Перевод статьи The Peer Interview: a Practical Guide for HR нашего проекта переводы статей по hr-аналитике на английском (отслеживайте материалы блога через телеграм канал HR-аналитики).

Автор статьи Neelie Verlinden из команды Эрика ван Вулпена. 

Автор перевода HR-эксперт, Влада Карцева, профиль в фейсбуке. Это первый перевод Влады в нашем проекте

Итак, 

Коллегиальное интервью: практическое руководство для HR

Многие компании сегодня упорно работают над улучшением качества найма. В этом отношении коллегиальное интервью может добавить большую ценность в процесс найма и отбора, помогая компаниям получить исчерпывающее представление о своих кандидатах. В этой статье мы подробно рассмотрим данный вид интервью, плюсы и минусы, а также то, как разработать эффективный процесс его проведения.  

Содержание:

• Что такое коллегиальное интервью?
• Плюсы экспертных собеседований
• Минусы экспертных собеседований
• Как создать процесс коллегиального собеседования
• Заключение

Что такое коллегиальное интервью?

Коллегиальное интервью - это интервью между кандидатом и его будущими коллегами. Вместо того, чтобы встречаться только с рекрутером и нанимающим менеджером, кандидаты также могут поговорить с одним или несколькими действующими сотрудниками. Цель состоит в том, чтобы лучше оценить и откалибровать насколько кандидат подходит для этой роли, команды и организации.

Коллегиальные интервью особенно популярны в небольших компаниях и командных организациях, где хорошее (культурное) соответствие нового сотрудника еще более важно для успеха бизнеса.   

Это, однако, не означает, что крупные организации не могут извлечь выгоду из добавления коллегиальных интервью в процесс приема на работу. Например, такие компании, как Facebook, Google и Gitlab, активно используют этот метод интервью.

Далее мы более подробно обсуждим шаги по созданию эффективного процесса коллегиального интервью.

Плюсы коллегиальных интервью

Собеседование с коллегами приносит много пользы как кандидатам, так и организациям. Вот 5 из них: 

1. Улучшенный опыт кандидатов 

Представьте себя кандидатом. Вы подали заявку на работу в компанию, о которой слышали много хорошего. В процессе отбора вы можете поговорить со своим будущим начальником и одним из сотрудников отдела кадров или рекрутеров компании. Хотя разговор идет хорошо, и они кажутся достаточно дружелюбными, вы не можете не задаться вопросом, что хотели бы услышать больше о том, каково это работать там, Вам хотелось бы поговорить с вашими потенциальными товарищами по команде. 

Собеседование с несколькими членами команды может дать кандидатам еще лучшее представление о работе, культуре и организации. В конце концов, сотрудники - это те, кто на самом деле выполняет свою работу изо дня в день.

Предоставление кандидатам возможности предварительного просмотра вакансии помогает им самостоятельно оценить работу и соответствие организации. 

Сотрудники, проводящие интервью, могут ответить на вопросы, которые нанимающий менеджер или рекрутер не может осветить просто потому, что они имеют гораздо более глубокие знания об определенных элементах работы. 

Для кандидатов барьер для выражения опасений, вероятно, будет ниже, когда они разговаривают с равным коллегой. Они, вероятно, будут чувствовать себя более комфортно, говоря о том, что может помешать им сказать «да» тому, кто точно понимает, каково это быть на их месте.   

Все это говорит о том, что добавление коллегиального интервью к вашему процессу приема на работу может быть отличным способом предоставить вашим соискателям еще лучший опыт кандидата. Это, в свою очередь, поможет укрепить репутацию вашей компании.

2. Продажа вакансии кандидату

Одно дело услышать о вакансии от нанимающего менеджера или рекрутера. Вы ожидаете, что они вам её продадут. Услышать о позиции от своих потенциальных коллег – совсем другое дело.

Сотрудники гораздо лучше знают, какие элементы важны для кандидата и какие факторы могут ему мешать. Они могут поделиться своими собственными взглядами и историями, которые почти наверняка будут более убедительными, чем любое письменное описание вакансия. 

Энтузиазма и честности действующего сотрудника в отношении команды и компании может быть достаточно, чтобы продать вакансию кандидату. 

