Редизайн должностных функций: практическое руководство по реорганизации рабочих должностей и ролей

Перевод статьи Job Redesign: A Practical Guide to Redesigning Jobs & Roles в рамках нашего проекта переводы статей по hr-аналитике на английском.
Автор Erik van Vulpen один из самых читаемых авторов нашего блога, см например

1. KPI HR: подробное объяснение с метриками и примерами
2. 17 метрик рекрутинга, о которых вам нужно знать
3. Пять важных инструментов стратегического планирования персонала для hr профессионала
4. 21 Метрика эффективности сотрудников

Перевод Наталии Сарансковой (Киев) (ссылка на ее профиль Линкедин - добавляйтесь в контакты). Это третий перевод Наталии, см. также

1. 5 HR-трендов, на которые стоит обратить внимание в 2020
2. Как ваш процесс найма может предсказать неэтичное поведение

Итак,

Редизайн должностных функций: практическое руководство по реорганизации рабочих должностей и ролей

Редизайн должностных функций - это инструмент, который становится все более актуальным в целях формирования меняющихся ролей в будущем. При правильном исполнении, он может создать рабочую силу, которая будет двигать компанию вперед. В этой статье мы объясним, что такое редизайн должностных функций и предложим структурированный к нему подход.

СОДЕРЖАНИЕ

Что такое редизайн должностных функций ? Определение

Редизайн должностных функций: структурированный подход в 5 этапов:

1. Меняющиеся реалии
2. Индивидуальных анализ должностей
3. Анализ ключевых компетенций
4. Переопределение должностей
5. Реализация редизайна
6. Заключение
7. Часто задаваемые вопросы

 Что такое редизайн должностных функций? Определение.

Редизайн должностных функций - это процесс перераспределения задач и обязанностей для лучшего согласования ролей с изменяющейся средой внутри и вне организации.

Давайте начнем с последней части определения. В силу постоянно меняющейся среды внутри и вне организации, роли меняются. Современный мир никогда не был таким нестабильным, неопределенным, сложным и неоднозначным (VUCA). Диджитализация и автоматизация внутри организации также влияют на роли.

Когда идет речь об изменяющейся среде за пределами организации, взгляните на  следующий пример. В 30-х и 40-х годах полмиллиона человек работали продавцами газированной воды. Продавец газированной воды управлял фонтаном в аптеке или супермаркете и это была крайне желанная позиция. В то же время работа оператора лифта, телефонистки, линотиписта были довольно распространенными.

Все эти должности исчезли. В современном мире тоже самое происходит и с многими позициями по приготовлению пищи, строительству, уборке,сервису, продажам. И эти изменения влияют в том числе и на задачи и обязанности.

Вторая часть определения о перераспределении задач и обязанностей. В большинстве случаев работа не автоматизируется на 100%. Скорее автоматизируются определенные задачи. Это значит, что со временем младшему бухгалтеру больше не придется вручную проверять квитанции. Сейчас это может быть сделано автоматически, при помощи алгоритма. И это меняет роль младшего бухгалтера на более консультативную.

В соответствии с этим, HR-администрирование сегодня обычно оцифровывается и управляется сотрудниками и менеджерами с помощью инструментов самообслуживания. Это уменьшает количество административных задач для таких сотрудников, как консультанты по персоналу. Тем самым, освобождая их время для более эффективного анализа и стратегических консультаций. Подобным образом, автоматизация HR-отчетности значительно возрастает и использует интегрированные, самоуправляемые панели. Это позволяет аналитикам уделять больше времени более сложным и ценным отчетах.

Это значит, что технологии автоматизируют определенные задачи, и влияет на изменения в должностях. Некоторые позиции получат новые задачи, в то время как другие исчезнут.

Редизайн должностей, или редизайн работы, - это процесс перераспределения этих задач и обязанностей таким образом, чтобы привести их в соответствие с изменяющимися реалиями работы. 

