Перевод статьи HR Process Improvement: 9 Tips To Optimize Human Resource Processes (Plus 5 Real-Life Examples)

Статья от команды Эрика ван Вулпен Erik van Vulpen

ПРИГЛАШАЮ ОТСЛЕЖИВАТЬ НАС В ТЕЛЕГРАМ

Улучшение HR-процессов: 9 советов по оптимизации (плюс 5 реальных примеров)

Улучшение HR-процессов имеют долгосрочные преимущества для бизнеса и рабочей силы — например, использование надежной стратегии ИИ для улучшения HR-процессов может повысить производительность HR до 30%. Итак, как лучше всего оптимизировать HR-процессы вашей компании?

Улучшение HR-процессов является необходимой частью долгосрочной стратегии управления HR-процессами компании. Создание процессов для обеспечения точного, своевременного и эффективного выполнения задач улучшает общий опыт работы и дает HR больше времени для сосредоточения на стратегических инициативах.

Используя генеративный ИИ (GenAI) в качестве примера инструмента улучшения HR-процессов, Boston Consulting Group спрогнозировала, что внедрение GenAI может освободить от 25% до 30% времени HRBP (HR Business Partner). В этой статье обсуждаются важность и проблемы улучшения HR-процессов и то, как вы можете внедрить их в своей организации.

Содержание

• Улучшение HR-процессов: краткие факты
• Почему важно улучшение HR-процессов?
• Проблемы улучшения HR-процессов
• 9 практических советов по улучшению HR-процессов
• 5 примеров улучшения HR-процессов
• Лучшие практики для улучшения HR-процессов

Улучшение HR-процессов: краткие факты

HR-процессы определяют конкретные рабочие процессы, которые помогают управлять всем жизненным циклом сотрудника, от найма до увольнения. Эти процессы имеют решающее значение для поддержания благоприятной и соответствующей требованиям рабочей среды. Вот некоторые важные статистические данные и факты об улучшении HR-процессов:

Повышенная эффективность: по данным McKinsey, более половины (56%) традиционных HR-процессов можно автоматизировать, что может сэкономить компаниям время и деньги.

Интеграция инструментов ИИ: в отчете Forbes о восьми крупнейших тенденциях в сфере HR за 2024 год интеграция инструментов ИИ выделена как популярный способ улучшения и оптимизации различных HR-процессов.

Повышение удовлетворенности сотрудников и клиентов: компания KaiNexus обнаружила, что улучшения в бизнесе повысили удовлетворенность сотрудников и клиентов на 54%.

Почему важно улучшить HR-процесс?

Улучшение HR-процессов не только повышает эффективность, но и способствует формированию позитивной рабочей культуры, что в конечном итоге приводит к экономии средств и повышению уровня соответствия. Вот как улучшение HR-процессов может принести пользу как сотрудникам, так и компании:

Повышение удовлетворенности сотрудников и организационной эффективности

Эффективные HR-процессы могут повысить удовлетворенность сотрудников за счет оптимизации коммуникации и повышения доступности и оперативности HR-услуг. Например, компания может внедрить цифровую систему адаптации, которая позволяет новым сотрудникам заполнять документы, просматривать политики компании и получать доступ к учебным модулям онлайн до даты их начала работы.

Затем они могут сосредоточиться на взаимодействии со своими командами и ознакомлении с работой в первый день вместо того, чтобы тратить время на административные задачи. Это сокращает время на производительность, обеспечивает плавный переход для новых сотрудников и повышает общую организационную эффективность.

Улучшение согласованности между принятием HR-решений и бизнес-целями

Когда вы оптимизируете HR-процессы, такие как привлечение талантов, управление эффективностью и планирование преемственности, ваша команда может принимать обоснованные решения на основе данных в реальном времени об эффективности сотрудников, пробелах в навыках и будущих потребностях. Это позволяет вам выявлять и развивать нужные таланты для поддержки стратегических бизнес-целей.

