Перевод статьи Activity Based Working: What HR Professionals Need to Know нашего проекта переводы статей по hr-аналитике на английском. Автор Neelie Verlinden

Перевод выполнила Елена Тимофеева, HR-райтер, профиль в фейсбуке . И это первый перевод Елены в нашем блоге. 

Итак, 

Работа на основе видов деятельности (Activity Based Working, ABW): что нужно знать HR-специалисту

Сегодня компании пытаются найти баланс между удаленной работой и традиционной работой в офисе. Одним из решений может стать концепция  (Activity Based Working, ABW), то есть организация работы в зависимости от видов деятельности. В этой статье подробно рассматриваются смыслы, причины возникновения, преимущества и недостатки концепции. Также представлен практический анализ внедрения, который поможет избежать типичных ошибок. 

Что такое Activity Based Working (ABW)?

В основе концепции организации работы на основе видов деятельности (ABW) - идея предоставления сотрудникам возможности выполнять рабочие задачи в максимально удобной обстановке. 

В офисе примерами такого подхода являются организованные «места тишины», «зоны сотрудничества (коллаборации)», «территории обучения», «социальные зоны» и т. д. 

ABW - это объединение (сочетание) рабочих операций с окружающей средой, которое мотивирует на качественное выполнение задач. Концепция по сути близка к системе организации офиса по принципу «горячий стол» или незакрепленный стол. Когда сотрудник, которому нужно рабочее место, может воспользоваться любым столом в офисе. 

Причины для внедрения концепции ABW, прежде всего, связаны с экономией. Это и сокращение накладных расходов, и экономия места, и «гибкое» использование площади  офиса. (В 2000 году компания  Brunnberg использовала концепцию ABW в создании нового дизайна офиса, в 2011 году Рианной Аппель ‐ Меуленбрук,  Питером Гроенен и Ингрид Янссен из Технологического университета Эйндховена, Нидерланды была опубликована статья на тему Activity Based Working, в 2014 году  компания de Been and Beijer также использовала ABW в обустройстве офиса). 

В 2020 году возникла еще одна причина. Она основана на необходимости соблюдать требования о самоизоляции и дистанционной работе, введенных госорганами в связи с пандемией COVID-19.  

Преимущества ABW (рассмотрим лишь несколько). 

• Идеальный формат работы после снятия ограничений, действовавших  в период пандемии.  Прежде всего, внедрение ABW дает возможность людям выбирать, где они хотят работать в зависимости от конкретной задачи. Это позволяет компаниям сократить количество сотрудников, одновременно находящихся в офисе. Во многих странах в период пандемии, которая привела к кризису в области здравоохранения, введено требование о минимизации числа работников одномоментно находящихся в одном помещении. То есть если вам нужно чтобы коллектив работал в полном составе, то площадь офиса должна быть бОльшей. Концепция ABW позволяет соблюдать ограничительные меры без издержек, связанных с поиском бОльших по размеру площадей.
• Преимущество для кандидатов и сотрудников.  Гибкий график (Flextime) дает людям возможность в определенной степени регулировать свое рабочее время и определять место, где они хотят работать. Это условие - ценное преимущество компании. Кандидаты, особенно представители молодых поколений Y и Z и, конечно, сотрудники ценят свободу выбора:  приходить в офис или работать удаленно  в любом удобном месте. Таким образом, внедрение ABW в сочетании с политикой удаленной работы, является несомненным конкурентным преимуществом.  Оно важно при подборе новых сотрудников, а также положительно сказывается на сохранении, удержании персонала.
• Сотрудники больше общаются и обмениваются знаниями. Исследование, проведенное Центром Делфтского технического университете (Center for People and Buildings, Delft University of Technology), показало, что в офисе, организованном на принципах ABW, люди  больше общаются и обмениваются знаниями. 
• К положительным факторам также отнесены случайные встречи с коллегами и более тесное взаимодействие между различными отделами.
• Эффективное использование офисных площадей. Обустройство офиса по принципам ABW позволяет более эффективно использовать рабочее пространство. 
• Например, у некоторых ваших сотрудников есть личные рабочие места (стол, стул, офисная техника). Они работают 3 дня (понедельник, среда, пятница) в офисе и 2 дня (вторник, четверг) дома. В результате, 2 дня столы не заняты. Согласно концепции ABW, сотрудники без закрепленного рабочего места, которые пришли в офис во вторник и четверг, могут использовать эти пустующие столы пока их «хозяева» работают из дома. То есть вместо того, чтобы закреплять за конкретным сотрудником его рабочее место, используйте его, если оно свободно. 
• Уменьшение затрат на содержание. Как и удаленная работа, Activity Based Working позволяет организациям сократить количество затрат на содержание стационарных рабочих мест. В частности, можно: выбрать меньший по размеру офис, следовательно снизить арендную плату; уменьшить затраты на неиспользуемую мебель и оборудование; сократить счета за коммунальные услуги.
• Повышение  продуктивности. Это преимущество стоит в списке последним, потому что оно спорно. 

