Перевод статьи HR KPIs: Guide, 20 Examples & Free Template

Гайд от команды Эрика ван Вулпена, Erik Van Vulpen

ПРИГЛАШАЮ ОТСЛЕЖИВАТЬ НАС В ТЕЛЕГРАМ

KPI HR: руководство, 20 примеров и бесплатный шаблон

«Без данных вы просто еще один человек со своим мнением». Это, пожалуй, самая известная цитата доктора Уильяма Эдвардса Деминга, влиятельного американского статистика. Действительно, ключевые показатели эффективности (KPI) имеют решающее значение в HR для принятия наилучших возможных решений.

KPI HR незаменимы для организаций, которые хотят улучшить управление своими людьми. Потому что если вы не определите, что такое «хорошая производительность», как вы сможете ее измерить и как вы узнаете, что вы делаете отличную работу? Другими словами, чтобы измерить успех, вам нужны четкие показатели эффективности.

В этой статье мы подробно рассмотрим KPI в HR. Мы обсудим, что такое KPI HR и как их можно использовать, предоставим структуру для их настройки для вашего отдела кадров и организации, а также поделимся удобным шаблоном KPI HR. Давайте углубимся.

Содержание

• Что такое KPI HR?
• Как HR использует KPI для поддержки организационных потребностей?
• Примеры KPI HR
• KPI HR против метрик
• Характеристики хороших KPI HR
• Опережающие и отстающие KPI
• Исследование случая KPI HR
• Шаблон KPI HR
• Лучшие практики KPI HR

Что такое KPI HR?

Ключевые показатели эффективности HR-ресурсов (KPI HR) — это стратегические показатели HR, используемые для оценки того, насколько эффективно HR поддерживает общие цели организации. KPI HR измеряет, насколько успешно (или нет) HR вносит вклад в HR-стратегию организации и достигает ее.

Поскольку HR-стратегия создается для поддержки более широкой стратегии организации, KPI HR отражают, как эффективность HR связана с целями компании. Обычно они связаны с результатами, которые способствуют успеху бизнеса, и часто выводятся из таких структур, как сбалансированная система показателей. Для достижения определенной бизнес-цели HR может отслеживать несколько KPI, каждый из которых представляет собой меньшую, выполнимую задачу.

В идеале все KPI должны работать вместе для продвижения HR-стратегии. Однако могут возникать конфликты. Например, если вам приходится сокращать расходы на обучение и развитие, одновременно пытаясь стимулировать инновации, это создает стратегическую проблему. В таких случаях HR должен сбалансировать конкурирующие приоритеты, такие как поощрение инноваций с меньшими ресурсами.

Практический пример

Dodgers — это организация, которая пытается внедрять инновации в условиях жесткой конкуренции. По этой причине совет директоров решил сократить расходы везде, кроме отдела инноваций в продуктах. Вопрос в том, как эта цель отражается в ключевых показателях эффективности HR?

Всей организации, включая HR, необходимо экономить деньги. Это сокращение может, например, касаться расходов на подбор персонала. В настоящее время они составляют 500 000 долларов и должны быть снижены до 400 000 долларов.

В этом случае ключевым показателем эффективности является «стоимость подбора персонала в долларах». Текущий показатель составляет 500 000 долларов, а целевой показатель для этого KPI — 400 000 долларов.

Вторым ключевым показателем эффективности HR может быть «инновационное поведение», измеряемое в ежегодном опросе вовлеченности сотрудников организации. Текущий показатель по 10-балльной шкале составляет 6,2, а целевой показатель для этого KPI — 7,5 или выше. Достичь этого будет довольно сложно.

Как HR использует KPI для поддержки организационных потребностей?

