Перевод статьи What demographic questions should you ask in surveys?. 

Пост компании Culture Amp

В тему от той же компании статья 20 employee engagement survey questions you should ask

РЕКОМЕНДУЮ Мини-он-лайн курс Принципы создания и анализа корпоративных опросов

Какие демографические вопросы вы должны задавать в опросах?

Демография относится к характеристикам, чертам и качествам, которые делают нас такими, какие мы есть.

Демографические данные сотрудников вашей компании могут помочь вам определить типы людей, которые составляют вашу рабочую силу. Сбор такого рода информации может помочь вам лучше понять результаты опроса сотрудников, поскольку мы знаем, что разные личности и черты характера могут повлиять на наш опыт работы на рабочем месте.

В этой статье мы расскажем, почему сбор демографической информации важен и как это сделать, чтобы это было полезно для вашей культурной стратегии.

Зачем собирать демографическую информацию?

Понять, как личность формирует опыт

Если ваша цель - повысить разнообразие, равенство, вовлеченность и принадлежность, демографические данные являются ключом к изучению опыта сотрудников с разным опытом и личными предпочтениями. В то время как исторически мы могли полагаться на молву или открытые форумы, чтобы узнать, где действовать, демографические исследования собирают сотрудников вместе, чтобы вы могли понять, являются ли проблемы изолированными или системными.

Выделите демографические группы для последующего анализа по этим срезам

Демографические данные позволяют распаковать ваши общие результаты и изучить значимые различия между группами сотрудников. Мы часто проводим исследования в надежде понять, где дела идут хорошо, а что нужно улучшить. Демографические данные помогут вам уточнить эти локальные различия, такие как регион, отдел или руководитель группы, помогая обеспечить согласованность в рамках всего бизнеса.

Сотрудники также выигрывают от предоставления демографических данных, поскольку они позволяют организациям правильно распределять ресурсы. Действия по повышению культуры на рабочем месте требуют времени, денег и персонала. Эти ресурсы могут быть потрачены впустую, если их направить в те области бизнеса, где они не нужны. Демографические данные, позволяющие выявить группы, получившие положительные оценки, могут помочь выявить передовой опыт, который может быть применен в других областях, помимо выявления областей возможностей, требующих немедленного внимания.

Выбор демографических параметров

Есть два способа собрать демографические данные и связать их с данными вашего опроса:

1. Получите демографические данные, уже собранные через внутреннюю систему (например, информационную систему по человеческим ресурсам [HRIS]).
2. Попросите сотрудников самостоятельно сообщать о них в опросе

У каждого подхода есть свои сильные стороны, но они не исключают друг друга. Часто выбор того, извлекаются ли демографические данные из системы и / или из данных самооценки, определяется несколькими факторами.

Когда использовать внутреннюю систему

Компании сильно различаются по количеству и типу демографических данных, которые они собирают в опросах, но на самом деле у вас уже есть эти данные. Перед тем как начать, рассмотрите следующие вопросы:

Какой демографической информацией мы уже располагаем? У вас могут быть данные о сотрудниках, записанные в HRIS. Если это так, вы можете извлечь эти данные, не собирая их повторно в своих опросах. Такой подход может освободить место в вашем опросе и избежать необходимости просить сотрудников самостоятельно сообщать свою демографическую информацию, что может сократить время, необходимое для ее заполнения в целом.

Какова цель текущего опроса? Вероятно, вы захотите использовать демографические данные, чтобы объяснить различия в опыте сотрудников в компании или на протяжении жизненного цикла сотрудников. В зависимости от цели опроса подумайте о типах демографических сокращений, которые дадут вам лучшее представление. Например, вы можете выбрать физические различия в зависимости от местоположения офиса или региона или различия в занятости, такие как должность, уровень или срок пребывания в должности.

Когда просить сотрудников сообщать самим

Если у вас нет доступа к демографическим данным из другого источника, вы можете просто попросить сотрудников предоставить эту информацию в самом опросе. Этот подход имеет преимущество в том, что собирает именно те данные, которые вам нужны, которые в противном случае могли бы не быть получены в другой момент времени.

Например, вы можете спросить сотрудников, переживали ли они недавно смену руководства или посещали ли они обучение, и посмотреть на различия в результатах - эта информация не часто собирается в HRIS. Задавая вопросы самостоятельно, вы также можете расширить варианты ответа, например, включить спектр гендерной идентичности за пределы часто используемых бинарных юридических определений.

Прежде чем включать демографические данные самоотчета, рассмотрите следующие вопросы:

• Существуют ли какие-либо законы, определяющие типы демографических данных, которые вы можете и не можете собирать? Это хорошее место, чтобы начать думать о том, по какой демографии попросить сотрудников идентифицировать себя, потому что законы, регулирующие сбор таких данных, могут отличаться в зависимости от страны или штата. Вы всегда должны проконсультироваться со своим юридическим отделом, прежде чем включать пользовательские демографические данные самоотчета.
• Учли ли вы риски сбора этих данных и комфортно ли вам двигаться дальше? В зависимости от истории вашей компании с запросом и использованием этой информации, вы можете решить, что сотрудники добровольно выбирают, чтобы добавить свою демографическую информацию в сам опрос. Обязательно помните о любых юридических соображениях, которые могут повлиять на запрос информации на разных этапах процесса трудоустройства. Кроме того, подумайте, достаточно ли сотрудники доверяют организации, чтобы чувствовать себя комфортно, отвечая честно. Вы должны быть уверены, что хотите и можете защитить конфиденциальность своих сотрудников.
• Как долго вы хотите, чтобы опрос длился? Самостоятельно сообщаемые демографические данные - это элементы опроса, как и любые другие - они увеличивают длину вашего опроса и требуют времени для заполнения. Если ваша цель состоит в том, чтобы быть краткими и понятными, расставьте приоритеты, включая только наиболее значимые демографические данные, и посмотрите, есть ли у вас аналогичные данные в другом месте.