Кроме того, улучшенные HR-процессы могут улучшить сотрудничество между HR и руководством, предоставляя четкие, действенные показатели тенденций рабочей силы, производительности и развития сотрудников. Затем вы можете быстрее реагировать на потребности бизнеса, корректировать планы в соответствии с меняющимися приоритетами и интегрировать HR-стратегии в более широкие бизнес-цели.

Большая экономия средств и соответствие требованиям

Улучшенные HR-процессы могут минимизировать ошибки и административную работу, что приводит к значительной экономии средств. Например, автоматизация HR-систем и процессов для выполнения более рутинных задач позволяет вам сократить время реагирования HR на запросы сотрудников. Это дает HR больше времени для того, чтобы сосредоточиться на стратегических мероприятиях и взаимодействии с руководством и сотрудниками.

С точки зрения соответствия требованиям улучшение HR-процессов может снизить риски и помочь организации избежать дорогостоящих штрафов, обеспечив соответствие нормативным требованиям. Например, компания может внедрить автоматизированную систему расчета заработной платы, которая отслеживает часы работы сотрудников, налоговые удержания и взносы на пособия.

Такая система может помочь стандартизировать процессы расчета заработной платы и использовать встроенные проверки соответствия, чтобы гарантировать, что организация автоматически соблюдает все соответствующие законы и правила. Это сводит к минимуму риск человеческой ошибки и обеспечивает своевременную и точную отчетность регулирующим органам, позволяя компании поддерживать полное соответствие.

Проблемы улучшения HR-процессов

Некоторые проблемы, с которыми может столкнуться HR-отдел при попытке улучшить свои процессы, включают:

Сопротивление изменениям

Страх неизвестности, общий скептицизм и знакомство с текущими HR-процессами могут привести к тому, что как сотрудники, так и руководство будут сопротивляться изменениям. Получение отзывов от этих групп людей и проактивное решение их проблем может помочь смягчить это сопротивление.

Вы можете разработать план коммуникации и обучения, чтобы обучить и ознакомить всех относительно ожидаемых изменений. Обязательно подкрепите это четко определенной целью и стратегией, чтобы избежать напрасной траты времени и ресурсов.

Новые технологии и безопасность данных

Интеграция новых технологий с текущими HR-системами (или полная замена существующих систем) может быть дорогостоящей, сложной и трудоемкой. Устаревшие системы могут быть несовместимы с современным программным обеспечением, что приведет к проблемам миграции, интеграции и безопасности данных в новом рабочем процессе HR.

Чтобы избежать потенциальных сбоев в работе, проведите тщательный процесс обзора с ключевыми заинтересованными сторонами при оценке новых технологий для внедрения. Уделение большего времени заранее может помочь смягчить любые нежелательные сюрпризы в дальнейшем.

Соображения соответствия и юридические соображения

Соображения соответствия и юридические соображения добавляют еще один уровень сложности к улучшению HR-процессов. Например, при автоматизации HR-функций эти изменения должны соответствовать таким законам, как Общий регламент по защите данных (GDPR) или Закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA). Несоблюдение может привести к дорогостоящим штрафам, юридическим проблемам или репутационному ущербу.

Чтобы смягчить эти риски, вы можете привлечь юридических экспертов на ранних этапах обсуждения улучшения процессов. Вы также можете использовать инструменты управления соответствием, проводить регулярные аудиты, чтобы помочь вам контролировать процессы, и предоставлять соответствующее обучение для HR-персонала.

Ограниченные ресурсы

Внедрение новых систем и процессов требует значительных инвестиций во время, деньги и персонал. Таким образом, бюджетные ограничения, ограниченный персонал и неадекватные технологические инструменты могут помешать улучшению HR-процессов.

Как часть HR-команды вашей компании, вы можете помочь управлять ограничениями ресурсов, сосредоточившись на областях с высоким уровнем воздействия, расставив приоритеты для более срочных улучшений и установив реалистичные сроки их внедрения. Например, сосредоточение на критических функциях, таких как набор, адаптация или управление эффективностью, может помочь вам нацелить улучшения с наибольшей выгодой.

