Что корпоративная переписка может сказать о вашей эффективности на работе?

Перевод статьи What Emails Reveal About Your Performance At Work в рамках нашего проекта переводы статей по hr-аналитике на английском. Автор - Josh Bersin (по ссылке - все его статьи в нашем блоге), это самый переводимый автор нашего блога. Приведу только одну статью
Джош Берсин. Переворот рынка HR технологий: 10 топ трендов 2018
Перевод сделала Екатерина Заседателева, Старший специалист по C&B в международной компании. Профиль Екатерины в Линкедине. Екатерина также перевела статью
Рост Talent Intelligence: HR-аналитика набирает скорость
Итак,

Что корпоративная переписка может сказать о вашей эффективности на работе?

Мы все тратим уйму времени на коммуникацию с другими людьми и у каждого есть свои особенности. Некоторые отвечают молниеносно, другие ждут, когда появится свободное время. Кому-то необходим стимул со стороны, в то время как у остальных это не вызывает проблем.
О чём же это всё говорит? Влияет ли наш стиль поведения на эффективность на работе?
Ответ – “да”. Одна из крупнейших и успешных мировых компаний в сфере услуг для бизнеса Genpact (78,000 сотрудников приносят доход более $2.6 млрд.) осознает это. 
После проведенного анализа манеры коммуникации в компании, используя метаданные обмена сообщений (только данные о сообщениях, а не сами сообщения), компания Genpact  способна статистически доказать, что определенный тип общения напрямую влияет на бизнес-эффективность. Фактически, используя данные по взаимодействию сотрудников с помощью Deep Learning Model, компания может выявить звёзд с 74% точностью (предиктивная модель работает для сообщений в эл. почте, скайпе и корпоративном мессенджере Slack).
Таким образом, манера коммуникации оказывает сильное влияние на вашу эффективность. Что же именно мы выяснили?

Для информации: анализ организационных сетей (ONA) – что это?

ONA – это направление в аналитике, позволяющее консультантам распознавать отношения и взаимосвязи (“кто с кем общается”), с целью понимания того, как работает организация.  Инструментами ONA являются опросы, системы, отслеживающие email-трафик, и более сложные приложения, которые учитывают все способы связи (электронная почта, текстовые сообщения, обратная связь, разговоры).

Существуют сотни инструментов, способных сделать ONA-анализ, и консалтинговых фирм, как Deloitte, McKinsey и другие, которые в этом эксперты. Благодаря множеству продуктов, представленных на рынке сегодня (Microsoft Workplace Analytics, Trustsphere, Keencorp, Yva.ai и т.д.) вы можете сделать это самостоятельно.  Дисциплина изучалась на протяжении многих лет и большинство таких социальных сетей, как LinkedIn, Facebook, Twitter и New York Times проводят ONA c целью понимания, как схожие между собой группы общаются, группируются и выглядят относительно друг друга. 

Ниже результат анализа ONA по изучению влияния гендерного фактора на принятие решений. Как вы можете видеть, женщины менее вовлечены в принятие стратегический решений, но активно участвуют в обмене идеями и эмоциональной поддержке. (Вот так сюрприз!)

В корпоративном мире наблюдается сумасшедший рост ONA. По мере того, как организации становятся более плоскими, а работа между отделами всё более взаимосвязана, руководители стремятся внедрять инновации, хотят понимать то, как команды работают, уметь выявлять лидеров и находить пути для улучшения продаж, сервиса и производительности. 

Например, одна компания выяснила, что команды продаж, которые имеют более иерархичную структуру (руководство вовлечено во все сделки) – менее эффективны по сравнению с теми, кто наделен полномочиями. В результате, компания изменила структуру управления. 

Инструмент Microsoft “MyAnalytics” способен предоставить вам персональные рекомендации по продуктивности (например, вы проводите на встречах на 25% больше времени, чем ваши коллеги и т.д.). Это поможет использовать ваше время более эффективно. 

Другая компания рассказала мне, что их ONA-исследование показало, что у самых эффективных инженеров гораздо больше встреч и взаимосвязей, чем у других. Это привело к тому, что HR-команда переоборудовала здание для инженеров и перенесла столовую.  Это заставило инженеров больше ходить и встречаться с другими коллегами из компании. 

Поставщики ONA изучают возможности по использованию данных разными интересными способами. Один из них, Trustsphere, может продвинуться до способности определения уровня доверия (как много людей рекомендует или слушает данного человека), влияния (как быстро люди отвечают человеку), сотрудничества (как много трафика в рамках команды) и вовлеченности (как человек общается по сравнению с другими в компании). Перечисленные возможности анализа основаны на метаданных. Но если вы добавите настроение и тон писем, то эти продукты могут стать очень ценными системами восприятия того, как работает организация. 

Обратите внимание, нижеследующий анализ демонстрирует, как один из сотрудников адаптируется гораздо быстрее по сравнению с остальными, а другой – сильно отстает. 

Теперь давайте вернемся к теме анализа эл. почты. Что именно выяснила компания Genpact?   

Исследование компании Genpact 

Praful Tickoo, руководитель команды HR-аналитики в Genpact, в сотрудничестве с MIT исследовал манеру коммуникации 650 лучших руководителей в компании. Его результаты оказались поразительными: между манерой коммуникации и наивысшим уровнем эффективности сотрудника (для оценки эффективности и потенциала используется 9-box matrix) существует статистическая корреляция в 74%.  

