Перевод статьи Time Management Won’t Save You

Статья с сайта Гарвард Бизнес Ревью. Автор Dane Jensen is CEO of Third Factor, an inter-disciplinary leadership development firm that operates in sport, business, academia, and government. He is affiliate faculty at the Kenan-Flagler School of Business at the University of North Carolina, teaches at the Smith School of Business at Queen’s University in Canada, and is the author of the book, “The Power of Pressure”

Следите за статьями в нашем телеграм канале HR-аналитики.

Тайм-менеджмент вас не спасет

Обычный тайм-менеджмент часто неэффективен в борьбе с перегрузками и снижении стресса. Его ориентация на более эффективную работу только побуждает нас брать на себя еще больше задач. Лучший подход - в первую очередь сократить количество задач, которые мы берем на себя, установить конкретные принципы для решения, какие категории вещей вы не будете делать, и создать такие структуры, как установление дня, когда собрания не будут проводиться.

Главный источник стресса для многих - это всепроникающее чувство, что времени никогда не хватает. В ответ многие из нас обращаются к тайм-менеджменту. Мы стараемся втиснуть часовые встречи в получасовые спринты, будучи «более эффективными», или помещаем более мелкие задачи в пробелы в нашем календаре, чтобы минимизировать непродуктивное время. И все же, как это ни парадоксально, тайм-менеджмент часто увеличивает стресс, с которым мы сталкиваемся, вместо того, чтобы уменьшать его. По мере того, как мы становимся более эффективными, мы освобождаем место для еще большего количества задач и чувствуем еще большее давление. Когда мы чувствуем себя подавленными, нам лучше бороться с первопричинами: огромным объемом задач, решений и отвлекающих факторов.

Ловушка тайм-менеджмента

Переход к удаленной работе после начала пандемии Covid-19 стал интересным естественным экспериментом, который иллюстрирует парадокс управления временем. Более трех четвертей людей сообщают, что работа из дома экономит им время, обычно связанное с поездками на работу и деловыми поездками, а около половины удаленных сотрудников сообщают, что они более продуктивны.

Несмотря на самооценку экономии времени и повышения производительности, данные компании Atlassian, производящей корпоративное программное обеспечение, показывают, что средний рабочий день во всем мире увеличился на полные 30 минут - в отличие от того, что мы ожидаем от людей, использующих свое время более продуктивно. Проблема усугубляется тем, что дополнительные 30 минут работы приходятся в основном за счет того, что обычно является вечерним досугом.

Тайм-менеджмент обещает нам, что, если мы станем более эффективными, мы сможем освободить место для комфортного размещения всех наших дел. И все же управление временем похоже на рытье ямы на пляже: чем больше яма, тем больше воды устремляется, чтобы заполнить ее. В мире потенциально бесконечных потребностей освобождение часа в вашем календаре сродни запуску сигнальной ракеты, объявляющей о вашей способности перейти к другому проекту или взять на себя дополнительную роль.

Это не означает, что тайм-менеджмент не имеет ценности. Производительность важна. Но в мире, где выгорание стремительно растет, нам также нужны стратегии для устранения объема, а не просто для его приспособления. Есть три вещи, которые вы можете сделать, чтобы выбраться из ловушки.

1. Уменьшите объем задач.

Задачи представляют собой соглашение: «Я займусь обновлением бюджета к встрече на следующей неделе», «Я возьму что-нибудь на ужин по дороге домой» или «Я пришлю вам обновленную презентацию PowerPoint сегодня вечером. ”

Как только соглашение заключено, оно начинает создавать давление, требующее выполнения. Если нам нужно разорвать или пересмотреть соглашение, мы добавляем дополнительный стресс из-за сложного разговора и чувство вины за то, что подвели кого-то. Чтобы уменьшить давление со стороны объема задач, держите очередь впереди, чтобы вам не пришлось пересматривать переговоры позже. То, как вы держитесь линии, зависит от того, будет ли ваша куча дел расти из задач, которые вам назначены, или из задач, которые вы решите взять на себя.

При выполнении порученных вам задач думайте о приоритетах, а не о времени. Когда начальник просит вас что-то сделать, ответ «у меня нет на это времени» может показаться слишком резким. Вместо этого подумайте о том, чтобы спросить: «Где вы хотите, чтобы я расставил приоритеты по сравнению с x, y и z?» Это позволяет добиться двух вещей. Во-первых, ответственность за расстановку приоритетов ложится на начальника, а не на вас. Во-вторых, он переводит обмен с бинарного выбора на совместное обсуждение того, что является наиболее важным.

