Перевод статьи A Guide to Planning Your HR Budget for 2022

Автор, Tess C. Taylor - из команды Эрика ван Вулпена

Руководство по планированию HR-бюджета на 2022 год 

Планирование HR-бюджета помогает отделам HR подготовиться к будущему и эффективно управлять своими ресурсами для продуктивной работы. Как вы можете спланировать свой кадровый бюджет на 2022 год?

Сейчас, когда во многих организациях дела постепенно приходят в норму, сейчас идеальное время для начала процесса планирования кадрового бюджета на 2022 год. Создание бюджета для покрытия расходов на набор, найм, обучение, заработную плату, льготы и многое другое отвечает интересам вашей компании. Это помогает предотвратить любые сюрпризы, которые могут лишить вас возможности создать сильную рабочую силу. Если ваша организация все еще сталкивается с некоторой неопределенностью, это еще лучшая причина составить план бюджета на HR с учетом гибкости.

Контент

• Что такое HR-бюджет?
• Что включает в себя HR-бюджет?
• Зачем вам нужно планировать свой HR-бюджет?
• Как вы составляете бюджет на HR?

Что такое HR-бюджет?

Если вы новичок в этой концепции или просто нуждаетесь в обновлении, бюджет отдела кадров предоставляет средства, которые выделяются специально для всех процессов управления персоналом в организации. Поскольку наиболее важным активом бизнеса являются его люди, этот бюджет должен быть тщательно спланирован, доведен до сведения и утвержден руководящей командой.

Организации обычно используют два типа HR-бюджетов. Выбор типа зависит от нескольких факторов, включая доступные средства, прогнозируемые расходы и прибыль.

Дополнительный бюджет на персонал (Incremental HR budget). Используя данные о расходах на персонал за предыдущие годы, можно скорректировать цифры на следующий год. Если остались средства, вы также можете учесть их в бюджете. Новый бюджет включает увеличение (или уменьшение) по сравнению с предыдущим годом в зависимости от целей управления персоналом - например, увеличение затрат на премиальные выплаты.

Бюджет HR с нулевой базой (Zero-based HR budget) - это для нового бюджета HR или того, который требует полного пересмотра. Начните с чистого отчета, помня только о новом году. Начните с распределения там, где бюджет нуждается в наибольшей поддержке. 2022 год может оказаться тяжелым для найма персонала. Таким образом, ваш бюджет потребует много средств для маркетинга по найму, административных аспектов собеседования и отбора кандидатов и улучшения усилий по адаптации. Примером компании, использующей систему бюджетирования с нулевой базой, является Florida Power and Light Company (США), которая очень эффективно контролирует расходы. Этот метод составления бюджета оказался успешным, потому что он дальновиден.

В любом случае планирование бюджета на HR - это систематический процесс, который включает в себя пристальный взгляд на расходы предыдущих лет, затраты текущего года, прогнозируемое количество сотрудников и другие прогнозы на будущее, чтобы не было недостатка в функциях HR.

Что включает в себя HR-бюджет?

Человеческие ресурсы охватывают множество областей, так как же можно быть уверенным, что все включено в бюджет отдела кадров? Даже малый бизнес может недооценить затраты на найм, обучение и другие процессы, чтобы предоставить сотрудникам отличный опыт. Это также область, которая может буквально в мгновение ока повергнуть организацию в хаос как из внутренних, так и из внешних источников, как мы видели во время пандемии.

При смещении приоритетов всем организациям необходимо пересмотреть свою стратегию составления кадрового бюджета, чтобы обеспечить эффективное управление персоналом в течение года.