Что именно они обнаружили? Самые эффективные руководители используют более простые слова при общении, они отвечают быстрее, и они общаются гораздо чаще. Другими словами, они вовлечены больше, более эффективны и ориентированы на действия.   

Каким образом Genpact провёл данное исследование? Компания использовала программу Condor от MIT, которая преобразует исходные данные в ONA-сигналы/знаки. Затем, с помощью программ машинного обучения с открытым исходным кодом (Python, Tensorflow и др.), они выявляли корреляции/взаимосвязи для создания предиктивной модели. Интересно, что различия между группой звёзд и остальными сотрудниками наблюдались по таким параметрам, как сеть, охват, ответная реакция и необходимость последующих действий. (Примечание: Genpact не анализировала текст сообщений, а только метаданные и манеру коммуникации).

Я спросил Praful, является ли это причиной или следствием? Другими словами, возможно, данное поведение связано с тем, что некоторые руководители - выше по уровню.  Он заверил меня, что все исследуемые находятся на одном уровне, таким образом выявленные характеристики действительно дифференцируют высокоэффективных руководителей. 

Как высокоэффективные руководители упрощают работу 

Многие из этих характеристик – логичны и их легко понять. В очень динамичных компаниях, подобных Genpact, высокоэффективные руководители должны выстраивать прочные взаимоотношения по всей компании. Чем больше у них взаимосвязей, тем выше их эффективность. (Множество исследований показывает, что ваши «связи» определяют ваш успех в большинстве компаний).

Они также обнаружили что высокоэффективные руководители используют более простые слова, их манера общения - более открытая и их сообщения охватывают большое количество людей. Другими словами, они более сфокусированы, влиятельны и уважаемы. 

Кроме того, команда Praful выявила, что высокоэффективные руководители реагируют быстрее. Они лучше управляют своим временем, поэтому они отвечают быстрее, что, в свою очередь, дает им большее влияние и организационное воздействие. И как вы могли ожидать, другие также отвечают им более оперативно, что свидетельствует о их влияние и репутации. 

Одним из других выводов этого исследования является то, что высокоэффективные руководители отправляют эл. сообщения с лаконичными и простыми заголовками (темой письма).  

Что?

Послушайте, упрощение заголовка письма может быть очень важно. На протяжении всей мой карьеры меня раздражало, когда люди пересылают сообщения с изначальной темой письма, к которому автоматически добавляется “FW” снова и снова. 

В моём случае, я приучил себя к удалению первоначального заголовка письма и созданию нового, который точно говорил получателю, что именно я хочу донести. Оказывается, данный подход (который я разработал в Deloitte) является хорошим правилом высокоэффективных руководителей. Делайте свои сообщения проще и точно давайте понять, что вы хотите от других. Это, в свою очередь, приведет к более быстрой реакции и ответу на ваше сообщение. (Обратите внимание, исследование Genpact явно не говорит о том, что длина заголовка является драйвером.)  

Краткий и простой заголовок не только разъясняет вашу позицию, указание или рекомендацию, но и экономит время людей.  

Данные ONA точно предсказывают риск увольнения  

Второе проведенное исследование Genpact выявило признаки, которые могут предсказать нежелательный уход сотрудника. Praful изучил добровольную текучесть персонала, используя инструменты ONA и обнаружил, что они могут предсказать уход сотрудника за 6 мес. до события. 

Каким образом? Как показывают многие мои исследования: уход из компании – это обычно следствие чувства неудовлетворенности на протяжении многих месяцев (иногда и лет). Следовательно, сотрудники демонстрируют данные признаки заблаговременно. 

В анализе компании Genpact, сотрудники, покинувшие компанию, были значительно меньше вовлечены в коммуникации за 6 мес. до увольнения. И благодаря проведенному статистическому анализу, команда Praful осознала, что может улавливать данные сигналы за много месяцев до ухода сотрудника. 

Этот вывод указывает на важный момент удержания сотрудников, который я обнаружил за эти годы. Редко, когда человек покидает компанию по одной конкретной причине. Очень часто это серия факторов/«последних капель», которые подталкивают к увольнению. 

Как компания Genpact и другие могут использовать эти данные

Данные ONA могут быть использованы для воспитания высокоэффективных сотрудников, выявления будущих руководителей и предотвращения увольнений за счет бесед с людьми задолго до того, как они уйдут. И такая работа окупается: если даже данный анализ предотвратит потерю только одного руководителя высшего звена в Genpact, то это с легкостью окупит себя. И такие поставщики, как Trustsphere, Keencorp и Microsoft облегчают задачу. 

В современных компаниях с высоким уровнем взаимосвязей, умение устанавливать отношения и общаться - часто являются главными навыками для успеха. Инструменты ONA, которые много лет был не востребованы, сейчас приобретают всё большее значении и дают HR новые важные идеи и понимание того, как действительно улучшить эффективность работы в организации.

Что это означает для вас?

1. Уделите время тому, чтобы сделать ваши эл. сообщения проще и понятнее, не тратьте чужое время.
2. При возможности общайтесь быстро и кратко, это улучшает производительность других.
3. Обозначайте тему письма, чтобы люди могли понимать содержание и быстро просматривать ваши письма.
4. Выстраивайте отношения с другими людьми и общайтесь, как можно чаще.
5. Информируйте других о важных вещах, это улучшает вашу репутацию. 

Всё это может показаться незначительным, но данные ясно говорят, что это важно. В современном мире нескончаемых сообщений и электронной почты мы все можем научиться тому, как быть более эффективными. 

__________________________________________________________

На этом все, читайте нас в фейсбуке, телеграмме и вконтакте