Перевод статьи How to Build an HR Department: A Practical Manual

Статья Эрика ван Вулпена

Как создать HR-отдел: практическое руководство

Правильный подход к управлению персоналом с самого начала оказывает огромное влияние на успех организации. Возможно, в вашей организации не было отдела HR, и она делала только самый минимум, чтобы ладить с ним. Или, возможно, вы только начинаете и задаетесь вопросом, как создать отдел HR с нуля.

Отдел HR не только помогает обеспечить соответствие требованиям, но также играет важную роль в поддержании вовлеченности и продуктивности сотрудников. Так как же построить HR-отдел? Вот что вам нужно сделать!

Содержание

1. Изучите состояние HR в вашей организации

2. Организуйте записи сотрудников и наладьте процесс ведения записей

3. Начните формировать политику

4. Наладьте процессы найма и адаптации

5. Задокументируйте предлагаемую компенсацию и льготы

6. Просмотрите технологии и системы, которые у вас уже есть, и подумайте, что вам еще нужно

7. Ознакомьтесь с рекомендациями по соблюдению

8. Создайте руководство для сотрудников

9. Заложите основу плана обучения и развития

10. Создайте план управления персоналом

11. Определите подходящее время для создания HR-команды

1. Изучите состояние HR в вашей организации

Что создали основатели и/или менеджеры с точки зрения найма, политик, управления эффективностью и инструментов? Ознакомьтесь с текущим состоянием HR, чтобы знать, с чего начать создание своего отдела кадров. Вы можете использовать приведенное ниже колесо в качестве отправной точки для оценки вашего текущего отдела HR:

Поместите каждую из функций по шкале от 0 (ничего не существует) до 10 (процесс полностью налажен и работает хорошо). Это будет хорошей отправной точкой для понимания того, нужно ли новому отделу кадров запускать, развивать или поддерживать конкретный процесс управления персоналом.

Кроме того, оцените следующие вопросы, чтобы понять вашу текущую структуру управления персоналом:

• Какие HR-инструменты существуют?
• Их нужно заменить?
• Нуждаются ли они в развитии?
• Какова роль линейного менеджмента?
• Есть ли у них обязанности по управлению персоналом?
• Что они сейчас делают в области управления талантами?
• Какие политики действуют?
• Существуют ли основные политики занятости? (Это будет вашим самым неотложным приоритетом, чтобы убедиться, что ваша организация соответствует требованиям)
• Были ли реализованы все политики для соблюдения минимальных стандартов работы?
• Есть ли неотложные политические приоритеты?

Таким образом, сочетание понимания вашего прогресса во всех отделах кадров и самых неотложных потребностей даст вам хорошую отправную точку для создания вашего отдела HR.

2. Организуйте запись сотрудников и наладьте процесс ведения документации

HR отвечает за управление жизненным циклом сотрудников, и ваши записи о сотрудниках являются отправной точкой. Вы должны иметь четкое представление о том, сколько у вас сотрудников, и установить документы, которые необходимы по закону и которые также помогут вам в долгосрочной перспективе при работе над планами личного развития.

Каждому сотруднику необходимо личное дело. Традиционно это были бумажные документы, но большинство организаций разработали цифровые системы для управления записями сотрудников. Вот несколько примеров документов, которые необходимо сохранить:

• Документы о приеме на работу — к ним относятся сценарии собеседований, оценки, заявления о приеме на работу и резюме. Изучите местные правила, чтобы понять, как долго вам нужно хранить это в файле.
• Форма о праве на трудоустройство. Каждый сотрудник должен иметь ее под рукой, чтобы подтвердить, что он имеет законное право работать в вашей стране. В каждой стране свои правила, но это обязательно.
• Документация по заработной плате — отчеты о заработной плате, заработная плата, письма о продвижении по службе (увеличения, письма об утверждении), налоговые отчеты и записи учета рабочего времени.
• Записи о производительности сотрудников. Соберите всю письменную информацию, электронные письма, сценарии разговоров.
• Записи о прекращении
• Заполнение записей о тренировках
• Любые документы о дисциплинарном производстве

Вы можете обнаружить, что существует много таких документов, но они довольно неорганизованны или неформальны. Это нормально — пока вы собираете как можно больше информации, начинаете с чего-то, а затем строите свои кадровые записи оттуда. Поговорите со всеми линейными руководителями и лидерами в организации и соберите от них как можно больше информации.

