Перевод статьи How to Set a Hybrid Work Schedule That Works for You из Гарвард Бизнес Ревью.

Автор Elizabeth Grace Saunders is a time management coach and the founder of Real Life E Time Coaching & Speaking

Как установить гибридный график работы, который подходит всем

Многие организации начинают возвращаться в офис, предлагая сотрудникам гибкость, позволяющую сбалансировать варианты как личной, так и удаленной работы. Но с такой гибкостью может возникнуть путаница. Как узнать, какие рабочие дни нужно запросить?

При принятии собственного решения о гибридном расписании необходимо учитывать четыре ключевых фактора, обеспечивая при этом максимальную продуктивность. Во-первых, подумайте о решениях, которые вы принимаете, и проектах, над которыми вы работаете. Может быть полезно личное общение для принятия стратегических решений и переговоров, а также крупных встреч по проекту. Во-вторых, подумайте, как работает ваша команда. Тем в вашей команде, кто обрабатывает информацию лицом к лицу, вы можете согласовать личное время с их рабочим графиком. В-третьих, выберите дни, которые соответствуют вашим энергетическим тенденциям. Если вы, например, интроверт, используйте удаленное время для подзарядки между рабочими днями. Наконец, отслеживайте тенденции своей мотивации и выбирайте рабочие дни, которые дадут вам дополнительный толчок к продуктивности.

В результате внезапного потрясения в марте 2020 года миллионы американцев, которые могли выполнять свою работу виртуально, обнаружили, что они выполняют свою работу виртуально. Согласно исследованию Pew Research, до этой смены около 20% работников, которые могли работать удаленно, работали таким образом; этот процент вырос до 71%.

Это изменение произошло без особого предупреждения и практически не оставило у сотрудников выбора. Но теперь, когда организации серьезно переходят обратно в офис, у многих сотрудников будет больше выбора, чем когда-либо прежде.

Если вы оказались в ситуации, когда теперь вы можете или обязаны проводить личное личное время каждую неделю, и вы не уверены в том, что вам следует запросить, вот несколько стратегий, которые помогут вам принять решение о гибридном расписании. Как коуч по тайм-менеджменту, я считаю, что учет этих четырех ключевых факторов может дать вам возможность максимизировать общую продуктивность, когда вы (частично) вернетесь в офис.

Какие задачи я предпочитаю выполнять в офисе?

Некоторые из наиболее важных бизнес-функций наиболее эффективно выполняются лично. Когда речь идет о стратегических решениях и переговорах на высоком уровне, когда это возможно, вам захочется быть «за столом» буквально. То, что передается и не передается виртуально, существенно отличается от личного. 

Но даже если вы не принимаете кардинальных решений, есть задачи, которые вы можете предпочесть выполнять в офисе. Например, если у вас есть встречи по проекту, которые требуют решения проблем, принятия решений, обзора материальных объектов или имеют высокий эмоциональный уровень, лучше всего проводить их лично. Запланируйте рабочие дни на время проведения встреч по проекту. И если у вас есть определенные полномочия на эти собрания, подумайте о том, чтобы попросить других членов команды также попытаться попасть в офис в эти дни. Вы также можете изменить эти предпочтения с течением времени. Например, попросите всех встретиться лично, когда вы только начинаете проект, проводите виртуальные встречи для стандартных обновлений, а затем побуждайте людей приходить лично снова, когда придет время для более глубокого анализа результатов.

Когда я нужен моей команде?

Чтобы максимально повысить продуктивность вашей команды, вы также захотите определить, какие виды взаимодействия (личные или виртуальные) будут наиболее эффективными. Если вы заметили тот факт, что некоторые из ваших коллег - и, в частности, ваши непосредственные подчиненные - лучше понимают, что вы говорите, и могут сохранять и более адекватно реагировать на информацию, когда вы находитесь лично, попробуйте спланировать работу в офисе. дней, чтобы согласовать время, когда эти люди также будут присутствовать. Тридцать минут, проведенные лично, могут избавить вас от нескольких часов головной боли от непрочитанных или неправильно понятых письменных и телефонных разговоров. В качестве альтернативы, если вы обнаружите, что некоторые из ваших коллег лучше понимают информацию в письменной форме или с помощью какого-либо другого виртуального метода, продолжайте проводить эти встречи удаленно и резервируйте свое рабочее время для других занятий.

