Практическое руководство по организационной эффективности

Перевод статьи A Practitioner’s Guide to Organizational Effectiveness нашего проекта перевода статей по hr-аналитике на английском.

Не забывайте следить новыми переводами в телеграм канале HR-аналитики.

Постоянным читателям блога нет необходимости представлять автора - Эрик ван Вульпен, основатель Академии инноваций HR (AIHR), всемирно признанный HR-эксперт, спикер в области будущего HR.

Практическое руководство по организационной эффективности

Организационная эффективность измеряет успешность достижения организациями своих целей. Эффективная организация плавно продвигается к достижению целей и хорошо функционирует. В этой статье мы рассмотрим блоки, которые необходимы для создания эффективной компании. Независимо от того, являетесь ли вы лидером компании или работаете на рядовой должности, прочитайте, как сделать работу вашей организации еще лучше.

Мы начнем с объяснения, что такое организационная эффективность, пройдемся по семи моделям организационной эффективности, объясним, как организационная эффективность может быть измерена, и в заключении покажем, как HR может повлиять на организационную эффективность.

Что такое организационная эффективность? Определение 

По информации в словаре Merriam-Webster, эффективность - это «способность достигать желаемый результат». Дж.Ф.Кеннеди был эффективным президентом, Джек Уэлч - эффективный CEO, и Грета Тунберг эффективный эко-активист.

В организационном контексте эффективности сложнее дать определение. Apple считается успешной организацией по многим параметрам - но является ли она также эффективной?

Эффективность организации зависит от ее миссии и целей, внутренней результативности, стратегического позиционирования и многих других факторов. 

Иллюстрация выше показывает три организации. Какую организацию вы бы назвали эффективной? Каждая из них оказывает ощутимое положительное влияние либо на акционеров, либо на пользователей, либо на работников, либо на окружающую среду. Это делает каждую из них эффективной - в своем роде.

Это показывает, что организационная эффективность не имеет одного определения и зависит от организационного контекста. Она может быть связана с тем, в какой степени организация достигает своих целей, удовлетворяет свои заинтересованные стороны, располагает ресурсами, необходимыми для ее работы, оказывает воздействие на общество или окружающую среду.

Это ведет нас к нашему определению. Мы рассматриваем организационную эффективность как степень достижения организацией поставленных целей. Эти цели могут представлять собой определенный результат (продуктивность или качество сервиса), цели в области эффективности, а также степень согласованности внутренних процессов и степень обеспеченности ресурсами, необходимыми для создания конкурентных преимуществ.

7 моделей организационной эффективности

В ранее приведенном примере вы увидели, что три организации, занимающиеся различной деятельностью, могут быть в равной степени эффективными. Это потому, что на эффективность можно взглянуть под различными углами. 

В таблице ниже показаны семь наиболее распространенных точек зрения на эффективность (также известных как модели эффективности) и то, что эффективность означает для каждой из них.

Давайте пройдемся по каждой из моделей и объясним в нескольких предложениях, что они означают и как могут быть применены к организации.

• Модель цели оценивает эффективность, измеряя степень достижения организацией поставленных целей. Это наиболее традиционный путь измерения организационной эффективности. Цели могут включать качество и количество продукта или услуги, финансовые цели, акционерную стоимость, влияние на общество или все это вместе. Целевой подход является менее действенным, поскольку он измеряет результат, но не предоставляет информацию о вкладе или процессе.
• Модель внутренних процессов оценивает не то, что на выходе, а что происходит внутри организации. Это позиционирует оценку эффективности через стабильное функционирование организационных процессов. Это достигается через информационный менеджмент, документирование и непрерывную консолидацию. Наиболее известным является Lean - философия бережливого производства. Ее недостаток в том, что она чаще фокусируется на эффективности, чем на результативности, и сконцентрирована скорее на внутренних процессах, чем на внешних возможностях. 
• Модель, основанная на ресурсах, рассматривает входные данные, как меру эффективности. Согласно Resource-Based View (RBV), фирмы достигают конкурентного преимущества, используя ценные, редкие и трудно поддающиеся имитации или копированию ресурсы. Примеры таких ресурсов включают проприетарное программное обеспечение, такое как Instagram или Microsoft Windows, передовые технологии, такие как Apple iPhone, или сильный бренд компании или репутация, как Apple, Coca Cola или McKinsey. Объединение этих ресурсов помогает усилить преимущества. Возьмем, например, технологию Apple в сочетании с сильным брендом Apple. Организации становятся эффективными, обеспечивая наличие этих ресурсов.

