Перевод статьи How to use employee exit surveys effectively

Статья компании Culture Amp

ПРИГЛАШАЮ ОТСЛЕЖИВАТЬ НАС В ТЕЛЕГРАМ 

Как эффективно проводить выходные (exit) интервью  

Обратная связь, полученная в результате опросов при увольнении сотрудников, может дать ценную информацию о культуре вашей компании. Независимо от того, насколько превосходна ваша культура, люди рано или поздно уйдут.

Будем надеяться, что уход отвечает интересам как самого человека, приближая его к работе своей мечты, так и компании, открывая пространство для новых, увлеченных людей. Когда люди уходят, они могут дать вам представление о том, как удержать других в компании.

В этой статье мы рассмотрим, как анализировать отдельные и совокупные результаты опросов на выходе и как действовать в обоих случаях. Опрос на выходе также может предоставить бесценную информацию для личных интервью. Мы также включили несколько примеров вопросов для опроса при увольнении сотрудников, которые вы можете использовать.

Что такое выходное интервью?

Опросы на выходе — это тип опроса сотрудников, в котором основное внимание уделяется причинам, по которым сотрудник решил добровольно покинуть компанию. Поскольку увольняющиеся сотрудники часто более охотно делятся честными и откровенными отзывами, опрос при увольнении является эффективным способом сбора информации об успехах вашей компании и областях возможностей.

Эффективны ли выходные опросы и чем они полезны?

Эффективность в конечном итоге зависит от вашего подхода и вашего намерения. Опросы на выходе можно использовать множеством способов, в том числе:

• Улучшить удержание. Спрашивая увольняющихся сотрудников, почему они уходят, вы сможете определить те аспекты вашей организации, которые подталкивают людей уходить.
• Понимать и выявлять различия в опыте сотрудников. Например, вы можете обнаружить, что увольняющиеся сотрудники, выполняющие обязанности по уходу, называют «отсутствие принадлежности» основной причиной ухода из компании – и эта причина упоминается значительно чаще по сравнению с другими группами сотрудников.
• Получите честный отзыв о стратегических приоритетах вашей компании. Например, если L&D является приоритетом, вы можете включить вопрос о том, как сотрудник относится к возможностям и предложениям компании по обучению и развитию.

Чтобы максимизировать эффективность вашего опроса при увольнении, мы рекомендуем провести интервью при увольнении (хотя не обязательно проводить собеседование с каждым сотрудником). Более того, вам также следует подумать о дизайне вашего выездного опроса: в следующем разделе мы поделимся несколькими лучшими практиками создания эффективного выездного опроса.

Как провести эффективный выходной опрос

Хорошо спланированное выездное обследование должно:

• Четко объясните «почему». В начале опроса укажите четко сформулированную цель, включая информацию о том, как будут использоваться их отзывы. Оно также должно включать заверения в том, что предоставленная информация не повлияет на будущие перспективы увольняющихся сотрудников (т. е. на получение рекомендаций о работе).
• Соберите как количественные, так и качественные данные. Например, разрешить уходящему сотруднику добавлять комментарии или включать открытые вопросы для опроса.
• Отмечайте время и упорный труд сотрудника. Поблагодарите увольняющегося сотрудника за то, что он нашел время поделиться своими отзывами и вкладом в развитие компании.

Задавайте правильные вопросы – и не слишком много. Как правило, вы должны быть консервативны в отношении количества вопросов, которые вы задаете в опросе, особенно если вы хотите получить высококачественные ответы. Сосредоточьтесь на областях, которые наиболее важны для вашей организации, а также на тех областях, в которых компания, скорее всего, предпримет действия. Как правило, мы рекомендуем, чтобы заполнение опросов занимало не более 10 минут.

Чтобы снизить рабочую нагрузку и нагрузку вручную, мы настоятельно рекомендуем автоматизировать процесс опроса при выходе, используя инструменты опроса сотрудников, которые позволяют HR-командам автоматически инициировать опрос при выходе/опрос при увольнении.

Как получить максимальную информацию из результатов опроса ваших сотрудников

Ниже наши ученые делятся передовым опытом анализа и анализа результатов выездных опросов как на индивидуальном, так и на совокупном уровне. Используйте эту информацию, чтобы понять ключевые возможности для улучшения и понять тенденции в опыте ваших сотрудников.

Анализ результатов опроса отдельных сотрудников при увольнении

Когда сотрудник добровольно увольняется, очень важно попросить его заполнить анкету при увольнении в рамках процесса увольнения. Оттуда ваш отдел кадров может просмотреть свои отзывы и решить, следует ли поделиться ими с другими. Например, могут быть ситуации, когда полезно поделиться чьим-либо отзывом с руководителем. В частности, вы хотите выделить любые ответы, которые противоречат тому, что наблюдалось в других отзывах (например, результатах взаимодействия).

Например, если ваша компания обычно получает высокие оценки по вопросам опроса, касающимся доступа к возможностям карьерного роста, но кто-то отмечает это как причину ухода, обязательно углубитесь в выходное собеседование.

Верно и обратное: например, если кто-то, уходящий, дает положительный отзыв об опыте, который часто имеет низкую оценку, вам следует обсудить это со своей командой. Такие ответы могут дать вам представление о конкретной практике, которую можно было бы применить во всей организации. Кроме того, любые нейтральные или неблагоприятные ответы должны быть отмечены для дальнейшего обсуждения.

Совет: классифицируйте результаты, чтобы получить еще больше информации.

Если платформа, которую вы используете, позволяет вам это сделать, разделите респондентов выходного опроса на категории «достойные сожаления» и «не заслуживающие сожаления». Это очень полезно для сравнения опыта обеих групп и определения приоритетности действий.