KPI HR предоставляют ценную информацию, которая помогает улучшить процесс принятия решений, контролировать производительность рабочей силы и планировать будущие потребности в талантах несколькими способами, например:

• Согласование деятельности HR с бизнес-целями: HR использует KPI, чтобы гарантировать, что его стратегии, такие как найм или развитие сотрудников, напрямую способствуют достижению более широких целей компании.
• Принятие решений на основе данных: анализируя прогресс KPI, например, с помощью панели управления HR, HR-команды могут принимать обоснованные решения и выбор на основе данных относительно политик, распределения ресурсов и стратегий рабочей силы.
• Отслеживание производительности рабочей силы: KPI, такие как производительность сотрудников или достижение целей, помогают гарантировать, что команды эффективно достигают своих бизнес-целей.
• Мониторинг вовлеченности сотрудников: такие показатели, как баллы опроса вовлеченности или показатели текучести кадров, сигнализируют о моральном духе и удовлетворенности, которые влияют на удержание и организационную производительность.
• Поддержка планирования рабочей силы: HR использует данные и показатели для прогнозирования и удовлетворения текущих и будущих потребностей в персонале и талантах, гарантируя, что в организации есть нужные люди на нужных ролях.

Примеры KPI HR

KPI, используемые в организации, уникальны. Каждая организация отличается от других, и ее KPI должны отражать эту уникальность.

Многие ресурсы, которые вы найдете в Интернете, содержат десятки, а иногда и около сотни примеров KPI HR. Однако большинство из них — это простые метрики HR, которые могут дать полезную информацию об операциях HR, но они не будут напрямую способствовать стратегии организации.

Вот список из 20 примеров ключевых метрик HR, которые:

Уровень абсентеизма

Уровень абсентеизма или прогулов в организации обычно рассчитывается путем деления количества рабочих дней, в которые сотрудник отсутствовал, на общее количество рабочих дней. Высокие показатели отсутствия могут указывать на такие основные проблемы, как низкий моральный дух, выгорание или неэффективность рабочего места, которые влияют на производительность и способность организации достигать своих целей.

Стоимость абсентеизма

Общая стоимость отсутствия рассчитывается путем включения заработной платы сотрудника, стоимости управления отсутствием и стоимости замены.

Этот KPI особенно актуален для европейских стран с сильными профсоюзами и надежной защитой сотрудников, поскольку эти факторы часто приводят к более высоким расходам, связанным с отсутствием сотрудников. Эти меры защиты могут включать гарантированный оплачиваемый отпуск по болезни, политику продления отпуска или юридические требования к работодателям покрывать заработную плату во время отсутствия, все это увеличивает финансовое бремя для организаций.

Удовлетворенность льготами

Удовлетворенность различными типами льгот для сотрудников обычно измеряется с помощью опроса вовлеченности, но также может быть оценена в ходе интервью по пребыванию. Информация, полученная в результате этих опросов, может помочь снизить текучесть кадров.

Коэффициент производительности сотрудников (EPR)

Хотя этот показатель трудно поддается расчету, он измеряет производительность рабочей силы компании за определенный период. Он может помочь менеджерам понять, нужно ли им нанимать больше (или меньше) людей для достижения своих целей.

Индекс удовлетворенности сотрудников

Удовлетворенность сотрудников можно измерить с помощью опросов отношения, вовлеченности и пульса, а также интервью по пребыванию и уходу. Неудивительно, что неудовлетворенность является распространенной причиной текучести кадров.

Индекс вовлеченности сотрудников

Вовлеченность сотрудников измеряется с помощью тех же инструментов, что и удовлетворенность сотрудников (за исключением выходного интервью). Высокая вовлеченность сотрудников предсказывает более высокую производительность, лучшее обслуживание клиентов, меньшую текучесть кадров и многие другие важные и положительные результаты.

Индекс инноваций сотрудников

Инновации можно измерить с помощью опросов об отношении или вовлеченности, и они все чаще становятся ключевым фактором успеха в бизнесе. Частью роли HR является обеспечение этих инноваций в организации.

Индекс благополучия сотрудников

Эта метрика представляет собой составной балл, полученный на основе опросов, в которых измеряется психическое и физическое здоровье сотрудников, баланс между работой и личной жизнью, уровень стресса, целеустремленность и другие факторы, влияющие на производительность и удержание.

