Перевод статьи Productivity Analysis For HR: What To Track

Автор статьи Shani Jay из команды Erik van Vulpen 

Анализ производительности для HR: что отслеживать

Анализ и показатели производительности очень важны для HR-команд и бизнес-лидеров по всему миру. Неэффективность продукта оказывает значительное влияние на успех организации и может означать разницу между бизнесом, который процветает и приносит прибыль, и бизнесом, который в конечном итоге должен закрыться.

Исследование Opus Energy показало, что 86% британских малых и средних предприятий (МСП) считают, что производительность является проблемой. Поскольку МСП составляют 99% предприятий Великобритании, неэффективность производительности может негативно сказаться на экономике в целом. Дальнейшее исследование, проведенное Close Brothers среди 1400 малых и средних предприятий в Западной Европе, показало, что из тех, кто в настоящее время не измеряет производительность, 28% не знают, как это сделать.

Содержание

• Почему HR должен измерять производительность?
• Проведение анализа производительности

Почему HR должен измерять производительность?

Производительность относится к результату отдельного работника в рамках определенных затрат (затрат) и продолжительности. Насколько эффективным, способным и целеустремленным является сотрудник как личность и член команды.

Harvard Business Review обнаружил, что во время пандемии самые эффективные компании стали на 5-8% продуктивнее. Тем не менее, большинство организаций столкнулись с общим снижением производительности на 3-6% из-за снижения вовлеченности, расточительных методов работы и неэффективного сотрудничества.

Это показывает, что для HR как никогда важно измерять производительность и применять упреждающий подход, основанный на данных, для ее повышения. Не так давно только глобальные организации имели доступ к ключевым данным и показателям, но теперь, когда они широко доступны благодаря программному обеспечению и технологическим достижениям, каждая организация может начать измерять и внимательно отслеживать свои показатели производительности и вносить соответствующие коррективы.

Измерение производительности имеет множество преимуществ, в том числе:

• Лучшее использование ресурсов (деньги, время, оборудование)
• Создание более эффективных рабочих процессов и систем
• Снижение затрат
• Гибкость рынка
• Повышение квалификации сотрудников
• Повышение драйва и мотивации сотрудников

Что влияет на продуктивность сотрудников в организации?

• Вовлеченность сотрудников. Вовлеченные сотрудники будут работать быстрее и эффективнее.
• Рабочая среда: позитивная, вдохновляющая рабочая среда, наполненная хорошими людьми, ведет к повышению производительности.
• Возможности для обучения и карьерного роста. Сотрудники с большим количеством возможностей для обучения и карьерного роста, вероятно, будут более эффективными и вовлеченными в работу и, следовательно, более продуктивными.
• Системы и процессы. Более эффективные системы и процессы способствуют повышению эффективности сотрудников и сокращению потерь времени.
• Организационная культура: Организационная культура компании (ее убеждения, ценности и взгляды) влияет на поведение ее сотрудников. Например, переутомление сотрудников и поощрение их приходить на работу даже тогда, когда они больны, создаст токсичную организационную культуру, в которой сотрудники считают, что их здоровье и благополучие не являются приоритетом, что в конечном итоге приведет к потере вовлеченность и продуктивность.
• Структура оплаты: четкая, справедливая и равная структура оплаты труда делает сотрудников более счастливыми, они чувствуют, что их организация хорошо к ним относится, и с большей вероятностью будут вовлечены и продуктивны на работе.
• Благополучие сотрудников: сотрудники, которые считают, что их организация делает их здоровье и благополучие приоритетом, скорее всего, будут более счастливыми и здоровыми на работе, что приводит к более высоким показателям производительности.
• Разнообразие: многонациональная организация, в которой действует политика разнообразия, обеспечивающая справедливое и равное отношение ко всем сотрудникам, а также отсутствие дискриминации и предвзятости в процессе найма, ведет к повышению морального духа, вовлеченности и производительности.
• Технологии и производственные факторы. Сотрудники, имеющие доступ к лучшим технологиям (и знающие, как их использовать), скорее всего, будут более продуктивны на работе.
• Доступны соответствующие инструменты: сотрудники, у которых есть необходимые инструменты для эффективного и результативного выполнения своей работы, будут более продуктивными.
• Эргономика рабочего места: Плохая планировка рабочего места приводит к утомлению, разочарованию и потенциальному травмированию работников.
• Сильные методы управления людьми: менеджеры и лидеры, которые знают, как профессионально и лично взаимодействовать со своей командой, наставлять и направлять их, а также реагировать, когда они теряют интерес, с большей вероятностью будут иметь продуктивных сотрудников.

