выполнять свою работу успешно, а также даст тебе ясность, чего от тебя ожидают.

Компания растет и, конечно, какие-то задачи будут добавлены в процессе. Однако, с самого начала тебе следуют сконцентриоваться именно на ключевых обязанностях.  В конце 90 дней мы проведем оценку твоей производительности, основываясь в первую очередь на этом документе.

Ключевые обязанности (15 часов в неделю)

●      КУРС ПО МЕНЕДЖМЕНТУ ОТ AIHR АКАДЕМИИ

❏    мониторинг обратной связи студента и отчет по этой обратной связи с планом действий собственникам на ежемесячной основе

❏    внедрение процесса обратной связи студентов по старым курсам

❏    создание списка улучшений курса

❏    увеличение NPS оценка до 60+ индивидуально для каждой сертификационной программы

❏    обеспечение актуальной SHRM и HRCI сертификации

●      УПРАВЛЕНИЕ ПЛАТФОРМОЙ

❏    оптимизация стратегии содержания для общества менеджеров, включая привлечение релевантных SME для ответов на вопросы

❏    координация и управление списком задач по платформе с помощью Mighty Networks

 

●      УПРАВЛЕНИЕ КОМАНДОЙ

❏    управление командой по продукту: познакомиться с командой, понять их мотивацию

❏    оптимизировать процесс создания курса

❏    1 раз в 2 недели участие во встречах управленческой команды и быть примером для всей компании

Ключевые проекты (25 часов в неделю)

●      ПРОЕКТ ПО УЛУЧШЕНИЮ КУРСА

❏    Первый опыт студента. Оптимизировать первый опыт студента. Цель - побуждать людей иметь хороший опыт, как нового, так и вернувшегося студента, а также уменьшение количества возврата денег.

❏    Оптимизировать опыт окончания курса. Цель - получить плавный процесс, который занимает меньше времени, интересный и захватывающий, как для нового, так и для вернувшегося студента.

❏    Обеспечить гармонизацию SHRM, DTEX и GDI курсов. Они разделены на HRBP CP и HRM CP, но не являются полностью автономными/модульными. Это может затруднять процесс CP.

❏    Программа цифровой HR-сертификации. DHRCP уже устаревший и имеет NPS - 42. Цель - получить NPS хотя бы 60. Сделать обзор различных курсов и удостовериться в современности содержания.

❏    Создать план масштабируемости ключевых проектов. Чтобы быть уважаемым институтом, который потенциально может предложить сертификацию, нам нужно иметь серьезный выпускной экзамен для каждого курса. Это должно быть заточено под студента и, в тоже время, не затрагивать нас.

 

●      СОЗДАНИЕ НОВОГО КУРСА AIHR

❏    Создание нового курса. Создать наброски сертификационной программы по организационной эффективности и управлению изменениями c оглавлением, уроками и учебными задачами. Мы планируем завершить этот курс примерно в августе.

❏    Создание более масштабируемого процесса производства курса. Оптимизировать существующий процесс создания курса с четко определенными ролями и обязанностями, чтобы убедиться в масштабируемости проекта.

❏    Гарантия качества. Выстроить систему, которая поможет контролировать  и гарантировать высшее качество новых курсов и сертификационных программ. Цель - достичь 60+ NPS для каждой новой сертификационной программы.

 

●      САМОСТОЯТЕЛЬНО ВНИМАТЕЛЬНО ОЗНАКОМЬТЕСЬ С СОДЕРЖАНИЕМ АКАДЕМИИ

 90-дневный план создан для того, кого мы только наняли. Такой план содержит в себе ключевые вызовы, с которыми столкнется человек, включая управление платформой и командой. Мы постарались это сделать как можно более соответствующим SMART: одна из задач - обеспечить уровень NPS более 60 для каждой из наших сертификационных программ. 

Помимо обычных обязанностей (которые составляют 15 часов в неделю), есть ключевые проекты (25 часов в неделю). Это разовые проекты, на которые человек потратит время и завершит работу до истечения 90 дней.

