Управление трансформацией и изменениями с помощью HR-аналитики

Перевод статьи Managing Transformation and Changes Using People Analytics в рамках нашего проекта переводы статей по hr-аналитике на английском. Автор статьи Ridwan Ismeer, People Analytics at The Kraft Heinz Company
 этот автору нас впервые в блоге.

Светлана Пороскова, рекрутер, карьерный консультант и коуч, преподаватель Школы Карьерного Менеджмента. Узнайте больше в инстаграме: @poroskovas. Профили в фейсбуке и линкедине. Это четвертый перевод Светланы в рамках проекта, читайте также

• Война за ИИ-таланты и другие топ-темы рекрутмента в 2018 году
• Как с помощью «отбора вслепую» обеспечить личностное разнообразие на рабочем месте (Workplace Diversity)
• Аналитика человеческих ресурсов: частые смены работы и наука подбирать

Управление трансформацией и изменениями с помощью HR-аналитики 

Об авторе:

Сумясанто Сен (Soumyasanto Sen) является лидером и консультантом по HR-технологиям, трансформации и HR-аналитике. Он также является автором «Цифровой HR-стратегии» и стратегом проекта  «Будущее работы в сознании людей».

Мы живем в мире, который молниеносно меняется и перегружен информацией, постоянными технологическими революциями и неопределенностью, как и фаза, которую мы все проходим с Covid-19. Последствия у этого радикальные. Все эти изменения преобразуют наш образ жизни, то, как мы общаемся друг с другом, как мы создаем знания и делимся ими, как мы решаем свои личные вопросы и даже как мы управляем отношениями. 

Вызовы и трансформация 

Глобальная пандемия Covid-19 поставила перед компаниями задачу по-новому управлять своим бизнесом. Организации испытывают не только огромные изменения в своей повседневной деятельности, но и реструктуризацию экономического порядка. Многие компании сейчас вынуждены преобразовать свой бизнес, организацию и способ работы для того, чтобы выжить и существовать дальше. Работа с распределенными командами является очень хорошим примером такой трансформации бизнеса, которая применима к большинству современных организаций.

Самая большая проблема заключается в том, что организации должны работать в ситуации этих изменений не снижая скорости. В результате им необходимо постоянно адаптировать методы управления бизнесом. Поскольку мир стал настолько непредсказуемым, адаптация стала единственным способом движения вперед в быстро меняющихся секторах любой экономики. Поэтому сейчас важно, чтобы организации вели свой бизнес с помощью новых гибких и адаптивных способов вовлечения своей внутренней экосистемы и создания экономической ценности.

Несмотря на то, что это сложно, это также дает возможность организациям трансформироваться с помощью прогрессивных стратегий, которые помогут выстоять в долгосрочной перспективе. Чтобы трансформироваться, организации не могут просто сосредоточиться на технологических возможностях и процессах, им необходимо переосмыслить свою организационную стратегию, лидерство, культуру и управление людьми. Организации должны опираться на активацию, состыковку, мотивацию и обеспечение необходимыми инструментами лидеров, чтобы вдохновлять и стимулировать изменения.

Более того, вовлечение и расширение возможностей сотрудников также имеет решающее значение, поскольку трансформация совершается самой сложной системой из всех  - людьми. Сегодня организациям нужны аналитические данные, чтобы помочь им управлять и отслеживать признаки прогресса этих сложных организационных изменений, изменения поведения сотрудников, компетенций лидеров и результатов бизнеса.

Использование HR-аналитики за пределами обычных практик 

HR-аналитика необходима не только для HR. Другие бизнес-функции также поняли, что им нужны данные о людях для анализа и планирования, а также для принятия основанных на фактических данных решений по таким функциям, как прием на работу, увольнение, производительность, оплата, удержание, вовлеченность, планирование преемственности, обучение, лидерство и т. д.

Кроме того, подобные данные также могут быть использованы для предоставления высококачественного клиентского сервиса, внедрения инноваций и содействия трансформации бизнеса. Организации, которые принимают решения о своих сотрудниках на основе данных, достигают более высокой производительности, лучших результатов и более высокой отдачи по результатам, чем те, которые этого не делают.