Измерение организационной эффективности носит комплексный характер. Разные модели предлагают разные точки зрения на достижение эффективности. Например, модель, основанная на ресурсах, измеряет входные данные, модель внутренних процессов измеряет эффективность процессов и модель на основе целей измеряет выходные данные организации..

• Модель стратегических групп оценивает эффективность, измеряя степень, в которой она удовлетворяет тех, кто в окружающей среде может угрожать выживанию организации, т.е. ее стратегических групп или групп интересов. Каждая стратегическая группа имеет определенную степень власти и преследует разные цели. Группы могут включать в себя владельцев, менеджмент, сотрудников, заказчиков,  поставщиков, правительство и группы клиентов. Важно определить соответствующие стратегические группы, их ожидания и способ удовлетворения этих ожиданий.
• Аналогичным подходом является модель стейкхолдеров (заинтересованных сторон), которые включают в себя стратегические группы, а также тех, кто косвенно затронут организацией, но может не иметь власти над ней (например, семьи сотрудников, активистов и сообщества).
• Модель конкурирующих ценностей основана на теории конкурирующих ценностей Кэмерона и Куинна. Этот подход измеряет эффективность как способность организации одновременно пропагандировать конкурирующие ценности. Например, организация может захотеть удовлетворить клиентов и максимизировать прибыль, одновременно заботясь о сотрудниках, способствовать развитию внутренней структуры и координации, а также поощрять инновации и новые инициативы и иметь четкое направление, а также предоставлять людям автономию, чтобы помочь организации попасть туда. Способность организации согласовывать эти конкурирующие ценности имеет ключевое значение для эффективности.

Кэмерон и Куинн утверждают, что когда организации в состоянии поддерживать многочисленные конкурирующие ценности, они будут более эффективными.

• Модель изобилия предполагает, что эффективность приравнивается к раскрытию наивысшего потенциала человеческих систем. Речь идет о продвижении позитивных ценностей и добродетели. Для эффективного достижения этой цели необходимо обеспечить баланс между положительными и отрицательными значениями. Например, совершенство и процветание не могут существовать без сложных проблем и борьбы. Для продвижения потенциала человеческих систем требуются как положительные, так и отрицательные элементы и эмоции.

Измерение организационной эффективности не является вопросом или-или. Скорее, речь идет о том, чтобы рассмотреть несколько точек зрения и посмотреть, достигает ли организация поставленных целей, а также раскрывает ли весь свой потенциал.

Как измерить организационную эффективность? Оценочная карта OЭ

Модели организационной эффективности влияют на перспективу оценки OЭ. Если мы хотим ее измерить, нам нужно создать более подробную карту показателей. Это будет способствовать системному подходу, который можно регулярно использовать для повторной оценки и отслеживания прогресса того, насколько на самом деле эффективна организация и где мы можем внести улучшения.

Кэмерон предложил следующие пять пунктов, которые вы можете использовать, чтобы оценить организационную эффективность. Как вы знаете, область действия и перспектива формируют модели эффективности, которые мы рассматривали в предыдущем разделе.

