Перевод статьи How to create a post-survey action plan (template and exercises)

Статья от компании Culture Amp 

См. другие их статьи 

Stay интервью (интервью на удержание): ваш ключ к удержанию лучших исполнителей 

22 вопроса опроса вовлеченности сотрудников, которые вам следует задать (обновлено в 2023 г.)

 20 работающих идей признания сотрудников (recognition) 

 Калибровка Performance review: что вам нужно знать 

Как составить план действий после корпоративного опроса (шаблон и упражнения)

Люди обычно думают об опросах вовлеченности сотрудников как о возможности собрать данные о сотрудниках, но это только первый шаг процесса. Следующая и, пожалуй, самая важная часть — это анализ результатов вашего опроса и работа с внутренними заинтересованными сторонами и лидерами, чтобы определить, где предпринять эффективные действия.

Чтобы упростить процесс перехода от понимания результатов к принятию мер, ученые Culture Amp заключили партнерские отношения с цифровой платформой сотрудничества Miro. Используя наш шаблон «От результатов к действию», ваша команда сможет определить, куда направить свое время и ресурсы, чтобы получить наибольшее влияние на своих людей и бизнес.

Возьмите шаблон и выполните следующие семь шагов, чтобы проанализировать результаты опроса, создать содержательные планы действий и провести эффективные организационные изменения:

1. Запланируйте встречу

Прежде всего: начните с выделения времени для обсуждения результатов и действий. Выберите время, которое подходит вашим ключевым заинтересованным сторонам, и заранее разошлите повестку дня, чтобы все были подготовлены с необходимым контекстом и максимально эффективно использовали встречу. В своем календарном приглашении четко укажите цель встречи (т. е. определите 1–3 практических шага по улучшению жизни в вашей компании) и определите ожидания от участия (приготовьтесь задавать вопросы, делиться отзывами и проводить мозговой штурм). Поскольку это интерактивная встреча, мы настоятельно рекомендуем вам выделить один-два часа, чтобы получить от нее максимальную пользу, не чувствуя спешки.

Слышали ли вы об эффекте ИКЕА? По сути, людям с большей вероятностью понравится то, что они помогли создать. Использование нашего шаблона Miro — отличный способ вовлечь вашу команду в процесс планирования и реализации действий. Совместный подход к процессу выработки идей создает чувство причастности, способствует творчеству, развивает доверие и опирается на импульс, который вы получили, делясь своими результатами.

2. Проведите краткий обзор результатов

Прежде чем погрузиться в обсуждение, в начале встречи потратьте несколько минут на просмотр результатов последнего опроса вовлеченности. Это даст каждому контекст, необходимый для содержательной и предметной дискуссии.

Хотя сузить фокус может быть непросто, платформа взаимодействия с сотрудниками Culture Amp оснащена интеллектуальным агентом фокуса, который определяет основные области улучшения вашей компании. Потратив время на анализ результатов вручную и получение действенной информации, может потребоваться много времени, поэтому Focus Agent анализирует данные за вас, выделяя области, где действия, скорее всего, окажут наибольшее влияние на вовлеченность сотрудников (или ваш целевой результат).

Хотите самостоятельно определить области фокуса? Ищите области, которые:

• Оказать сильное влияние на вовлеченность, например, снизить положительные оценки и увеличить отрицательные разрывы по сравнению с имеющимися внутренними и внешними сравнениями.
• Ваш бизнес готов вкладывать ресурсы (деньги, усилия, время, люди)
• Ваша команда и сотрудники с оптимизмом смотрят на решение
• Соответствуйте потребностям, целям и задачам вашей организации.

3. Определите, что работает, а что нет

На этом этапе использование интерактивного инструмента, такого как Miro, действительно может оказаться полезным. Попросите участников встречи ответить на эти два вопроса:

• Что у нас хорошо получается?
• Что у нас получается не так хорошо?