Несмотря на оттачивание наших навыков виртуального общения в связи с пандемией, люди могут иметь предпочтения в отношении личного общения, личных встреч или удаленных вариантов, поэтому подумайте, что имеет смысл для каждого члена вашей команды, когда вы смотрите на свое расписание.

Как я могу максимизировать свою продуктивность?

Первые два фактора, которыми я поделился, связаны с максимизацией производительности вашего проекта и вашей команды. Но последние два фактора касаются максимальной личной продуктивности, начиная с управления своей энергией.

Если у вас более интровертные наклонности, возможно, вы сочтете эффективным проводить в офисе не более двух дней подряд. Например, вы решили поехать в понедельник, вторник, четверг или понедельник, среду, пятницу. Перемежая свои дни в офисе с днями, проведенными дома, вы даете себе возможность подзарядиться за счет меньшего количества стимулов от других людей в свои удаленные дни. Вы также можете группировать свои встречи в те дни, когда вы находитесь в офисе, чтобы у ваших дней работы на дому было больше времени для самостоятельной работы.

С другой стороны, если у вас более экстравертные наклонности, ходить в офис несколько дней подряд не составит труда. И вы можете получить общий заряд энергии, назначая встречи как в офисе, так и дома, чтобы у вас была возможность ежедневно общаться с людьми. Когда вы работаете удаленно, закажите несколько встреч в начале рабочего дня, чтобы подготовиться, а затем еще раз во второй половине дня, когда ваша энергия начнет убывать.

Когда я чувствую наименьшую мотивацию?

Еще до ухода из офиса я заметил, что у моих клиентов-коучей есть тенденция к мотивации в течение недели. Для некоторых они начинают работу в понедельник утром, но к обеду пятницы им чрезвычайно трудно выполнить какую-либо существенную работу. Для других все наоборот: им нужно время, чтобы начать работу в понедельник, но к пятнице они легко выбивают вещи из списка и работают до 18 или 19 часов вечера.

Удаленная работа также может повлиять на эти уровни мотивации, особенно если вы моложе. В том же исследовании Pew Research, измерявшем масштабный переход к удаленной работе, выяснилось, что 42% работников в возрасте от 18 до 49 лет сказали, что им было трудно чувствовать мотивацию выполнять свою работу удаленно. А среди молодых людей в возрасте от 18 до 29 лет этот процент еще выше: 53% из них заявили, что им сложно получить мотивацию для выполнения своей работы, когда они не находятся лично со своими коллегами. (Это в отличие от того, что только 20% работников 50 лет и старше чувствуют то же самое.)

Используйте время в офисе, чтобы накачать те времена, когда вы чувствуете себя менее мотивированным. Точно так же, как поход в спортзал может значительно упростить тренировку, посещение офиса значительно упрощает выполнение работы для некоторых людей. Если вы обнаруживаете, что наиболее мотивированы, когда находитесь в окружении других людей, и угасаете по ходу недели, попросите обычные рабочие дни в четверг и пятницу. Если вы считаете, что верно обратное, и знаете, что сделаете гораздо больше, если приедете в понедельник и вторник, сделайте это своей целью. Знайте, когда вам понадобится положительное давление со стороны сверстников, и соответствующим образом спланируйте свой гибридный график для значительного повышения производительности.

По мере того, как все больше и больше организаций возвращаются в офис, вы, вероятно, столкнетесь с возможностью расписания, которое объединяет личную и удаленную работу. Принимая во внимание эти четыре фактора, принимайте решение о том, когда быть в офисе, чтобы возвращение на рабочее место работало на вас.