Наличие шаблона бюджета HR может помочь в процессе планирования разумного бюджета на предстоящий год. Вот компоненты типичного HR-бюджета:

Поиск талантов и рекрутмент

Для большинства организаций это высокий приоритет ... с высокой ценой. Планирование новых сотрудников требует наличия HR-бюджета, способного поддержать все, от рекламы вакансий до адаптации. Ожидается рост конкуренции; следовательно, вам нужно выделить здесь большую часть вашего бюджета. Вы должны выделить в бюджет:

• Реклама открытых вакансий
• Собеседование и отбор кандидатов
• Проверка биографических данных
• Адаптация новых сотрудников
• Агентское вознаграждение
• Переезд сотрудников или создание удаленного офиса
• Рекрутинговый маркетинг
• Снижение текучести 

Обучение и развитие

Опрос Gartner, проведенный в 2021 году, показал, что 68% руководителей отдела кадров заявили, что в наступающем году они будут развивать важные навыки и компетенции. Установите разумную сумму на обучение и развитие, которые обеспечат положительную окупаемость инвестиций. Рассмотреть возможность:

• Обучение новых сотрудников
• Устранение пробелов в навыках
• Сертификаты сотрудников
• Внедрение систем обучения
• Переход к электронному обучению

Компенсации и льготы

Сравнивая прошлогодний найм и стоимость компенсаций и льгот сотрудникам, увеличьте свой кадровый бюджет примерно на 3-5%, чтобы у вас было достаточно средств на 2022 год. Примите во внимание:

• Заработная плата сотрудников
• Медицинская страховка
• Страхование жизни
• Пенсионные планы
• Оплата сверхурочной работы
• Бонусы
• Прочие льготы

Разнообразие, справедливость и инклюзивность (Diversity, equity, and inclusion - DEI)

Прогнозируется, что движение к большей справедливости и вовлеченности в разнообразии будет продолжаться. Внесите свой вклад, выделив часть своего бюджета человеческих ресурсов на образовательные и культурные мероприятия DEI:

• Увеличение разнообразия найма
• Внедрение инклюзивной практики найма
• Обучение и развитие культуры DEI
• Лидерские программы DEI

Отношения с сотрудниками и управление талантами (Employee relations and talent management)

Компенсация и льготы - это только начало, когда дело доходит до вознаграждения сотрудников. И сотрудники должны чувствовать, что их ценят. Рассмотрите другие способы стимулирования и признания ваших лучших сотрудников при планировании бюджета для этой категории расходов.

• Привлечение сотрудников
• Создание благоприятной рабочей среды
• Тимбилдинг и коучинг
• Точное размещение кандидатов
• Построение управленческих отношений
• Трудовые отношения

Безопасность и благополучие сотрудников (Employee safety and well-being)

Обеспечение безопасного и ориентированного на безопасность рабочего места является юридической обязанностью всех работодателей. В рамках подготовки бюджета на HR проверьте существующие политики и системы, чтобы определить затраты, связанные с улучшениями.

• Соответствие физической безопасности
• Психическое благополучие
• Здоровье сотрудников
• Безопасность на работе

HR технологии

Поскольку новые продукты предлагаются постоянно, это может быть отличной возможностью обновить ваши старые кадровые системы и инвестировать во что-то, что упрощает управление человеческим капиталом.

• Информационные системы HR (HRIS)
• Технология управления обучением
• Системы расчета заработной платы и льгот
• Инструменты удаленной работы

Управление HR-службы

Убедитесь, что в вашем кадровом бюджете достаточно места, чтобы покрыть расходы на содержание отдела кадров. Будь то отдел из одного в малом бизнесе или большая команда в крупной компании или управление большой командой рекрутеров и специалистов по персоналу, все должны чувствовать поддержку, поскольку рабочий мир продолжает меняться.

• HR-коммуникации
• Общее управление персоналом

Зачем вам нужно планировать свой HR-бюджет?