Выходя за рамки обычно используемых демографических данных

Обычно мы рекомендуем включать демографические данные, которые, по вашему мнению, а) влияют на опыт работы ваших сотрудников и б) в отношении которых вы в какой-то степени можете принять меры. В Соединенных Штатах есть некоторые общие демографические данные, которые, как мы видим, клиенты включают в свои опросы, которые вы, возможно, уже собирали в рамках адаптации сотрудников:

• Возрастные группы (например, 18–24, 25–34, 35–44, 45–54, 55–64, 65+)
• Гендерная идентичность
• Раса / этническая принадлежность
• Владение
• Должностная роль
• Расположение

Если вы ранее проводили опрос на предмет демографических данных и хотите выйти за рамки обычных демографических данных, как указано выше, вы можете начать с включения других групповых идентичностей, защищенных законом. Например, в Соединенных Штатах запрещена дискриминация на основании нескольких демографических характеристик, включая расу, цвет кожи, возраст, инвалидность, религию, генетическую информацию, сексуальную ориентацию или национальное происхождение, с защитой на уровне штата, охватывающей дополнительные критерии. Вам нужно собрать некоторые или несколько из этих демографических данных, чтобы убедиться, что в опыте сотрудников нет существенных различий, которые могут указывать на более систематическое неблагоприятное воздействие или дискриминацию. Например, большие различия в воспринимаемой справедливости оценок работы между мужчинами и женщинами могут указывать на необходимость проверки неблагоприятных последствий при принятии решений о продвижении по службе.

Помимо этого, подумайте о демографических данных, которые вы могли бы использовать для ответа на возникающие у вас вопросы. Например, если вы расширили политику гибкости работы, чтобы быть конкурентоспособными на рынке, подумайте о том, чтобы спросить сотрудников, являются ли они опекунами, и посмотрите, кто выиграл от этих изменений. Если вы развернули тренинг для менеджеров, обратите внимание на различия между теми, кто его прошел, и теми, кто его не прошел.

Включенные вами демографические данные могут сигнализировать сотрудникам о том, что вам интересно знать и в соответствии с чем вы готовы действовать. Чтобы укрепить и поддерживать доверие, включайте только те характеристики, на которые вы способны. Во всех случаях включайте демографические данные, которые вы можете использовать, если данные показывают, что действия необходимы для улучшения взаимодействия с группой.

Как собирать конфиденциальную демографическую информацию

По своей природе демографическая информация носит личный характер, и сотрудники могут чувствовать или не чувствовать себя комфортно, делясь ею. Это меньшая проблема для конфиденциальных опросов, когда данные сотрудников могут быть отнесены к участникам, но остаются конфиденциальными. Однако иногда вам может потребоваться анонимный опрос, если, например, элементы являются конфиденциальными и вы хотите сохранить доверие. В этом случае единственный способ собрать демографические данные - попросить сотрудников предоставить отчеты.

Сотрудники, которые традиционно не предоставляли эту информацию, могут захотеть лучше понять, как данные собираются, хранятся, используются и просматриваются, прежде чем предоставлять их. Это особенно верно для очень чувствительных демографических групп и / или основанных на местной культуре и / или законодательстве (например, идентификация ЛГБТК в странах, где квирность является стигматизированной или незаконной).

Поэтому важно напомнить сотрудникам о важности этой информации, а также о действующих мерах защиты конфиденциальности для сохранения конфиденциальности. В ходе опроса обязательно обращайтесь к таким вещам, как минимумы группы отчетности, кто будет иметь доступ к данным и почему эта информация важна / как она будет использоваться. Это может быть сообщение перед опросом или перед элементами в самом опросе.

Пример сообщения для анонимного опроса:

Добрый день,

[Вставить дату] Вы получите приглашение от [человека, отправившего ссылку для приглашения] принять участие в нашем [название опроса]. В отличие от некоторых опросов, которые Вы, возможно, проводили в прошлом, в этом опросе запрашиваются важные, хотя и деликатные, демографические данные, такие как гендерная идентичность, расовая / этническая принадлежность и сексуальная ориентация, которые помогают нам понять, как мы поддерживаем людей из этих групп. Демографические данные будут использоваться в совокупности и не будут связаны с вами.

Этот опрос является 100% безопасным, анонимным и необязательным, но мы настоятельно рекомендуем вам принять в нем участие. Благодаря высокому уровню участия мы можем уверенно предпринимать действия, направленные на [цели опроса]. Это займет всего [время в минутах].

Если у вас возникнут какие-либо вопросы, свяжитесь с нами, и я буду рад на них ответить. Опять же, этот опрос будет доставлен в ваш почтовый ящик [вставить дату] - спасибо!

[Имя]

Пример описания раздела анонимного опроса:

Следующий раздел предназначен для того, чтобы помочь нам узнать о различных идентичностях и опыте, которые составляют нашу рабочую силу. Элементы могут быть чувствительными к некоторым, но ваши ответы на опрос являются анонимными и необязательными. Предоставление нам этой информации поможет нам действовать более эффективно и инклюзивно.

Стимулируйте осмысленные действия, задавая вопросы для демографических обследований

Демографические данные имеют решающее значение для понимания опыта сотрудников людей с различным опытом и личными предпочтениями. Однако делать это необходимо уважительно и анонимно. При продуманном выполнении описанных выше шагов информация о демографическом обследовании дает организациям возможность определить области, требующие улучшения, и побудить к осмысленным действиям.