Перевод статьи Dear Manager, You’re Holding Too Many Meetings

Авторы

• Ben Laker is a professor of leadership at Henley Business School, University of Reading.
• Vijay Pereira is a professor of strategic and international human capital management at NEOMA Business School.
• Ashish Malik is an associate professor of strategic human resources management at Newcastle Business School at the University of Newcastle, Australia.
• Lebene Soga is a lecturer in entrepreneurship and leadership at Henley Business School, University of Reading.

Уважаемый менеджер, вы проводите слишком много совещаний

Новое исследование показывает, что 70% совещаний мешают сотрудникам продуктивно работать. В то время как средняя продолжительность совещаний во время пандемии сократилась на 20%, количество совещаний, на которых присутствовал работник, в среднем выросло на 13,5%. Кроме того, недавно выдвинутые менеджеры проводят почти на треть больше совещаний, чем их опытные коллеги. Чтобы сократить количество совещаний для вашей команды:

• Начните сокращать расходы, очень избирательно выбирая, какие встречи проводить. Подумайте, какие встречи были наиболее эффективными. Скорее всего, те, которым требовался двусторонний диалог в режиме реального времени, были продуктивными и эффективными. Как правило, проводите встречи, когда хотите просмотреть работу, уточнить или подтвердить что-то или когда вы распределяете работу между своей командой.
• Перенесите свои ежедневные статусные собрания в Slack или команду. Каждый будний день запланируйте сообщение, которое будет выходить в 9:00 утра, с просьбой присылать свои обновления, объясняя, над чем они работают, какие-либо важные обновления проекта, неудачи и т. д. Затем сканируйте ответы и следите за обновлениями в частном порядке. может потребоваться больше контекста.
• Используйте цифровые инструменты для асинхронной работы. Такие инструменты, как Mural, можно использовать для асинхронных мозговых штурмов. Затем вы можете запланировать последующую встречу, чтобы обсудить их вместе, что, вероятно, сократит время встречи вдвое.

Встречи служат разным целям, начиная от неформальных общественных собраний и заканчивая формальными мозговыми штурмами. Они часто появляются в наших календарях как повторяющиеся события (без видимой даты окончания!). Новое исследование показывает, что около 70% всех совещаний мешают сотрудникам работать и выполнять все свои задачи. В то время как средняя продолжительность совещаний во время пандемии сократилась на 20%, количество совещаний, на которых присутствовал работник, в среднем выросло на 13,5%. Неэффективные встречи, которые тратят впустую наше время, могут негативно сказаться на психологическом, физическом и психическом благополучии.

Наше недавнее исследование показало, что новые менеджеры, получившие повышение, могут усугублять проблему. Новые менеджеры проводят почти на треть (29%) больше совещаний, чем их опытные коллеги. Когда мы решили понять скрытые издержки гибких методов работы, мы обнаружили, что частота и продолжительность совещаний неуклонно росли с тех пор, как компании перешли на удаленное рабочее место.

Возможные причины включают в себя:

• Не имея возможности лично общаться с членами своей команды часто на новых гибридных рабочих местах, люди, недавно назначенные на руководящие должности, испытывают дополнительное давление, связанное с налаживанием контактов в цифровом формате. Ими движет желание быть более заметными и получать одобрение от своих команд.
• Теперь проще, чем когда-либо, складывать наши дни с последовательными встречами. Когда мы работаем удаленно, нам не нужно перемещаться между отдельными переговорными комнатами. Мы можем покинуть одну встречу и через минуту войти в другую.

Каково влияние? Наше исследование показывает, что 92% сотрудников считают совещания дорогостоящими и непродуктивными. Бесчисленные онлайн-взаимодействия часто приводят к «зум-усталости» — состоянию, которое, по мнению нейропсихологов, в значительной степени способствует технострессу. Короче говоря, большее количество встреч никому не поможет достичь своих целей.

Для дальнейшего изучения и рассмотрения последствий для новых менеджеров мы опросили 76 компаний, которые сократили количество совещаний за последние 14 месяцев. Мы обнаружили, что хотя построение доверия и достижение сплоченности зависят от частоты и качества взаимодействия в команде, встречи больше не являются лучшим способом для достижения этих целей только что получившими повышение менеджеров. На самом деле, есть гораздо более эффективные способы наладить связи без личных встреч, в том числе вообще проводить меньше встреч.

Преимущества меньшего количества встреч

В 76 опрошенных компаниях мы обнаружили, что продуктивность сотрудников была на 71% выше, когда количество совещаний было сокращено на 40%. Во многом это связано с тем, что сотрудники чувствовали себя более уполномоченными и автономными. Вместо того, чтобы график был начальником, они владели своими списками дел и считали себя ответственными, что, следовательно, увеличило их удовлетворенность на 52%.

Удаление 60 % встреч увеличило сотрудничество на 55 %. Рабочие нашли лучшие способы общения один на один в подходящем для них темпе, часто используя инструменты управления проектами, такие как Slack или Teams, для облегчения общения, специфичного для каждого проекта. При этом риск стресса снизился на 57%, что улучшило общее самочувствие сотрудников.

