Полное руководство для «HR-generalist(a)»

Перевод статьи A Full Guide to the HR Generalist в рамках нашего проекта переводы статей по hr-аналитике на английском. Автор - Erik Van Vulpen, один из самых читаемых авторов нашего блога, см например

1. KPI HR: подробное объяснение с метриками и примерами
2. 17 метрик рекрутинга, о которых вам нужно знать
3. Пять важных инструментов стратегического планирования персонала для hr профессионала
4. 21 Метрика эффективности сотрудников

Перевод сделала Смирнова Светлана Руководитель Отдела привлечения талантов в иностранном банке. Профили в Фейсбуке и Линкедине

Полное руководство для «HR-generalist(a)»

HR-generalist (далее HRG) является, пожалуй, самым разноплановым HR специалистом с  точки зрения экспертизы и функционала.

В данной статье мы ответим на вопросы: кто такой HRG,  что он делает, как стать одним из них, сколько зарабатывает HRG, а также поделимся другими фактами, которые вам интересно было  бы узнать.

Мы также добавили пример описания вакансии HRG, так что дочитайте статью до конца.

Что такое HRG?

HRG является, как правило, первым сотрудником HR, которого нанимает организация. Как следует из названия должности - это человек с широким спектром обязанностей, а не с узкоспециализированным функционалом.

HRG закрывает собой большинство HR функций, включая подбор персонала, компенсации и льготы, кадровое администрирование и тд.

С ростом организаций HR департаменты делят обязанности HRG на разные направления, которыми в свою очередь занимаются специалисты с более узкой экспертизой. Некоторые компании сохраняют название должности HRG, чтобы описать сотрудника, чей функционал связан с работой с персоналом в организации.

Что делает HRG?

В разных компаниях обязанности HRG могут немного отличаться, также отличия в функционале могут возникать в зависимости от страны и местного законодательства.

В США, например, HRG обычно занимается медицинской страховкой сотрудников, а в других странах это может быть необязательно, так  как работодатели не обеспечивают работникам медицинское страхование.

Ниже список обязанностей, которые могут быть у HRG:

Подбор пероснала:

Каждой компании нужен ко-то, кто будет находить и адаптировать новых сотрудников. В маленьких компаниях менеджеры могут делать это самостоятельно, но часто это ложится на HRG.

В обязанности HRG в области подбора персонала входит:

• -      поиск кандидатов
• -      проведение первичных интервью
• -      ведение календаря собеседований с нанимающими менеджерами
• -      составление предложений о работе
• -      проведение переговоров об уровне дохода
• -      проведение проверки рекомендаций и прошлого опыта
• -      адаптация новых сотрудников
• -      соблюдение законодательства при ведении отчетности и хранении документации
• -      консультирование нанимающих менеджеров
• -      работа с миграционной службой по вопросам виз для иностранных сотрудников

Поскольку процесс подбора персонала настолько «на виду», и каждый сотрудник проходит через это, многие люди приравнивают HR к рекрутменту. По этой причине процесс подбора персонала является настолько важным. Это не только про то, кого подбирает бизнес, а про то, кто именно  подбирает персонал. Некомпетентный подбор персонала означает, что HRG не стоит доверять выполнение его остальных обязанностей.

Компенсации и льготы:

В США работа и медицинская страховка связаны между собой, HR департамент проводит переговоры со страховыми компаниями. Сотрудник HR помогает сотрудникам по вопросам медицинского страхования или перенаправляет их  вопросы в клиентский отдел страховой компании.

Остальные льготы, такие как пенсии, пенсионные программы или оплата отпусков также проходят через HR. HRG работает с провайдерами пенсионных программ (Пенсионными фондами) и отвечает за административную сторону этого вопроса.

Привилегии также попадают под ответственность HRG. Такие вещи как:  детский сад от работодателя, бесплатные обеды, корпоративные машины и все остальное, что компания предоставляет помимо заработной платы, и что попадает в категорию привилегий.

HRG часто организует эти привилегии и администрирует их. Так как компании борются за таланты, список вариантов компенсаций и льгот может расти. Также HRG должен знать, что предлагают конкуренты своим сотрудникам, чтобы компании оставаться «в рынке».

