Перевод статьи Strategies for Onboarding in a Hybrid World из блога компании Microsoft 

1. Все статьи по теме Адаптация персонала 
2. Все статьи по теме Microsoft 

Стратегии адаптации персонала в гибридном Мире

Важный вывод: новые сотрудники в 3,5 раза чаще указывает на удовлетворенность адаптацией, если их менеджеры играют активную рольв этом процессе.

Как и многие люди, недавно сменившие работу, Дэйв Ноблс без церемоний приступил к своей новой роли. Присоединение к Microsoft стало поворотным моментом в карьере после нескольких лет работы на флоте, а затем в исследовательском центре при университете, но он проснулся в то первое утро и сел работать в том же домашнем офисе, где провел всю пандемию.

«Ничего не изменилось, кроме компьютера, которым я пользуюсь, и сайтов, к которым я обращаюсь, - говорит Ноблс, который пытался переместить свой стол на новое место в комнате, когда он присоединился к Microsoft, - просто для того, чтобы впечатление было немного другим».

В более широком смысле Ноблз задавался вопросом, как он приспособится к своей первой работе в деловом мире, будучи не в состоянии общаться с коллегами лично. «Я нервничал, когда все ушли, - говорит Ноблс, директор по цифровым консультационным услугам. Поможет ли виртуальная адаптация ему ощутить истинное чувство принадлежности к новой организации?

Развивайте самые важные отношения для новых сотрудников: отношения с их менеджерами.

Обязанность заставить удаленного сотрудника почувствовать себя желанным гостем в основном ложится на руководителя нового сотрудника. Во время пандемии Microsoft обнаружила, что новые сотрудники больше полагаются на менеджеров, чем когда-либо прежде.

Высшее руководство отреагировало на это, призвав менеджеров персонализировать процесс адаптации для каждого нового сотрудника, уделяя много времени индивидуальным беседам. Опять же, кажущийся очевидным подход - и Microsoft сочла его чрезвычайно эффективным.

«Мы рассказали менеджерам, насколько важно, чтобы у вас были личные встречи на раннем этапе и часто с вашими новыми сотрудниками», - говорит Дон Клингхоффер, руководитель отдела кадровой аналитики в Microsoft. «Менеджеры восприняли это очень серьезно и предложили рекомендации с точки зрения согласования ожиданий в отношении приоритетов работы».

Klinghoffer и ее команда изучили, как удаленная работа повлияла на более чем 150 000 сотрудников Microsoft, уделяя особое внимание новым сотрудникам.

Ключевой вывод их исследования: когда менеджеры играли активную роль, новые сотрудники в 3,5 раза чаще говорили, что удовлетворены своим опытом адаптации. Кроме того, они в 1,2 раза чаще считали, что вносят свой вклад в успех своей команды.

«Мы рассказали менеджерам, насколько важно, чтобы у вас были личные встречи раньше и часто с вашими новыми сотрудниками».

Дон Клингхоффер, руководитель отдела кадровой аналитики, Microsoft

Укрепляйте «организационные мышцы»

Но комитет приветствия должен выходить за рамки менеджеров. Новым сотрудникам необходимо создать сильную сеть поддержки среди своих коллег. Программа адаптации напарников, подобная программе Microsoft, где новые сотрудники объединяются с опытным сотрудником, к которому они обращаются за неформальной помощью, жизненно важна.

«У каждого нового сотрудника должен быть приятель по адаптации», - говорит Прия Приядаршини, генеральный менеджер по вопросам карьеры и развития сотрудников в Microsoft. «Сотрудники, у которых есть эффективные товарищи по адаптации, более удовлетворены ресурсами для адаптации, им легче найти правильный контакт для своих вопросов и они чувствуют, что их друзья помогают им расширять свои связи и повышать продуктивность в своей новой роли».

Microsoft, например, обнаружила, что 56% новых сотрудников, которые встречались со своим приятелем по адаптации хотя бы один раз в первые 90 дней, сказали, что их контакты помогли им быстро стать продуктивными на работе. Этот процент подскочил до 73 процентов для тех, кто встречался со своим приятелем два-три раза, 86 процентов для тех, кто говорил от четырех до восьми раз, и 97 процентов для тех, кто встречался более восьми раз.

Шивон О’Махони (Siobhan O’Mahony), профессор инноваций и предпринимательства в Бостонском университете, говорит, что налаживание прочных связей между коллегами необходимо для улучшения «качества коллективного разума» организации. Он сохраняет трансактивную память, то есть «в основном, кто и что делает» - коллективное понимание того, как организация выполняет свою работу.

«Это организационная мускулатура, которая, вероятно, сейчас ослабевает», - говорит О’Махони, имея в виду момент между работой из дома и возвращением в офис.

Эта важная организационная мускулатура увядает и умирает без вмешательства человека. Microsoft обнаружила, что предложение более индивидуального подхода к его усилиям по адаптации помогает наращивать социальный капитал или выгоды от связей с другими людьми. Компания учитывает эти уроки, поскольку придерживается гибкой модели работы; после того, как пандемия перестанет вызывать серьезную озабоченность, работа из дома хотя бы часть времени станет стандартной для большинства должностей в Microsoft.

Сосредоточьтесь на опыте сотрудников, включая детали

При виртуальном подключении Microsoft уделяет внимание мелочам, а также крупным, например, отправляет новым удаленным сотрудникам свое оборудование задолго до начала их работы, давая им достаточно времени для настройки домашних рабочих станций.

С точки зрения программного обеспечения Microsoft Teams предлагает инструменты, которые помогают людям чувствовать себя более связанными во время виртуального подключения - и на любом собрании, включая чат, опросы, сеансы обсуждения и режим «Вместе», который создает общее виртуальное пространство, в котором участники не разделены барьерами.

На раннем этапе процесса адаптации Microsoft направляет удаленных сотрудников к техническому инструменту под названием Microsoft Viva, платформе взаимодействия с сотрудниками, которая объединяет коммуникации, обучение, ресурсы и идеи. Он включает глоссарий внутренних сокращений компании, удобный справочник для новых сотрудников.

Приятели по адаптации помогают новым сотрудникам расширять свои сети и повышать продуктивность на новой должности.

Поделитесь своим видением и своими уязвимостями

Ноблс, новый сотрудник Microsoft, пришел в компанию из Лаборатории прикладной физики Университета Джона Хопкинса, места, которое он любил. Он знал, что у Microsoft сильная культура, но 2021 год был трудным временем для смены работы, думал он. Как эта культура перенесется в удаленную среду? 

Но стресс быстро прошел. Ноутбук Ноблса прибыл за несколько дней до его начала, что дало ему время изучить ресурсы Microsoft и использовать Teams для организации личных встреч.

Бывший морской офицер, Ноблз увлечен тем, как организации создают культуру и вдохновляют сотрудников. Процесс адаптации подчеркнул миссию Microsoft - дать возможность каждому человеку и каждой организации на планете добиваться большего, и это нашло отклик у него. «Я смог сказать это на третий день пребывания на борту», ​​- говорит он.

В свою первую пятницу на работе Ноблз посетил виртуальную сессию Yammer, на которой высшие руководители рассказали о своем процессе. Одна из них особенно повлияла на Ноблза, он был поражен ее уязвимостью, «впуская в свой мир и то, как она действует. Вы действительно смогли установить контекст ».

Ноублз говорит, что он снова и снова переживал небольшие моменты, которые помогали ему почувствовать себя принадлежащим ему.

«Я действительно мог свободно задавать вопросы», - говорит он. «Это было на удивление личным. Связь была значимой ».