Если вы видите, что не заслуживающие сожаления сотрудники оценивают вещи ниже, чем сотрудники, заслуживающие сожаления, это может быть объяснено низкой производительностью. Однако, когда прискорбные сотрудники реагируют менее благосклонно, это может быть признаком того, что вам следует погрузиться глубже, потому что вы можете заставить своих самых эффективных сотрудников уйти.

Если различия между двумя группами значительны, вы можете отфильтровать не заслуживающие сожаления результаты и вместо этого просмотреть только достойные сожаления отзывы сотрудников о двух шагах ниже.

Анализ совокупных результатов опроса увольняющихся сотрудников

Как только вы получите достаточное количество ответов в своем выездном опросе, вы сможете получить представление о совокупных результатах. Имейте в виду, что это зависит от платформы, которую вы используете. Возможно, вы сможете получить более глубокую аналитику в зависимости от количества полученных вами ответов. Например, платформа Culture Amp использует анализ драйверов, для расчета которого требуется 30 ответов.

Просматривая совокупные результаты, ищите ответы на следующие вопросы.

• Каков был общий опыт уволившихся сотрудников?
• Что компания сделала хорошо?
• Что у компании получилось не так хорошо?
• Что важнее всего для нашего народа?
• На чем мы можем сосредоточиться, чтобы увеличить удержание в будущем?

Чтобы сравнить общий опыт уволившихся сотрудников, задайте вопросы, соответствующие тем, которые вы даете в более широких опросах сотрудников. Это такие вопросы:

• Я бы порекомендовал [свою компанию] как отличное место для работы.
• Большую часть времени, проведенного в [своей компании], я редко думал о поиске работы в другой компании.

Вы также можете сравнить темы. Например, вы можете захотеть получить отзывы об обучении и развитии от уволившихся сотрудников. Вероятно, это тот случай, если обучение и развитие особенно важны для вашей организации или, возможно, L&D выступает в качестве ключевого фактора вовлеченности в опросах вовлеченности.

При сравнении результатов выходного опроса с результатами вовлеченности или здоровья организации, естественно, что эти результаты будут ниже. Тем не менее, вы по-прежнему хотите, чтобы эти сотрудники были защитниками вашей компании и бренда, даже если они покидают компанию.

Совет: найдите свои сильные стороны и возможности, воспользовавшись отзывами выходного опроса.

Просматривая любые отзывы, вы должны принять к сведению положительные моменты, прежде чем переходить к областям улучшения. В своем выездном опросе отсортируйте вопросы по степени предпочтения, чтобы увидеть, какие вопросы возглавляют список. Ваши увольняющиеся сотрудники ответят более негативно, поэтому предметы, получившие самые высокие оценки, действительно являются вашими сильными сторонами – отметьте их!

Еще один способ выявить свои сильные стороны — включить вопрос в произвольном порядке, например: «Что мы здесь делаем действительно хорошо?»

Затем просмотрите элементы с наименьшим количеством баллов. Это те дела, которые в вашей организации идут не очень хорошо. Спросите себя, насколько эти темы соответствуют тому, что вы услышали из других источников обратной связи (например, опросов или бесед с сотрудниками).

Чтобы оценить это, вы можете задать следующий вопрос в произвольной форме: «Что у нас здесь получается не так хорошо?»

Как принять меры в отношении результатов опроса ваших сотрудников

Теперь, когда у вас есть общее представление о том, почему люди уходят, вы можете выбрать область фокусировки. Посмотрите на элементы с наименьшими оценками, и если у вас есть доступ к анализу движущих сил, обязательно выберите область внимания, которая окажет большое влияние. Хотя некоторые элементы могут иметь низкую оценку, они могут не коррелировать с вовлеченностью или удержанием. Например, вопросы о компенсации часто имеют низкую оценку и упоминаются на выходных собеседованиях. Однако компенсация очень редко является фактором удержания сотрудников.

Просмотрите ответы на вопрос: «Могли ли мы что-то сделать, чтобы вас удержать?»

После того, как вы выбрали тему на основе ваших количественных и качественных данных, взгляните на данные вашего опроса о состоянии здоровья или вовлеченности вашей организации, чтобы увидеть, есть ли группа, которая преуспевает в выбранном элементе. У них могут быть уроки, которыми вы можете поделиться.

Кроме того, определите, есть ли в вашей компании какие-либо неэффективные сотрудники, поскольку этим группам следует уделять приоритетное внимание при тестировании новых программ, чтобы избежать текучести кадров в будущем. Помните, что вы принимаете меры, думая о своих нынешних сотрудниках. Поэтому, если «карьерные возможности» являются приоритетной областью, вы можете рассмотреть возможность создания прозрачного процесса выравнивания или стандартизации того, как кто-то будет переходить на второстепенную роль. Как и в случае с результатами опроса вовлеченности, вовлекайте своих сотрудников в определение будущих действий. Проведите фокус-группу с репрезентативной выборкой для дальнейшего раскрытия этой темы и генерации идей для действий.

Поддерживайте вовлеченность и удержание лучших сотрудников

Теперь, когда вы знаете, как понимать и использовать индивидуальные и совокупные результаты опросов при увольнении, вы и ваша организация будете лучше подготовлены к изменению опыта сотрудников. Определив области с высоким уровнем воздействия в вашей организации, в которых дела идут как хорошо, так и не очень, вы можете предпринять действия, которые будут поддерживать вовлеченность и поддержку ваших лучших сотрудников. 

ПРИГЛАШАЮ ОТСЛЕЖИВАТЬ НАС В ТЕЛЕГРАМ