Редизайн должностных функций: структурированный подходв 5 этапов

Когда речь идет о “редизайне должностей”, то обычно используется 5-этапный подход. Такой подход поможет вам пройти через каждую фазу.

1. Меняющиеся реалии

Первая фаза редизайна должностных функций - это меняющиеся реалии.

Редизайн должностей становится актуальным, когда возникают подозрения, что требования к должности изменились и требуют обновления. Это может быть в силу того, что задачи автоматизированы и должны быть заменены, или потому что задачи требуют новых навыков.

Примером последнего является увеличение потребности в цифровых навыках на многих должностях. Данные все еще скудные, но недавний отчет в Нидерландах показал, что 50% рабочих должны иметь навыки работы с цифровыми технологиями. Конечно, то, какими должны быть эти навыки, зависит от роли, но могут включать в себя метод слепой печати, пользование программным обеспечением MS Office, надлежащее пользование компьютером, социальными сетями, программирование. Ожидается, что эти выводы будут справедливы для всех развитых наций.

Upskilling required per sector.

Также для редизайна должностей может быть и организационный стимул. Когда консалтинговое агентство хочет сфокусироваться на предоставлении консалтингового сервиса, или когда физически существующий сетевой бизнес хочет инвестировать в онлайн-возможности, им нужны разные люди на временно существующие роли. Здесь тоже в игру вступает редизайн.

Зачастую триггером в организации становится меняющиеся реалии, которые ведут к запросу на редизайн должностных функций. К примеру, запрос на изучение наличия цифровых навыков у административного персонала может исходить от прямого руководителя, в то время как обновление ключевых ценностей компании будет происходить от С-уровня. В зависимости от запроса, ваш анализ и ваше управление стейкхолдерами будут различными.

Цель первого этапа - идентифицировать потребность в изменениях и отобрать определенное количество должностей или категорий должностей, на которые эти изменения повлияют в большей степени и которые нужно проанализировать на предмет изменения структуры. 

2. Индивидуальный анализ должности

На второй стадии редизайна должностей происходит анализ отобранных позиций. Есть разные методы такого анализа: функциональный анализ должности, перечень задач, метод элементов работы, описание функционала, техника критических инцидентов.

●       В функциональном анализе должности записываются данные, навыки людей, вещи, необходимые для выполнения работы.

●       При перечне задач идентифицируются задачи, а затем для каждой из них записываются важность, затрачиваемое время и частота задачи.

●       В методе элементов работы определяются характеристики отличного исполнителя, чтобы дать более ориентированный на работника взгляд.

●       Описание функционала требует интервью с целью создания истории, которая объясняет ключевые активности.

●       Техника критических инцидентов раскрывает выдающуюся производительность (как в хорошем, так и в плохом смысле) и оценивает контекст, поведение и обстоятельства такого поведения. Цель - сформировать лучшие поведенческие практики.

Детальное описание этих техник выходит за рамки данной статьи. Однако, все они сводятся к 3-м элементам. Во-первых, все они анализируют, какие задачи выполняются сейчас. Во-вторых, они ранжируют их по важности. И третье - они спрашивают о навыках, необходимых для правильного выполнения работы.

Меняющиеся реалии, которые были идентифицированы на 1-ой стадии, будет влиять на эти описания. Может быть ситуация, когда на данный момент задачи выполняются неверно и новые навыки необходимы лишь для того, чтоб работа выполнялась правильно.

3. Анализ ключевых компетенций

В зависимости от масштаба проекта по реорганизации работы,  могут быть изменения на организационном уровне.

Многие  организации работают с четко определенными компетенциями, которые применимы ко всем в компании. Они называются ключевыми компетенциями, т.к. они являются неспецифическими и не зависят от конкретной функции. Эти компетенции являются обязательными для всех в организации. Не в одинаковой степени на разных уровнях, но по крайней мере на базовом уровне ими должны обладать все.