Оформление отсутствия сотрудника на работе:

Отсутствие на рабочем месте, будь то по болезни или по личным причинам, попадают в зону ответственности HRG.

Это подразумевает администрирование больничных и отпусков, работу с документами с соблюдением трудового законодательства. Это может быть лечение рака, декрет или вопросы психологического здоровья. HRG должен иметь общее представление о том, что происходит у сотрудника, чтобы правильно классифицировать причину и одобрить отсутствие на работе.

Трудовые отношения:

После рекрутмента это пожалуй самая заметная задача HRG. Трудовые отношения охватывают все аспекты работы людей в организации.

Трудовые отношения включают следующие блоки:

- Управленческие тренинги.

HR должен быть экспертом в отношениях «руководитель - сотрудник» и должен обучать руководителей правильно давать обратную связь, назначать повышение, предотвращать конфликты интересов (такие как романтические отношения при прямом подчинении).

-      Дискриминация/ расследование домогательств

Если кто-то совершил сексуальное домогательство, вы сообщаете об этом HRG. Он проводит служебное расследование и, исходя из этого, решает, как компании следует поступить. HRG занимается сексуальными домогательствами, дискриминацией по полу, возрасту, расовой дискриминацией и дискриминацией по национальному признаку. В большинстве западных компаний это не только считается аморальным и противоречит внутренним политикам, но и является нарушением закона. Это означает, что HRG должен иметь глубокое понимание местного законодательства. Часто HRG отдает такие расследования на аутсорсинг. Когда компания маленькая или предполагаемая жертва или преследователь хорошо знакомы HRG, лучше привлечь специальную компанию для проведения расследования. Сторонний расследователь сможет избежать предвзятого отношения и защитит организацию и сотрудников.

- Расследование должностных нарушений (проступков).

Не все должностные проступки попадают в разряд домогательств и преследований. Все от хищения до насилия и все, что юридически  считается грубостью, попадает в область служебных отношений и подлежит расследованию.

-      Планы повышения производительности

HRG вместе с менеджерами работает  над планированием производительности, и HR ответственен за соответствие поставленных планов текущему законодательству, в том числе и законам о расе, возрасте, поле. HRG должен быть в курсе того, что происходит в организации, и помогает обеспечить равное  отношение к сотрудникам одинакового уровня.

-      Увольнение работников

Наряду с непосредственным руководителем должен быть человек, который может сказать: « Вы уволены, сегодня ваш последний рабочий день» ( или что-то подобное, что не противоречит с местному законодательству, способу оформления трудовых отношений и законам страны). HRG выступает в этой ситуации и в качестве поддержки и в качестве свидетеля. Руководители никогда не должны увольнять работников без предварительной консультации с HR.

-      Проведение выходных интервью (exit-interview)

Когда сотрудники уходят из компании, HRG должен сесть и лично обсудить причину увольнения. Эта информация должна быть использована для того, чтобы что-то улучшить в компании и снизить количество увольнений.

-      Коллективные переговоры и отношения с профсоюзами

HRG также может выступать в роли управляющего коллективными переговорами и быть связующим звеном между работодателем, трудовым советом и профсоюзом. Важность этого конкретного функционала во многом зависит от страны, где работает HRG.

HR бизнес- партнер

Это стратегическая сторона работы HRG. В этой роли HRG выступает как эксперт по персоналу. Как если бы вам вам нужно было задать финансовый вопрос, вы бы пошли в финансовое подразделение, так вы идете к HRBP, если вам нужно задать вопрос, касающийся персонала.

В то время как роль в области трудовых отношений является операционной (или ее может не быть), роль HRBP - это стратегия. HRBP помогает строить планы на будущее, фокусируясь на следующих вещах:

Планирование преемственности:

Если СЕО уйдет, кто займет это место? а что насчет руководящей позиции в маркетинге? Должна ли компания готовить людей к этим должностям? Есть ли планы по обучению и развитию?

Организационная структура:

Многие компании имеют традиционную иерархичную структуру, HRBP рекомендует как ее улучшить для с учетом реальности. HR может помочь определить наилучшую иерархию для данной компании. Возможно лучше будет с более плоской структурой, как например холократия или матричная структура. Независимо от структуры, которую видит бизнес, HRBP выступает экспертом в этой области.

