Перевод статьи How to give effective feedback (Updated 2024)

Статья от компании Culture Amp

Как давать эффективную обратную связь (обновлено в 2024 г.)

Предоставление обратной связи — нормальная часть нашей личной жизни. Мы более чем рады сообщить членам нашей семьи, что мы думаем об их поведении, или опубликовать онлайн-отзывы о ресторанах, которые мы посещаем, и о вещах, которые мы покупаем. Однако на работе предоставление обратной связи может оказаться не таким естественным. Мы хотим быть уверены, что отзывы, которыми мы делимся с коллегами, полезны и укрепляют, а не вредят нашим рабочим отношениям.

Что представляет собой эффективная обратная связь?

Обратная связь может принимать две формы: подкрепление и перенаправление (reinforcing и redirecting).

Людям обычно удобнее давать отзывы о том, что, по их мнению, другие должны продолжать и делать больше (усиление обратной связи), чем предлагать то, что кому-то следует делать меньше или полностью прекратить (перенаправление обратной связи). Хорошей новостью является то, что получение обратной связи становится проще с практикой, особенно если вы эффективно ею делитесь.

Мы определяем эффективную обратную связь как такую, которая:

• Включает как минимум один конкретный пример контекста [Ситуация]
• Ссылается на поведение и/или навыки получателя [Поведение]
• Явно указывает на влияние (положительное, отрицательное или и то, и другое) вклада получателя [Воздействие]

Мы углубимся в каждый из этих компонентов.

Почему важно давать эффективную обратную связь?

Предоставление эффективной обратной связи укрепляет отношения между обеими сторонами и приносит пользу как тому, кто дает обратную связь, так и тому, кто ее получает.

Выгоды для дающего обычно интуитивно понятны (например, работа становится легче, можно избежать будущих ошибок и т. д.). Но это также приносит положительные дивиденды получателю. Но не верьте нам на слово: наши исследования показывают, что получение эффективной обратной связи повышает производительность сотрудника.

Изучая рейтинги между двумя последовательными проверками эффективности, мы обнаружили, что было на 5% больше сотрудников, у которых улучшились оценки производительности, когда они получили пять эффективных отзывов, по сравнению с теми, кто не получил никакой обратной связи. Еще более удивительно то, что среди тех, кто получил неэффективную обратную связь, было на 2% меньше сотрудников, улучшивших свои показатели эффективности, по сравнению с теми, кто не получил никакой обратной связи.

Этот вывод подтверждает, что эффективная обратная связь (а не просто какая-то любая обратная связь) — это то, что влияет на производительность. В предыдущих исследованиях мы также обнаружили, что высокоэффективные люди особенно жаждут перенаправления обратной связи, чтобы помочь им расти.

Итак, с чего мы начнем? Вот шесть советов по предоставлению эффективной обратной связи – как подкрепляющей, так и перенаправляющей. Чем больше вы практикуетесь, тем лучше вы становитесь.

6 советов, как дать эффективную обратную связь

1. Следите за временем

Прежде чем давать кому-то отзыв, поставьте себя на его место. Есть ли у них хорошее место для получения обратной связи? Вы в правильном настроении, чтобы дать это? Давать обратную связь, когда эмоции накаляются, например, сразу после жаркой встречи или разногласий, — не лучшее время. Сильные эмоции могут омрачить вашу способность давать обратную связь, особенно если она перенаправлена.

Подождите более нейтрального времени, чтобы оставить отзыв. Часто выделение времени, когда обе стороны могут подготовиться эмоционально и тактически, приводит к более продуктивному разговору. Однако важно не ждать слишком долго, чтобы ваши отзывы были своевременными и актуальными для текущей ситуации.

Однако лучшее время для обратной связи — это когда кто-то об этом просит. В ходе нашего исследования мы обнаружили, что когда запрашивается обратная связь, вероятность того, что она будет эффективной, на 16 % выше. Поэтому обязательно оставляйте отзыв, когда его об этом просят, поскольку это указывает на то, что человек уже готов услышать ваше мнение.

2. Готовьтесь, готовьтесь, готовьтесь

Прежде чем давать отзыв, подумайте: какова цель вашего отзыва и какого результата вы хотите? Ваш отзыв должен включать информацию о том, какое влияние оказывает их поведение и как повторение или изменение этого поведения может иметь положительное значение для них и/или для других.

Например, если сказать кому-то, что ему нужно «больше высказываться на собраниях», без дополнительного контекста, это не поможет этому человеку понять, почему такое поведение может быть ценным. Подумайте, почему вы просите кого-то изменить свое поведение. Вы можете сказать, что хотите, чтобы их идеи были услышаны, чтобы команда не упустила ни одной ценной возможности. Вы также можете рассказать, что это поможет им обрести большую популярность и влияние в своей команде.

Для подготовки полезно записать слова, которые вы будете использовать, и оценить, помогут ли они человеку двигаться вперед. Хлоя Хамман, директор по науке о людях и продукту в Culture Amp, говорит: «Быстрая мини-репетиция разговора в голове может оказаться полезной».

Подготовка вашего намерения дать обратную связь также имеет решающее значение. Исследования показывают, что студенты, которым учителя говорили, что у них «очень большие ожидания», но они знали, что ученики могут их оправдать, с большей вероятностью пересматривали свои эссе по сравнению с теми, кто этого не делал. Эта установка была еще более эффективной для учеников, которые не доверяли своим учителям. Поэтому важно поделиться своим намерением получить обратную связь, особенно если вы все еще укрепляете доверие к получателю.