Это будет ваша стартовая база. А затем для каждой из упомянутых выше категорий создайте папки для каждого сотрудника и начните отслеживать. Совместно со своим ИТ-отделом разработайте безопасный и надежный способ хранения этих документов в электронном виде.

3. Начните формировать политики

Может быть, у вас ничего не записано, может быть, только основная информация. Вы можете расставить приоритеты для наиболее важных политик и начать их писать.

Вот некоторые из политик, которые вам необходимо разработать:

• Посещаемость
• Часы работы
• Найм
• Управление производительностью
• Со временем
• Прекращение
• Выйти из политики
• Политика против домогательств и недискриминации
• Поведение сотрудников
• Политика в отношении социальных сетей
• Политика конфиденциальности
• испытательный срок
• Раскрытие деловых интересов
• Политика здоровья и безопасности
• Политика в отношении наркотиков и алкоголя

По мере продвижения вы, вероятно, обнаружите, что некоторые вещи сочетаются друг с другом и могут подпадать под одну политику. Убедитесь, что после того, как вы разработали политику, она проста и понятна. Каждый сотрудник должен получить его копию, и он должен быть легко доступен на вашем внутреннем сайте.

4. Наладьте процессы найма и адаптации

Вы можете использовать изображение ниже в качестве руководства по построению процесса найма:

• Кто участвует
• Шаблоны для использования
• Вопросы, которые необходимо задать
• Документы, которые необходимо собрать на каждом этапе.

В процессе адаптации есть пять этапов, которые вы должны наметить и над которыми нужно работать:

• Перед первым днем (до посадки)
• В первый день (ориентация)
• Первая неделя
• Первые 90 дней
• В конце первого года

5. Задокументируйте предлагаемую компенсацию и льготы

Изучите, что у вас есть в отношении структур компенсаций и пособий, и приступайте к формализации и категоризации этого. Начните с минимума, чтобы убедиться, что вы соответствуете требованиям. Это включает:

• Зарплата или почасовая оплата
• Пенсионные сбережения
• Оплачиваемый отпуск
• Медицинская страховка

После того, как вы это сделаете, вы можете начать увеличивать предлагаемую компенсацию и льготы, в том числе:

• Бонусы за производительность
• участие в прибылях
• Опционы на акции
• Дополнительная страховка
• Компенсация проезда
• Униформа/костюмы
• Бонусы за переезд

Чтобы добавить к этому, вы можете начать разрабатывать общий пакет вознаграждений, показывая сотрудникам общую ценность, которую вы им предоставляете, которая не всегда является денежной. Это влечет за собой следующее:

• Развитие карьеры
• Гибкие условия работы
• Корпоративные скидки
• Программы признания сотрудников

Позже вы можете начать добавлять льготы (например, оздоровительную поддержку, детский сад на дому, бесплатное питание и т. д.), но делайте это только после того, как у вас есть основы. Хорошее понимание различных видов компенсаций поможет вам создать привлекательные компенсационные пакеты.

6. Просмотрите технологии и системы, которые у вас уже есть, и подумайте, что вам еще нужно

Возможно, у вас уже есть некоторые инструменты (Slack, инструменты управления проектами и т. д.), а также электронные таблицы. Поскольку вы начинаете с нуля, у вас есть возможность внедрить гладкий и простой процесс без необходимости иметь дело с устаревшими системами управления персоналом, которые могут вас сдерживать. Некоторые из основных систем, которые необходимо внедрить, включают:

• Платежная ведомость
• Управление персоналом (отгулы, посещаемость, графики)
• HRIS — включает информацию о сотрудниках и всю необходимую кадровую документацию.
• Система отслеживания кандидатов - используется для всех ваших методов найма и найма.
• Обучения и развития
• Управление производительностью

Опять же, расставьте приоритеты для тех систем, которые должны быть в вашей организации, чтобы соответствовать законодательству, а затем добавьте те, которые будут способствовать развитию вашей организации. Например, инвестиции в передовую систему данных и аналитики HR могут оказаться бесполезными, если в вашей организации всего 20 сотрудников. Однако вам также необходимо думать о долгосрочной перспективе и приобретать технологии, которые можно масштабировать по мере роста вашей организации.