Внутренние коммуникации:

В то время как  PR департамент  или команда маркетологов нацелена на внешние коммуникации с клиентами, HRBP транслирует идеи компании сотрудникам.

Корпоративная культура и ценности:

В каждой компании есть корпоративная культура и есть ценности, даже если она не заявлены официально. Генеральный директор и команда управленцев играют ключевую роль и задают эти стандарты своим поведением, но HRBP помогает развивать и затем транслировать их. Помните, что заявленные ценности и культура не имеют никакого значения, если поведение команды топ-менеджеров им не соответствует.

Аналитическая/ техническая роль

HRG нужно знать, как рассчитывать текучесть персонала и возвращать инвестиции от программ и политик. Глубокое понимание аналитики необходимо для роста и развития в этой роли. Так как многие HR практики работают в компаниях в единственном числе, легко сказать, что им не нужно погружаться в аналитику и составлять отчет о текучести персонала, если они могут поименно назвать уволившихся.

HR аналитик смотрит на картину в целом, а не на персональные случаи. Тогда как другие аспекты работы HRG часто сфокусированы на решении проблем или работе с сотрудником. Аналитика же выявляет тенденции.

Например, может показаться логичным, что три человека покинули компанию и вернулись к обучению в аспирантуре. Но аналитик увидит, что в организации люди, которые возвращаются к учебе, работают в конкретном департаменте. Это может означать необходимость присмотреться к управленческим навыкам руководителя или пересмотреть процесс подбора сотрудников в этот департамент. Это может быть совпадением, но может быть и чем-то, что компания в силах изменить.

Техническая сторона HR с каждым годом становится все более и более важной. Компании должны иметь HRIS (информационные системы HR), чтобы  обрабатывать  данные о сотрудниках и увязывать их с оплатой труда. Кроме того, существует буквально тысячи платформ, которые могут помочь во всем: от документирования обращений до распространения информации в организации. Это тоже попадает под ответственность HR, тогда как HRG может над этим работать с IT, HRBP  будет продвинутым пользователем и возможно обеспечит обучение для других подразделений.

У HRG очень разнообразный круг обязанностей

Как становятся HRG?

Есть много разных путей, чтобы стать HRG. Вы можете получить высшее образование в области бизнеса с упором на управление персоналом, изучить промышленную и организационную психологию или сфокусироваться на организационном поведении или смежной области, а потом пополнить практической работой свои теоретические знания.

Есть ряд организаций, проводящих сертификацию HRG такие как: Society forHuman Resources Management (SHRM), HumanResources Certification Institute (HRCI),  CharteredInstitute of Personnel and Development (CIPD) и  Human Resources Management Institute (HRMI). И другие провайдеры такие как the Academy to Innovate HR, которые предлагают специальные курсы по HR аналитике или Цифровому (digital) HR.

Не все HRG попадают на эту должность пройдя официальное образование и подготовку. И как вы можете судить по широкому спектру обязанностей HRG, разные специалисты на этой должности могут иметь различные углубленные знания и различные пробелы в экспертизе.

Некоторые люди приходят в эту роль из операционной или иной несвязанной с HR области. Это может прозвучать странно, но одно из ключевых требований к HRG - это понимание бизнеса. Как вы можете подбирать слесарей, если вы понятия не имеете, что они делают? Как вы можете предлагать организационную структуру производственного предприятия, если вы никогда не были в производственном цеху?

Некоторые компании предполагают, что любой может работать в HR,  нанимают сотрудников без специального обучения и не обеспечивают необходимыми инструментами, потому что HRG должен быть экспертом по людям и их обязанностям. Но это путь к провалу.  Каждому HRG, как минимум, необходимо обучение по соблюдению правовых норм и методикам управления для выполнения своей работы.

Сколько зарабатывает HRG?

Уровень дохода для данной должности может сильно отличаться в зависимости от размера компании, местоположения и экспертизы самого HRG. В США вы можете рассчитывать на 57 000-71 000$ в год для HRG среднего уровня на Среднем Западе, в то же время специалист, выполняющий ту же работу в Нью-Йорке, может зарабатывать от 81 000 до 92 000 $ в год.

