Перевод статьи Why Your Team Members Need Daily Check-Ins

Статья из Гарвард Бизнес Ревью

Автор статьи Stacia Garr - когда-то она работала вместе в Джошом Берзиным, но сейчас создала свою компанию и ведет себя на рынке очень активно. 

Почему членам вашей команды нужны ежедневные проверки

Новое исследование, изучающее лучшие практики для менеджеров в гибридную эпоху, выявило Уловку-22: с одной стороны, организации работают лучше, когда менеджеры больше доверяют членам своей команды и избегают микроменеджмента. Но, с другой стороны, более частое получение информации от своих менеджеров — даже каждый день — также привело к тому, что участники исследования стали лучше работать. Итак, как менеджеры могут удовлетворить эту потребность, не занимаясь микроменеджментом и демонстрируя доверие?

•   Сосредоточьтесь на том, что нужно сотруднику. Цель каждой проверки — убедиться, что у вашего сотрудника есть то, что ему нужно от вас и организации, чтобы хорошо выполнять свою работу — сегодня.
• Следите за краткими беседами. Они могут длиться всего несколько минут, либо по видео для удаленных сотрудников, либо лично, если вы и ваш сотрудник находитесь в офисе. Эти обсуждения могут быть даже короткими сообщениями Slack или Teams, на которые сотрудники могут отвечать, когда у них есть время.
• Дать обратную связь. Используйте более официальное ежемесячное собрание для обсуждения текущих проблем с производительностью. Во время ежедневных проверок спрашивайте сотрудников, как они продвигаются. Это покажет им, что вы достаточно доверяете им, чтобы дать им возможность самостоятельно совершенствоваться.
• Отслеживайте свои результаты. Предложите своим сотрудникам регулярные опросы, в которых они смогут оценить качество этих разговоров. Это поможет вам улучшить качество ваших совещаний и позволит вам оценить, подходит ли частота совещаний для вашей команды.

По мере того, как предприятия осваивают новый мир гибридной работы, менеджеры должны играть более важную роль, чем когда-либо. Сотрудники ожидают, что их начальники будут ставить четкие цели и ожидания, предоставлять информацию о производительности, поддерживать их потребности в психическом здоровье и многое другое. Все это практически без личного присутствия и без контроля каждого нажатия клавиши. Это сложный набор задач для следующего поколения менеджеров.

В новом исследовании мой соавтор Приянка Мехротра и я изучили лучшие практики для менеджеров в гибридную эпоху. Наше исследование включало литературный обзор более 60 статей; круглый стол с участием более 25 бизнес-лидеров; и количественный опрос 621 руководителя и сотрудника отдела кадров в различных отраслях, в основном в Северной Америке и Европе.

Исследование раскрыло то, что кажется Уловкой-22. С одной стороны, организации работают лучше, когда менеджеры больше доверяют членам своей команды и избегают микроменеджмента. Когда менеджеры демонстрировали высокий уровень уверенности и доверия к своим отчетам, эти сотрудники на 88% чаще демонстрировали высокий уровень вовлеченности.

Но, с другой стороны, более частое получение информации от своих менеджеров — даже каждый день — привело к тому, что сотрудники в нашем исследовании стали работать лучше. Семь из 10 участников сказали, что хотят больше ежедневных или еженедельных проверок, чем они получают в настоящее время.

Итак, как менеджеры могут удовлетворить эту потребность без микроуправления, а также демонстрируя доверие? Ответ заключается в том, из чего состоят эти проверки и чего они избегают.

Сила глубоких связей

Наше исследование показало, что сотрудники жаждут подлинных связей не только со своими коллегами, но и между иерархиями внутри своей организации. В частности, когда кто-то чувствует, что его отношения с руководителем настоящие и что его руководитель хочет дать ему инструменты, необходимые для успешного выполнения своей работы, этот человек испытывает меньше стресса, более удовлетворен и с большей вероятностью останется в компании. .

Хотя это может показаться слишком большим, данные нашего опроса и беседы показали, что сотрудники на самом деле более вовлечены, когда менеджеры проводят ежедневные проверки. Чтобы избежать микроуправления и укрепить доверие, эти проверки должны состоять из четырех элементов.

1) Сосредоточьте разговор на члене вашей команды и его потребностях.