3. Разные точки зрения на кандидата

Всегда хорошо иметь несколько точек зрения на кандидата. Я могу, например, обращать внимание на то, что мой коллега даже не замечает, и наоборот. У всех нас есть слепые зоны, когда дело доходит до интервьюирования людей.  

Буквально на днях моя коллега рассказала мне историю именно об этом. Один из ее товарищей по команде хотел нанять специалиста по работе с данными. Она провела собеседование с кандидатом, и, хотя она «проставила все галочки», у нее было ощущение, что чего-то не хватает, но она не могла понять, чего именно.

Таким образом, прежде чем принять окончательное решение, она попросила моего коллегу провести интервью с этим кандидатом, чтобы выслушать его мысли по этому поводу. После хорошего разговора моя коллега поделилась своими открытиями с товарищем по команде. 

Оказалось, что, хотя кандидат на бумаге имел нужную квалификацию, его интересы не сводились к работе с данными. Это скорее важная «деталь», если вы хотите заполнить позицию, посвященную данным. 

Это не означает, что нанимающий менеджер в этой истории плохо справился с работой. Но мы можем проиллюстрировать ценность того, что когда несколько человек берут интервью у кандидата, то результат гораздо лучше.

Наличие взвешенного представления о кандидате позволяет вам принимать более обоснованные решения о приёме на работу, что приводит к повышению качества найма.

4. Расширение возможностей сотрудников 

Если вы вовлекаете сотрудников в процесс найма, то  они тоже будут чувствовать ответственность за решение о приёме на работу конкретного сотрудника. Таким образом, они, вероятно, возьмут на себя ответственность за это и сделают все возможное, чтобы новый сотрудник преуспел в своей новой роли. 

Собеседования с коллегами также могут позитивно сказаться на моральном духе сотрудников, Тот факт, что их мнение имеет значение, когда дело доходит до таких важных решений, заставит их почувствовать свою ценность и повысит их приверженность организации. 

Трудности коллегиального интервью

Конечно, есть и недостатки. Коллегиальные интервью требуют тщательного рассмотрения и подготовки. Вот некоторые из минусов данного вида интервью, которые следует учитывать и прорабатывать заранее.

1. Это трудоемко и требует значительного времени  

Любое собеседование с кандидатом требует времени. Помимо самого интервью, необходимо подготовить вопросы для коллегиального интервью и составить график фактического разговора с кандидатом.

По окончании собеседования сотрудник должен поделиться своим мнением с нанимающим менеджером, рекрутером и другими вовлеченными коллегами. 

Хотя, безусловно, есть способы структурировать и автоматизировать части этого процесса (например, планирование собеседований), он все же потребует от сотрудников значительного количества времени. В зависимости от того, сколько квалифицированных кандидатов будут проходить собеседование и как часто, коллегиальные интервью могут быстро накапливаться.

2. Предвзятость

Добавление человеческого фактора в процесс найма в форме коллегиального интервью увеличивает риск проникновения предвзятости. В конце концов, у всех нас есть свои предубеждения, и они могут (сильно) затуманить наш разум. 

Если интервью с кандидатами проводят необученные сотрудники, это может негативно повлиять на общую оценку кандидатов. Хорошая новость в том, что это то, что мы можем проработать заранее, мы поговорим об этом подробнее ниже.   

3. Запугивание кандидатов 

Общение кандидатов с сотрудниками может быть обоюдным. Это может быть фантастической возможностью для вашей организации как работодателя проявить себя, но может быть и наоборот. 

Если у вас есть недовольный сотрудник, проводящий собеседование, его взгляд на вещи вполне может отпугнуть кандидата. 

Но даже счастливые сотрудники могут непреднамеренно выставить компанию в негативном свете, например, рассказав о внутренней проблеме, которая их беспокоит.  

Создание процесса коллегиального интервью, который работает на ваш бизнес

Несмотря на то, что коллегиальное интервью, безусловно, сопряжено с определенными рисками, мы считаем, что преимущества перевешивают недостатки. Чтобы помочь вам создать эффективный процесс собеседования с коллегами, мы перечислили 10 шагов, которые необходимо выполнить. 

1. Разработайте стандартизированный процесс

Это ваша отправная точка. Подумайте о создании руководства для интервью, но именно для коллегиальных интервью. Среди прочего это поможет вам структурировать весь процесс и обеспечить как можно больше равной оценки  опыта кандидатов. 

