Чек-лист требований к HRIS (Human Resource Information Systems): руководство для начала работы

Перевод статьи HRIS Requirements Checklist: A Guide for Getting Started

Читайте в тему Как успешно выбрать и внедрить HRIS (Human Resource Information Systems) – информационную систему управления персоналом

Следите за статьями в нашем телеграм канале HR-аналитики

Чек-лист требований к HRIS: руководство для начала работы

HRIS - это основа вашей HR-технологии, поскольку она централизует все HR-данные. Вот почему вам нужно тщательно выбирать его в зависимости от потребностей вашей организации. Вот контрольный список требований к HRIS, который поможет вам найти подходящего поставщика.

Содержание

1. Зачем нужен HRIS?
2. Выбор HRIS
3. Контрольный список основных требований и функций HRIS

Зачем нужен HRIS?

HRIS (HRIS) - это программная система, которая упрощает управление процессами и данными HR. Он объединяет и объединяет в одном месте несколько функций, таких как учетные записи сотрудников, выходные дни, расчет заработной платы и льготы. я

Инвестирование в эффективный HRIS предоставит вашей организации множество преимуществ, в том числе:

• Оптимизация и улучшение доступа к информации в единой системе
• Создание полезных отчетов
• Экономия времени на административных задачах за счет исключения дублирования данных
• Обеспечение сохранности данных
• Поддержка усилий по соблюдению нормативных требований
• Улучшение опыта ваших сотрудников и соискателей

Как в малых, так и в крупных организациях HR отвечает за многие важные обязанности, включая документирование, хранение и извлечение данных. Обработка этого в цифровом виде с помощью квалифицированного HRIS приводит к более эффективному отделу кадров.

Следующие обстоятельства могут указывать на то, что пора рассмотреть вопрос о внедрении HRIS или переходе на новую систему:

• Ваша рабочая сила быстро растет.
• Вы знаете, что есть способ лучше справиться с бумажной работой.
• Вы хотите упростить процессы и отслеживать больше данных.
• Вы хотите получить полную картину данных о ваших сотрудниках.
• К проверке нужно быть готовым.

Выбор HRIS

Выбор подходящего HRIS - серьезное мероприятие, которое зависит от уникальных требований и бюджета вашей организации. Также важно сравнить несколько вариантов, прежде чем принимать решение.

Попробуйте выполнить следующие шаги в процессе выбора HRIS:

• Знайте потребности и долгосрочные планы своей организации.
• Соберите команду из сотрудников отдела кадров, ИТ-специалистов, менеджеров, ключевых лиц, принимающих решения, и других, чтобы получить информацию и получить представление о создании контрольного списка требований к системе управления персоналом.
• Проведите обширное исследование авторитетных поставщиков программного обеспечения для управления персоналом, которые предлагают продукты с необходимыми вам возможностями в рамках вашего бюджета.
• Запросите бесплатные пробные версии и живые демонстрации у поставщиков. Используйте эту возможность, чтобы оценить их обслуживание клиентов.
• Сделайте осознанный выбор, а затем повторно оцените его после реализации.

Чек-лист основных требований и функций HRIS

Что должно быть в HRIS? Это зависит от того, что нужно вашей организации для достижения своих целей. Следующий контрольный список ни в коем случае не является исчерпывающим, и некоторые функции могут пересекаться, но он включает общие требования и компоненты, которые необходимо учитывать. Возможно, вам все это не понадобится, но вы можете использовать контрольный список для создания индивидуального шаблона требований HRIS.

Следующие спецификации требований к системе HR разбиты на семь технических аспектов (с примерами функций для каждого модуля) и пять рекомендуемых элементов:

Технические соображения

Управление информацией о сотрудниках

Ваш HRIS будет хранить записи о сотрудниках, которые включают информацию, необходимую для принятия кадровых решений и поддержки сотрудников. Вы также можете использовать его для отслеживания и отчетности.