Когда число совещаний сократилось на 80 %, мы обнаружили, что восприятие сотрудниками того, что ими управляют на микроуровне, уменьшилось на 74 %. Люди чувствовали, что их ценят, им доверяют и больше вовлекают (44%), а затем усерднее работают для своей компании. Коммуникация стала на 65% четче и значительно эффективнее. Причина в том, что было гораздо меньше недоразумений. Чтобы просмотреть задание или запрос, люди быстро проверяли предыдущую беседу в Slack или схему проекта. Часто используемые фразы «Я думал, вы сказали мне…» или «Я был под впечатлением» использовались редко.

Как сократить количество совещаний

Если вы новый менеджер, пытающийся наладить взаимопонимание со своей командой, у нас есть несколько советов, которые помогут вам переосмыслить свой подход. Следуя нашим советам, приведенным ниже, почти половина (47 %) исследованных нами компаний сократили число совещаний на 40 % за трехмесячный период. 35% добились трех дней без встреч в неделю, а 11% – четырех.

Будьте очень избирательны.

Подумайте о встречах, которые вы недавно проводили или в которых участвовали. Какие из них оказались наиболее полезными? Вероятно, вы думаете о запуске нового проекта или мозговом штурме, требующем двустороннего диалога в режиме реального времени. Как правило, мы рекомендуем проводить встречи только тогда, когда это «абсолютно» необходимо. Обычно это включает:

• Для обзора проделанной работы (что сработало, а что нет и почему)
• Чтобы прояснить и утвердить что-то (политику, цели команды и т. д.)
• Правильно распределить работу между командой

Даже в вышеперечисленных случаях вам следует тщательно отредактировать свой список приглашенных. Все ли действительно нужны? Или вы можете сделать собрание необязательным для некоторых людей? Чем менее важна тема для их работы, тем меньше будут вовлечены члены вашей команды.

В связи с этим попросите свою команду отмечать или отменять встречи, если они не являются лучшим использованием их времени. Дайте понять, что как их менеджер вы поощряете это и не будете осуждать или наказывать их. Разумное отношение к тому, какие встречи приносят пользу, а какие нет, поможет освободить календари людей. Это также заставляет менеджеров переосмыслить неформальные «специальные» мероприятия, которые усеивают календари каждого.

Интересно, что мы обнаружили, что эта стратегия вызывает лояльность менеджеров. Предоставление автономии позволяет людям создавать рабочие места, что, как показывают предыдущие исследования, помогает им находить смысл в своей работе.

Перенесите свои ежедневные статусные собрания в Slack или команду.

Ежедневные совещания — это наиболее часто проводимые встречи, и часто от них труднее всего отказаться. Как новый менеджер вы можете почувствовать, что вашей команде важно знать о работе друг друга, чтобы достичь ваших целей в группе. Эти встречи могут показаться лучшим временем для этого.

У нас есть еще одно предложение: специально для этой цели настройте канал Slack или Teams. Каждый будний день запланируйте выход сообщения в 9:00: «@here, что у тебя сегодня на тарелке»?

Попросите членов вашей команды ответить в течение часа, объяснив, над чем они работают, любые важные обновления проекта, неудачи и т. д. Затем менеджеры (и члены вашей команды) могут просматривать ответы и в частном порядке следить за обновлениями, которые могут нуждаться в большем контексте. .

Наше исследование показало, что 83% сотрудников предпочли использовать эти точки соприкосновения в чате традиционным встречам один на один, потому что это сэкономило им время. Если у членов вашей команды есть вопрос, они могут отправить вам сообщение вместо того, чтобы искать 30-минутный блок в вашем календаре.

Используйте цифровые инструменты для асинхронной работы.

В следующий раз, когда у вас будет мозговой штурм, спросите: можно ли что-то из этого сделать асинхронно? Ответ, вероятно, да.

Например, такие инструменты, как Mural и Google Forms, можно использовать для того, чтобы люди заранее представляли свои идеи. Затем вы можете запланировать последующую встречу, чтобы обсудить их вместе, что, вероятно, сократит время встречи вдвое. Восемьдесят три процента сотрудников, участвовавших в нашем опросе, предпочли этот подход традиционным методам, утверждая, что это помогает им вносить свой вклад в свободное время и дорабатывать идеи лично.

Кроме того, действия, связанные с собраниями, такие как проверка хода выполнения проектов, можно асинхронно отслеживать на информационной панели таким образом, чтобы это было прозрачно для всех. Мы обнаружили, что такой подход может помочь сократить календари, оставив больше места для ценного времени «без встреч» и целенаправленной работы.

В то время как наши данные подчеркивают важность проведения меньшего количества совещаний, мы хотим подчеркнуть, что новым менеджерам необходимо понимание того, что работает в их уникальном контексте, чтобы максимизировать все преимущества этих стратегий. Например, мы обнаружили, что преимущества периода отсутствия совещаний начинают снижаться после сокращения числа совещаний на 60% и фактически уменьшаются после этого. Удовлетворенность, продуктивность, вовлеченность и корпоративность снижаются, когда встречи полностью сокращаются, вместо того, чтобы оставить хотя бы один день для встреч. Мы утверждаем, что когда два дня в неделю выделяются для встреч, это может оказаться полезным.

Но даже в этом случае традиционные встречи приносят небольшую отдачу от вложенного времени, и альтернативные издержки слишком высоки, чтобы не действовать сейчас. В ваших командах полно талантливых и способных людей, которые делают то, что у них получается лучше всего, но для этого им нужно пространство. Лучше поняв, как они хотят работать вместе, как встречи вписываются в это, и где встречи приносят пользу, а что нет, вы сведете к минимуму потребность в бесполезных встречах.