Перевод статьи  5 Practices to Make Your Hybrid Workplace Inclusive

Статья от Гарвард Бизес Ревью. Автор Grace Lordan is an associate professor in behavioural science at The London School of Economics and Political Science.

Следите за статьями в нашем телеграм канале HR-аналитики.

5 способов сделать ваше гибридное рабочее место инклюзивным

Резюме: При разработке гибридных рабочих планов и политик вашей компании помните о неравенстве, которое гибридная работа может создать или усугубить. При разработке дизайна с учетом пяти практических аспектов инклюзивности критически важно создать справедливую организацию. Во-первых, создайте положительный опыт найма и адаптации, предоставив новым сотрудникам необходимые технологии и поддержку, а также внедрите систему друзей, которая заменит неформальное обучение, которое обычно происходит в офисе. Во-вторых, сократите физическое расстояние, разумно используя цифровые инструменты, чтобы люди оставались на связи. В-третьих, повышайте психологическую безопасность, чтобы люди могли высказывать свое мнение, когда они сталкиваются с межличностным конфликтом. В-четвертых, разделитесь на группы, определив «слабые связи». Наконец, отслеживайте, кто получает повышение и почему, чтобы выявить модели, которые отдают предпочтение одной группе по сравнению с другими.

По мере ослабления ограничений на пандемию становится ясно, что одно большое изменение в нашей работе никуда не денется: гибридная работа. Однако такая среда рискует создать новое неравенство и усугубить уже существующее. Чтобы работодатели могли обеспечить справедливость, максимизировать производительность и поддерживать культурную сплоченность в гибридных рабочих схемах, им необходимо учитывать эти пять практических аспектов включения при разработке гибридных политик и поиске новых способов работы.

Рекрутмент и удаленная адаптация персонала

В связи с тем, что в прошлом году практика приема на работу и адаптации стала виртуальной, многие новые сотрудники никогда не встречались со своими будущими командами лично. Многие руководители в сфере управления персоналом считают, что в будущем они будут продолжать проводить удаленные собеседования с выпускниками. У этого подхода есть свои преимущества: во-первых, он снижает затраты на поступление для выпускников из более низкого социально-экономического слоя, которые, возможно, не смогут переехать на работу. Это также дает возможность проанализировать существующие практики адаптации и принять во внимание различный опыт, биографию и ожидания, которые приносят новые члены команды.

Чтобы создать более последовательный опыт адаптации, мы можем извлечь уроки из того, что мы узнали во время пандемии, о том, как люди лучше всего получали информацию, находясь дома. Например, университеты, переместившие свое обучение в онлайн, обнаружили, что лучше всего сработало разделение длинных лекций примерно на 15-минутные серии. Фирмы могут создать каталог коротких видеороликов, в которых описаны все аспекты адаптации, например, пошаговые инструкции по настройке технологий и навигации по процессам. Затем работодатель может собрать новых участников на сеанс, на котором они задают вопросы о видео в небольших группах из пяти человек или меньше. Видеокаталог и личный семинар вместе создают основу для постоянного знакомства с индивидуальными потребностями.

Важная часть успеха на работе - это правильная настройка и подготовка для выполнения своей работы. Удаленная работа придает все большее значение техническому оснащению, а подготовка к работе при работе из дома стала важным навыком. Для тех, кто менее разбирается в технологиях, создание импровизированного домашнего офиса было нелегким делом. Другим, возможно, даже не было предоставлено необходимое оборудование или средства для его приобретения, что может привести к дефициту капитала. До пандемии ИТ-специалист на месте обычно настраивал ноутбук, телефон и монитор сотрудника; устранять любые проблемы с сетью или программным обеспечением; и, как правило, быть под рукой для тех, кто часто спрашивает: «Как мне сделать…?» вопросов. Предоставление людям возможности во время адаптации самостоятельно выбирать уровень своей технологической подкованности может помочь работодателям определить и запланировать удаленную ИТ-помощь, чтобы обеспечить сотрудников.

В офисе проще получать информацию и способы работы с помощью неформального общения, поэтому удаленные сотрудники могут считаться менее компетентными или продуктивными, чем их коллеги на работе.

Компании могут внедрить систему buddy, объединяя новичков с более опытными сотрудниками. Этот человек становится постоянным помощником для повседневных неформальных вопросов и информации о компании, что помогает гарантировать, что удаленные сотрудники не упустят возможность неформального обучения, которым пользуются сотрудники офиса.

Работать вместе

Физическая дистанция может привести к психологической дистанции. Когда вы делите одно физическое пространство, гораздо проще следить за коллегами. Часто одного взгляда достаточно, чтобы понять, плохой ли день у Сары из финансового отдела. Обмен информацией в офисе с коллегами за пределами непосредственных рабочих зон или отделов положительно влияет на функционирование организации и может повлиять на эффективность работы. Такое неформальное общение вносит больший вклад в культуру и функциональность организации, чем такие средства коммуникации, как электронная почта и обмен мгновенными сообщениями.

Одно из решений - открыть дверь виртуального офиса. Раньше открытая физическая дверь сигнализировала, что можно войти и поговорить с коллегой. Без видимых признаков того, насколько занят коллега, люди могут не решиться обратиться к ним. При удаленной работе используйте надежную строку состояния. Сообщение типа «Открыто для чатов!» вместе с зеленым кружком статуса дает разрешение преодолеть разрыв в расстоянии. Компании также могут развить чувство места с помощью виртуальной реальности и виртуальных конференц-залов, чтобы создать чувство принадлежности и обмена. Технологическое пространство виртуальных встреч растет, предоставляя работодателям все больше и больше возможностей для того, чтобы оживить эти комнаты.

