Оптимальное соотношение hr к количеству сотрудников

Перевод статьи The Optimal HR to Employee Ratio в рамках нашего проекта переводы статей по hr-аналитике на английском.
Автор Erik van Vulpen один из самых читаемых авторов нашего блога, см например

1. KPI HR: подробное объяснение с метриками и примерами
2. 17 метрик рекрутинга, о которых вам нужно знать
3. Пять важных инструментов стратегического планирования персонала для hr профессионала
4. 21 Метрика эффективности сотрудников

Перевод Наталии Сарансковой (Киев) (ссылка на ее профиль Линкедин - добавляйтесь в контакты). Это новый перевод Наталии, см. также

1. 5 HR-трендов, на которые стоит обратить внимание в 2020
2. Как ваш процесс найма может предсказать неэтичное поведение
3. Редизайн должностных функций: практическое руководство по реорганизации рабочих должностей и ролей

В тему статьи также рекомендую наши собственные исследования Бенчмарк: сколько работников компании приходится на 1 HR / специалиста по управления персоналом

Оптимальное соотношение hr к количеству сотрудников

Коэффициент соотношения HR к количеству персонала - очень полезный инструмент для оценки оптимального потенциала сотрудников HR в организации. В этой статье мы рассмотрим, что такое коэффициент соотношения HR  к количеству сотрудников, перечислим факторы, которые влияют на этот коэффициент, и дадим бенчмарк для него.

СОДЕРЖАНИЕ

●       Что такое коэффициент соотношения HR к количеству персонала?

●       Лучшие практики по работе с коэффициентом соотношения HR к количеству персонала

●       Оптимальный бенчмарк для коэффициента соотношения HR к количеству персонала

Что такое коэффициент соотношения HR к количеству персонала?

Давайте для начала разберемся, что такое коэффициент соотношения HR к количеству сотрудников (HR to employee Ratio, также известен как HR to staff ratio или HR staffing ratio). Как уже говорит само название, коэффициент соотношения HR к количеству сотрудников это количество сотрудников HR разделенное на количество сотрудников работающих в организации.

Эта метрика дает нам коэффициент, который показывает эффективность HR. Высокий коэффициент (который значит, что в организации работает относительно много сотрудников HR-отдела) может указывать на более низкую эффективность в предоставлении HR-услуг. Однако, это не всегда так и высокий коэффициент может объясняться множеством факторов. Мы рассмотрим это в следующем разделе.

Сперва давайте взглянем на конкретную формулу, где коэффициент соотношения HR к сотрудникам это число сотрудников HR (выраженного в эквиваленте полной занятости, или ЭПЗ) поделенное на число всех сотрудников организации (также выраженного в ЭПЗ). Это выливается в следующую формулу:

Представим, что в быстрорастущей компании 2045 сотрудников (1860 ЭПЗ). Джил, HR-директор компании, обеспокоена тем, что на HR оказывается большое давление, что приводит к гораздо большему объему работы, нежели сотрудников HR, выполняющих ее. Текущая команда состоит из 35 человек (32 ЭПЗ) и Джил хочет увеличить бюджет на найм HR. Для этого она хочет сравнить бенчмарки по коэффициенту соотношения HR к персоналу в отрасли. Чтобы сделать это, она рассчитывает коэффициент соотношения HR к сотрудникам таким образом:

Этот 1.7% значительно ниже бенчмарка для компаний аналогичного размера, что дает Джил дополнительный аргумент, основанный на данных, для увеличения размера HR-команды. Тем не менее, существует множество других соображений на счет определения оптимального соотношения HR к персоналу.

 
Лучшие практики определения соотношения количества HR к количеству сотрудникам

Когда идет речь об этом коэффициенте, передовые практики будут зависеть от специфики кейса. На коэффициент соотношения HR к персоналу будут влиять несколько факторов. Но это совершенно не значит, что есть лучшие практики, лучшая практика  всегда будет зависеть от вашей ситуации. Итак,

●       Технология. Первый аспект, который будет влиять на ваш коэффициент - это уровень технологичности организации в управлении персоналом. Компании, которые инвестировали  в цифровой HR и модули самообслуживания, зачастую имеют меньшую HR-команду. В этих организациях и сотрудники, и менеджеры могут самостоятельно справляться с большинством HR-запросов. Это значительно уменьшает количество работы для HR-администраторов, делая их роль более тактической и стратегической, требуя при этом меньше ЭПЗ для достижения того же эффекта.

●       Роль HR. Также как и предыдущий аспект, роль HR - это фактор, который влияет на коэффициент соотношения HR к персоналу. Операционная функция HR будет отличаться и требовать бОльшую команду HR по сравнению с более стратегической функцией. HR бизнес-партнеры - хороший пример этого. Когда коэффициент соотношения HR к сотрудникам низкий, бизнес-партнеры имеют более стратегическую роль. Когда же коэффициент высокий, бизнес-партнер действует больше, как традиционный HR-консультант, имея более операционную роль.