• Область деятельности. Какую сферу оценивает OЭ? Сферы включают в себя достижение цели, удовлетворенность заинтересованных сторон, финансовую отдачу, лояльность сотрудников, лидерство в продукте, близость к клиентам и так далее.
• Точка зрения. С чьей точки зрения оценивается эффективность организации? Примеры включают точку зрения акционеров, точку зрения сотрудника, точку зрения клиента или точку зрения общества.
• Уровень анализа. Какой уровень анализа применяется? Это может быть отдельное лицо, группа, отдел, организация, отрасль или даже глобальный уровень.
• Временные ограничения. Какие временные рамки используются для анализа? Это может быть период в прошлом, срез текущей ситуации в организации или долгосрочные исследования.
• Точка отсчета. Какова точка отсчета для оценки эффективности? Организацию можно сравнить с идеальной организацией, ее конкурентами, прошлой версией организации или с ее заявленными целями.

Эти вопросы позволяют вам взглянуть на эффективность организации с особой точки зрения и сделать ее измеримой. Ниже мы добавили упрощенный пример. Эта оценочная карта показывает общую удовлетворенность стратегических групп в организации, измеряемую ежегодно, в 2020 и 2021 годах.

В оценочной таблице показаны две ключевые тенденции: оценка отношения с профсоюзами и сотрудниками низкая и ухудшается, в то время как удовлетворенность акционеров и совета директоров остается высокой. Это может указывать на разрыв между высшим руководством и персоналом в целом, что угрожает эффективности организации.

Конечно, это упрощенный пример. Есть еще много способов измерить удовлетворенность - например, уровень текучести кадров, степень публичности профсоюзов (в новостях) и стоимость акций. Есть также много других ключевых показателей эффективности, которые необходимо отслеживать, например, степень, в которой организация достигает своих целей, ее положение по сравнению с отраслью и эффективность в поддержании своего конкурентного преимущества. Однако этот пример демонстрирует возможности измерения эффективности организации и то, как вы можете использовать внутренний сравнительный анализ, чтобы сделать организацию более эффективной.

Как HR может способствовать эффективности организации?

Это подводит нас к нашему последнему вопросу: как HR может способствовать повышению эффективности организации? Более глубокое понимание эффективности организации поможет определить, как HR может повысить её ценность.

Во-первых, организационная эффективность является основным направлением подразделения организационного развития, которое часто является частью HR. Группа организационного развития проводит организационные преобразования и придумывает более конкретные меры для решения кадровых и организационных вопросов. Например, высокая текучесть кадров может привести к вмешательствам, направленным на сокращение текучести, обеспечение непрерывности бизнеса и повышение эффективности.

Во-вторых, HR может способствовать повышению эффективности организации за счет улучшения процессов управления персоналом и наращивания потенциала персонала. Это показано на рисунке ниже.

Давайте пройдемся по каждому из этих шагов.

• Практики управления персоналом. Это все основные методы управления персоналом, включая набор и отбор, обучение и развитие, поощрение и признание, управление производительностью и планирование персонала. Все эти практики направлены на создание возможностей для персонала.
• Потенциал персонала. Это возможности, которые HR создает для сотрудников. Примеры включают вовлеченность сотрудников, опыт сотрудников, общие уровни компетентности, высокую производительность, лидерство и вовлеченность. Часто практики управления персоналом напрямую направлены на развитие этих способностей. Мы отправляем сотрудников на обучение, чтобы повысить их способности, мы справедливо вознаграждаем людей, чтобы они были мотивированы и работали хорошо, и у нас есть программы развития лидерских качеств, чтобы повысить лидерские способности нашего менеджера.
• Ключевые драйверы производительности. Ключевые факторы производительности являются частью эффективности организации. К ним относятся:

1. Уникальные ресурсы и возможности. Ранее мы упоминали модель, основанную на ресурсах: HR должен активно помогать создавать ресурсы и возможности, которые соответствуют  принципу VRIO (сокращенно от «ценные, редкие, неповторимые и организованные»). Это приводит к созданию конкурентного преимущества. HR может внести свой вклад, создавая культуру высокой производительности, внедряя лучшие в отрасли методы работы с людьми, но также вносит свой вклад в существующие возможности VRIO посредством выборочного найма, предоставления современного обучения навыкам и эффективных процессов управления производительностью.Принцип VRIO представляет инструмент оценки того, являются ли ресурсы или возможности устойчивыми конкурентными преимуществами. Это происходит, когда ресурсы являются ценными, редкими, неповторимыми и организованы таким образом, чтобы получить оптимальную ценность.
2. Эффективные процессы и организация. HR может способствовать повышению эффективности внутренних процессов и бесперебойной работы организации, гарантируя непрерывность бизнеса за счет снижения нехватки и текучести кадров, эффективного найма и своевременной адаптации персонала. Это показывает, как практики управления персоналом и возможности персонала способствуют повышению эффективности организации. Еще один ключевой вклад - это создание синергетического эффекта за счет интегрированных кадровых практик с учетом их культуры и основных компетенций. Они, в свою очередь, отражают стратегические потребности бизнеса.
3. Продукция и услуги. Основной вклад, который HR может внести здесь, - это их деловая хватка. HR должен действовать так, чтобы его политика приносила пользу конечному клиенту организации, путем формирования культуры, распространения ценностей, которые согласуют организацию с его клиентами, а также посредством повышения квалификации, вознаграждения и оценки этих ценностей. Организация сферы оказания услуг должна, например, иметь четкую, ориентированную на клиента стратегию и культуру, и все HR-мероприятия должны соответствовать этому.

• Организационные цели. Это та область, где у HR меньше всего прямого участия. Тем не менее, HR по-прежнему может внести неоценимый вклад в достижение этих целей, применяя свои методы управления персоналом, наращивая потенциал персонала и добавляя ключевые факторы эффективности организации. Примерами целей организации являются создание более традиционной акционерной стоимости (EBITA, экономическая добавленная стоимость, рентабельность инвестированного капитала, рост рынка, эффективность капитала), создание стоимости для других заинтересованных сторон (сотрудников, подрядчиков, поставщиков, сообществ) и создание социальных ценностей (позитивные социальные изменения, лучшая и чистая окружающая среда или более здоровое общество).

Заключение

Независимо от того, работаете ли вы на руководящей должности или на более операционных должностях, понимание движущих сил организационной эффективности поможет вам лучше выполнять свою работу и поможет организации развиваться по многим направлениям. Эффективность - это, например, обеспечение ценными ресурсами и возможностями, оптимизация процессов, удовлетворение требований заинтересованных сторон и обеспечение того, чтобы организация достигла поставленных целей. Каждую из этих точек зрения можно использовать для измерения и повышения эффективности организации, а также для создания хорошо отлаженной системы, которая положительно влияет на ее сотрудников, заинтересованных лиц, акционеров и более широкое сообщество, в котором она работает.

FAQ

Что такое организационная эффективность?

Организационная эффективность - это степень, в которой организация достигает поставленных целей. Этими целями могут быть определенный результат (производительность или качество обслуживания), цели эффективности, которые он ставит перед собой, а также степень согласованности внутренних процессов и степень обеспечения ресурсов, необходимых для создания конкурентного преимущества.

Каковы некоторые общие модели организационной эффективности?

Существует 7 общих моделей организационной эффективности - модель цели, модель внутреннего процесса, модель на основе ресурсов, модель стратегической группы интересов, модель заинтересованных сторон, модель конкурирующих ценностей и модель изобилия.

Как вы измеряете эффективность организации?

Для измерения эффективности организации необходимо рассмотреть несколько точек зрения и посмотреть, достигает ли организация поставленных целей, а также раскрывает весь свой потенциал. Создание подробной карты показателей на основе ваших целей и ключевых показателей эффективности создает систематический подход, который можно регулярно использовать для повторной оценки и отслеживания прогресса в отношении того, насколько эффективна организация на самом деле и где мы можем внести улучшения.