Как вы могли заметить, 90-дневный план очень структурирован. Мы делаем это специально, так как поняли, что практически невозможно дать слишком много структуры на раннем этапе. Ожидается, что по прошествии этих 90 дней сотрудник будет готов к работе, и мы будем постепенно убирать структуру в зависимости от развития сотрудника. Это будет зависеть от того, как быстро сотрудник интегрируется, степени, в которой он может работать самостоятельно и его квалификации/уровня компетенций.

Это показано в модели ситуативного лидерства, разработанной Херси и Бланшаром. Эта модель показывает желаемое поддерживающее и директивное поведение, в зависимости от развития человека. Когда человек только присоединился к компании, он может быть экспертом мирового уровня, но он новичок в вашем контексте. Это значит, что за некоторыми исключениями, ему необходимо руководствоваться тем, как его поведение может наилучшим образом способствовать реализации стратегии организации и какое поведение является наиболее важным и может оказать наибольшее влияние. Вот почему 90-дневный план так критичен.

5. В конце первого года

Хотя не все могут считать, что адаптация сотрудника должна длиться год, это хороший момент, чтобы официально завершить процесс адаптации. Проведите заключительную «адаптацию» со своим сотрудником - в сочетании с его первой ежегодной оценкой эффективности, если хотите, - в которой вы охватите:

• практическую сторону дела, как упоминалось выше (хотя на данный момент это больше не должно быть проблемой!)
• связанные с работой вещи; как работают ваши новые сотрудники?
• их будущее в компании; вы можете начать говорить о программах обучения и развития в вашей компании, спросите об их предпочтениях и амбициях в этом отношении и т.д.
• спросите их еще раз, что они думают об адаптации, и чего, по их мнению, не хватает / есть ли у них какие-либо предложения, чтобы сделать этот процесс еще лучше

 

5 лучших практик процесса адаптации

Давайте закончим это руководство по адаптации сотрудников несколькими практическими советами, которые вы можете применить в своей организации уже сегодня.

1. Интегрированные HR-практики. В идеальном мире 90-дневный план формируется на основании должностной инструкции и описании вакансии. 90-дневный план должен включать  в себя в первую очередь причины, по которым эта позиция была создана, и должен четко отображать описание должности и вакансии. Если это не так, кандидат по сути подавал заявку на другую работу. Другими словами, когда человек выходит на работу и видит, что реальная работа отличается от той, на которую он претендовал, результат - несчастливый сотрудник и значительно большая вероятность того, что он покинет компанию в первый год работы. Вот почему так важно интегрировать эти HR-практики, создавать отличные объявления, соответствующие описанию должности и вакансии, а также  90-дневному плану.
2. Использование контрольных листов. Мы поделились с вами шаблонами контрольных листов для процесса адаптации. Наш совет - скопировать их и использовать. Учитывая, что менеджер адаптирует новеньких, очень здорово, когда он может распечатать контрольные листы, положить у себя на столе и просматривать их каждый день, проверяя. Это дает структуру и гарантирует, что необходимые шаги сделаны. 
3. Последовательная адаптация. Ваши контрольные листы хороши настолько, насколько они последовательны. Если у менеджеров есть контрольные листы, но они их не используют, практика адаптации сразу же ухудшится. Введите контрольные листы и убедитесь, что они последовательно используются. Вы настолько хороши, насколько хорошо ваше последнее исполнение, поэтому сфокусируйтесь на этом и последовательно выполняйте.
4. Оценивайте. Эти контрольные листы у нас работают, но они еще не финализированы. Со временем мы получаем отзывы, улучшаем наш процесс, настраиваем детали и оптимизируем процесс адаптации. В конце концов, нужно, чтоб ваш процесс адаптации стал вашим собственным. У вашей организации есть своя собственная культура, истории, привычки. Привяжите опыт адаптации к ним, поскольку они передают вашу культуру новым сотрудникам. 
5. Создайте эффективные рабочие процессы. Процесс, который мы вам дали, представляет собой аналоговое решение, в основном на бумаге. Наверняка в вашей организации уже есть процесс адаптации. Внедрите идеи, которые вы почерпнули из этой статьи в существующие процессы.  У каждой организации, будь то компания с десятком сотрудников, сотней или тысячами, разные системы и процессы, которые они используют. Однако сделайте процесс персональным. Одна из причин, почему все, кто присоединяются к нашей компании, говорят, что мы провели самую лучшую адаптацию, в том, что мы делаем процесс максимально персонализированным и даем каждому столько внимания, сколько это возможно с самого начала. Убедитесь, что какие бы рабочие процессы вы ни использовали в своей организации, вы используете адаптацию как способ построения личной и прочной связи между непосредственным руководителем и сотрудником.