Цель каждой проверки — убедиться, что у вашего сотрудника есть то, что ему нужно от вас и организации, чтобы хорошо выполнять свою работу — сегодня.

Используйте приведенные ниже вопросы, чтобы структурировать обсуждение:

Что сегодня работает хорошо, а что не работает?

Какие барьеры стоят на вашем пути и как я могу помочь их преодолеть?

Вам нужна какая-либо информация или данные, которых вы не получаете прямо сейчас?

При ежедневной проверке вы можете обнаружить, что некоторые проблемы требуют больше времени для решения, чем другие. Например, иногда вашему сотруднику могут потребоваться разъяснения по процессу или задаче, которые вы можете решить на месте. В других случаях им могут понадобиться ресурсы или инструменты, которые не всегда доступны. Что касается текущих проблем, сообщите своему сотруднику, что вы в курсе, и ясно укажите время, которое вам потребуется, чтобы вернуться к ним. Вы можете использовать ежедневные проверки, чтобы предоставлять им какие-либо обновления, но постарайтесь сосредоточить их в основном на здесь и сейчас.

2) Будьте кратки.

Ваши проверки не должны быть слишком формальными или даже занимать много времени. На самом деле, лучше, если их нет. Менеджеры и рабочие и так сталкиваются с очень большой рабочей нагрузкой, отчасти потому, что «великая отставка» заставила сотрудников взять на себя работу ушедших коллег.

Сократите свои проверки до кратких бесед продолжительностью всего несколько минут либо по видеосвязи для удаленных сотрудников, либо лично, если вы и ваш сотрудник находитесь в офисе. Эти обсуждения могут быть даже короткими сообщениями Slack или Teams, на которые сотрудники могут отвечать, когда у них есть время. Вы и члены вашей команды можете определить, что лучше всего подходит для них. У разных людей могут быть разные предпочтения в общении, поэтому будьте открыты к их уникальным потребностям.

3) Дайте честный отзыв.

Иногда вам может понадобиться решить проблему с работой сотрудника. В нашем исследовании мы рассмотрели, как лучше всего справиться с этим во время встреч с сотрудниками.

Мы обнаружили, что серьезные, постоянные проблемы с производительностью, связанные с трудными разговорами, лучше подходят для более формальных ежемесячных встреч. Эти подробные обсуждения дадут вам более полное представление о работе вашего сотрудника, дадут ему возможность подумать о том, что вызывает проблемы, и напомнят вашему сотруднику, что вы заботитесь об их долгосрочных целях и карьерном росте.

В то же время это не означает, что вы должны полностью избегать обсуждения проблем во время ежедневных проверок. Вместо этого используйте свое ежемесячное собрание в качестве отправной точки на своих ежедневных встречах и спрашивайте своих сотрудников, как они продвигаются в решении проблем, которые вы ранее обсуждали. Это покажет вашему сотруднику, что вы достаточно доверяете ему, чтобы дать ему возможность самостоятельно совершенствоваться, а также предложите текущие наблюдения о том, как конкретная задача отражает их движение в правильном или неправильном направлении.

В обоих случаях — ежемесячные встречи и ежедневные проверки — менеджеры должны быть честными. Наше исследование показало, что, когда менеджеры откровенны с сотрудниками в отношении своей работы, вероятность того, что сотрудник выполнит задачу лучше, увеличивается втрое.

Вот почему активное слушание так важно для менеджеров. Если члены вашей команды чувствуют, что вы их слышите, учитываете то, что они хотят сказать, и включаете это в свою оценку их работы, уровень доверия и более глубокая связь разовьются.

4) Отслеживайте свои результаты.

Предложите своим сотрудникам регулярные опросы, в которых они смогут оценить качество этих разговоров. Включите место не только для чисел. Разрешить анонимные ответы, в которых сотрудники безоговорочно делятся опасениями по поводу того, как проходит процесс регистрации. Вам нужна эта обратная связь, чтобы улучшить качество ваших совещаний и оценить, подходит ли частота совещаний для вашей команды.

Со временем вы можете обнаружить, что ежедневные проверки становятся второй натурой, просто еще одной частью ежедневного рабочего процесса. И если отзывы вашей команды будут положительными, вся организация в целом будет пожинать плоды.