Коэффициент внутреннего продвижения

Этот KPI измеряется путем деления количества старших должностей, заполненных за счет внутреннего продвижения, на общее количество заполненных старших должностей. Внутренние сотрудники часто быстрее вникают в ситуацию, снижают риск плохого найма и дольше остаются на должности.

Индекс лояльности (NPS)

Индекс потребительской лояльности — отличный способ измерения степени, в которой кто-то порекомендует услугу или бизнес другому человеку.

Чтобы узнать, насколько сотрудники удовлетворены услугами HR, вы можете измерить индекс потребительской лояльности HR.

Используя индекс потребительской лояльности, вы также можете измерить, в какой степени люди рекомендуют работу в организации — индекс потребительской лояльности сотрудников (eNPS). NPS может быть надежным KPI HR в зависимости от ваших стратегических целей.

Эффективность менеджера (индекс)

Различные показатели могут способствовать отслеживанию эффективности менеджера, в том числе:

• Текучесть кадров и удержание на одного менеджера
• Оценки вовлеченности на одного менеджера
• Показатели эффективности команды
• Прогулы на одного менеджера

То, как компания измеряет эффективность своих менеджеров, будет зависеть от целей организации. Это помогает ей оценить влияние менеджеров, среди прочего, на удовлетворенность команды и производительность.

Процент стоимости рабочей силы

Эта метрика измеряет долю общих расходов организации, которая выделяется на расходы на рабочую силу, рассчитываемую путем деления расходов на рабочую силу на общие расходы организации.

Хотя этот KPI не используется широко, он может быть полезен для выявления возможностей сокращения расходов или оценки потенциальных преимуществ автоматизации в оптимизации операций.

Качество найма

Проще говоря, качество найма представляет собой ценность, которую новый сотрудник приносит компании. Оно показывает, какой вклад новый сотрудник вносит в долгосрочный успех организации.

Качество найма демонстрирует, насколько эффективно HR-отдел набирает и выбирает кандидатов. Постоянное поддержание высокого качества найма позволяет организации легче достигать своих стратегических целей.

Коэффициент текучести кадров

Текучесть кадров — это распространенная метрика и важный KPI, поскольку высокая текучесть кадров может быть очень затратной. Однако расчет текучести кадров гораздо сложнее, чем может показаться. Для более подробного обзора вы можете ознакомиться с нашей статьей о том, как рассчитать коэффициент текучести кадров, в которой мы обсуждаем различные подходы и предлагаем передовой опыт.

Коэффициент не добровольной текучести кадров 

Не вся текучесть кадров является добровольной. Недобровольная текучесть кадров относится к проценту сотрудников, которые покидают организацию из-за решений работодателя, таких как увольнения, увольнения или сокращения штатов. Это можно рассчитать как процент от общего числа уволенных сотрудников или относительно общего числа сотрудников в организации за тот же период.

Коэффициент добровольной текучести кадров 

Это количество увольнений по инициативе сотрудников. Опять же, вы можете рассматривать его как процент от общего числа увольнений или относительно общего числа сотрудников.

Коэффициент нежелательной текучести кадров

Не вся текучесть кадров плоха. Обычно она положительна, когда плохие исполнители или активно невовлеченные люди покидают организацию. Нежелательная текучесть кадров происходит, когда хорошие или высокопроизводительные сотрудники покидают компанию по причинам, которых можно было бы избежать (например, компенсация, руководство, отсутствие возможностей для развития и т. д.).

Эффективность обучения

Эффективность обучения оценивает, насколько хорошо программа обучения достигает своих целей, измеряя ее влияние на навыки, знания и производительность труда сотрудников, а также ее вклад в финансовые результаты компании. Эффективное обучение должно обеспечивать измеримые улучшения в этих областях, чтобы оправдать свою ценность.

ROI в обучение (возврат инвестиций)

Как следует из названия, ROI в обучение оценивает, сколько компания получает в финансовом отношении от своих инвестиций в программы обучения, сравнивая выгоды (например, повышение производительности) с затратами на обучение. Чтобы рассчитать ROI в обучение, вычтите общую стоимость обучения из полученной чистой выгоды, затем разделите этот результат на общую стоимость обучения.