Используйте стикеры в Miro, чтобы записать три лучших ответа на каждый вопрос. Эти ответы будут определять следующие шаги вашего обсуждения. Конечно, вы всегда можете использовать физические стикеры или доску для личных обсуждений или другую технологию для привлечения виртуальных участников.

4. Найдите время, чтобы «продумать» улучшения

Теперь, когда вы определили свои основные области возможностей, пришло время начать мозговой штурм. Но вместо того, чтобы поощрять участников озвучивать идеи вслух, подумайте о том, что организационный психолог и автор бестселлеров Адам Грант называет «мозговым письмом». По мнению Гранта, мозговой штурм или совместное выдумывание идей в группе может на самом деле препятствовать разнообразию мыслей. Вместо этого он рекомендует использовать мозговой метод или предоставить участникам несколько минут, чтобы записать свои мысли индивидуально, а затем собраться в группу, чтобы поделиться идеями и проголосовать за них.

Когда вы начнете эту часть встречи, дайте каждому участнику примерно пять минут, чтобы записать как можно больше идей. Поощряйте участников не сосредотачиваться на совершенстве, а записывать все, что приходит на ум, на стикерах разного цвета, используя Миро или даже просто старомодный лист бумаги.

Дальше — большое открытие! Когда время истечет, предложите всем добавить свои идеи на вашу интерактивную доску Miro. Организуйте их, сгруппировав похожие идеи. Затем вместе просмотрите все предложения и выберите наиболее понравившиеся. Конечно, вы можете свободно добавлять и голосовать за любые новые идеи, которые появляются во время вашего обсуждения.

5. Используйте матрицу усилий и воздействия

Хотя этот шаг не является обязательным, он может оказаться особенно полезным, если в результате вашего мозгового штурма не возникнет явных победителей. Создайте матрицу соотношения усилий и воздействия и переместите каждое предложение в один из четырех квадрантов:

• Низкое воздействие и большие усилия: действия, которые требуют много времени и усилий, но мало влияют на ваших сотрудников.
• Низкое воздействие и низкие усилия: действия, которые требуют минимум усилий и мало повлияют на ваших сотрудников.
• Высокое воздействие и большие усилия: действия, которые требуют много внимания и ресурсов, но окажут большое влияние на сотрудников.
• Высокое воздействие и низкие усилия. Действия, которые приносят быстрый результат, означают, что они окажут значительное влияние на вашу рабочую силу, практически не требуя работы.

Пример матрицы усилий и воздействия, которая может помочь вашей команде определить инициативы с высокой отдачей и минимальными усилиями.

Поместив каждую идею в квадрант, вы сможете быстро лучше понять, какие предложения требуют больше ресурсов и времени, а какие обладают наибольшим потенциалом для создания долгосрочных улучшений на рабочем месте. Это может помочь вам выбрать лучшие идеи для вашего бизнеса и сотрудников.

6. Спланируйте следующие шаги

Как только у вас будет от одного до трех четких планов действий, вы будете готовы продвигать эти усилия вперед. Чтобы гарантировать, что они будут жить после этой встречи, вам необходимо:

Документируйте свои действия

Установить сроки выполнения

Назначьте владельцев для обеспечения подотчетности

Если у вас осталось время на собрании, вы можете конкретизировать эти идеи. Это может включать в себя определение любых дополнительных шагов, которые вам необходимо предпринять, устранение ограничений, оценку потребностей в ресурсах и многое другое. Этот процесс может дать вам и вашей команде четкие дальнейшие шаги, которые помогут вам правильно приступить к работе над этими инициативами.

7. Добавьте свой план действий в Culture Amp.

После того, как вы договорились о том, какие действия предпримет ваша организация, добавьте их в Culture Amp и создайте план действий. Планы действий действуют как публичное обязательство, возлагая на вашу организацию ответственность за выполнение этих действий. Они также позволяют легко отслеживать прогресс.

Готовы создать свой собственный план действий? Посетите нашу страницу поддержки «Примите меры с помощью Action Framework».