Перевод статьи HR’s Complete Guide to the Employee Handbook

От команды Эрика ван Вулпен. 

Отслеживайте нас в телеграм канале 

Полное руководство по Справочнику сотрудника (Employee Handbook)

Справочник сотрудника (Employee Handbook) должен быть основой любой организации, чтобы обеспечить руководство и ясность по всем вопросам, связанным с персоналом. Каждая команда HR тратит много времени и энергии, отвечая на вопросы сотрудников, связанные с HR. Имея хорошо составленное руководство, вы не только даете сотрудникам ориентир, к которому они могут обратиться, когда у них возникают вопросы или проблемы, но также помогает создать более рациональный и эффективный процесс управления персоналом.

Справочник сотрудника — это жизненно важный ресурс, который поможет установить четкие ожидания в отношении поведения и производительности, а также поможет сформировать позитивную культуру на рабочем месте. Хотя в Соединенных Штатах нет законов, требующих от компаний создания справочника, в некоторых штатах требуется, чтобы конкретные законы о занятости были записаны и легко доступны для сотрудников. Таким образом, руководство для сотрудников является идеальным средством для обеспечения соблюдения требований местного законодательства в вашей компании.

Если вы готовы вывести свою HR-игру на новый уровень, пришло время серьезно заняться созданием или обновлением руководства по управлению персоналом вашей организации. Итак, давайте погрузимся!

Содержание

• Что такое справочник сотрудника?
• Почему для HR важно создать руководство для сотрудников?
• Ключевые компоненты, которые необходимо включить в справочник сотрудника
• 6 шагов для создания эффективного руководства для сотрудников

Что такое справочник сотрудника?

Справочник для сотрудников, также называемый руководством для сотрудников, служит исчерпывающим руководством по миссии, видению, ценностям, политике сотрудников и рабочих мест вашей организации, процедурам, связанным с персоналом, льготам для сотрудников и кодексу поведения на рабочем месте, среди прочего. Короче говоря, он устанавливает четкие ожидания сотрудников, определяет их права и сообщает о юридических обязательствах вашей компании.

Кроме того, руководство для сотрудников является важным введением в ваш бизнес для новых сотрудников и поможет вашей команде при адаптации. Это также помогает новым сотрудникам соответствовать культуре и целям вашей организации, предоставляя информацию о вашей миссии, видении и ценностях.

Руководство предоставляет им ресурс, на который они могут оглянуться, если они забыли или пропустили что-то в течение первых нескольких недель. В целом, справочник для сотрудников является ценным инструментом, который приносит пользу как работникам, так и работодателям, способствуя формированию позитивной и продуктивной культуры на рабочем месте.

Почему для HR важно создать руководство для сотрудников?

У отделов кадров всегда будет куча задач, и поэтому задание по созданию и ведению вашего справочника сотрудников можно упустить из виду. Но, по большому счету, наличие этого руководства может уберечь вас и вашу компанию от будущих юридических баталий и головной боли.

Многие корпоративные предприятия уже имеют руководство для сотрудников. Если вы относитесь к этой категории, отлично! Вы уже на шаг впереди. Но как часто он обновляется? Ваши сотрудники на самом деле используют его? И наоборот, многие небольшие компании даже не имеют справочника, на который их команда могла бы ссылаться.

Справочники для сотрудников являются ценным инструментом для обеспечения ясности и структуры как для сотрудников, так и для руководства. В нем излагаются политики и ожидания, такие как дресс-код и порядок действий в чрезвычайных ситуациях, а также описываются дисциплинарные меры для тех, кто нарушает правила. Это помогает всем понять, чего от них ожидают, и упрощает управление поведением сотрудников. Он также может предоставить менеджерам ссылку для начала дисциплинарных процедур, что помогает поддерживать последовательность во всем бизнесе.

Кроме того, подробное руководство также может защитить ваш бизнес от юридической ответственности, четко сообщая о ваших правилах антидискриминационной политики или о том, как сообщать о домогательствах. Имея руководство, вы можете гарантировать, что ваша компания соблюдает последние федеральные, государственные и местные законы.

Справочник сотрудника также является эффективным инструментом для вовлечения и мотивации сотрудников. Вы можете помочь создать позитивную и продуктивную культуру на рабочем месте, четко обозначив миссию и ценности компании, а также преимущества и возможности, доступные сотрудникам.

Итак, работаете ли вы на крупного работодателя или на небольшой бизнес, пришло время расставить приоритеты в руководстве для сотрудников. Но помните, это не одноразовый процесс — это руководство следует поддерживать и регулярно обновлять, чтобы оно отражало вашу деловую практику и юридические требования.