Текучесть на испытательном сроке

Это относится к числу новых сотрудников, которые покидают компанию в течение трех месяцев (или года, если вы выбираете 360-дневный показатель увольнений). Частью роли HR является обеспечение найма нужных людей. Невыполнение этого требования окажет измеримое негативное влияние на эффективность организации.

HR KPI против метрик

Каждый KPI — это метрика, но не каждая метрика — это KPI. Это главное различие между ними. В таблице ниже дается краткий обзор HR KPI и HR-метрик.

Фокус

KPI: Вклад в достижение организационных целей

Метрики: Обеспечение более широкого взгляда на операции и деятельность отдела кадров

Принятие решений

KPI: Используется для стратегических решений на основе данных

Метрики: Используется для преднамеренных корректировок кадровых практик

Специфичность

KPI: Тенденция быть SMART

Метрики: Тенденция (также) включать более общие точки данных

Примеры того, что не является KPI HR, включают:

• Средняя продолжительность стажа работы
• Средняя зарплата
• Средняя стоимость собеседования
• Среднее количество дней отпуска на одного сотрудника
• Среднее количество часов обучения на одного сотрудника
• Соотношение HR-to-FTE
• Удовлетворенность обучением сотрудников.

Это не KPI, потому что они ничего не говорят нам об эффективности. Например, нужен ли нам 1 сотрудник HR на 100 сотрудников или 1,5? Измерение только соотношения HR-to-FTE не дает ответа на этот вопрос.

Проще говоря, KPI HR — это не просто средние данные о сотрудниках. Это измеримые показатели, напрямую связанные со стратегическими целями организации.

Характеристики хороших KPI HR

Как мы уже упоминали, хорошие KPI HR уникальны для организации и ее целей. Давайте рассмотрим две структуры, которые вы можете использовать для формирования и установки KPI, помогающих отслеживать прогресс в достижении этих целей.

Структура KPI Экерсона

В статье 2009 года Уэйн В. Экерсон описал несколько характеристик «хороших» KPI. Их можно применить и к созданию KPI в HR:

• Разреженность: следует сосредоточиться только на нескольких KPI HR. В конце концов, они не зря называются ключевыми показателями эффективности. Сосредоточьтесь на основных для вашей организации и исключите остальные. Общее правило остается тем, чем меньше, тем лучше.
• Подробность: у вас должна быть возможность углубляться в детали. Почему мы не достигаем нашей цели по затратам на подбор персонала? Какие группы являются самыми дорогими для подбора персонала? Развернув данные, вы сможете легче предсказать свой будущий успех и увидеть, где не хватает прогресса.
• Простота: пользователи, включая людей за пределами HR-отдела, должны понимать KPI. Если он не простой, его трудно донести и на нем сложно сосредоточиться.
• Осуществимость: HR фокусируется только на KPI, связанных с результатами HR, потому что они могут на них влиять. HR не несет ответственности за доход или успех продаж. Сосредоточьтесь только на тех KPI, на которые вы можете повлиять.
• Владелец: в соответствии с предыдущими характеристиками, KPI должны иметь владельца. Владелец вознаграждается в случае успеха и несет ответственность, если цель не достигнута. Владелец HR KPI обычно является старшим членом управленческой команды, например, руководителем отдела или менеджером.
• Коррелированность: KPI должен быть связан с желаемым результатом. Когда мы говорим о бизнес-целях, HR KPI должны быть связаны с этими бизнес-результатами. Гриффин (2004) утверждает, что должна быть прямая связь между KPI и целями, между целями и задачами и между целями и стратегией.
• Согласованность: ранее мы кратко коснулись согласованности HR KPI. KPI не должны подрывать друг друга.

Структура целей SMART

Большинство из нас знакомы с другой, более простой структурой, которая обобщает вышесказанное. Эта альтернатива, определенная Hursman 2010, — это известная аббревиатура SMART. Она означает:

Существует более простая структура, с которой мы все знакомы и которая обобщает вышесказанное. Альтернатива, определенная Hursman (2010), — это известная аббревиатура SMART. Она означает

• Specific
• Measurable
• Attainable
• Relevant
• Time-Bound.