Для задач, которые вы планируете добавить на себя, сначала блокируйте календарь. Мы часто подавляем себя, потому что слишком оптимистично оцениваем свои возможности. Мы смотрим в наш календарь, видим дневной свет и думаем: «Хорошо, я, наверное, сделаю это к пятнице». А потом наступает пятница, и - о чудо - нам нужно пересмотреть договор.

Проблема в том, что в вашем календаре обычно отображаются только утверждения о вашем времени, связанные с синхронной работой (задачи, которые вы выполняете с другими людьми одновременно с ними): встречи, телефонные звонки, кофейные чаты и т. Д. Ваши задачи - это параллельный список соглашений с другими людьми об асинхронной работе (задачи, которые вы выполняете самостоятельно, а не в режиме реального времени с другими), которые требуют вашего времени. Решение? Объедините свой календарь и список дел, заблокировав время в календаре для каждого из ваших дел. Получив полное представление о взятых на себя обязательствах, вы сможете увидеть свои реальные возможности, прежде чем согласитесь взять на себя больше.

2. Замените решения принципами

Прошлый год был отмечен бесконечным парадом решений: отправлять ли я детей в школу? Могу я навестить родителей? Безопасно ли вернуться в офис? Постоянное принятие решений с важными последствиями и неполной информацией может привести к тому, что ученые называют когнитивной перегрузкой, когда требования от умственной работы, которую нам необходимо выполнять, превышают наши способности справляться. Когнитивная перегрузка увеличивает вероятность того, что вы совершите ошибку, и в значительной степени способствует возникновению чувства подавленности.

Вы можете начать снижать когнитивную нагрузку, заменив решения абсолютными принципами. Например, наука о похудании говорит нам, что гораздо эффективнее сказать: «Я не буду есть после 19 часов», чем «Я ограничу свои перекусы после 19 часов». Последнее создает бесконечное количество перекусов. последующие решения: «Можно мне эту чашку йогурта? А что насчет фрукта? " Абсолютный принцип отказа от еды после 19:00 закрывает дверь раз и навсегда. Решения исчезают.

Тим Феррис, успешный автор и подкастер, называет это «поиском единственного решения, которое отменяет 100 решений». Для Феррисса это означало установление принципа не читать новых изданных книг в 2020 году. После многих лет, когда авторы и их публицисты заставляли читать, рецензировать или анонсировать десятки новых или готовящихся к выпуску книг в неделю, этот общий принцип освободил его от сотни индивидуальных решений.

Известно, что Стив Джобс решил носить одно и то же каждый день, чтобы избавиться от усталости, связанной с выбором наряда каждое утро. Джон Макки, управляющий директор канадской компании по подбору руководителей Heidrick & Struggles, установил принцип отсутствия встреч по пятницам. Не сумев сэкономить время для глубокой работы, приняв индивидуальные решения о том, какие встречи принимать или отклонять, он создал день в неделю, на котором он может сосредоточиться.

3. Используйте структуру, а не силу воли, чтобы свести к минимуму отвлекающие факторы.

Отвлекающие факторы отвлекают нас от выполнения наших задач и принятия наиболее важных решений. Отвлечение является особенно разрушительным фактором, вызывающим чувство подавленности, потому что они мешают нам почувствовать, что мы делаем успехи в борьбе с источниками давления.

Когда вы пытаетесь использовать силу воли, чтобы не отвлекаться, например, в социальных сетях, вы противопоставляете себя армии величайших умов нашего поколения. Они без устали сосредоточены на том, как использовать то, что президент-основатель Facebook Шон Паркер назвал «уязвимостью человеческой психологии», чтобы украсть часть вашего внимания. Когда дело доходит до отвлечения, структура каждый раз превосходит силу воли.

Несколько руководителей, с которыми я работал в сфере бизнеса, установили в течение дня периоды, когда они отключают Wi-Fi на своем ноутбуке, чтобы сосредоточиться. Другие проводят 30-минутные занятия, во время которых их команда может ответить на вопросы и получить направление. Это резко сократило количество людей, спрашивающих: «Могу я схватить тебя на пять минут?» в течение дня.

Бывший генеральный директор Deloitte Кэти Энгельберт отказалась от проведения встреч подряд. Вместо этого она попросила своего ассистента оставлять 10-минутные перерывы для того, что она называла SMOR - небольшими моментами для размышлений. Этот быстрый перерыв для восстановления означал, что в конце встречи она не отвлекалась на то, что происходило дальше, или переносила предыдущую встречу в текущую.

Во всех этих случаях решение не состоит в том, чтобы стать более эффективным, чтобы вместить больше задач, больше решений и больше отвлекающих факторов. Императив ясен: упрощайте. Сократите количество задач, которые вы берете на себя, замените решения принципами и создайте структуру, чтобы не отвлекаться.