Проведение анализа производительности: метрики для отслеживания

Существуют различные типы показателей производительности, которые необходимо отслеживать при проведении анализа производительности:

1. Коэффициент производительности труда (EPR)

EPR помогает вам понять, сколько времени сотрудники тратят на свою работу, и является хорошей метрикой для менеджеров, чтобы понять, нужно ли им нанимать больше или меньше работников для достижения своих целей. Его также можно использовать в качестве меры для оценки эффективности сотрудников.

Чтобы рассчитать общую EPR, разделите общее количество часов, отработанных за одну неделю, на количество сотрудников в течение установленного периода. Вы также можете рассчитать EPR для одного сотрудника.

Пример показателя производительности труда сотрудников (EPR)

Допустим, за одну неделю отработано 10 000 часов, а у вас 100 сотрудников. 10 000 / 100 = 50

2. Коэффициент невыхода на работу (EAR)

EAR относится к проценту сотрудников, отсутствующих на работе по болезни или по личным причинам. Это может быть измерено для отдельного сотрудника, команды или всей организации.

Определенный процент пропусков занятий является нормальным, так как люди болеют. На самом деле, необычно низкий показатель EAR может указывать на то, что сотрудники чувствуют себя не в состоянии вызвать больных, когда они больны, что предполагает отсутствие заботы о своем здоровье и благополучии. С другой стороны, высокий уровень EAR может сильно повлиять на уровень вашей продуктивности. Здоровый EAR составляет около 1,5%, в то время как все, что выше 4%, является высоким.

Чтобы рассчитать EAR, возьмите количество дней отсутствия и разделите их на количество доступных рабочих дней в установленный период, а затем умножьте на 100, чтобы получить процент.

Пример показателя коэффициента невыхода на работу сотрудников (EAR)

Допустим, у работника 5 дней отсутствия в году, из которых 260 рабочих дней.

5/200 = 0,0192

0,0192 х 100 = 1,9%

3. Коэффициент текучести кадров

Коэффициент отсева также известен как коэффициент прекращения или коэффициент выхода. Это мера того, сколько сотрудников покинуло организацию за установленный период. Сюда входят добровольные и непроизвольные выходы.

Коэффициент отсева — важный показатель, который должен знать HR, поскольку он помогает им понять, сколько людей уходит из компании. Хотя потеря определенного количества людей — это нормально, аномально высокие показатели текучести кадров указывают на неэффективную кадровую стратегию или организационную культуру. Потеря слишком большого количества хороших людей может привести к снижению производительности и морального духа команды. Кроме того, замена сотрудников новыми сотрудниками обходится дорого.

Чтобы рассчитать коэффициент отсева, вы делите количество людей, уволившихся за определенный период, на среднее количество сотрудников за тот же период, а затем умножаете его на 100, чтобы получить процент.

Пример метрики коэффициента убыли сотрудников

Представьте, что у вас есть 25 сотрудников, которые покидают ваш бизнес в течение года, и среднее количество сотрудников за это время составляет 500 человек.

25/500 = 0,05

0,05 х 100 = 5%

4. Коэффициент выполнения задач сотрудниками (ETCR)

ETCR относится к проценту работы, которую сотрудник выполняет в течение установленного периода. Это поможет вам понять, насколько хорошо сотрудники выполняют свои функции и оправдывают ли они ожидания. Высокоэффективные команды могут предположить, что сотрудникам не хватает работы. Низкоэффективные команды могут указывать на то, что некоторые члены команды не справляются со своей задачей и не выполняют задачи последовательно. Эта метрика может помочь вам принимать более обоснованные решения о новых сотрудниках, инициативах по обучению существующих сотрудников и управлении общей производительностью.

Чтобы рассчитать ETCR, разделите количество выполненных задач для всех сотрудников за установленное время на общее количество назначенных задач для тех же сотрудников за то же время.

Пример метрики скорости выполнения задач сотрудника (ETCR)

Представьте, что за месяц выполнено 30 задач, а в тот же месяц было назначено 40 задач.

30/40 = 0,75

0,75 х 100 = 75%

 5. Расходы на персонал на одного работника

Расходы на персонал в расчете на одного работника относятся к расходам, понесенным отделом кадров в расчете на одного работника. Это может помочь HR отслеживать свои расходы. Если расходы на персонал в расчете на одного сотрудника увеличиваются вместе с падением удовлетворенности менеджеров по найму и эффективности работы с персоналом, это говорит о том, что эффективность отдела кадров снизилась и что отдел кадров недостаточно заботится о своих сотрудниках, что может негативно сказаться на производительности сотрудников.