Знание этих критериев и их применение может помочь вам создать соответствующие ключевые показатели эффективности человеческих ресурсов, необходимые вашей организации для успеха.

Давайте рассмотрим пример того, как это может выглядеть. Возьмем показатели внутреннего продвижения по службе. Это SMART KPI, потому что он соответствует критериям:

• Специфичный: он фокусируется на четком результате — отслеживании процента сотрудников, продвинутых в компании.
• Измеримый: показатель продвижения по службе можно количественно оценить, что позволяет легко отслеживать прогресс с течением времени.
• Достижимый: компании могут обоснованно влиять на этот показатель с помощью внутренних программ развития, наставничества или планирования преемственности.
• Соответствующий: он соответствует организационным целям, таким как развитие талантов, удержание сотрудников и меры по экономии средств за счет сокращения потребностей во внешнем наборе персонала.
• Ограниченный по времени: показатель можно отслеживать в течение определенного периода, например ежемесячно, ежеквартально или ежегодно, для оценки тенденций и улучшений.

Этот KPI подчеркивает как рост сотрудников, так и организационную эффективность, что делает его ценным инструментом для отслеживания успеха HR и бизнеса.

Примером того, что не является SMART KPI, является средняя продолжительность работы. Хотя его легко измерить и достичь, он неактуален и не ограничен по времени. Продолжительность пребывания сотрудника в должности не дает представления об его эффективности, производительности или вкладе в инновации, а также не связана напрямую с целями или приоритетами организации.

Опережающие и запаздывающие KPI

Ключевые показатели эффективности могут быть опережающими или запаздывающими. Каплан и Нортон (2007), исследователи, разработавшие сбалансированную систему показателей, объясняют разницу в своей статье.
Опережающие индикаторы ориентированы на будущее и фокусируются на причинах или предикторах будущих событий. Они помогают предвидеть результаты. Например, производительность является опережающим KPI для затрат на рабочую силу, поскольку более высокая производительность может снизить затраты на рабочую силу в будущем.
Опережающие индикаторы смотрят назад и измеряют результаты прошлых действий или разработок. Они отражают уже достигнутые результаты. Например, если производительность является опережающим KPI, уровень заболеваемости может быть запаздывающим KPI, поскольку он показывает эффект усилий, связанных с производительностью. Другим примером запаздывающего KPI могут быть затраты на рабочую силу на одного сотрудника.
Вот пример: предположим, что бизнес-цель заключается в повышении квалификации сотрудников. Это актуально, особенно в отраслях, где непрерывное обучение имеет решающее значение. В этом случае опережающим индикатором может быть время до достижения мастерства — насколько быстро сотрудники завершают обучение и начинают применять свои навыки. Это предсказывает улучшение производительности и инноваций.
Запаздывающим индикатором может быть процент сотрудников, прошедших квалификацию, показывающий конечный результат усилий по обучению.
Как вы могли заметить, опережающие индикаторы часто менее точны, но предлагают интересную информацию о текущей производительности KPI и потенциальных результатах. Запаздывающие индикаторы, с другой стороны, более точны, но только постфактум.
Использование обоих типов KPI помогает создать хорошо сбалансированную систему показателей HR, которая отслеживает прошлые достижения и прогнозирует будущую производительность.

Пример HR KPI

Как упоминалось выше, не все показатели являются KPI, и не все KPI помогут понять эффективность HR. Давайте рассмотрим, как компания в секторе морского судоходства устанавливает свои KPI HR для своего отдела подбора персонала.

Западный сектор морского судоходства находится в сложных условиях. Пятьдесят лет назад большинство судов строилось в их родной стране; сегодня строительство крупных грузовых судов и танкеров в Восточной Азии обходится намного дешевле.

Для американской судостроительной компании в нашем примере HR KPI было сложно конкурировать с дешевой рабочей силой и сталью из Китая. Поэтому стратегия дифференциации затрат не была вариантом. Компания решила вложить значительные средства в технологии и инновации, зная, что большая часть ее текущего портфеля клиентов заинтересована в их высокотехнологичных навыках судостроения (в основном, небольших судах) по гораздо более высокой цене.

