Что такое HR-dashboard и HR-отчет? Примеры, визуализации и советы как это сделать.

Он-лайн курсы по HR-аналитике

1. Принципы создания HR-дашбордов в excel
2. Принципы создания и анализа корпоративных опросов
3. Текучесть персонала по-новому: расчет среднего срока жизни в Excel
4. Он-лайн курс "Введение в R для HR"

Много других интересных статей в нашем телеграм канале HR-аналитики 

Я сейчас активно занимаюсь автоматизацией HR-дашбордов и очень активно использую для этого Power BI. Очень интересно как осваивать этот инструмент, так и наблюдать за реакцией моих коллег, кто видит эти отчеты. Было интересно прочитать статью наших коллег с запада на ту же тему, да еще с использованием этого же инструмента 😉 Уверенна, для многих читателей советы из этой статьи будут полезны, особенно тем, кто только начинает свой путь в этом направлении.

Собственно ниже перевод статьи:

 What is an HR Dashboard & HR Report? Examples, Visuals and a How-To

HR-дашборды и HR-отчеты важные части в сфере управления человеческими ресурсами. Оба инструмента являются частью HR-отчетности и основой для принятия решений на основе данных. Почему? Потому что сложно принимать решения, когда HR бизнес-партнеры и другие заинтересованные стороны не имеют представления, что происходит внутри их собственной компании. Не бойтесь, HR-отчетность может решить эту проблему! Каким образом? Собственно статья именно об этом.

В ней мы изучим преимущества HR-отчетов, и конечно же, данные и метрики, которые необходимо в них включать. Я также покажу интерактивный отчет и несколько шаблонов HR-дашбордов, чтобы дать вам  некоторое практическое понимание  о том, как начать делать их самостоятельно.

3 функции HR-отчетов.

Отчетность по персоналу одна из неотъемлемых задач HR-подразделений. Сделанная правильно она предлагает три ключевых преимущества как для HR, так и для менеджмента:

• Наблюдения за HR (процессами и результатами). Регулярная отчетность дает возможность HR держать палец на пульсе организации за счет отслеживания ключевых метрик, связанных с трудовыми ресурсами. Новые тренды и возможности могут быть определены на ранней стадии, а появление проблем выявиться и решиться раньше, чем эти проблемы значительно повлияют на бизнес.
• Информирование менеджмента. HR-отчетность может помочь менеджерам делать их работу лучше. HR-отчеты информируют менеджеров о соответствующих событиях в их команде и департаменте. Например, когда департамент маркетинга борется с высокой текучестью и длительным временем найма, то вероятно, для руководителей следует сделать акцент на удержании сотрудников, осведомлять их о рисках более длительного времени, необходимого на замену уволенных.
• Отслеживание проблемных зон. HR-отчетность предлагает хороший способ для мониторинга ключевых проблемных областей в прозрачном режиме. Прозрачность в скорости текучести в разрезе менеджеров будет поощрять их обращать пристальное внимание на удержание персонала, так как их собственная репутация на кону. Отслеживая проблемные области, HR могут усиливать свои позиции на пути управления улучшениями/изменениями.

Как создать HR-отчет

Перед началом работы по созданию вашего HR-отчета необходимо озвучить несколько соображений на тему «как» и «когда».

Автоматическое формирование против ручного

Сейчас много организаций все еще работают с ad-hoc запросами. Например, когда менеджер или директор хотят знать что-то о сотрудниках в организации, они просят HR направить им отчет/ы. После подобного запроса, соответствующие сотрудники HR будут работать сверхурочно, чтобы сформировать отчет. Это пример реактивной (и неэффективной) отчетности. HR-отчеты должны внедряться проактивно и, таким образом, их следует автоматизировать.

Статика против интерактивности

Наряду с предыдущим пунктом, много организаций все еще работают с ручными/бумажными отчетами. Это необязательно плохо: когда информация не склонна к изменениям, бумажные отчеты могут быть довольно эффективны.

В дополнение - письма, содержащие отчеты, вероятно можно рассматривать как редкие обновления HR-дашбордов. Попросту люди не будут использовать дашборды, которые не добавляют им ценности на постоянной основе, как David Creelman описал в своем блоге  Почему вы производите HR-дашборды, которые никто не использует.

Дашборды предлагают возможность провалиться в свои данные (drill-down). Текучесть может быть интересной метрикой, но как много в этой текучести составляют потери, о которых мы сожалеем? Вы бы и глазом не моргнули, когда уволился низкоэффективный сотрудник. Но это словно выстрел себе в ногу, когда вас покидает высокоэффективный сотрудник и потенциальный кандидат в кадровый резерв. Интерактивные дашборды дают вам возможность сразу погрузиться в ваши данные и сделать подобные наблюдения. Вы можете либо предоставить всем доступ к преднастроенным дашбордам, либо обеспечить соответствующую детализацию, чтобы каждый смог это увидеть сам.

Предыдущие примеры дашбордов предлагали возможность простого drill-down, но более продвинутые версии дают вам возможность предсказывать будущее, используя алгоритмы машинного обучения. Это дает понимание как сотрудники будут себя вести в будущем и, как пример, для кого из них высок риск увольнения. Эта информация потенциально может иметь большую стратегическую ценность.