Большинство следующих шагов можно включить в ваше руководство по коллегиальным интервью.

2. Определите, кто участвует в процессе

Нет необходимости, чтобы коллегиальное интервью проводилось более чем двумя или тремя сотрудниками. Однако важно, какие люди выбраны для этого. К элементам, которые следует учитывать при создании команды для коллегиального интервью, относятся: 

• Насколько они увлечены / счастливы в своей работе 
• Насколько хорошо они работают 
• Демонстрируют ли они корпоративное поведение или нет

 

Включение людей с разным бэкграундом в группу для коллегиального интервью поможет вам учесть разные точки зрения, создавая более целостное представление о кандидате.

По понятным причинам вы хотите избежать недовольных сотрудников или сотрудников, которые могут непреднамеренно саботировать процесс найма. 

3. Установите четкие требования и критерии оценки

Необходимо, чтобы ваши сотрудники-интервьюеры, участвующие в процессе интервью, поняли две вещи заранее:

• требования и ожидания к кандидату, которого вы хотите нанять на открытую вакансию; 
• систему оценки кандидатов

Начнем с требований к кандидату. Добавьте их в свое руководство к коллегиальному интервью, чтобы каждый сотрудник мог прочитать их до начала интервью.

Важно, чтобы команда ваших коллег, проводящих интервью понимала, как требования к кандидатам переводятся в реальное поведение, чтобы они могли их оценить. Интервьюеры должны знать, что искать в ответах кандидатов. Также полезно включать примеры в руководство по интервью, а также рассмотреть это во время тренинга по коллегиальному интервью.

А теперь перейдем к процессу оценки. В идеале вам нужна определенная, четкая система для сбора обратной связи от интервьюеров, потому что стандартизированный процесс оценки обеспечивает единообразие в том как оцениваются кандидаты.

Использование оценочного листа для собеседований - это хороший способ получить обратную связь по заранее определенным областям, таким как человек-работа и человек-организация, подходящие для каждого кандидата. После того, как каждый из коллег-интервьюеров оценил кандидатов индивидуально, они могут обсудить эту оценку со своими коллегами, рекрутером и нанимающим менеджером. 

4. Подготовьте соответствующие вопросы для коллегиального интервью

Это то, что рекрутер или нанимающий менеджер должны делать вместе с будущими коллегами кандидата. Коллеги обращают внимание на другие аспекты опыта, навыков и менталитета соискателя, нежели нанимающий менеджер.

Они смотрят на кандидата глазами человека, который должен выполнять свою работу ежедневно. Это очень ценная перспектива в процессе найма. 

Поэтому позвольте вашим сотрудникам взять на себя инициативу в подготовке вопросов для коллегиального интервью. После того, как вопросы сотрудников будут составлены и согласованы, добавьте их в руководство по собеседованию, чтобы убедиться, что каждый интервьюер задает одни и те же вопросы в одном и том же порядке. Это поможет вам поддерживать последовательную структуру собеседования.

Чтобы дать вам представление, вот небольшой образец вопросов для коллегиального интервью: 

• Можете ли вы привести пример того, когда вам нужно было активизировать своих коллег?
• Можете ли вы описать ситуацию, когда вам пришлось сотрудничать с командой удаленно?
• Как бы вы описали свое взаимодействие с коллегами, можете ли вы привести конкретные примеры?
• Можете ли вы привести пример того, как вы разрешили конфликт с одним из ваших коллег? 
• Можете ли вы описать ситуацию, в которой вам пришлось быстро адаптироваться к изменениям? 

Вы также можете принять решение о проведении технического коллегиального интервью. В этом случае интервьюеры будут задавать вопросы, связанные с техническими навыками.

5. Обучите своих интервьюеров

Обучение ваших интервьюеров необходимо по нескольким причинам. Возможно, самый важный из них - заставить их осознать свои собственные предубеждения.

Предвзятость может легко проникнуть в процесс найма. У всех нас есть тенденция ладить (лучше) с другими, например, такими же, как мы. Поэтому, даже не зная об этом, мы можем стать жертвой собственной предвзятости при собеседовании с кандидатами.  