Поскольку стратегические цели не достигаются изолированно, американской компании пришлось сократить расходы, одновременно становясь более инновационной за счет более разумного найма. Это означало, что:

• Им пришлось сократить расходы на подбор персонала
• Им нужно было нанять больше квалифицированных специалистов.

Изображение ниже показывает, как выглядела их карта стратегии подбора персонала. Стрелки указывают на внутренние связи между различными целями компании. Исполнительный совет принял решение о стратегических целях, и на их основе HR установил цели HR.

Для реализации этих целей компания разработала конкретные KPI. Например, они измерили сокращение времени выполнения заказа и оценили свою привлекательность как работодателя. После того, как KPI были установлены, они оценили свои текущие уровни производительности и установили цели для улучшения.

Полученная структура HR KPI обозначила четкие показатели, соответствующие их стратегическим целям, что позволило компании отслеживать прогресс и корректировать стратегии по мере необходимости.

Шаблон KPI HR

Шаблон KPI HR — это отличный инструмент для мониторинга ключевых показателей эффективности в HR. Он позволяет отделам кадров:

Согласовывать свои инициативы и действия в области HR с целями компании

Измерять успешность этих инициатив с течением времени

Стремиться к постоянному совершенствованию.

Чтобы помочь вам начать работу, мы создали бесплатный, загружаемый шаблон KPI HR в Excel, который легко настраивается:

Скачать шаблон

Лучшие практики HR KPI

Давайте рассмотрим некоторые лучшие практики внедрения и отслеживания HR KPI, например:

• Установите KPI на основе организационных целей: как подчеркивается в этой статье, вам необходимо определить KPI, которые напрямую соответствуют стратегическим целям организации, сосредоточившись на результатах, которые способствуют успеху бизнеса. Например, компания, стремящаяся повысить производительность, может отслеживать такие KPI, как время до достижения квалификации для новых сотрудников или скорость выполнения задач.
• Используйте аналитику персонала и панели мониторинга KPI: применяйте аналитические инструменты, такие как Excel, или возможности аналитики HRIS, чтобы связать точки данных, такие как затраты на подбор персонала, удовлетворенность сотрудников и демографические данные, для получения действенных идей. Создайте панель мониторинга HR с вашими наиболее важными KPI для отслеживания и предоставления удобного обзора.
• Расширьте возможности своей HR-команды: предоставьте своей HR-команде инструменты, обучение и полномочия для эффективного отслеживания, анализа и принятия мер на основе данных KPI. Это включает в себя инвестирование в платформы аналитики персонала, развитие культуры, основанной на данных, и поощрение проактивного принятия решений на основе идей.
• Обеспечьте спонсорскую поддержку со стороны руководства: привлекайте руководителей организаций к поддержке инициатив в области HR, демонстрируя, как эти усилия способствуют достижению ключевых бизнес-целей и повышению общей производительности. Убедитесь, что руководство понимает ценность согласования стратегий HR с измеримыми результатами.
• Отслеживайте производительность с течением времени: регулярно анализируйте, как вы выполняете свои ключевые показатели эффективности и другие показатели HR, чтобы выявлять закономерности и соответствующим образом корректировать стратегии.

Заключительное слово

HR KPI — это отличный способ для HR внести свой вклад в общую организационную стратегию, предоставляя измеримые ориентиры для оценки того, как HR вносит вклад в успех бизнеса. Они не только отслеживают прогресс, но и создают четкую связь между деятельностью HR и более широкими целями компании, такими как повышение производительности, повышение удовлетворенности сотрудников или сокращение расходов.

Однако их установление требует глубокого понимания стратегии и целей компании. Это означает, что HR должен тесно сотрудничать с руководством, чтобы определить ключевые движущие силы бизнеса и определить, как HR может их поддержать.

ПРИГЛАШАЮ ОТСЛЕЖИВАТЬ НАС В ТЕЛЕГРАМ