Заметка: в первом случае дашборды просто отображают информацию.  Прогнозы делаются с использованием специализированных аналитических инструментов.

пример дашборда по численности. Больше примеров в конце статьи

Гигиенический фактор

Финальная заметка перед тем, как я покажу вам пример HR-отчетов: HR-отчетность часто рассматривается как гигиенический фактор. Это означает что, как и гигиена, надежная отчетность не ощущается в повседневной жизни. Однако, когда от кого-то плохо пахнет (в нашем случае речь может идти об ошибках, закравшихся в отчет) люди заметят это и пожалуются.

Это подчеркивает важность надежной отчётности. Точная отчетность — это не приятно иметь, это надо иметь. Без нее HR быстро теряет доверие.

INostix’ Luk Smeyer написал об этом применительно к HR-отчетности несколько лет назад. Я думаю следующая фраза хорошо выхватывает эти ощущения:

Конечно, каждый HR-департамент должен быть хорош на этом уровне «классической» отчетности. Без обсуждений. Без споров. Просто делайте это. В каждой организации этот уровень должен быть полностью автоматизирован, высокоэффективен, супер быстр, с возможностью детализации, легко читаемым, хорошо структурируемым, с функциональностью «просто кликни на кнопку».

Пока еще не каждая организация находится на этом высокоэффективном и супер быстром уровне. Однако, каждая организация может стать экстремально эффективна в формировании HR-отчетности.

Характерные особенности HR-отчетов.

Есть несколько HR-метрик, которые необходимо включать в HR-отчеты. Замечу, что многие из них - это верхнеуровневые метрики, обеспечивающие взгляд на организацию в целом. Мы уже публиковали на этом ресурсе многочисленные списки hr-метрик (ссылка на перевод), включающие в себя метрики для подбора (перевод тут), оценки эффективности (перевод тут). Они могут быть использованы на специализированных тематических дашбордах. Наиболее общие HR-метрики, которые можно использовать в отчетах, включают в себя следующие:

• Трудовой стаж
• Пол: распространенное признак, часто используемый для разнообразных целей (смотрите пример HR-дашборда ниже).
• Возраст: возраст становится все более и более важным при сегодняшнем старении трудовых ресурсов. Возраст часто ключевой фокус для организаций, желающих вводить новшества и проводить реорганизацию.
• Уровень образования: следует включать только когда данные по образованию доступны, когда они соответствуют глобальным целям организации. Иначе, появляется риск, что они станут бесполезными метриками в HR-отчетах.
• Тип функции: метрика, подобная типу или кластерам функций, помогает выделить различные группы внутри компании. Примерами таких групп могут быть: ТОП-менеджмент, менеджмент среднего звена, производственный и вспомогательный персонал.
• FTE: Full-Time Equivalent (эквивалент полного времени/полной занятости). Количество отработанных одним работником часов, деленное на основу, принимаемую за полное время. FTE часто меньше общего количества работников. Это особенно справедливо, когда в организации много сотрудников с частичной занятостью. FTE обеспечивает точное измерение общей нагрузки в организации. В дополнение, люди, которые работают менее чем на 1 FTE могут рассматриваться как работники с частичной занятостью.
• Активные сотрудники: метрика показывает количество сотрудников, работающих в организации.
• Текучесть: показывает количество или процент работников, покинувших компанию в предшествующий период
• Новые приемы: количество или процент новых работников, присоединившихся к компании за последний год.
• Отсутствия: средняя доля времени, которое сотрудники отсутствовали в предшествующем периоде. Другое представление этого числа – общее количество дней отсутствия на одного сотрудника.
• Стоимость отсутствий: это нестандартная метрика, но может сделать упомянутую в предыдущем пункте метрику более ощутимой, так как привязывается к финансовому результату.
• Стоимость рабочей силы: общее количество средств, выплачиваемое организацией своим работникам. Это число включает льготы и налоги на все выплаты. Расходы на сотрудников можно разделить на прямые и косвенные. Прямые расходы связаны с сотрудниками, которые делают вклад в основной производственный процесс (например работники конвейера). Косвенные расходы не могут быть сопоставлены с определенным уровнем производства (охранники на фабрике). 
• Стоимость обучения: общее количество средств, которое компания тратит на обучение новых и действующих сотрудников.
• Стоимость подбора: общие расходы на усилия рекрутмента, часто включают в себя стоимость кадровых агенств, рекламных объявлений и, иногда, потери продуктивности. Написаны целые книги, как правильно рассчитать эту величину. Прочитайте больше об этом тут. 
• Время найма (заполнения позиции): мы уже касались этой метрики.  Это количество дней между датой открытия вакансии и датой, когда кандидат согласился на ваши условия. Эта метрика значительно варьирует между типами позиций: гораздо сложнее найти разработчиков ПО, аналитиков больших данных и высококвалифицированных продажников в сравнении с начинающими маркетологами например.