Планирование HR-бюджета так же необходимо, как и расчет затрат на любую другую область деятельности; на самом деле, это основная причина процветания вашей организации. Основные причины, по которым вам нужно заранее подумать о своем кадровом бюджете, - это:

• Управление затратами на человеческий капитал - Избегайте перерасхода средств или, что еще хуже, нехватки средств. Хорошо спланированный кадровый бюджет позволяет перераспределять ресурсы, когда что-то меняется.
• Обеспечение операционной эффективности HR - у вас есть обзор того, на что и сколько вы можете потратить деньги, что позволяет вам работать эффективно и результативно.
• Достижение организационного успеха - благодаря эффективности управления персоналом организации могут максимально эффективно использовать свой персонал, работать продуктивно и достигать своих целей. Это также подготовит вас к нормативным изменениям, которые повлияют на различные области HR.
• Сядьте за стол принятия решений. Поскольку на 60% больше бизнес-руководителей ожидают, что HR станут партнерами, возможность представить хорошо разработанный бюджетный план может повысить вашу ценность для организации.

Как вы составляете бюджет на HR?

Есть несколько шагов, которые вы можете предпринять, и лучшие практики, которые вы можете применить, которые сделают планирование вашего кадрового бюджета более эффективным.

Шаг 1. Определите свои бизнес-цели.

Все кадровое планирование должно согласовываться с бизнес-целями на 2022 год. Сначала определите приоритеты для бизнеса, чтобы ваши HR-цели были хорошо согласованы, а затем переходите к менее важным областям. Прекрасным примером компании, которая преуспевает в этом, является Apple, которая поощряет участие HR во всех областях корпоративной стратегии.

Шаг 2 - Просмотрите прошлые бюджеты.

Используйте это время, чтобы просмотреть прошлые бюджеты, расходы и производительность. Подумайте, как вы использовали бюджеты и каковы были их результаты. Учись и совершенствуйся.

Шаг 3 - Проанализируйте и спрогнозируйте потребности в рабочей силе.

Заблаговременное планирование набора персонала может поставить вас на место водителя с точки зрения составления бюджета. Получите хорошее представление о численности персонала для каждого отдела по сравнению с текучестью кадров и эффективностью проекта. Затраты на прием на работу, обучение, компенсацию и льготы.

Шаг 4 - Подготовьте свой кадровый бюджет на основе данных.

Как мы уже упоминали, ваши прошлые успехи, ваши планы и прогнозы роста, а также технологии - все это основа для точного планирования кадрового бюджета. Используйте самые свежие данные для принятия решений, что избавляет от догадок.

Шаг 5 - Планируйте лучшие и худшие сценарии.

Если и чему нас научили 2020-2021 годы, так это тому, что все компании должны быть готовы к трудным ситуациям. Составьте план, чтобы охватить лучшее и худшее из того, что рынок труда бросает в вашу компанию. Например, ваша годовая текучесть кадров может составлять в среднем 5%. Но что, если с Великой отставкой он вырастет до 15%? Тогда вам, возможно, придется увеличить свои расходы на набор персонала, потому что вам нужно будет заменить больше людей.

Шаг 6 - Рассматривайте инвестиции как средства построения бизнеса.

Планируете ли вы запустить новый HR-инструмент или новую реферальную программу? Сейчас, когда доступны все отличные возможности, может быть хорошее время для обновления ваших кадровых систем и / или внедрения новых технологий. Это вложение в успех вашего отдела кадров. Просто не забудьте учесть это в своем бюджете, включая ожидаемую рентабельность инвестиций.

Шаг 7 - Имейте реалистичные ожидания.

Бюджет вашего отдела кадров должен реалистично отражать то, что принесет 2022 год. Не тратьте слишком много средств, но и не упускайте из виду важные области. Подготовьте свой бюджет в виде четкого отчета с реалистичными цифрами, чтобы он с большей вероятностью был принят.

Шаг 8 - Получите одобрение.

Ваш последний шаг перед исполнением бюджета на HR - это его рассмотрение и утверждение руководством вашей организации. Говорите на языке бизнес-целей и проиллюстрируйте, как предлагаемый вами бюджет согласуется с корпоративными целями. У вас будет больше шансов получить одобрение руководства без особой суеты.

Последнее слово

Точное планирование бюджета на HR требует глубокого понимания всех затрат и множества данных. Удостоверьтесь, что вы уделяете достаточно времени планированию своего HR-бюджета - так вы можете быть уверены, что используете ресурсы, которые у вас есть, с максимальной пользой.