Примером того, что ABW позволяет повысить продуктивность, является амстердамский офис Microsoft. 

В 2008 году офис Microsoft NL был переоборудован по принципам ABW. На первом этаже появилось общее рабочее пространство для персонала и посетителей, места для совместной работы и индивидуальные рабочие места, конференц-залы и две аудитории. Также на первом этаже расположилось кафе, крытые и открытые обеденные зоны, комнаты отдыха и капсулы для сна. На остальных пяти этажах офиса расположились открытые и закрытые кабинеты. 

Указатели-стрелки на потолке, как в игре, направляют сотрудников через разные рабочие зоны. 

Каков результат такого необычного для офиса дизайна? Повышение производительности на 25% (и снижение затрат на аренду недвижимости на 30%).

Недостатки ABW

Для выявления эффектов от внедрения концепции ABW было проведено несколько (тематических) исследований. 

К недостатком отнесены:

• Привычки. Большинство сотрудников любят свои рабочие места, им нравится возвращаться за свой стол. Еще важнее - общение с близсидящим коллегой. Это привычки, которые давно сложились, их сложно изменить. 
• Именно привычки подрывают идею ABW о том, что для успешного выполнения конкретной задачи нужна комфортная среда, а не закрепленное рабочее место. Тесное общение с коллегой-соседом, сидящим рядом, также не соответствует идее создания возможностей для бОльшего взаимодействия членов коллектива. 
• Шум. Если вы работаете в «зоне тишины», а  рядом коллега начинает звонить по телефону, то это отвлекает и даже может раздражать. Тоже самое происходит, когда сотрудник находится в «зоне концентрации», а люди постоянно проходят мимо, потому что туалеты или кофемашины расположены рядом. Даже «зоны сотрудничества» для некоторых  коллег могут быть слишком  шумными, а для соседних зон - серьезным отвлекающим фактором. 
• Отсутствие взаимодействия. Хотя идея ABW заключается в том, чтобы привлекать коллег к спонтанному сотрудничеству, реальность показывает, что это не всегда так. 

На это есть несколько причин. 

При «гибком» графике работы коллеги меньше видятся друг с другом, потому что они не ходят в офис каждый день. А когда они приходят в офис, то могут не встретиться с членами своей команды или коллегами, с которыми часто взаимодействуют. 

Еще одна причина - дистанцирование или «режим наушников». Люди носят наушники, когда находятся в офисе, чтобы не отвлекаться, сконцентрироваться на задаче. Однако эта профессиональная мотивация, может «отпугивать» других сотрудников, даже мешать им приближаться к своим коллегам. 

● Квест «найди коллегу и рабочее место». Любая концепция имеет положительную и отрицательную стороны. 

Да, ABW помогает наладить совместную работу и помочь во взаимодействии с разными людьми. В то же время исследования доказывают, что настройка ABW может затруднить поиск нужного коллеги, членов своей команды или, например, кого-то из службы поддержки. 

Отсутствие закрепленных рабочих мест позволяет оптимизировать офисное пространство. В этом и есть сложность. Например, когда люди теряют драгоценное время в поисках рабочего места. Еще хуже, если целые команды тратят время на поиски свободного места, который подойдет для проведения мозгового штурма, спринта.

Как внедрить  ABW и избежать ошибок

Компания Morgan Lovell  на основе исследования нескольких успешных практик составила подробное пошаговое руководство (чек-лист) по внедрению ABW, в котором есть ряд практических советов. 

Перечислим некоторые (полный чек-лист на сайте компании):

1. Соберите информацию

Для многих организаций внедрение работы на основе видов деятельности станет значительным изменением корпоративной культуры. Поэтому перед стартом необходимо собрать информацию, ответить на вопросы: 

• Чего вы хотите достичь: улучшить совместную работу или нужен и важен сам факт инноваций?
• Как офисное пространство используется/ не используется в настоящее время?
• Спросите ключевых партнеров, что они думают об этом проекте?
• Узнайте мнения коллег, проведите опрос сотрудников. 

Мы уже говорили, что для людей важны привычки. Поэтому переход от классического формата работы к ABW для некоторых сотрудников может стать настоящим стрессом. 

Чего обычно боятся сотрудники:

• Изменений
• Потери репутации
• Использования устаревших и неисправных информационных технологий. 

Оцените, что беспокоит сотрудников прежде, чем начнёте внедрение ABW. Собранная информация позволит заранее решить проблемы и снять «боли» сотрудников. 

Любое крупное изменение связано с финансовыми вложениями, а значит требует  экономического обоснования. Это необходимо, чтобы убедить коллег, руководителей, менеджеров и всех сотрудников в правильности принятого решения. 

 

В экономическое обоснование можно включить, например: 

• Стоимость аренды квадратного метра (в оригинале фута) офиса, требуемой площади на одного сотрудника. 
• План размещения рабочих мест в случае роста компании.
• Показатели повышения качества рекрутинга и удержания сотрудников. 
• Снижение энергопотребления. 