Хотя HR-аналитика является второй наиболее популярной развивающейся тенденцией (в соответствии обзором “Глобальные тенденции в HR-2020”, предоставленным LinkedIn, LinkedIn’s Global Talent Trends for 2020), мы (пока) не заметили каких-либо популярных практик, связанных с изменениями, культурой и трансформацией. В настоящее время компании в основном используют методы HR-аналитики для измерения эффективности работы сотрудников, стратегического планирования рабочей силы, выявления пробелов в навыках , оценки каналов рекрутинга, оценки предложения / спроса на таланты, выявления рисков, связанных с текучкой персонала, для улучшения удержания персонала и снижения искажений при найме / продвижении.

По данным LinkedIn, многие компании находятся на начальных этапах разработки своих HR-аналитических функций. Существует очень крутая кривая обучения, начиная с первоначальных попыток организованного сбора данных и заканчивая извлечением выгоды из конкурентных преимуществ.

HR-аналитика - это путь развития, и он растет с расширением таких областей, как организационно-сетевой анализ  (ONA), аналитика организационной культуры, аналитика на рабочем месте и т. д. С помощью подобных новых приложений и областей организации могут получить новую информацию из анализа поведения, ценностей, отношений, привычек на рабочем месте и социальных настроений работников. Это может помочь им в улучшении опыта сотрудников, будущего обучения и многих других задач.

Два года назад я представил систему Культурной Аналитики и варианты ее использования. Я объяснил, почему культура является краеугольным камнем для любой организации. Независимо от того, рассматриваете ли вы привлечение персонала, вовлечение сотрудников, эффективность бизнеса или какие-либо преобразования, культура - центральный элемент всего этого. Использование данных по корпоративной культуре для выявления ее поведенческих особенностей и тех сотрудников, которые максимально ей соответствуют,  может стать ключом к будущему успеху любого бизнеса.

Эти данные также позволяют организациям нанимать, развивать и продвигать сотрудников, используя представление о степени соответствия человека текущей или целевой культуре организации. Во многих случаях нам необходимо пересмотреть нашу нынешнюю культуру и направить ее в совершенно новое русло. Культурная Аналитика, которую можно рассматривать как часть HR-аналитики, - это использование вычислительных методов и методов визуализации для получения и использования понимания общих ценностей и убеждений в организациях. А управление изменениями для трансформации и смены организационной культуры - это, безусловно, ключевые кейсы использования HR-аналитики. 

Использование HR-аналитики в организационных изменениях 

Организационные изменения, связанные с трансформацией, не легки, поскольку требуют адаптивной стратегии, которая в достаточной мере поддерживается лидерами, способными создать культуру принятия изменений. Потребность в адаптивной стратегии ясно видна из постоянных изменений на рынке труда и на рабочих местах, а также проблем, с которыми сталкивается организация из-за непредсказуемых событий, таких как Covid-19. Сбор правильных данных важен для выдвижения гипотез, экспериментов, измерения и генерации идей с использованием исследовательского анализа данных при принятии более обоснованных решений о подобных изменениях.

Организациям нужны данные для оценки рисков, прогресса, их принятия и использования, связанных с изменениями в лидерстве и культуре, когда речь заходит о трансформации. Для организационных изменений важно определить изменяющееся поведение, способы работы и продолжающееся сотрудничество среди работников Вместо того чтобы применять регламентный подход к управлению изменениями, организациям лучше сосредоточиться на том, чтобы прислушиваться к голосу сотрудников и использовать эту информацию для определения ключевых драйверов изменений.

В начале сбора информации источники данных могут различаться в зависимости от потребностей, ограничений, инфраструктуры и настроек использования данных. Существуют различные формы данных, которые могут буквально превратиться в ценную информацию, пройдя правильный анализ; данные о коммуникации и совместной работе сотрудников в режиме реального времени наиболее распространены в организациях, будь то электронная почта, площадки для онлайн-собраний, CRM или даже платформы для управления проектами.

Всегда есть возможность использовать для оценки изменений данные опросов (таких, как опросы по вовлеченности и другие методы непрерывного мониторинга), чтобы усилить результат, но это зависит от потребностей. Такие данные из различных источников могут предоставить отличные идеи для принятия более обоснованных решений, когда они сочетаются с  организационными и HR-показателями. На рисунке 1 показан целостный ландшафт, который можно построить для получения действенных идей по управлению изменениями и трансформации.