Для его расчета разделите общую заработную плату и льготы отдела кадров на общее количество сотрудников в организации.

Пример метрики расходов на персонал на одного сотрудника

Допустим, ваши общие расходы на заработную плату и льготы отдела кадров составляют 500 000 долларов в год, а в вашей организации 100 сотрудников.

500 000 / 100 = 5 000 долларов США

 6. Оплачиваемые часы на одного сотрудника

Оплачиваемые часы относятся к количеству времени, которое сотрудник тратит на работу над проектом, за которое затем может взиматься плата. Это применимо только в том случае, если сотрудник работает на клиента и будет получать деньги для компании в обмен на эту работу, например. ответ на письмо клиента или встреча с ним лично.

Это общая метрика, используемая HR в юридических и ИТ-консалтинговых фирмах. Это дает вам хорошее представление о том, какой доход ваши сотрудники потенциально могут вам принести, который затем можно сравнить с тем, сколько они на самом деле приносят. Это показывает, насколько продуктивны и эффективны ваши сотрудники. Это также хороший способ определить, сможет ли сотрудник приносить компании больше дохода, чем он обходится компании в виде своей зарплаты.

Это можно рассчитать перед наймом, чтобы убедиться, что это имеет финансовый смысл, а также в любое время, когда вам нужно определить, насколько продуктивно работает сотрудник.

Для расчета необходимо:

• Определите, сколько оплачиваемых часов ваши сотрудники имеют каждый год
• Установить почасовую ставку для каждого сотрудника
• Выясните, может ли сотрудник зарабатывать для компании больше, чем он стоит
• Выясните, действительно ли они зарабатывают столько денег, сколько должны.

Пример метрики оплачиваемых часов на сотрудника

Допустим, средний сотрудник работает 40 часов в неделю. Но не все из них являются оплачиваемыми часами, потому что есть обеденные перерывы, административные и другие задачи, за которые не может быть выставлен счет. В результате на одного работника приходится 30 оплачиваемых часов.

В году 52 недели, но за вычетом отпускных и праздничных дней у среднего сотрудника, вероятно, 49 рабочих недель в году. Компания взимает с них 200 долларов в час.

49 x 30 = 1470 оплачиваемых часов на одного работника в год.

1470 х 200 долларов = 294 000 долларов

Если эта цифра выше, чем годовой оклад работника и социальный пакет, то этот работник зарабатывает деньги для компании.

7. 360-градусная обратная связь

360-градусная обратная связь (также известная как обратная связь с несколькими оценщиками или отзывами из нескольких источников) — это инструмент, используемый для получения оценок производительности и отзывов от сотрудников, клиентов, поставщиков и руководителей. Обычно это развертывается один раз в год и является ценным инструментом для получения отзывов из различных источников и определения областей для улучшения. Чаще всего он используется для предоставления обратной связи лидерам и менеджерам.

360-градусная обратная связь может стать способом создания конкурентного преимущества, а также, среди прочего, привести к повышению удовлетворенности и вовлеченности, а также к снижению текучести кадров в команде.

Пример метрики обратной связи 360 градусов

Проведя команду через проект на работе, менеджер может попросить свою команду оставить отзыв об их работе. Менеджер может выбрать определенные компетенции, по которым он хочет получить обратную связь, например. лидерство, принятие своевременных решений, самосознание и т. д. Тем, кто заполнит анкету, будет предоставлена возможность выбрать то, что больше всего соответствует поведению.

Например. Самосознание:

Контролирует свои эмоции даже под давлением

Отвечать:

Полностью согласен

Соглашаться

Ни согласен, ни несогласен

Не согласен

Категорически не согласен

В конце также должна быть возможность предоставить качественный ответ, чтобы расширить предоставленные ответы.

Основные выводы

• Производительность важна сейчас больше, чем когда-либо: неэффективность продукта оказывает большое влияние на успех организации и может означать разницу между бизнесом, который процветает и приносит прибыль, и бизнесом, который рушится.
• Подход, основанный на данных. Для отдела кадров как никогда важно измерять производительность и применять упреждающий подход, основанный на данных, для ее повышения.
• Выберите правильный способ измерения производительности. Четыре основных типа анализа производительности, которые можно использовать для измерения производительности: капиталоотдача, материальная производительность, производительность труда и совокупная факторная производительность. Выберите правильный для вашей организации и того, что вы конкретно хотите измерить.
• Отслеживайте ключевые показатели: существует множество ключевых показателей, которые HR может отслеживать, чтобы понять и повысить производительность сотрудников в организации.