7. Ознакомьтесь с рекомендациями по соблюдению

Отдел кадров играет важную роль в обеспечении пригодности вашей организации для работы и соблюдении всех трудовых законов. Как минимум, вам следует ознакомиться с рекомендациями по соблюдению требований вашей страны для всех политик, перечисленных выше в разделе «Приступить к формализации политик».

Чтобы понять, соответствуют ли ваши политики минимальным требованиям, вы можете использовать следующий процесс:

Кроме того, помимо стандартных политик, которые должны быть в наличии, вам также необходимо убедиться, что вы учли все местные законы и правила. Что делать, если ваши сотрудники работают из другого штата или страны? Существуют ли какие-либо законы, специфичные для вашей отрасли?

8. Создайте руководство для сотрудников

Включите основные политики в свой справочник для сотрудников и поделитесь им со своими сотрудниками. Кроме того, добавьте такие вещи, как ценности вашей организации, заявление о миссии, видение и справочную информацию об организации. В Интернете есть множество шаблонов или даже инструментов, которые помогут вам создать справочник, например Handbooks.io.

9. Заложите основу плана обучения и развития

Помощь сотрудникам в приобретении новых навыков и развитии их карьеры является жизненно важной функцией отдела кадров. Следовательно, вам нужно начать с планирования обучения и развития на ранней стадии при создании вашего отдела кадров.

Определите свои цели

Каковы цели и задачи вашей системы обучения и развития?

Определить необходимые компетенции и навыки

Поймите, где находится ваша организация, куда она движется, и какие навыки у вас есть в настоящее время в рабочей силе. Затем определите компетенции, необходимые для достижения ваших целей. Вы можете провести анализ пробелов в навыках, чтобы понять, что уже есть, а чего не хватает.

Поговорите со своими сотрудниками

Проведите беседы один на один со всеми сотрудниками или позвольте этим заниматься линейным руководителям. Это даст представление о стремлениях каждого сотрудника и о том, как они видят свой карьерный путь, а также послужит отправной точкой для индивидуальных планов развития.

Создайте структуру обучения

На основе анализа пробелов и потребностей вашей организации и сотрудников разработайте библиотеку целевых учебных материалов и курсов. Это будет библиотека, которую линейные менеджеры могут предложить сотрудникам сделать или которую сотрудники также могут просматривать. Наряду с этим будет также полезно, если вы добавите любой обязательный учебный материал по соблюдению требований, который должен пройти каждый сотрудник.

Помощь в разработке планов личного развития

По ходу дела помогите каждому сотруднику разработать собственный план личного развития. Предоставьте им ресурсы для этого (наставников, коучей, шаблоны) и убедитесь, что это регистрируется и отслеживается.

10. Создайте план управления персоналом

Примите участие в процессе кадрового планирования, чтобы определить потребности вашей организации с точки зрения навыков и возможностей, а также сроков в долгосрочной перспективе. Создание такого плана поможет вам расставить приоритеты и управлять своим HR-бюджетом.

Вы будете знать, на каком из компонентов, упомянутых выше, вам нужно сосредоточиться в первую очередь. Например, если ваша организация быстро растет, создание надежного процесса найма и адаптации будет ключевым приоритетом. Вы можете сделать это правильно только в том случае, если понимаете потребности своей организации и наносите их на временную шкалу.

11. Определите подходящее время для создания HR-команды

Кого вы собираетесь нанять для расширения вашей HR-команды? Это будет зависеть от ваших приоритетов и от того, в чем вам больше всего нужна помощь. Например, если вы сильно растете, вам может понадобиться рекрутер. Или вы можете подумать о помощнике/администраторе отдела кадров, чтобы получить больше времени для стратегических задач.

Прежде чем нанимать кого-то извне, поищите и внутри. В организации могут быть сотрудники, которые могли бы взять на себя некоторые обязанности отдела кадров или хотят двигаться в этом направлении.

Или, возможно, вы начнете с найма сотрудника отдела кадров, который может выполнять гибридные функции (например, рекрутинг и повседневная работа с персоналом). Опять же, все зависит от потребностей вашей организации.

В заключение 

Создание отдела кадров в вашей организации поможет вам нанимать и удерживать хороших людей, вовлекать сотрудников и повышать общую эффективность вашего бизнеса. Открытие отдела кадров — непростая задача, но в ближайшем будущем она окупится с лихвой.