Рис. 1 - Ландшафт для управления изменениями и трансформацией с использованием HR-аналитики 

Правильный инжиниринг данных, их корреляция и моделирование жизненно важны для получения нами полезной информации с использованием правильных инструментов визуализации. Они могут представлять собой доступный способ увидеть и понять тренды, отклоняющиеся значения и закономерности в данных. Большое преимущество возникает, если мы можем интегрировать эти сегменты данных в существующее бизнес-хранилище и использовать возможности дата-майнинга для обнаружения полезных паттернов. Инструменты организационно-сетевого анализа (ONA) также широко использовались для понимания человеческих связей и взаимоотношений, что обеспечивает управляемое данными представление о сотрудничестве и обмене информацией.

Наконец, когда мы имеем дело с текстами, в основном собранными из этих данных общения и совместной работы, всегда есть возможность использовать анализ текста для преобразования неструктурированных данных в значимые данные для анализа, измерения мнений, обратной связи, анализа настроений и организационного моделирования для поддержки основанного на фактах принятия решений. Большая часть данных, сгенерированных за последние годы, представляет собой неструктурированные данные, в основном текст, но также изображения, видео и т.д.; они остаются в значительной степени неиспользованными большинством организаций, особенно когда речь идет об HR- данных.

Текстовая аналитика сотрудников с использованием техники NLP (Natural Language Processing) может быть очень полезна для достижения результатов в бизнесе. В целом, HR-аналитика может стать настоящим переломным моментом в организационных изменениях, генерируя количественную поведенческую информацию о том, что люди делают на работе, как трансформация повлияет на их работу и как изменения в поведении могут улучшить эффективность бизнеса.

Поэтому, если говорить о полезной информации, эти данные могут порождать значимый анализ и метрики поведения сотрудников и способов работы, включая поведение в ситуации изменений, модели сотрудничества и эффективность коммуникации. Они могут помочь организациям контролировать желаемое поведение и наметить способы работы во время трансформации. Другим важным аспектом любых изменений и преобразований является понимание лидерской роли и поведения наряду с определением неформальных лидеров и агентов изменений.

Для любой успешной трансформации всегда необходимо полностью переосмыслить организационный дизайн. Полученные данные также могут привести к лучшему восприятию показателей эффективности принятия решений, существующих узких мест и диапазона организационного развития, которые могут существенно помочь в редизайне целевой организации и поддержании ее бережливого формата. В дополнение к этому может возникнуть ценное понимание культурного разнообразия. Хотя анализ культуры - это вообще отдельная тема, как я уже говорил.

Метрики активности внутри организации, такие как вовлеченность, удержание и частота ротаций внутри компании, также могут использоваться для поддержки трансформации. Однако наиболее эффективный анализ может получиться, если информация, полученная на основе этих данных, может также дать четкое представление о показателях продуктивности, эффективности и производительности, а также метрики рисков, которые могут помочь руководителям принимать более обоснованные решения относительно результатов бизнеса при управлении изменениями. В зависимости от своих целей трансформации, организации могут генерировать различные идеи из всех этих данных.

Согласно BCG, HR-аналитика может создать «колесо баланса», которое наиболее эффективно повышает производительность и усиливает эффект трансформации. Их опыт работы с аналитикой показал, что организация может повысить уровень удовлетворенности клиентов на 21%, увеличив удержание сотрудников, сократив текучку за счет правильного руководства и предоставив женщинам возможность руководить бизнесом. Правильное использование HR-аналитики может раскрыть невероятные практические идеи и добраться до сути реальной бизнес-проблемы, которую необходимо решить.

Исследование кейса: управляемые данными изменения с применением HR-аналитики 

Многие из нас знают гибкую методологию Spotify, которая управляется людьми и является автономной основой для масштабируемой Agile-методологии, с акцентом на культуру и связи внутри организации. Spotify также вводит такие названия команд, как «Племена», «Отделения» и «Гильдии», а их цели являются отличным способом продвижения командной работы, сотрудничества и инноваций, а также дают членам команды ответственность и ощущение реализации возможностей.