3. Приведите конкретные примеры из личного опыта.

Независимо от того, предоставляете ли вы усиливающую или перенаправляющую обратную связь, важно быть конкретным. Конкретная обратная связь гарантирует, что кто-то сможет извлечь из нее уроки. Оно также служит основой для сравнения и определяет будущее поведение.

Сказать кому-то, что он хорошо поработал, — это хороший комплимент, но это не поможет ему узнать, что повторить в будущем. Конкретная обратная связь может выглядеть так: «Мне понравилось, как вы поделились на этой встрече своим представлением о сегментах рынка; это было то, что команда не учла, и это заставило меня понять, что нам нужно провести дополнительные исследования».

Делясь примерами, обязательно размышляйте о своем собственном опыте работы с ними, а не о слухах. Например, слова: «Я слышал, что ты всегда опаздываешь на встречи» могут заставить кого-то занять оборонительную позицию. Их первым инстинктом, скорее всего, будет: «Кто это сказал?» Такой ход мыслей в конечном итоге отвлекает от цели разговора, поэтому вместо этого сосредоточьтесь на том, что вы лично испытали, чтобы поддерживать диалог между вами двумя.

Интересно, что на платформе Culture Amp сотрудники с большей вероятностью нажимали наши «конкретные», «действенные» и «своевременные» кнопки в ответ на более длительную обратную связь. Вероятно, это связано с тем, что люди, которые дают более длинные отзывы, достаточно подробно излагают соответствующие детали своих отзывов. Так что не бойтесь длины, если она поможет вам получить конкретику.

4. Сделайте отзыв действенным и ориентированным на будущее

Важно дать отзыв о конкретном поведении или навыках, которые кто-то может освоить или улучшить. Отдавать приоритет обратной связи, основанной на поведении (например: «На последних двух встречах команды я заметил, что вы не внесли вклад в обсуждение. Ваша точка зрения могла бы повысить ценность проекта»), а не обратной связи, основанной на личности (например: «Вы слишком закрыты на собраниях») имеет решающее значение для предоставления действенной обратной связи.

Аналогичным образом, переход от анализа прошлого поведения к рассмотрению того, что этот человек может сделать (или изменить) в будущем, помогает сосредоточить разговор на улучшении, а не на критике. Исследование Ричарда Бояциса по сканированию мозга показывает, что когда нас критикуют за прошлое поведение, это не мотивирует нас меняться. Вместо этого мы отключаемся и занимаем оборонительную позицию. Напротив, обратная связь, которая учитывает, что мы можем сделать для достижения наших целей, приводит к приливу дофамина, нейротрансмиттера, улучшающего настроение, в мозг.

5. Сделайте обратную связь регулярным процессом

Не каждое действие или сценарий требуют обратной связи, но важно сделать обратную связь регулярным процессом. Непрерывная обратная связь позволяет сотрудникам расти в течение года и создает среду для улучшения общения, сотрудничества и производительности.

Чтобы обеспечить непрерывную обратную связь в вашей организации, Фрезия Джексон, ведущий научный сотрудник Culture Amp, делится: «Как менеджер, обратная связь иногда может оказаться в конце вашего списка дел. Блокирование времени с регулярным ритмом гарантирует, что вы это сделаете, например, сэкономите пять минут в конце ваших личных встреч с отчетами. Также важно отмечать и подводить итоги основных вех для членов вашей команды. Обязательно выделите время после важной встречи или в конце проекта, чтобы вместе обсудить полученный опыт».

6. Не бойтесь делиться отзывами со своим менеджером или руководителем.

И последнее, но не менее важное: при предоставлении обратной связи важно учитывать, кому вы ее даете. Хотя делиться отзывами со своим менеджером или руководителем группы может показаться утомительным, мы обнаружили, что предоставление восходящих отзывов (восходящий - тому, кто выше по должности) приносит положительные дивиденды для организации.

Организации, которые используют восходящую обратную связь, имеют более позитивное восприятие сотрудниками своих менеджеров и лидеров, а также имеют более высокий уровень мотивации по сравнению с компаниями, которые этого не делают.

Предлагая отзыв вверх, обязательно следуйте нашему предыдущему совету (т. е. найдите подходящее время, подготовьтесь к разговору и сделайте отзыв действенным, конкретным и ориентированным на будущее).

Дайте обратную связь, которую люди действительно хотят реализовать

Теперь, когда у вас есть эти шесть советов по предоставлению эффективной обратной связи, мы считаем, что вы готовы приступить к делу и улучшить общение со своими коллегами, менеджерами, лидерами и непосредственными подчиненными. Хотя предоставление эффективной обратной связи может вызывать дискомфорт, когда она перенаправляет вас, долгосрочные выгоды намного перевешивают временный дискомфорт.

Инвестируйте в рост и успех своих коллег, делясь с ними тем, что вы в них цените, и тем, как они могут улучшить свое поведение на работе.

Наконец, чтобы создать культуру обратной связи в вашей организации, начните ролевое моделирование, просто попросив об этом. Это может иметь волновой эффект внутри вашей организации и показать, что все люди могут получить пользу от обратной связи.