9 практических советов по улучшению HR-процессов

Внедрение или улучшение кадровых процессов требует времени и усилий, но четкая, четко определенная структура значительно упрощает максимизацию и оптимизацию кадровых процессов и рабочих процессов. Марна ван дер Мерве, эксперт по предметной области в AIHR, говорит: «Документированные процессы имеют решающее значение в кадровом менеджменте. Они обеспечивают повторяемость процессов, устанавливают стандарт для доставки, обеспечивают единообразный опыт и предоставляют структурированный способ выявления возможностей для улучшения и эффективности».

Вот несколько практических советов, которые вы можете использовать для улучшения кадровых процессов в вашей организации:

Совет 1: автоматизируйте рутинные задачи

Автоматизация повторяющихся, утомительных и объемных кадровых задач может дать кадровому менеджменту больше времени для сосредоточения на стратегических проектах и ​​инициативах. Задачи, которые вы можете легко автоматизировать, включают обработку заработной платы, ввод данных, управление отпусками, изменение статуса сотрудников, администрирование льгот и создание отчетов.

Вы можете помочь инициировать успешный переход к более автоматизированной среде, определив повторяющиеся задачи, удалив ненужные функции и сосредоточившись на самых важных задачах. Вы также играете роль в выборе правильного программного обеспечения, интеграции с другими системами, обучении и внедрении, а также в разработке показателей вокруг рентабельности инвестиций.

«Хотя технология может стимулировать автоматизацию, она не компенсирует плохие практики и плохо определенные процессы. Чтобы использовать технологию автоматизации, процессы должны быть четко определены и поняты. Технология никогда не должна диктовать процесс, а скорее обеспечивать его».

Марна ван дер Мерве, эксперт по предметной области, AIHR

Совет 2: стандартизируйте HR-политики и процедуры

Проверьте существующие кадровые политики с учетом меняющихся тенденций на рабочем месте, правил и потребностей бизнеса. В то же время отдавайте приоритет стандартизации при проверке, разработке или обновлении кадровых политик и связанных с ними процедур. Это демонстрирует и позволяет компании придерживаться приверженности последовательности и справедливости во всей организации.

Разработка четких, документированных процессов для ключевых кадровых функций, таких как набор, адаптация и обзоры производительности, уменьшает двусмысленность и поддерживает единообразие во всей компании. Это также поддерживает инициативы по обеспечению соответствия и обучению. Чтобы оставаться в курсе событий, вам следует запланировать регулярные обзоры политик каждые шесть-двенадцать месяцев.

Совет 3: внедрите возможности самообслуживания сотрудников

Внедрение возможностей самообслуживания сотрудников может оптимизировать определенные кадровые операции и позволить сотрудникам самостоятельно управлять некоторыми своими кадровыми потребностями на единой централизованной платформе. Вы можете сделать это, предоставив доступ к онлайн-порталам для таких действий, как обновление личной информации, запрос отпуска и просмотр информации о зарплатах и ​​льготах.

Процессы самообслуживания могут облегчить вашу административную нагрузку и позволить сотрудникам получать доступ к тому, что им нужно, когда бы им это ни понадобилось. Вы даже можете предложить несколько вариантов доступа, например, через настольный компьютер или мобильное устройство. 

Совет 4: используйте аналитику данных

Данные и показатели могут предоставить ценную информацию о процессах и результатах HR, делая инвестиции в инструменты аналитики данных критически важными для улучшения HR-процессов.

Например, аналитика может дать вам представление о показателях текучести кадров, производительности сотрудников или узких местах в подборе персонала. Затем вы можете проанализировать эти данные, чтобы определить основные причины таких проблем, как высокая текучесть кадров или медленные процессы найма, и спланировать целевые улучшения.

Принятие решений на основе данных позволяет оптимизировать рабочие процессы (например, стратегии подбора персонала или индивидуальные планы развития сотрудников), а предиктивная аналитика может помочь вам предвидеть будущие потребности в рабочей силе и решать потенциальные проблемы.

Например, анализ исторических данных об эффективности и вовлеченности сотрудников может помочь вам предсказать, какие сотрудники подвержены риску увольнения, и заранее внедрить стратегии удержания. Этот перспективный подход согласует HR-стратегии с бизнес-целями, делая улучшения HR-процессов более стратегическими и эффективными.