Рис. 2 - Диаграмма гибкой методологии Spotify

Эта методология использует Отряды, Племена, Отделения и Гильдии; основой является Отряд, действующий как Scrum-команда. Отряд самоорганизуется и определяет лучший способ работы, от Scrum-спринтов до Kanban и гибридного подхода. Отряд ориентирован на один продукт и один проект.

Владелец продукта расставляет приоритеты и управляет бэклогом Отряда, в то время как Agile-коуч работает с ним, чтобы ускорить трансформацию. Племя - это группа Отрядов, которые работают в одной и той же области. Племя находится в той же локации, что отряд, и ограничено 100 людьми. Отделения являются частью Отряда и представляют собой группу членов команды, работающих вместе. Последнее - это Гильдия, группа людей с общими интересами. Рисунок 2 выше объясняет их взаимосвязь.

Time is Ltd. представила очень полезное исследование своего опыта в измерении цифрового сотрудничества различных команд в организации с использованием их любимых инструментов повышения производительности, таких как Slack, G Suite, O365, Zoom и других, которые могут сэкономить время, деньги и улучшить командную производительность. Во время адаптации одним из их клиентов гибкой методологии Spotify они выдвигают гипотезы, как показано на рисунке 3, для определения правильных KPI для успешного измерения Agile-трансформации. Поскольку крайне важно иметь возможность постоянно контролировать, отражаются ли внедренные структуры на поведении сотрудников при совместной работе.

Рис. 3 - Основные гипотезы для измерения Agile-трансформации

(Источник изображения: Time is Ltd)

Эти ключевые гипотезы были выбраны среди других для тестирования и использовались в качестве индикаторов при мониторинге прогресса организации во время ее Agile-трансформации. Данные были получены с помощью агрегированных календарных данных Office-365, которые охватывали значительную часть совместной работы в организации. Более точные результаты всегда можно получить, используя такие данные, как электронная почта, чаты, Jira, Slack или Google Doc. Другой источник данных был использован для получения данных организации для команды.

Используя анализ моделей сотрудничества с применением частотного анализа и социо-мэппинга (инструмент ONA), команда смогла получить приведенную ниже информацию для соответствующих гипотез, описанных выше.

• Изменение частоты взаимодействия между первоначальной сетью сотрудников и новой сетью, построенной с помощью Agile-методологии.

• Доля времени сконцентрированного внимания, которое люди, применяющие Agile, тратят внутри своего отряда и племени в течение продолжительного периода

• Поведение сотрудников на собраниях, включая количество участников, повторяющиеся собрания, приглашения на собрания, встречи оин на один, продолжительность собраний и т. д.

На рисунке 4 показаны различные графики, сравнивающие прогресс Agile-трансформации. Для получения более подробной информации об этом кейсе от Time is Ltd. загрузите его полную версию через Управление изменениями на основе данных: измерение Agile-трансформации с использованием пассивных данных .

Рис. 4 - Графики, сравнивающие прогресс Agile-трансформации

(Источник изображения: Time is Ltd.)

Эти анализы имеют жизненно важное значение для измерения трансформации и понимания необходимости организационного проектирования или редизайна. В конце концов, эти идеи помогают организации использовать уже существующие данные и определять новые KPI, которые можно использовать для более эффективного и действенного управления текущей Agile-трансформацией. Это также применимо для управления другими преобразованиями и изменениями, которые происходят вокруг нас. Более того, организации могут также изучить показатели, связанные с благополучием сотрудников, выгоранием, вовлеченностью, производительностью и многим другим. 

Финальная нота

Мы увидели, как HR-аналитика помогает связать данные с эффективными процессами принятия решений и как она извлекает информацию из поведения людей, чтобы помочь людям и организациям лучше работать. HR-аналитика больше не является необязательным инструментарием для работы с персоналом. Это практика, которую необходимо создать организациям, чтобы они могли извлечь выгоду из полученной информации для формирования своего конкурентного преимущества.

Бесспорно, компании постоянно меняются и сталкиваются с проблемами, связанными с неопределенностью, нестабильностью на рынках, цифровизацией, новыми методами работы и глобализацией. HR-аналитика может быть полезна благодаря своей способности приносить релевантные данные, которые позволят управлению изменениями ответить на многие вопросы, имеющие решающее значение для тех постоянных изменений, через которые проходят организации.