Этот список далеко не полный. Сюда можно включить другие метрики, такие как:

Область анализа	Примеры ориентировочных метрик
Численность персонала	·       Количество FTE, совместителей и частично занятых сотрудников ·       Расходы на персонал: например средние расходы на вознаграждение в разрезе грейдов ·       Распределение по полу
Управление талантами	·       Распределение по классам талантов (эффективности и потенциалу) ·       Процент талантов в общей численности
Увольнения	·       Количество увольнений в разрезе сожалеем об уходе или нет ·       Регулируемые увольнения (сокращения) – расходы и экономия ·       Увольнения лучших талантов ·       Причины увольнений – использование данных exit-интервью ·       Уволенные в разрезе стажа работы
Подбор	·       Общая стоимость подбора ·       Средний расход на прием 1-го сотрудника ·       Источники трафика ·       Качество – эффективность и потенциал нанятых сотрудников после одного или двух лет работы
Болезни и отсутствия	·       % дней, пропущенных по болезни ·       Стоимость отсутствий по болезни в разрезе длительности отсутствий (короткие, средние, длительные) ·       Среднее количество дней отсутствий на 1-го сотрудника
Обучение и развитие	·       Доли завершенных курсов ·       Общие часы обучения за период (месяц или год) ·       Использование классов и виртуальных часов ·       Соблюдение обязательного обучения

Матрица движения персонала

Простое отображение количества присоединившихся новых сотрудников и количества уволившихся часто недостаточно для того, чтобы увидеть полную картинку. В данном случае решением может послужить матрица движения персонала. Такая матрица предлагает хороший способ представления информации о том, и как много людей пришло, и сколько получили повышение, и, увы, сколько покинули компанию. В такой матрице можно сразу увидеть, как эти цифры связаны между собой.

На первый взгляд таблица выглядит сложно, но это прекрасный пример матрицы движения персонала в компании. По строкам и столбцам представлены 4 категории персонала (A, B, C и D), а также изменения между 01.01.2017 и 01.01.2018. Например, в течение 2017 года 10 сотрудников из категории middle-management перешли на позиции ТОПов (обведены синим).

Общее количество сотрудников на 01.01.2018 показано в самой нижней строке, тогда как общее количество сотрудников на 01.01.2017 приведено в крайней правой колонке. Количество уволенных и текучесть в скобках отражено в колонке с соответствующим названием «Текучесть», а внутренние перемещения показаны в самой матрице (на пересечении соответствующих строк и колонок).

Такое отображение данных помогает визуализировать рост в компании, текучесть (у этой организации из примера низкая текучесть производственного персонала, но во всех других департаментах уровень текучести превышает 10%). В этой таблице также видно развитие (перемещение) персонала (заметьте – 10% роста для ТОП-менеджмента, с 45 на начало 2017 года до 50 к 01.01.2018).

С одной стороны, таблица, представленная выше, обеспечивает хороший взгляд на компанию в целом, но с другой стороны она помогает идентифицировать ключевые проблемные зоны в компании.

Note: the personnel flow is based on Evers, 2014.

Шаблоны HR-dashboard-ов и HR-отчетов.

В попытке найти некоторые шаблоны HR-отчетов, я прорыл ресурс Valuing Your Talent initiative. Он дает доступ к отличным ресурсам, включая case study on Capgemini. Этот пример был создан командой аналитиков из Capgemini и их отчет содержит некоторые превосходные примеры HR-dashboard-в (все данные конечно фикция, созданная для целей публикации)

Главный HR-dashboard 

Отчет по больничным и иным отсутствиям

Пример отчета по талантам

Разнообразие

 Частью нашего курса является обучение студентов, как создавать дашборды, используя Power BI.  На сайте автора отчет полностью интерактивный, но тут можно показать лишь статичную картинку (для публикации подобных отчетов в интернете надо знать специальный код внедрения, я как простой переводчик его не знаю. Обязательно перейдите сюда и оцените его реальные возможности!!!)

Подводные камни (ошибки) в HR-отчетности

Автоматизируйте вашу HR-отчетность: не пытайтесь сформировать каждый отчет вручную. Это не эффективно и в будущем истощит мощности вашего HR-подразделения. Все отчеты, описанные в этой статье, могут быть легко автоматизируемыми и воспроизводиться в режиме реального времени.

Давайте только нужную информацию (только ту, которая действительно необходима пользователю). Не пытайтесь сделать всех счастливыми. Если вы сделаете 80% людей счастливыми, используя лишь 20% информации, это будет лучшим решением. Формирование чрезмерно сложных отчетов на не относящихся к делу данных может привести к низкой вовлеченности в отношении отчетов, и таким образом к низкому воздействию.

Исправляйте ошибки: HR-данные грязные, и в ваших отчетах могут быть ошибки. Исправляйте эти ошибки в ваших системах – источниках данных и помогайте создавать процедуры/процессы, выгодные для вас с точки зрения ввода данных.

HR-отчеты и аналитика часто камень преткновения для организаций, желающих двигаться в направлении HR-аналитики, и поэтому этот предмет так важен. В зависимости от вашей компании, вам будут полезны разные данные. 
Удачи в создании ваших HR-отчетов!