Перевод статьи Workers Now Spend Two Full Days a Week on Email and in Meetings

Статья Wall Street Journal 

Теперь сотрудники тратят два полных дня в неделю на электронную почту и на встречи 

Если вы когда-нибудь задумывались, почему может казаться, что на работе нет времени, подумайте вот о чем: многие из нас тратят эквивалент двух рабочих дней в неделю на совещания и электронную почту.

Это один из выводов новых данных Microsoft, в которых изучалась активность миллионов сотрудников, использующих бизнес-приложения компании. Эти данные являются частью ежегодного исследования тенденций производительности труда, проводимого производителем программного обеспечения, которое предоставляет последние и одни из крупнейших показателей того, как люди на самом деле проводят свой рабочий день.

Microsoft, наряду с Google, Slack и Zoom, является одним из крупнейших продавцов инструментов для общения на рабочем месте, и в ее отчете приводится количество данных, электронных писем, встреч и уведомлений, которые, по мнению многих людей, поглощают их время на работе и отвлекают от работы. фактическая работа.

Исследователи обнаружили, что 25% наиболее активных пользователей приложений — другими словами, люди, использующие бизнес-программы Microsoft для большей части своей онлайн-работы, — тратили в среднем 8,8 часов в неделю на чтение и написание электронных писем и 7,5 часов на регистрацию встреч.

Эти цифры не включают время, потраченное на обмен мгновенными сообщениями, телефонные разговоры или другие импровизированные разговоры с коллегами. В целом средний сотрудник тратит 57% своего времени, используя офисное программное обеспечение для общения — на собраниях, в электронной почте, в чате. Оставшееся время, 43%, они использовали для создания вещей, таких как создание электронных таблиц или написание презентаций.

И работники, и начальники жалуются, что перегруженность цифровыми технологиями вредит инновациям и продуктивности. В отдельном опросе Microsoft, в котором приняли участие 31 000 человек по всему миру, почти двое из трех заявили, что с трудом находят время и силы для выполнения своей реальной работы. Эти люди более чем в три раза чаще, чем другие опрошенные, говорили, что инновации и стратегическое мышление являются для них проблемой. (Компания не анализировала различия настроений в разных странах или отраслях.)

«Люди чувствуют себя совершенно подавленными, такое ощущение, что у них есть две работы, работа, для которой они были наняты, но у них есть другая работа — общение, координация и сотрудничество», — сказал Джаред Спатаро, руководитель группы современной работы Microsoft. и кто руководил исследованиями.

Конечно, общение и посещение совещаний являются важной частью работы для многих работников, особенно менеджеров. Тем не менее, многие работники и начальники говорят, что все время, проведенное за разговорами и совместной работой, не обязательно улучшает коммуникацию на рабочем месте.

В ходе опроса Harris Poll, проведенного в 2022 году среди более чем 1200 рабочих и руководителей, начальники подсчитали, что их команды теряют в среднем 7,47 часа в неделю — почти целый день — из-за плохой коммуникации. Исходя из средней зарплаты в 66 967 долларов, потерянное время составляет 12 506 долларов для сотрудника в год, согласно отчету, проведенному от имени Grammarly, компании по разработке программного обеспечения для корректуры.

Время, затрачиваемое на общение в Интернете, увеличилось вместе с удаленной и гибридной работой. Slack и Dropbox, среди прочих компаний, пытались справиться с коммуникативной перегрузкой, предписывая выделенное время для встреч и фокусов. Некоторые также сокращают время встреч и поднимают планку для созыва встреч.

Calendly, производитель программного обеспечения для планирования из Атланты, ограничил основные часы совещаний между полуднем и 5 часами вечера, зарезервировав остаток дня для сосредоточенного рабочего времени, после того, как заметил, что встречи растягиваются на вечера некоторых из его сотрудников. рано утром. Примерно через два года «мы обнаружили, что наши люди продолжают поддерживать его», — сказал исполнительный директор Calendly Топе Авутона.

«Слишком часто встречи планируются без четкого понимания того, чего они должны достичь», — говорит Рита Дж. Кинг, исполнительный вице-президент консалтинговой фирмы Science House. «Суть в том, чтобы не приглашать кого-то на собрание, если вы не уверены, что им место на собрании, и не можете объяснить им, почему», — сказала она.

Microsoft, которая владеет крупной долей в OpenAI, стартапе, стоящем за ChatGPT, встраивает функции генеративного ИИ в основные инструменты рабочего места, такие как Outlook и PowerPoint, чтобы избавиться от того, что ее руководители назвали «нудной работой» при выполнении некоторых рабочих задач. Большинство работников, опрошенных компанией, сказали, что, по их мнению, ИИ поможет уменьшить их рабочую нагрузку, хотя почти половина заявила, что опасается, что технология может поставить под угрозу их безопасность на работе.

Некоторые работники прибегают к своим собственным хакам, чтобы выполнить работу. Кимани Боннер, которая работает удаленно из Нэшвилла, штат Теннеси, в качестве менеджера проектов в компании-разработчике программного обеспечения, участвует в десятках совещаний подряд в день.

Он блокирует время в своем онлайн-календаре для работы. Он также составляет списки того, что ему нужно сделать в часы, когда он сосредоточен, как напоминание о том, чтобы не позволять себе отвлекаться в это время.

Эти привычки «спасли меня от работы по 60–70 часов в неделю», — сказал он.