Как вы можете оценить влияние Коронавируса на ваш бизнес и его работников?

Перевод статьи How to plan for Coronavirus: A Case Study проекта переводов статей по hr-аналитике (тема ка бы акутальная)

Автор перевода Дмитрий Руденко (ссылка на профиль в фб): Эксперт по оценке управленческих компетенций, формированию и развитию кадрового резерва

Как вы можете спланировать влияние Коронавируса на ваш бизнес и его работников?

Авиакомпании, курортные компании, отели сталкиваются с серьёзными трудностями. В процессе развития событий марта, международные поездки резко сократили. С 10 марта каналы новостей объявили о запрете на поездки по всей Италии. В аэропорту Схипхол, в Амстердаме не было никаких очередей на стоянках, а линии безопасности были пустыми. На рейсе Lufthansa во Франкфурт я был единственным пассажиром в последних 6 рядах.
Лётный экипаж, завершив пятидневный тур, сказал, что самолеты внезапно опустели в последние 3 дня. В службе обслуживания Lufthansa уже можно было увидеть 80 отмененных рейсов, в то время как в обычном ежедневном расписании их около 500. Сами авиакомпании сталкиваются с серьезной проблемой кадрового планирования, но последствия этого будут выходить далеко за рамки транспортных компаний. Какое влияние окажет этот шок на тесно связанную международную бизнес-систему? Как вообще можно планировать бизнес?
Моя работа заключается в том, чтобы рассказать историю программного обеспечения для планирования персонала. Я - "евангелист", а какой евангелист не идет навстречу людям? Ну, может быть, сейчас самое время это выяснить. Мировая экономика сталкивается с самой большой проблемой планирования персонала за последние 50 лет. И как создатели платформы анализа и моделирования персонала OrgVue, мы должны поделиться своим взглядом на нее.
Мы берем на себя задачу планирования, применяя наш обычный подход: количественное определение и использование измерений для анализа. Мы всегда начинаем с самой работы. Что же это такое сейчас и что будет в будущем? В контексте вспышки вируса, нужно ли каждому направлению работы встречаться с людьми лично? Разве это требует поездок (командировок)? Как его можно доставить безопасно, как для сотрудника, так и для клиента?
Используя этот подход, мы проходим различные этапы.

1. Прежде всего нам нужно понять самих людей. У кого есть иждивенцы и кому может понадобиться уход? У кого есть какие-либо симптомы болезни? Кто уже имеет предрасположенность и может подвергаться дополнительному риску? Кто находится далеко от своей родной страны и имеет возможные семейные проблемы или обязательства?
2. Далее нам нужно понять позиции: мы сегментируем бизнес по отделам, затем по ролям и даже – если позволяет время-по видам деятельности, чтобы проанализировать потенциал для выполнения работы на расстоянии. Мы должны определить отдельные точки неудачи и преемников или непредвиденные обстоятельства для каждой ключевой позиции или деятельности. Нам нужно собрать эти данные один раз для видов работ и ролей и продолжать собирать их с относительно высокой частотой для данных о людях – потенциально каждый день в быстро меняющейся ситуации.
3. Для нас полезно умение думать о ситуации людей отдельно от требований работы. Проанализировав свою деятельность, мы каждый день обновляем кадровые данные через линейных менеджеров. Чтобы подготовиться в случае необходимости, мы начали с скользящей программы работы из дома, и позже на этой неделе весь бизнес будет работать из дома, чтобы протестировать технологию и убедиться, что наша техническая инфраструктура может справиться с ней. Мы считаем, что такой подход является реалистичным для предприятий малого и крупного масштаба, в зависимости, конечно, от особенностей работы. Никто не может управлять сталелитейным заводом из своей кухни. Анализ должен проводиться Центральной группой для планирования сбора данных и периодичности их сбора. Мы использовали наше собственное программное обеспечение, но любая система, которая позволяет вам думать о работе и людях отдельно, должна позволять такой вид планирования. Вам также нужен простой способ сбора данных и их ежедневного обновления. Мы делаем это через OrgVue, но любая простая веб-форма или устройство для сбора данных должны делать это.
4. Наконец, мы приняли решение использовать максимально возможную прозрачность, сообщая о состоянии здоровья наших сотрудников в целом в компании, чтобы люди были осведомлены о ситуации. Мы сводим к минимуму клиентские и внутренние поездки и просим наших сотрудников мыть руки и избегать личных контактов, чтобы свести к минимуму риски передачи инфекции. Мы поделимся нашим подходом с нашими клиентами на одном из наших клиентских мероприятий – теперь они также доступны! – и мы планируем обновлять наш подход и прогресс каждую неделю через публичные блоги.