●       Бюджет и его контроль. Третий фактор - это бюджет и контроль бюджета на найм. Бюджет имеет смысл, т.к. бОльший HR-бюджет позволяет иметь больше HR-сотрудников на зарплате. В некоторых организациях решение об увеличении HR-персонала принимается самим HR. В таких организациях не редкость, когда HR-департамент определяет свою потребность в большем количестве людей более срочной, нежели других департаментов, что приводит к более высокому коэффициенту соотношения HR к сотрудникам.  Я видел такое в крупной Европейской мультинациональной корпорации. Если это произошло единожды, изменить это уже крайне сложно.

●       Отрасль. Следующий фактор - отрасль. Не смотря на то, что данные по бенчмаркам, которые мы покажем в следующем разделе, не определяют отрасль, есть такие отрасли, которые требуют большего вовлечения HR, чем другие. Хороший пример - это сервисные компании. В них для привлечения и удержания персонала, высокопрофессиональным специалистам нужно более интенсивное обучение и индивидуальное развитие, нежели низкоквалифицированным рабочим. 

●       Размер организации. Размер организации также влияет на коэффициент. Более маленькие компании наймут своего первого HR при размере от 20 до 50 сотрудников. И хотя у этого специалиста будут еще дополнительные задачи, 1 HR на 50 сотрудников это нормальный коэффициент. Более крупные компании будут иметь более низкий коэффициент, поскольку эффект масштаба, за счет оцифровки и автоматизации, позволяет одному специалисту  обслуживать гораздо больше внутренних клиентов. Мы поговорим об этом более детально в разделе о бенчмарках.

●       Профсоюзы и коллективные соглашения. Последний фактор - степень объединения сотрудников. Коллективные соглашения и профсоюзы обычно представляют собой проблему, т.к. они будут вовлечены в принятие всех важных вопросов, касающихся сотрудников. Вовлечение этих союзов и активное управление заинтересованными сторонами - ключевая активность, которая обычно возлагается на плечи HR- департамента. В результате, высокая степень объединения сотрудников может привести к увеличению коэффициента соотношения HR к сотрудникам.

И хотя это не исчерпывающий список, он охватывает главные аспекты, влияющие на коэффициент соотношения HR к сотрудникам. Следовательно, это в том числе показывает, что простого числа недостаточно для обоснования увеличения или уменьшения количество HR на общее количество сотрудников.

Поэтому HR-директору Джилл придется поработать над дополнительными аргументами. Знания только одного коэффициента недостаточно. Например, может случиться так, что у нее все хорошо, потому что ее организация HR-департамента технологически продвинута и имеет сильную стратегию. Вместо найма новых людей, она могла бы инвестировать в дальнейшую автоматизацию процессов при сохранении низких затрат.

Бенчмарк по оптимальному коэффициенту соотношения HR к сотрудникам

Давайте взглянем на бенчмарк по коэффициенту соотношения HR к сотрудникам. На сколько мы знаем, эти данные никогда не были сопоставлены в разных отраслях. Однако, мы точно знаем, как этот коэффициент сопоставляется с размером компании.

Общество по Управлению Человеческими Ресурсами (SHRM) исследовало это в течение нескольких лет. В рамках проведенного ими в 2015 году сравнительного исследования человеческого капитала был предоставлен следующий отчет по штатным коэффициентам:

Как отмечено ранее, коэффициент соотношения HR к сотрудникам в меньшей организации зачастую ниже. В организациях с количеством сотрудников менее чем 250, в среднем приходится по 3.4 HR на 100 сотрудников, тогда как в более крупных организациях эта доля значительно меньше.

По факту, в отчете за 2009 год было рассмотрено 119 крупных организаций и выявлено, что коэффициент соотношения HR к сотрудникам составляет всего 0.4 для организаций с более чем 7,500 сотрудников. Тем не менее, важно отметить, что эти коэффициенты менялись со временем, поэтому цифры за 2009 год должны быть менее актуальными сегодня. Однако, они действительно показывают огромную разницу между маленькими и большими компаниями. 

Чтобы подчеркнуть это, в 2017 году исследования SHRM (PDF файл) выяснили, что  средний коэффициент соотношения HR к сотрудникам составляет 2.6 с медианой в 1.58. Среднее значение и 75-й процентиль практически идентичны, что указывает на то, что 2.7 близко к максимально возможному коэффициенту. 25-й процентиль  был на 0.99. Это значительно выше, чем их бенчмарк за 2016 год, который в среднем составил 2.32, а медиана - 1.33.

Отчет по бенчмаркам за 2018 год от Bloomberg Law’s отмечает, что HR-департаменты имеют медиану в 1.5 сотрудника на 100 человек рабочей силы. В то время это был рекордный максимум, т.к. он долго был около 1.0 на 100. Цифры и Bloomberg, и SHRM очень схожи.

Итак, подытожим: коэффициент соотношения HR  к сотрудникам сильно зависит от количества сотрудников работающих в организации. Но есть и другие факторы, включая технологические возможности HR, степень, в которой HR несет стратегическую роль, бюджет и контроль бюджета, профсоюзы. Все эти факторы создают уникальную метрику, которая и является вашим коэффициентом соотношения HR к сотрудникам.