Совет 5: Обеспечьте постоянное повышение квалификации HR

Регулярное, постоянное обучение имеет решающее значение для того, чтобы HR был в курсе лучших практик, меняющихся потребностей бизнеса, новых технологий и меняющихся правил. Обучение может быть формальным или неформальным и включать курсы, вебинары, возможности для самостоятельного обучения или обучение на рабочем месте.

Компании, которые предлагают возможности постоянного обучения, могут помочь улучшить навыки HR и оставаться в курсе или даже опережать отрасль. Это помогает повысить эффективность HR-процессов и предоставления услуг, что в конечном итоге приносит пользу всем сотрудникам и прибыли организации.

Совет 6: Поддерживайте эффективные каналы коммуникации

Разработка четких, своевременных стратегий и каналов связи помогает HR-процессам работать гладко. Таким образом, вы можете информировать и вовлекать сотрудников. Каналы связи могут включать в себя общение на веб-сайте, электронную почту и текстовые сообщения, видеосвязь и личные обновления.

При выборе наилучшего метода связи учитывайте тип информации, которую вам необходимо донести до остальной части компании. Например, первоначальное сообщение о сокращении численности персонала должно обрабатываться более персонализированным и деликатным образом, например, посредством личного или индивидуального взаимодействия.

Совет 7: Проводите регулярные аудиты и проверки процессов

Обязательно проводите регулярные аудиты HR-процессов, чтобы выявить неэффективность и области для улучшения. Это позволяет вам оценивать любые проблемы, предлагать изменения и своевременно вносить коррективы для постоянного улучшения HR-процессов.

Для этого разработайте график аудита и привлекайте ключевых заинтересованных лиц, где это необходимо. Кроме того, добросовестно документируйте все улучшения процессов и новые процессы как для целей учета, так и для будущего использования.

Совет по кадрам

Привлекайте внешнего консультанта: консультации с внешними поставщиками или юридическими консультантами являются хорошим вариантом, если бюджет вашей организации позволяет это. Процессы кадрового менеджмента, связанные с соблюдением трудового законодательства и нормативных актов, могут потребовать проверки или участия юридического консультанта, чтобы вдвойне убедиться, что компания полностью соблюдает соответствующие трудовые законы.

Совет 8: Обеспечьте обратную связь и удовлетворенность менеджеров

Обеспечение обратной связи и удовлетворенности менеджеров имеет решающее значение для улучшения процессов кадрового менеджмента, поскольку менеджеры напрямую участвуют в реализации политик кадрового менеджмента и взаимодействии с сотрудниками. Их идеи предлагают передовую точку зрения на то, как процессы кадрового менеджмента влияют на производительность, динамику команды и общие бизнес-результаты.

Менеджеры, удовлетворенные процессами кадрового менеджмента, лучше подготовлены к поддержке своих команд. Марна говорит: «Отзывы линейных менеджеров об их опыте работы с процессами кадрового менеджмента очень полезны. Например, их опыт работы с процессом управления эффективностью, процессом подбора персонала и т. д., поскольку участники часто могут указать на болевые точки и недостатки, которые отдел кадров может упустить из виду».

Совет 9: Поощряйте обратную связь от сотрудников

Как правило, культура, поощряющая обратную связь, поддерживает открытое общение и постоянное совершенствование. Приглашение сотрудников на обратную связь по улучшению кадрового процесса не только помогает выявить проблемы и возможности с их точки зрения, но и дает им почувствовать, что их слышат и ценят.

Вы можете собирать такую ​​обратную связь с помощью опросов, которые можно сделать анонимными, чтобы побудить респондентов отвечать более честно. Дополнительные идеи механизма обратной связи включают ящики для предложений и фокус-группы.

5 примеров улучшения HR-процессов

Ниже приведены несколько реальных примеров компаний, которые выиграли от приоритетного улучшения кадровых процессов:

Пример 1: IBM

IBM автоматизировала свой процесс адаптации, используя платформу watsonx Orchestrate, что значительно сократило время и усилия, необходимые новым сотрудникам для надлежащей интеграции в компанию. Эта автоматизация помогла отделу кадров компании оптимизировать административные задачи, повысить точность и улучшить общий опыт работы с новыми сотрудниками.