Примеры подходов
Мы рекомендуем нашим клиентам этот 10-ступенчатый подход. Составьте схему организации" как есть" : сколько у нас людей, где они находятся ?

1. Составьте схему организации" как есть" : сколько у нас людей, где они находятся ?

2. Получите квалифицированную консультацию о наилучших действиях, которые необходимо предпринять для обеспечения личной безопасности.

3. Решите, какие данные необходимы компании для поддержки отдельных сотрудников и управления всей организацией. Пример сбора данных на уровне отдела ниже:

Пример планирования функций в IT компании:

Отдел	Вариант удаленной работы	Комментарий
Отдел разработки программного обеспечения	Да	Ожидается, что это окажет  ~ 20%- ное влияние на производительность из- за удаленной работы
Консультационный отдел	Да	Большая часть аналитической работы может быть выполнена удаленно; для клиентских семинаров рассмотрите варианты
Отдел маркетинга	Да	Некоторое влияние на совместную работу и генерацию идей, но основные виды деятельности, как ожидается, будут сосредоточены на онлайн- маркетинге
Отдел продаж	Да	Переключитесь на телефон, электронную почту и социальные сети , а также удаленные звонки по продажам. Проверьте возможность использования полностью дистанционных методов продаж.
Поддерживающие функции (финансы, HR, юристы)	ДА	Некоторое влияние на совместную работу, но основные виды деятельности, как ожидается, возможно сделать удалённо

4. Сбор данных

Пример сбора данных от каждого менеджера о каждом члене команды через формы OrgVue -анонимизированный пример из нашего обучающего набора данных:

5. Собирайте данные в отчетах, которые позволяют принимать решения

6. Выявление непредвиденных обстоятельств для минимизации рисков и обеспечения непрерывности бизнеса

7. Выберите цикл принятия решений (ежедневно / еженедельно / ежемесячно) для эффективной поддержки

8. Определите текущие планы: как будут собираться обновления, как будут обновляться отчеты и как будут инициироваться действия

*Строки сверху вниз (пример):

• Заголовок: консультант по работе с клиентами 1
• Anna Kemper
• Дата рождения: 14 февраля 1959
• Отдел: Отдел IT поставок
• Текущее состояние здоровье: Офис, всё в порядке
• Состояние:
• Очки доступности: 1
• Самое последнее обновление: 6 марта 2020
• Куда было последнее путешествие: не было последние 2 недели

9. Прогнозируйте влияние болезни на финансовое планирование. Например, издержки бизнеса будут варьироваться в зависимости от географии (различные национальные правила для обязательного больничного листа ), типа роли и вариантов непредвиденных обстоятельств , которые выбирает компания.

10. Запланируйте проведение 3-месячного и 6-месячного обзорного ревью для выявления уроков, извлеченных из чрезвычайной ситуации.

А теперь ... мойте руки! Удачи с выживанием с коронавирусом, и дайте нам знать о любых примерах альтернативных подходов, которыми вы хотели бы поделиться на тему использования данных для борьбы с коронавирусом в комментариях ниже!

Автор статьи: 

Giles Slinger управляющий директор Европейского отделения Concentra Analytics. На позиции консультанта & аналитика его взяли: Менеджер ATKearney, директор в Active Operations Management International , и директор Concentra, производители спецодежды, производители OrgVue. 

Его работа всегда была сосредоточена на более эффективном использовании данных: в системах обратной связи для крупных телекоммуникационных компаний , методах управления операциями для правительственных ведомств и в организационной аналитике для реструктуризации и трансформации.