Пример одной из таких ключевых компетенций можно увидеть в сети отелей 4 Сезона. Одна из их основных ценностей это “культура сервиса”. Цитата с их сайта под заголовком Как мы себя ведем: “Мы демонстрируем наши убеждения лучше всего через то, как мы относимся друг к другу и через пример, который мы показываем друг другу. Во всех взаимодействиях с нашими гостями, клиентами, бизнес-партнерами и коллегами мы ведем себя так, как хотели бы, чтоб они вели себя с нами”. Ориентация на сервис это компетенция на уровне всей компании для 4 Сезона и всего его персонала.

Изменения или обновления компетенций на уровне компании означает, что затронуты будут все функции. Таким образом этот уровень анализа является ключевым в редизайне должностей.

4. Переопределение должностей

На 4-ой стадии все входные данные предыдущих стадий используются для переопределения должностей. Это может быть незначительный редизайн или должности могут быть совмещены с другими, фактически исчезая. В зависимости от влияния и степени изменений в должностях, вовлечены будут различные стороны.

Ключевыми заинтересованными сторонами нужно управлять с самого начала, но на этом этапе вы можете еще раз к ним вернуться и проверить, на сколько они согласны с вашими выводами. Зачастую они лучше видят вещи в перспективе, потому как они лучше, чем вы понимают все нюансы своей повседневной реальности.

Также есть сотрудник. Большинство существующих позиций уже заняты сотрудником с уникальным набором навыков. Точный подбор сотрудника на позицию создаст соответствие человек-работа, которое приведет к большему удовлетворению.

После подтверждения изменений в должностях и ролях, они кодифицируются в рамках структуры компании. Различные позиции будут затронуты по-разному, но все изменения в любом случае должны быть донесены до сотрудников. Здесь вступает в действие следующая стадия - реализация редизайна должностных функций.

5. Реализация редизайна

Последний этап - это этап реализации. Здесь до сотрудников официально будет донесена информация о работе, которая была проделана по редизайну, и уже будут предприняты действия.

Усилия по реорганизации могут иметь последствия и для программ обучения и развития, которые переподготавливают людей по новым требованиям. Вдобавок, это может изменить критерии найма, повышения, компенсации и увольнения. Это значит, что эти изменения могут повлечь за собой и увольнения. Это может быть уход по собственному желанию, когда человек не видит себя подходящим для новой роли, или же увольнение, если компания не считает человека способным быть успешным в новой роли.

Важная часть этой стадии - коммуникация. Изменения, которые коснутся многих людей (обновленные ключевые ценности, или редизайн ключевых должностей), должны быть заранее и ясно донесены, чтобы у людей была возможность поучаствовать в этом и успеть развить себя в соответствие новой ситуации.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Мир меняется и рабочие должности меняются вместе с ним. Редизайн должностных функций один из инструментов в портфеле организационного развития. При правильном применении это может помочь создать работу, которая соответствует потребностям бизнеса и внешней среды, а также соответствует навыкам и возможностям сотрудника. Другие методы, которые важны для изучения перед тем, как приступить к реорганизации должностей, включают в себя проектирование, расширение, обогащение работы и так далее. Мы планируем опубликовать больше информации по этим темам в ближайшем будущем, поэтому оставайтесь с нами!

ЧАСТО ЗАДАВАЕМЫ ВОПРОСЫ

Что такое редизайн должностных функций?

Редизайн должностей это процесс ранжирования задач и обязанностей для улучшения соответствия ролей изменяющейся среде внутри и за рамками организации.

Как редизайн должностных функций влияет на организационную производительность?

При правильном применении редизайн должностей может помочь создать позиции, которые соответствуют потребностям бизнеса и внешней среды, а также навыкам и возможностям сотрудника.

Как мне подойти к редизайну должностных функций?

Вот наиболее используемый 5-этапный подход, который можно обобщить  следующим образом:

1. Меняющиеся реалии,
2. Индивидуальный анализ должностей,
3. Анализ ключевых компетенций,
4. Переопределение должностей,
5. Реализация редизайна.