Пример 2: Unilever

Unilever внедрила централизованную информационную систему HR-данных (HRIS) для объединения своих кадровых данных по всем глобальным операциям. Эта система улучшила доступность данных, согласованность и отчетность для отдела кадров компании, что позволило эффективнее принимать решения и осуществлять стратегическое планирование.

Пример 3: General Electric

General Electric обновила свою систему управления эффективностью, сосредоточившись на постоянной обратной связи, а не на ежегодных обзорах. Это изменение привело к более своевременной и действенной обратной связи, что способствовало лучшему развитию и производительности сотрудников.

Пример 4: QArea

QArea внедрила усовершенствованную систему отслеживания кандидатов (ATS) для оптимизации процесса подбора персонала. Эта система улучшила управление кандидатами, сократила время найма и повысила общую эффективность функции подбора персонала.

Пример 5: Adobe

Adobe внедрила систему непрерывной обратной связи, которая позволяет проводить обзоры производительности в режиме реального времени и получать текущую обратную связь, заменив традиционные ежегодные обзоры. Такой подход привел к более частым и содержательным обсуждениям производительности, что улучшило развитие и удовлетворенность сотрудников.

Лучшие практики для улучшения HR-процессов

В дополнение к советам, приведенным выше, вот несколько лучших практик для оптимизации улучшения HR-процессов для вашей организации:

• Привлекайте заинтересованные стороны на каждом этапе: Привлечение заинтересованных сторон на протяжении всего процесса улучшения HR-процессов помогает информировать соответствующие стороны и отвечать интересам всех участников.
• Используйте поэтапный подход: Внедряйте изменения постепенно (т. е. поэтапно), чтобы вносить коррективы там, где это необходимо, и минимизировать сбои в работе и рабочем процессе.
• Определяйте приоритетность высокоэффективных процессов: Сосредоточьтесь на улучшении HR-процессов, которые оказывают наибольшее влияние, поскольку это может привести к существенному повышению эффективности, удовлетворенности сотрудников и общей организационной эффективности.
• Постоянно отслеживайте и измеряйте: Регулярно оценивайте эффективность новых процессов, чтобы убедиться, что они приносят желаемые результаты, и вносите коррективы по мере необходимости.
• Будьте в курсе тенденций в области HR: Будьте в курсе последних тенденций и технологий в области HR, чтобы гарантировать, что процессы вашей компании соответствуют лучшим отраслевым практикам.
• Проводите тестирование на небольших группах: Тестируйте новые или обновленные процессы на «пилотных» группах перед внедрением каких-либо изменений. Это поможет выявить любые неожиданные проблемы или красные флажки в процессе, прежде чем вы его запустите.
• Общайтесь четко и регулярно: убедитесь, что все изменения и обновления четко доведены до сведения всех заинтересованных сторон, чтобы укрепить доверие, избежать путаницы и минимизировать сопротивление.
• Предоставьте адекватное обучение и поддержку: предложите комплексное обучение и поддержку, чтобы помочь сотрудникам адаптироваться к новым процессам и технологиям.
• Создавайте культуру непрерывного совершенствования: поощряйте образ мышления непрерывного совершенствования, где ценится обратная связь и поощряются инновации.

Подведем итог

Улучшение процессов является необходимым и стратегическим компонентом HR-функции любой организации. По мере развития бизнеса и рабочей силы процессы, которые их поддерживают, должны развиваться соответственно.

Отказ от приоритета улучшения HR-процессов может помешать привлечению и удержанию талантов, организационной эффективности, достижению целей и конкурентоспособности бизнеса. Как специалист по HR, вы можете помочь своей компании избежать этих негативных последствий и оставаться на шаг впереди.

Подписывайтесь на нас в социальных сетях, чтобы быть в курсе последних новостей и тенденций в сфере HR

ПРИГЛАШАЮ ОТСЛЕЖИВАТЬ НАС В ТЕЛЕГРАМ