На этом мы завершаем статью об адаптации сотрудников, в которой мы объяснили этот процесс, дали вам конкретные шаги и предоставили серию контрольных списков, которые вы можете использовать в своей организации для эффективной адаптации новых сотрудников. Удачи!

Корпоративная адаптация и технологии

Несколько слов о корпоративной адаптации и технологиях. Пока что рассмотренный нами процесс адаптации в основном подходит для стартапов и малых и средних предприятий. В более крупных организациях, со значительно большим количеством новых сотрудников (и текучестью), становится необходимым более автоматизированный и цифровой процесс. И хотя, менеджеры, конечно же,  по-прежнему должны принимать участие в вовлечении новых сотрудников, заботы по всему процессу адаптации берет на себя  HR-департамент. 

Естественно, как только вы достигли определенного числа новеньких, аналоговый процесс становится нерабочим. Чтобы обеспечить последовательность процесса адаптации и убедиться, что все пункты остаются выполненными, вы можете использоваться программное обеспечение. Этот вид технологий не только автоматизирует (частично) процесс, но и создает взаимодействие с новыми сотрудниками с самого начала (то есть на этапе перед приемом на работу), уделяя особое внимание тому, чтобы:

• избавиться от бумажной волокиты
• выслать (практическую) информацию о компании
• познакомить новых сотрудников с их коллегами

Мы перечислили несколько решений для адаптации сотрудников в нашей статье об инструментах на основе искусственного интеллекта для оптимизации процесса привлечения талантов.

В заключение

Адаптация сотрудника это как медовый месяц на работе. Когда ты закладываешь основу для крепких, долгосрочных отношений между работодателем и сотрудником.  Отсутствие хорошо структурированного процесса адаптации имеет серьезные (финансовые) последствия.

Когда речь идет о построении хорошей программы адаптации, есть несколько моментов, о которых стоит помнить. Конечно, есть и практическая сторона процесса, например, проверка того, что все необходимые документы в порядке и что у ваших новых сотрудников есть все необходимое оборудование и программное обеспечение, готовое к работе в первый день в офисе.

Но точно также важно позаботиться и о другой стороне адаптации. Той, которая касается взаимодействия с вашими новыми сотрудниками с момента их подписания предложения, четкого понимания ожиданий, ознакомления их с культурой и ценностями вашей компании и помощи им в знакомстве со своими будущими коллегами.

В зависимости от имеющегося у вас бюджета вы можете автоматизировать и оптимизировать (большую часть) процесса адаптации сотрудников. Это не только сэкономит вам много времени, но и будет большим подспорьем в обеспечении того, чтобы ваши новые сотрудники получили отличный старт в вашей организации. И повысит шансы на счастливую жизнь вместе.

FAQ

Что такое адаптация?

Адаптация сотрудника - это процесс, во время которого новенький знакомится с организацией, людьми и культурой компании, которой он присоединился. 

Почему адаптация важна?

Адаптация важна, потому что, с одной стороны, она помогает новым сотрудникам начать работать как можно быстрее, а с другой - формирует у них важнейшие первые впечатления о компании.

Каков наилучший процесс адаптации сотрудников?

Каждая организация индивидуальна, но хороший процесс адаптации структурирован, постоянно развивается и, что, возможно, самое главное, очень персональный.

Как долго должна длиться адаптация персонала?

Как долго длится период адаптации может варьироваться, но отличное время для официального завершения процесса адаптации через год.