   

Но подготовка к собеседованию - это не только повышение осведомленности людей о своих предубеждениях. Подумайте, например, об основах этикета на интервью, которые включают прийти вовремя, представиться и т. д. Для тех, кто никогда раньше не проводил собеседования с кандидатом, изучение этих основ может быть очень полезным. Интервьюерам также необходимо научиться налаживать отношения с кандидатом.

Еще одна тема, которой нужно обучить сотрудников, проводящих собеседование, - помочь им понять, как требования к кандидату преобразуются в реальное поведение. Они должны знать это, чтобы оценить, соответствует ли кандидат требованиям.   

А еще есть юридическая и этическая сторона дела. Какие вопросы можно задавать, а какие нет? Тренируйте своих сотрудников этому, опрашивайте их по этому поводу и регулярно проводите курсы повышения квалификации. 

6. Создайте приятную обстановку 

Обычно об этом можно рассказать в руководстве по коллегиальному интервью. Заранее сообщите кандидатам, с кем они будут встречаться и какова цель собеседования. Это поможет снизить стресс на интервью.

Учитывая текущую ситуацию во многих странах, будет сложно проводить очные интервью и постоянно обеспечивать одинаковую обстановку. 

Однако, вы можете задать некоторые (базовые) рекомендации для своих интервьюеров и помочь им организовать беспроблемное удаленное собеседование.

Несколько примеров для включения в руководство по коллегиальному интервью: 

• Предварительно проверьте свое оборудование (камеру, микрофон, подключение к Интернету, платформу, которую вы используете для видеозвонков)
• Подготовьте резервные каналы (убедитесь, что у вас есть адрес электронной почты и номер телефона кандидата на случай, если у вас возникнет техническая проблема)
• Отключите все уведомления и чаты, чтобы не отвлекаться 
• Будьте готовы (имейте при себе резюме кандидата и вопросы, которые вы хотите им задать)
• Обратите внимание на вашу мимику и тон голоса   

 

7. Оставьте место для вопросов кандидатов 

Вопросы, которые кандидат может задать, и проблемы, которые он может поднять в разговоре со своими вероятными коллегами, так же важны, как и вопросы, которые сначала задают интервьюеры. 

Вопросы кандидата могут дать вам лучшее представление о его мотивации к работе, факторах, которые для него важны, его ценностях, о склонностях к нарушению договоренностей и т. д. 

Поэтому важно создать пространство для вопросов соискателя во время собеседования и подготовить интервьюеров к типичным вопросам, которые кандидаты могут задать.   

8. Вдумчиво выбирайте, когда проводить собеседования

Не каждый кандидат, который вступает в стадию собеседования при приеме на работу, будет участвовать в коллегиальном интервью. Это решение остается за нанимающим менеджером (и, возможно, рекрутером), и к нему не нужно относиться поверхностно.

Проведение коллегиального интервью требует от сотрудников значительного количества времени, поэтому нанимающие менеджеры должны вдумчиво (обоснованно) выбрать, когда просить об этом у членов команды.

Может быть полезно создать набор критериев, требований, выполняя которые кандидат попадает на коллегиальное интервью. Как правило, данный вид интервью проводится ближе к концу процесса отбора. Вы можете запланировать его на тот же день, когда у кандидата будут другие собеседования, например, с руководством.

С практической точки зрения важно дать интервьюерам достаточно времени для подготовки, не замедляя процесс найма. Балансировать в этом не всегда легко.  

9. Продолжайте повторять процесс коллегиального интервью

Процесс коллегиального интервью — это улица с двусторонним движением. Это сотрудничество между рекрутером, нанимающим менеджером и его командой.

По окончании собеседования получите обратную связь от ваших кандидатов - как от тех, кто не был нанят, так и от тех, кто был нанят, а также от ваших сотрудников. 

На основании их отзывов вы можете внести коррективы в процесс. Например, может быть, вы обнаружите, что интервью слишком длинные и вам нужно ограничить время, или что они проводятся слишком рано в процессе отбора.

Подведение итогов

Чтобы коллегиальные интервью стали важной частью вашего процесса отбора, они должны быть продуманными, целенаправленными. Определите, для каких ролей это может быть особенно полезно, и начните искать способы вовлечь команду в процесс интервью.