Ключевые компоненты, которые необходимо включить в справочник сотрудника

Одна из захватывающих особенностей создания справочников для сотрудников заключается в том, что существует множество способов их создания. Таким образом, у вашей команды есть много вариантов при принятии решения о том, что следует добавлять, а что нет. Тем не менее, мы рекомендуем добавить в ваше руководство следующие пункты, чтобы сделать его как можно более полным:

1. Общая информация о компании

Отличный способ познакомить новых сотрудников с вашей компанией и ее руководством — начать справочник с раздела общей информации о компании. Здесь вы можете добавить информацию об истории вашей организации, о том, кто входит в совет директоров, и о структуре компании, чтобы дать представление о вашем новом члене команды.

2. Миссия, видение и ценности компании

Миссия вашей компании определяет ваш бизнес, его цели и способы их достижения. Видение — это то, к чему ваша организация надеется прийти в будущем, а ваши ценности укрепляют видение компании и формируют ее рабочую культуру. Эти три пункта необходимы для понимания вашим сотрудником, и при правильном общении сотрудники могут сотрудничать и работать вместе для достижения целей и задач бизнеса. В справочнике Hubspot есть очень подробный раздел о культуре. Помните, что есть много способов создать руководство; вы можете сделать его настолько подробным или простым, насколько хотите,

3. Политика занятости

Этот раздел должен включать информацию об условиях найма члена вашей команды, например, что определяет штатных и неполных сотрудников и стажеров. В этом разделе вы можете добавить информацию о философии вознаграждения, шкале оплаты и информацию об обзоре производительности.

4. Равные возможности трудоустройства

В зависимости от размера и количества сотрудников в вашей компании вам необходимо соблюдать множество различных законов, касающихся прав сотрудников в Соединенных Штатах Америки. Одним из них является программа равных возможностей трудоустройства (или EEO).

Предприятие, которое соблюдает эти правила, должно гарантировать, что оно не допускает дискриминации в отношении сотрудников и соискателей на основе защищенных признаков, таких как раса, пол, религия, возраст и другие категории, которые могут подвергаться дискриминации. Ваш справочник для сотрудников — отличное место для Заявления работодателя о равных возможностях, чтобы ваша команда знала, что они защищены EEO.

5. Политика противодействия домогательствам

Комиссия США по равным возможностям при трудоустройстве также защищает сотрудников от домогательств на работе или мести за сообщения о домогательствах. Вам следует добавить в руководство для сотрудников раздел, в котором дается определение различных видов домогательств, с которыми может столкнуться сотрудник, как сообщать о домогательствах, кто несет ответственность за поддержку сотрудника, а также виды дисциплинарных мер, которые могут быть приняты, если сотрудник находится в неуважении к этим законам.

Вы можете найти отличный пример этого в справочнике для государственных служащих GitLab.

6. Поведение и дисциплина сотрудников

Членам команды не всегда может быть очевидно, что представляет собой хорошее поведение сотрудников. Добавление раздела в ваше руководство прояснит, что ожидается в кодексе поведения вашей компании, например:

Надлежащее использование корпоративной электронной почты

•  Дресс-код
• Использование социальных сетей на работе
• Отношения на работе

У Trello есть простой, но наглядный пример в справочнике сотрудников по дресс-коду. Вы также можете добавить информацию о том, какие дисциплинарные меры могут быть приняты, если член вашей команды нарушает правила.

7. Рабочее время и расписание

Если в вашей компании установлены рабочие часы или конкретные графики, которым должен следовать ваш сотрудник, добавьте их в руководство для сотрудников для ясности. Убедитесь, что есть информация или правила о том, как переключать запланированные дни или часы, если это разрешено вашим бизнесом.

8. Политика нерабочего времени / схемы отпусков

Предлагает ли ваша компания оплачиваемый отпуск или другие схемы отпуска, такие как отпуск по болезни, отпуск по беременности и родам или отпуск по семейным обстоятельствам? Включите подробную информацию о ваших правилах, а также информацию о том, как запросить отпуск, кто утверждает отпуск и когда компания может принять решение не одобрять его.

Ознакомьтесь с руководством Trello, чтобы увидеть подробный пример отпуска.

9. Вознаграждения работникам

Частью того, что привлекает и удерживает таланты, являются льготы для сотрудников. Вы захотите убедиться, что члены вашей команды проинформированы об их преимуществах и воспользуются ими — вот почему они у вас есть для сотрудников вашей компании. Длина и детализация этого раздела будут зависеть от того, сколько льгот у вас есть, и есть ли различия в зависимости от местоположения.