2. Создайте команду

Возможно, это произойдет еще до того, как вы начнете собирать подготовительную информацию. В любом случае, чтобы успешно внедрить проект ABW необходима отличная команда.

•  Возглавить ее должен проект-менеджер (project manager). Желательно, чтобы он был не ниже синьора (senior) из HR или финансового департамента, отдела. 
• Проектная команда должна стать миксом из СЕО, руководителей и обычных сотрудников разных отделов: HR, собственности, ИТ, финансов, управления делами, безопасности. 
• В некоторых странах, в соответствии с требованиями законодательства, в команду нужно будет включить представителя профсоюза.  Потому что переход от традиционной модели к ABW является большим организационным изменением.
• Команде также нужен внешний эксперт. В очень крупных компаниях могут работать узкопрофильные специалисты-эксперты, которые смогут оценить качество процесса по внедрению инноваций. Но в большинстве случаев компании, которая переходит на Activity Based Working, нужен консультант по стратегии на рабочем месте. Желательно, чтобы у него был опыт в области сбора данных, дизайне интерьеров, управлении изменениями, бизнес-кейсах ABW и т.д. 
• В проектной команде обязательно должен быть дизайнер и представитель строительной компании, которая сможет воплотить дизайнпроект помещения в реальность. 

3. Решите ряд вопросов до старта проекта.

 

• Заранее продумайте и спланируйте бюджет. Статьи должны включать затраты на опросы персонала, проектирование, заработную плату консультанта по стратегии на рабочем месте и другие затраты. 
• Используйте современные, проверенные технологии. Успешное внедрение ABW зависит от надежных технологий. Убедитесь, что ваш Wi-Fi, ноутбуки, облачные системы, системы для видеоконференцсвязи и другие инструменты, которые используют сотрудники, достаточно удобны и эффективны. Возможно им требуется обновление.
• Определите потребности инженерной инфраструктуры: отопления, освещения, вентиляции.
• Внесите изменения в документы и регламенты, зафиксируйте изменения политики трудовой деятельности. Работа на основе видов деятельности - это больше, чем простая переделка офиса. Концепция ABW предполагает изменение общекорпоративных стандартов. Для этого потребуется корректировка кадровой политики, регламента удаленной работы, ИТ-политики, офисных правил и многого другого. 

4. Дизайн - ключ к успеху.

 

Помните, что идея ABW состоит в том, чтобы организовать в офисе зонирование для качественного выполнения различных рабочих операций. Неудивительно, что дизайн рабочего пространства будет иметь решающее значение. Даже если вы будете сотрудничать с опытным дизайнером  и / или консультантом по стратегии рабочего места, вам нужно обратить особое внимание и учесть следующее:

• Площадь пространства. Проведите аудит и убедитесь,  что вы верно оцениваете потребности в пространстве. Учитывайте данные о том, сколько людей нужно разместить, кто может одинаково эффективно работать удаленно или в офисе, а кому нужно чаще находиться в офисе и т.д. 
• Хранение. Вероятно, что вам потребуется гораздо меньше полок и шкафов. Несмотря на это, нужно определить какая система хранения вам нужна.
• Мебель. Она играет важную роль в организации  рабочего процесса, следовательно требует серьезного выбора. Нужно ли объяснять, что мебель в «зоне сотрудничества, коллаборации» должна отличаться от мебели «зоны тишины» или «зоны телефонных звонков»?

5. Планируйте текущую работу, совмещая ее с процессом ремонта и внедрения концепции. 

Вы не сможете в один миг внедрить ABW. Процесс потребует времени, но он не должен сказаться на текущей работе и результате. Нужно учитывать:

• Графики, праздничные дни, обязательства ключевых заинтересованных сторон. Навряд ли  управляющий директор оценит, что его отпуск прерывается, потому что ему нужно было что-то подписать, но об этом забыли. 
• Переезд. Как он будет организован из старого в новый офис? Придется ли арендовать новое помещение, пока ведется ремонт и как совместить рабочий процесс и отделку помещений?
• Сроки выполнения. Чтобы все шло по плану, определите дедлайны этапов внедрения в начале проекта. 
• Общение, тренировки, тренинги. Как только решение о внедрении ABW принято, нужно как можно больше общаться с коллегами. Пара тренировок-тренингов  по использованию новых способов работы никому не повредят. Нужно, чтобы сотрудники поняли суть концепции и смогли извлечь максимум пользы от новых способов и форматов работы.  Тренировки могут касаться различных рабочих настроек, конкретных правил, ИТ-безопасности. В ходе занятий нужно разъяснять способы использования инструментов для совместной работы и новую корпоративную культуру . 

Заключение

Работа, организованная на основе видов деятельности (Activity Based Working), как и любая другая концепция имеет свои преимущества и недостатки. Однако при правильном планировании и грамотной реализации проекта, плюсов будет больше, чем минусов. Потому что ABW позволяет компаниям находить баланс между удаленной и  офисной работой, дает возможность сотрудникам и кандидатам выбирать гибкий график, помогает компании оперативно адаптироваться к изменяющимся обстоятельствам.