Разрешение конфликта

Еще одно влияние гибридной работы на инклюзию - это возможность бесшумного издевательства. Хотя одним из преимуществ удаленной работы является то, что от офисных хулиганов несколько легче избежать, обратная сторона заключается в том, что это также может привести к еще большему количеству межличностных конфликтов в целом. Когда кто-то уже чувствует себя изолированным, ему может быть труднее высказаться. Утрата этих перспектив снижает качество работы команды, особенно при выполнении сложных или творческих задач, где альтернативы и обсуждение могут иметь решающее значение.

Создание среды, в которой слышны все, требует повышения психологической безопасности, чтобы ваши люди чувствовали, что они могут высказаться в случае межличностного конфликта. Один из способов сделать это - показать, как выглядит здоровый конфликт. Сотрудники должны чувствовать, что они могут вести необходимые тяжелые беседы в продуктивной зоне, свободной от осуждения. В конце концов, участие в гражданских дебатах - это здорово! Это показывает, что люди в командах могут придерживаться противоположных точек зрения, и это нормально.

Сплоченность команды

Кроме того, во времена экономической нестабильности сотрудники с большей вероятностью объединяются в группы, как правило, по некоторому аспекту сходства. Хотя влияние этих групп на принадлежность может быть очевидным, влияние на бизнес меньше. К сожалению, побочные эффекты включают исключение из ключевых разговоров и нежелание делиться информацией. Эти группы могут даже диктовать, кому будут назначены ключевые проекты или учетные записи. Члены команды, которые возвращаются в офис, в то время как другие работают удаленно, могут образовать «группу внутри группы», где те, кто дома, менее вовлечены в решение командных проблем и обмен знаниями и могут считаться менее полезными, чем коллеги в офисе.

Один из эффективных способов разбить эти группы - обеспечить беспрепятственный и беспрепятственный поток информации в организации путем выявления «слабых связей». В социальных сетях связи - это отношения между разными людьми, и их сила зависит от количества времени, интенсивности и близости между людьми. Прочные связи, например, между коллегами в одной команде, образуют часть плотных сетей и важны для построения сплоченности внутри команды. Однако не следует упускать из виду слабые связи, такие как знакомства или случайные контакты, поскольку они имеют решающее значение для распространения информации в организации: они обеспечивают уникальные связи между двумя точками, действуя как мост между информационными разрозненными хранилищами.

Внутри команд также важно следить за тем, чтобы люди не попадали в основную ошибку атрибуции, когда личные или совместные неудачи сотрудников объясняются ситуацией, а неудачи тех, кто работает из дома, объясняются их предрасположенностью. Труднее понять контекст людей, которые находятся далеко, поэтому поощрение людей к объяснению своих действий может помочь другим понять их ситуацию и укрепить сплоченность команды.

Продвижение по службе

Было доказано, что близость к менеджерам увеличивает вероятность продвижения по службе, когда мужчины подчиняются другим мужчинам. Это может быть вызвано предполагаемой взаимосвязью между производительностью и видимостью, даже если такая взаимосвязь никогда не была установлена. В конце концов, именно убеждения в производительности и эффективности определяют оплату, продвижение по службе и возможности. В мире после пандемии мы вполне можем увидеть необъяснимые разрывы между теми, кто работает удаленно, и теми, кто проводит время на месте с начальником.

В гибридном рабочем мире домашняя среда будет играть решающую роль с точки зрения производительности. Те, у кого есть деньги и привилегии, скорее всего, имеют отдельный домашний офис, в то время как другие с большей вероятностью будут жить в общей квартире и работать в менее чем идеальном месте, например, на кухонной стойке. Поскольку количество людей, работающих вместе в помещении, увеличивается, а площадь в квадратных футах на человека уменьшается, можно ожидать снижения производительности. Это также вызывает другую проблему: борьбу за пропускную способность Wi-Fi. Во внутреннем исследовании сотрудников Microsoft 59% сообщили, что им приходится использовать свой телефон в качестве точки доступа, чтобы избежать сбоев соединения. Наличие детей в рабочей среде также влияет на производительность. Согласно одному исследованию, 85% женщин, занимающихся уходом за детьми, сообщили, что их обязанности по уходу несколько или намного затрудняли посещение работы, как и 70% мужчин, которые занимались детьми. 

В гибридном мире также естественно видеть меняющиеся механизмы вознаграждения, некоторые из которых могут оставить людей в стороне. Как на кого обращают внимание и почему изменилось? Черты характера, которые считались ценными в личном кабинете и впоследствии были вознаграждены, на практике могут оказаться не такими эффективными. Например, желание общаться и чувствовать себя комфортно, инициируя социальные отношения, может быть труднее увидеть в отдаленных местах.

Один из способов следить за воздействием смены механизмов вознаграждения - проверить, кто, что и почему получает, и убедиться, что люди об этом знают. Это позволяет добиться двух вещей. Во-первых, вы начнете замечать закономерности, которые отдают предпочтение одной группе по сравнению с другими. Во-вторых, привлечение внимания к тому факту, что мониторинг того, кто получает продвижение по службе, побуждает менеджеров обращать внимание на свои ассигнования.

При разработке гибридных рабочих планов и политик вашей компании помните о неравенстве, которое гибридная работа может создать или усугубить. При разработке дизайна с учетом этих практических аспектов включения критически важно создать справедливую организацию.