Перевод статьи Do's & don'ts of encouraging engagement survey participation

Статья от компании Culture Amp, читайте от этой компании

20 вопросов опроса вовлеченности сотрудников, которые вы должны задать

Вовлечение в опросы вовлеченности: что стоит, что не стоит делать

Чтобы получить максимальную отдачу от опроса вовлеченности вашей организации, вы как руководитель хотите получить как можно больше ответов от своей команды. Высокая степень участия гарантирует, что результаты действительно репрезентативны для отдела или организации. Это также дает лучшую возможность для практических действий.

Каков "хороший" уровень участия в опросе вовлеченности? Обычно мы предлагаем 65–85% в зависимости от размера вашей организации.

Поощрение более активного участия - неплохая вещь, но если вы не достигли желаемых показателей участия, есть вероятность, что вы делаете или говорите что-то, что оказывает непреднамеренное (негативное) влияние на участие вашей команды.

Имея это в виду, мы составили список того, что можно и чего нельзя делать для поощрения участия ваших команд.

Делать:

1. Подчеркните конфиденциальность и безопасность данных в процессе опроса
2. Опишите, как будет даваться обратная связь, и какие решения будут приниматься на основе результатов опроса.
3. Подчеркните (короткое!) время, необходимое для заполнения анкеты.
4. Объясните особенности, важные для готовности вашей команды участвовать
5. Смоделируйте поведение, которое вы ищете

Не делайте этого:

1. Не спрашивайте людей напрямую, прошли ли они опрос.
2. Не указывайте непреднамеренно, как вы хотели бы, чтобы участники ответили
3. Не предполагайте, что опрос посвящен только вам как руководителю.
4. Не забудьте напомнить своей команде о закрытии опроса

Теперь давайте подробно рассмотрим каждую из них.

Делать

1. Подчеркните конфиденциальность и безопасность данных в процессе опроса.

Ваше сообщение о запуске опроса должно объяснять, как данные будут обрабатываться, храниться и передаваться. Однако, напоминая вашей команде о том, что опрос открыт и готов к их обратной связи, полезно подчеркнуть, какие меры были приняты для обеспечения конфиденциальности.

Чтобы люди чувствовали себя в безопасности, давая честный отзыв, им необходимо знать, что их ответы являются конфиденциальными. Они должны быть уверены, что с их данными будут обращаться ответственно и что вы, как руководитель, не сможете увидеть их индивидуальные ответы.

Убедите людей, что вы не хотите выделять их отзывы индивидуально, рассказав следующее:

Их менеджер получит только агрегированные данные.

Группы можно будет идентифицировать только до согласованного минимального размера группы вашей организации.

Это может помочь показать людям, какой уровень результатов вы и другие члены команды сможете увидеть в системе. Это возможно не во всех программных решениях или платформах, хотя Culture Amp предлагает такую ​​возможность.

2. Опишите, как будет даваться обратная связь, и какие решения будут приниматься на основе результатов опроса

Исследования показывают, что на готовность людей давать отзывы в опросах вовлеченности влияет их уверенность в том, что действия будут предприняты. Важно, чтобы ваша команда знала, как будут использоваться данные и какие действия будут предприняты после опроса. Если вы опрашивали свою команду раньше, напомните своей команде о предыдущих результатах и предпринятых действиях. Помните о принципе "что в этом для меня", когда говорите о прошлых действиях, которые могли принести команде пользу, и о том, какую выгоду они принесут в будущем.

Еще лучше, если вы можете подчеркнуть возможность для своих людей участвовать в планировании действий и инициативах по улучшению. Это поможет им понять, что их взгляды приветствуются и что организация планирует принять меры.

3. Подчеркните (короткое!) время, необходимое для заполнения анкеты.

Большинству из нас следует избегать всего, что отнимает время в напряженный день. Вот почему важно выделить среднее время, которое им потребуется на проведение опроса. Например, на заполнение стандартного опроса о вовлеченности в Culture Amp из 57 вопросов обычно требуется менее 10 минут.

Поощряйте людей выделять 10 минут в течение рабочего дня на то, чтобы сварить чай или кофе, и заполнить анкету. 

4. Объясните особенности, важные для готовности вашей команды к участию.

Если есть вещи, которые могут существенно повлиять на скорость отклика вашей команды, опередите их. Обычно препятствиями могут быть вещи, которые влияют на простоту использования опроса или время его завершения.

Например, если в вашу команду входят люди разных национальностей, сообщение о том, что они могут пройти опрос на своем родном языке, может стимулировать участие.

5. Смоделируйте желаемое поведение.

Покажите своей команде, насколько легко принять участие в опросе о вовлеченности. Пройдите опрос сами и поделитесь своим опытом со своей командой. Например, поделитесь этим: «Это заняло у меня всего десять минут и было желанным отвлечением от электронных писем в пятницу утром!» Или «Я нашел формат опроса действительно простым в использовании».

Не делать

А теперь обратная сторона: чего следует избегать менеджерам, поощряя участие в опросе вовлеченности?

1. Не спрашивайте людей напрямую, прошли ли они опрос.

Просить члена команды подтвердить, прошли ли они опрос или нет, может показаться достаточно невинным вопросом. Менеджеры привыкли добиваться результатов и производительности своих команд, включая привлечение к ответственности отдельных лиц.