• Персональная информация
• История вакансий
• Дисциплинарные взыскания
• Отслеживание численности персонала
• Инвентарь навыков

Финансовый менеджмент / расчет заработной платы

Обеспечение правильной оплаты вашей рабочей силы и ведения точной финансовой отчетности являются ключевыми функциями HRIS. Другими словами, вам необходимо включить в свой контрольный список требований HRIS функции управления финансами и заработной платой.

• Расчет заработной платы (если расчет заработной платы не включен или вы хотите продолжить использование существующего решения для расчета заработной платы, убедитесь, что оно интегрировано с HRIS.)
• Расчет сверхурочной работы
• Автоматические отчисления
• Управление заработной платой и история
• Комиссии и бонусы
• Банковская и налоговая информация
• Поощрительный менеджмент

Управление льготами и бенефитами

HRIS должна управлять администрированием льгот. Сюда входит управление изменениями личной информации, вариантами регистрации и изменениями статуса на протяжении всего жизненного цикла льгот.

• Страхование
• ВОМ
• Компенсация проезда
• Пенсионные планы
• Программы оздоровления сотрудников

Compliance

Соответствие требованиям HRIS может быть двояким. Прежде всего, он должен поддерживать соблюдение местных и национальных законов и правил о занятости. Кроме того, для европейских компаний ваша HRIS должна соответствовать требованиям Общего регламента по защите данных (GDPR) в отношении обработки данных о сотрудниках.

HRIS может быть разработан для отправки предупреждений о сроках подачи отчетов и о том, когда необходимо принять меры для соблюдения любых изменений нормативных требований.

• Право сотрудника (I-9)
• Заработная плата / соблюдение налоговых требований и отчетность
• Соблюдение EEO
• Стандарты ISO
• GDPR
• Отслеживание / управление соответствием для конкретной компании

Обучение и развитие

HRIS может централизовать программы обучения, обучения и развития персонала для ваших сотрудников. Это особенно полезно для компаний, которым требуются лицензии и сертификаты. Вы также можете использовать его для создания отчетов для инвентаризации навыков и планирования преемственности.

• Зачисление Enrollment
• Сертификация / завершение обучения
• Составление бюджета / затраты

Управление временем и посещаемостью

Все вопросы, связанные со временем, могут обрабатываться HRIS и интегрироваться с программным обеспечением для администрирования заработной платы и льгот. Он предлагает функции отслеживания посещаемости и планирования / утверждения отпусков для согласования с кадровыми потребностями в организации и улучшения операций.

Управление расписанием

• Отслеживание посещаемости
• Биометрическая идентификация
• Начисление и использование ВОМ
• Календарь праздников
• Оплачиваемые и неоплачиваемые отпуска
• Управление сверхурочной работой
• Сравнение расписания и фактического отработанного времени

Возможности набора и адаптации

Использование HRIS улучшит весь процесс найма. Он упрощает выполнение множества задач, от публикации вакансии на нескольких веб-сайтах и платформах социальных сетей до структурирования адаптации для ускорения работы с документами и ознакомления. Эта автоматизация также может гарантировать, что новые сотрудники не начнут работать, пока не будут заполнены все необходимые документы.

Рекрутинг

• Объявления о вакансиях
• Интеграция соцсетей
• Онлайн-приложения
• Система отслеживания кандидатов (или интеграция)
• Авто-ответ
• Предварительный отбор кандидатов
• Письма с предложениями о трудоустройстве

Адаптация персонала

• Подготовка к трудоустройству
• Заполнение безбумажного учета сотрудников электронной подписью
• Инструкция по существенной информации
• Представление компании и ключевого персонала
• Соблюдения правовых норм

Рекомендуемые элементы HRIS

Как только вам удастся сократить выбор поставщиков до пары, рассмотрите следующие элементы функциональности в процессе составления короткого списка поставщиков:

Возможности интеграции

Возможности интеграции HRIS означают, что существует бесшовная связь между каждым HR-процессом и даже другими системами в вашей организации. Данные всегда синхронизируются и отображаются в режиме реального времени, что исключает трудоемкий двойной ввод информации. Например, если вы измените ставку заработной платы сотрудника в системе расчета заработной платы, она будет автоматически обновлена во всех остальных применимых записях.