В Pronto Marketing есть хороший, но простой пример льгот для сотрудников.

10. Охрана и безопасность на рабочем месте

Безопасность членов вашей команды должна быть приоритетом компании. Это особенно актуально, если ваша команда работает рядом с тяжелой техникой. Законы США регулируют безопасность на рабочем месте, но убедитесь, что ваши сотрудники знают, как оставаться в безопасности в своей среде, что также поможет вам снизить риск потенциальных судебных исков.

Дополнительные компоненты:

Есть дополнительные элементы, которые вы также можете добавить в свой справочник сотрудника:

Приветственное письмо от генерального директора или основателя

• Ежегодное закрытие офисов
• Информация о внутреннем инструменте
• Советы по кибербезопасности
• Вводная информация (первый день/месяц)
• Информация об удалении
• Внутренняя ИТ-поддержка
• Информация о команде по работе с людьми
• Перерывы и питание
• Правила возмещения расходов на командировки

6 шагов для создания эффективного руководства для сотрудников

1. Начните со своей культуры и ценностей

Начните с вашей культуры и ценностей, чтобы ваша команда настроилась на создание или обновление справочника сотрудников. Эти две темы должны лежать в основе многих внутренних решений, касающихся ваших политик и процедур, и помогут вам создать последовательное сообщение на протяжении всего руководства. Но получайте удовольствие; эти руководства могут быть творческим способом вовлечения и информирования вашей команды.

2. Провести обзор существующих политик и процедур

Политики и процедуры — это не только юридические требования и лучшие практики; они также должны олицетворять ценности и видение вашей компании, проникая в каждую часть вашей организации. Анализ существующих политик и процедур позволит вам убедиться, что они соответствуют потребностям вашего бизнеса по мере его роста. Возможно, что основные элементы вашей политики останутся прежними. Тем не менее, особенности их реализации могут измениться по мере развития отрасли и/или вашей организации.

3. Убедитесь, что все политики соответствуют законодательству

Ваша организация должна соблюдать все федеральные, государственные и местные законы и постановления. Если вы этого не сделаете, вы открываете свой бизнес для потенциальных судебных исков.

Законы и политика постоянно меняются, и они различаются в разных городах и штатах. Различия еще более значительны, если ваша команда интернациональна, потому что у вас есть сотрудники с совершенно разными трудовыми законами в разных местах.

Если у вас большая команда, у вас может быть кто-то в отделе кадров, который будет следить за соблюдением требований HR, но если ваша команда небольшая, может иметь смысл работать с юристом по трудовому праву.

4. Установите процесс проверки и обновления

Ваш справочник должен быть живым документом, который меняется вместе с организацией. Поэтому важно, чтобы ваша команда HR часто обновляла руководство. Для этого установите структурированный процесс, который даст вашей команде время для просмотра каждого раздела.

В новом году на рабочем месте обычно появляется новая порция законов и постановлений на федеральном, государственном и местном уровнях. Это делает январь идеальным временем для специалистов по персоналу, чтобы тщательно изучить свои руководства для сотрудников и рассмотреть необходимые обновления.

5. Убедитесь, что руководство одобрено

Получение поддержки и одобрения от юридического отдела перед публикацией вашего руководства для остальной части компании необходимо для того, чтобы убедиться, что вы соблюдаете юридические требования и не пропустили какие-либо темы или политики.

6. Поощряйте обратную связь и вносите изменения по мере необходимости

Получение отзывов о вашем руководстве от остальной части вашей команды имеет важное значение. Они могут указать на то, чего вам не хватает, или на разделы, которые могли бы быть более понятными. Кроме того, ваша компания может вносить изменения в середине года, поэтому убедитесь, что ваше руководство обновляется важной информацией чаще, чем ежегодно, если это необходимо.

Основные выводы

Руководство для сотрудников устанавливает четкие требования к поведению и производительности, определяет права сотрудников и сообщает о юридических обязанностях. Это также ценный инструмент для обеспечения ясности и структуры как для сотрудников, так и для руководства.

Отдел кадров должен создать руководство для сотрудников, чтобы уберечь компанию от будущих юридических баталий и головной боли. Подробное руководство может защитить компанию от юридической ответственности, например, сообщая о правилах антидискриминационной политики или о том, как сообщать о домогательствах.

Ваш справочник для сотрудников может быть настолько подробным или настолько простым, насколько вы захотите. Начните с вашей культуры и ценностей, которые помогут вам создать последовательное сообщение во всем руководстве, и получайте удовольствие!