Однако, если люди обязаны делиться с вами своим статусом участия, это может поставить под угрозу анонимность в небольших командах. Кроме того, если они решили не участвовать, они могут чувствовать себя неловко, объясняя свои причины.

Участие в опросе вовлеченности не является обязательным. Помните, вы стремитесь не к принуждению, а к поощрению. Принуждение к участию опасно по двум причинам:

1. Это ставит под угрозу достоверность ответов. Люди, которых принуждают к участию, будут склонны к "переходу по ссылкам", а не к активному участию. Это, скорее всего, исказит результаты.
2. Сам по себе уровень участия часто может сказать нам что-то значимое об уровне вовлеченности, особенно при повторном опросе или периодическом изменении.

Что мне делать вместо этого?

Поощряйте свою команду принять участие, когда опрос начнется. После этого не спрашивайте об индивидуальном статусе завершения, а делитесь общим напоминанием и поощрением для всех на постоянной основе во время встреч.

Например, на регулярных встречах команды у вас может быть постоянный пункт, который гласит:

"Опрос о вовлеченности был запущен и завершится X Date. Мы будем очень признательны, если вы захотите принять участие, так как голос каждого важен. Мы стремимся понять мысли каждого, чтобы мы могли одновременно праздновать успехи и определять области возможностей для улучшения ".

Людям, работающим посменно или в очень сжатые сроки, стоит заранее выделить время для заполнения анкеты.

Кроме того, вы можете настроить системные напоминания, которые будут отправлены тем, кто не участвовал. В этом смысле программное обеспечение или решение, которое вы используете, будут преследовать людей от вашего имени. Платформа Culture Amp, например, отправляет напоминания тем, кто еще не участвовал.

2. Не указывайте непреднамеренно, как вы хотели бы, чтобы участники ответили

Как менеджеры, мы часто хотим подчеркнуть, почему важно принять участие в опросе по вовлеченности. Стремясь быть убедительными и ободряющими, мы можем непреднамеренно склонить ответы в негативном или позитивном направлении.

Например, просьба к вашей команде быть «предельно честной» в своих отзывах может быть сделана с добрыми намерениями (т. Е. Для демонстрации поощрения конструктивной критики). Однако это говорит о том, что вы ищете отрицательный отзыв. Это также может подразумевать предположение, что есть негативные темы, которые им следует раскрыть. Это может исказить реакцию вашей команды в отрицательную сторону.

С другой стороны, просьба к вашей команде «показать всем, насколько мы хороши» побуждает вашу команду демонстрировать (возможно, ложный) позитивный настрой для остальной части организации.

Что мне делать вместо этого?

Вы должны сохранять нейтральный язык и избегать упоминаний о том, как люди должны реагировать. Вы хотите, чтобы люди отвечали так, как это наиболее точно отражает их личные взгляды и интерпретации.

Хорошее практическое правило, которое следует применять при выборе языка, - использовать слова, которые могут относиться как к хорошим, так и к плохим новостям. Например, «честный» в отличие от слов, вызывающих эмоции, например «жестокий».

3. Не предполагайте, что опрос посвящен только вам как руководителю.

Как менеджеры, мы все заинтересованы в том, чтобы команды, которые мы возглавляем, были задействованы. Однако важно, чтобы вы не переоценивали опрос по отношению к себе. В конце концов, опрос вовлеченности - это средство сбора отзывов об общей вовлеченности, охватывающих широкий спектр факторов. Это не 360 отзывов о вашей работе.

Тем не менее, вероятно, будет обратная связь, которую все менеджеры команд должны будут действовать и улучшать. Тем не менее, процесс основан на взглядах участников на взаимодействие в целом, поэтому постарайтесь поощрять участие беспристрастно. Не упоминайте о потенциальном влиянии опроса на вас лично, так как это может повлиять на готовность вашей команды участвовать и степень, в которой люди будут давать комментарии.

Что мне делать вместо этого?

Представьте возможность участвовать фактическим и неэмоциональным образом. Напомните своей команде, что это возможность высказать свое мнение по всем аспектам организации. Поощряйте активное участие без привязки к себе или своим потребностям.

4. Не забудьте напомнить своей команде о закрытии опроса.

Не просто сообщайте своей команде, когда опрос открывается, и ожидайте, что они отметят дату закрытия. Точно так же не следует слишком полагаться на один метод связи, чтобы ваша команда получила сообщение. Электронная почта отлично подходит для обмена ссылками, но не упускайте возможность напомнить своей команде на регулярных встречах.

Что мне делать вместо этого?

Постоянно общайтесь, повторяя информацию о статусе опроса и о том, сколько времени им осталось до участия, через несколько каналов связи. Подумайте о том, чтобы общение было разумным для вашей команды. Например, если вы используете WhatsApp или Slack, вы можете использовать забавную картинку или гифку в качестве небольшого визуального напоминания об участии.

Подвижность к участию в опросе вовлеченности

Участие в опросе имеет значение, но есть вещи, которые вы должны и не должны делать как менеджер. Следование этим «делать» и «не делать» поможет убедиться, что ваши действия и слова не искажают данные. В конце концов, честность лежит в основе практических отзывов и значимых идей. Независимо от вашего намерения и от того, делаете ли вы это целенаправленно, побуждение сотрудников действовать или отвечать определенным образом может искажать настроения и потребности вашей команды - неудачный результат, который может иметь более широкие последствия для принятия решений в организации в целом.