У вас есть легкий доступ к согласованным данным и эффективной отчетности. Кроме того, разумно иметь HRIS, который содержит возможности интеграции для размещения любых новых систем в будущем.

Самообслуживание сотрудников

В идеале HRIS предоставит сотрудникам возможность самообслуживания для просмотра общекорпоративных ресурсов и собственной информации. Руководители также должны иметь возможность получать соответствующие данные для управления своими сотрудниками. Это экономит время отдела кадров, когда сотрудники могут использовать портал самообслуживания, чтобы запросить отгул, зарегистрироваться на льготы и обновить свои личные записи.

Поскольку большинство сотрудников привыкли к цифровому миру, они предпочитают совершать транзакции самостоятельно и иметь немедленный доступ к необходимым им материалам и ответам на свои вопросы. Имейте в виду, что ваши сотрудники оценят понятный и удобный интерфейс. 

Импорт и экспорт данных

Наличие средств для импорта и экспорта данных из одной системы в другую обеспечивает большую эффективность. Если вы можете заполнить свой новый HRIS, извлекая как можно больше текущих данных из других источников, это будет гораздо менее утомительно, чем ввод вручную.

Учитывая постоянные изменения в технологиях и кадрах, вполне вероятно, что переход на другую HRIS не за горами. Возможность экспорта данных сделает переход более плавным.

Безопасность данных

Работодателям доверяют значительную часть конфиденциальных и конфиденциальных данных своих сотрудников. Ваш HRIS будет содержать личные данные, такие как банковская информация и личные идентификационные номера. Утечки данных могут нанести ущерб участникам. Таким образом, вы должны быть уверены, что ваша HRIS имеет безопасность, необходимую для защиты как от внутренних, так и от внешних угроз.

Он должен быть достаточно сложным, чтобы не только блокировать хакеров, но и гарантировать, что каждый пользователь имеет разрешение только на просмотр или изменение информации, на которую он имеет право. Вот почему необходима система, обеспечивающая разные уровни доступа.

Обратите особое внимание на то, что поставщики HRIS предлагают для защиты, и на то, как их клиенты оценивают качество безопасности программного обеспечения. Начиная с этапа реализации, кибербезопасность должна стать приоритетом. Затем продолжайте применять строгие меры безопасности и меры предосторожности, чтобы обеспечить безопасность данных ваших сотрудников.

Облака

Облако, также называемое «программное обеспечение как услуга» (SaaS), представляет собой сеть серверов, которые хранят данные, запускают приложения и предоставляют онлайн-услуги. HRIS может быть облачным с подпиской или получаться из локального оборудования с программным обеспечением HR.

Поскольку облачная HRIS полностью подключена к сети, она, безусловно, экономит физическое пространство и накладные расходы по сравнению с внутренней системой. Есть и другие преимущества, в том числе:

• Интеллектуальные приложения, предлагающие простой индивидуальный пользовательский интерфейс.
• Масштабируемость с учетом меняющихся обстоятельств и потребностей бизнеса.
• Простые и доступные обновления для новейших технологий.
• Современные функции безопасности и конфиденциальности данных.
• Обслуживание клиентов и техническая поддержка включены в абонентскую плату.

Резюме

HRIS предоставляет технологии, которые требуются в современном деловом мире для лучшей поддержки HR и всей вашей организации. Первый шаг к успешному выбору HRIS - это полное понимание того, что нужно вашей компании и вашему HR-отделу. Затем вы можете изучить контрольный список требований HRIS, чтобы найти лучшего поставщика.

Если вам сложно понять технические особенности, не стесняйтесь проконсультироваться с коллегами из других отделов, например ИТ.