Эти цифры зависят от специфики конкретной работы, опыта и уровня ответственности. HRG, ответственный за 25 человек, скорее всего будет зарабатывать меньше, чем его коллега, который ответственен за 150 человек и имеет непосредственных подчиненных.

Терминология HRG

В каждой профессии есть свой собственный язык, который сложен для понимания стороннему человеку. Язык HR, как бы там ни было, влияет на всех сотрудников. Ниже несколько примеров из терминологии HR, которые должен знать HRG:

KPI (Ключевые показатели эффективности) Это измеримые цели, которые должны стоять перед каждым сотрудником и показывать его успешность или необходимость в совершенствовании.

PIP (План улучшения эффективности) - это документ-путеводитель для сотрудников, который указывает, что им нужно изменить или улучшить в своей работе, чтобы сохранить ее. Обычно они составляются на 30, 60 и 90 дней.

Gross Misconduct (Тяжелый дисциплинарный проступок) - это грубое нарушение, такое как хищение или насилие. Такой дисциплинарный проступок может привести к увольнению без прохождения PIP или улучшения дисциплины.

Onboarding (Адаптация новых сотрудников) - это процесс, через который проходят новые сотрудники, чтобы адаптироваться к работе в  компании. Иногда HR останавливается на документальной и административной стороне найма, но процесс адаптации должен включать вводное обучение (о корпоративной культуре и специфике работы), которые необходимо каждому сотруднику, чтобы адаптироваться к новой работе.

Talent management (Управление талантами) - это полное управление циклом HR процессов: привлечением, развитием, мотивацией  и удержанием высокоэффективных сотрудников.

Talent life circle (Цикл жизни сотрудника в компании) - это означает все HR процессы, которые сопровождают сотрудника от его найма в компанию до его интервью при увольнении.

Performance appraisal (Оценка эффективности) - это периодическое мероприятие, при котором руководитель лично с сотрудником обсуждает и оценивает его эффективность. Хотя эта процедура обычно проводится непосредственным руководителем, оценка эффективности и процесс оценки персонала в общем является совместной зоной ответственности HR и бизнеса.

Многие важные решения, касающиеся сотрудников (прием, продвижение, премирование, увольнение), основаны на процессе оценки.

Конечно, HRG должен знать гораздо больше терминов, но это подборка наиболее часто встречающихся.

Сравнение HRG и HR специалиста

HR специалист может работать в любой области, которой занимается HRG.

В более крупных компаниях имеет смысл иметь узкоспециализированных сотрудников для работы в каждом направлении HR. Это позволит получить более глубокую экспертизу и предметное обучение.

HRG знает немного о большем количестве специализаций, тогда как HR специалист знает многое о нескольких специализациях. Для маленьких компаний HRG с доступом к внешнему обучению и внешним провайдерам является наилучшим вариантом, в то время как крупные компании могут позволить себе  роскошь разделить направления и специализации HR.

Заключение

HRG занимается всеми вопросами, касающимися персонала. Эта работа никогда не будет скучной, так как обязанности очень разнообразны. Хороший HRG может влиять на всю компанию и обеспечивать соблюдение законодательства. Это важный этап становления любой компании, пока она не вырастет настолько, что сможет позвонить себе HR специалистов с узкой экспертизой.

И последнее: для тех, кому интересно создать вакансию HRGздесь представлено описание обязанностей и требований.

Часто задаваемые вопросы

Кто такой HRG?

HRG это сотрудник с широким кругом обязанностей, а не с узкоспециализированным функционалом.

HRG выполняет большинство HR функций, включая подбор персонала, компенсации и льготы, кадровое администрирование и тд.

Что делает HRG?

В разных компаниях обязанности HRG могут немного отличаться, также отличия в функционале могут возникать в зависимости от страны и местного законодательства. В обязанности HRG может входить подбор персонала, компенсации и льготы, администрирование больничных/ отпусков, трудовые отношения, а также роль HRBP и роль HR аналитика.

Как стать HRG?

Есть много разных путей, чтобы стать HRG. Вы можете получить высшее образование в области бизнеса с упором на управление персоналом, пройти сертификацию в таких организациях как Society of Human Resources Management (SHRM) или Chartered Institute of Personnel and Development (CIPD ) или перейти из операционной или другой не связанной с HR области.